Tworzenie nowego dokumentu

Do systemu Ready_^TM poprzez moduł Dokumenty można w każdej chwili wprowadzić nowy dokument. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk Nowy na pasku narzędziowym. Na ekranie pojawi się lista dostępnych typów dokumentów, które zdefiniowano w systemie. Po wybraniu odpowiedniego rodzaju dokumentu pojawi się dedykowane okno, którego wygląd zależy od typu dokumentu.

Dostępne typy dokumentów

System Ready_^TM pozwala na stworzenie wielu różnych typów dokumentów. Wykaz dokumentów, widoczny poniżej, zawiera wybrane rodzaje dokumentów, ale należy mieć na uwadze, że zależy on od wykupionych modułów. Poza tym użytkownik ma możliwość zdefiniowania własnych typów dokumentów, które wykorzystuje w ramach swojej organizacji:

• Pismo przychodzące;
• Pismo wychodzące;
• Notatka;
• E-mail;
• Plik:
  • Z dysku;
  • Z wzoru;
  • Nowy typ;
• Finanse i handel:
  • Faktura sprzedaży;
  • Faktura zakupu;
  • Oferta;
  • Płatność;
  • Zamówienie;
  • Korekta faktury sprzedaży;
  • Korekta faktury zakupu;
• Pozostałe:
  • Arkusz inwentaryzacyjny;
  • Inne;
  • Uchwała;
  • Zwrotka;
• Wnioski;
• Zaopatrzenie i magazyn:
  • Przyjęcie zewnętrzne;
  • Wydanie zewnętrzne;
• Z szablonu:
  • Pismo do klienta;
  • Pismo firmowe w sprawie.

Tworzenie nowego dokumentu określonego typu

Tworzenie poszczególnych dokumentów opisano w dalszej części pomocy. Warto w tym miejscu podkreślić, że każdy rodzaj dokumentu od strony tworzenia może wyglądać nieco inaczej. Czasem cała operacja będzie mocno uproszczona, a innym razem będzie wymagać znacznie więcej nakładu pracy.

Instrukcje poniżej nie zawierają opisu działań dla wszystkich typów dokumentów, ponieważ niektóre z nich znacznie lepiej tworzyć w ramach dedykowanych modułów. Na przykład wniosek o delegację wygodniej złożyć w module Delegacje. Podobnie z urlopem, który najlepiej składać z poziomu modułu Urlopy.

Pismo przychodzące

Pismo przychodzące jest jednym z kilku podstawowych typów dokumentów, które można zarejestrować w systemie Ready_^TM. Pismo przychodzące zwykle trafia do firmy z zewnątrz i musi zostać wprowadzone do systemu.
Miejscem, w którym tworzy się pismo przychodzące, jest moduł Dzienniki. Z poziomu modułu Dokumenty możliwe jest również utworzenie pisma przychodzącego, co zostanie omówione poniżej.

Aby utworzyć nowy dokument typu Pismo przychodzące, należy:

1. w module Dokumenty kliknąć opcję Nowy, a następnie z menu wybrać Pismo przychodzące. Otwarte zostanie nowe okno;

2. dalszy proces wymaga od pracownika wypełnienia pól według instrukcji:
   • Nadawca – pozwala na określenie danych nadawcy pisma. W polu można wpisać fragment nazwy nadawcy, a następnie kliknąć ikonę lupy. System przeszuka bazę klientów i podpowie odpowiedniego nadawcę. Jeżeli pismo pochodzi od nadawcy, którego nie ma w bazie klientów, można kliknąć przycisk z symbolem trzech kresek i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. Więcej informacji na temat tworzenia konta nowego klienta w systemie znajduje się w opisie sekcji Klienci;
   • Odbiorca – domyślnie w tym miejscu znajdą się dane firmy. Aby wprowadzić ewentualne zmiany, należy kliknąć znak krzyżyka i odszukać interesujące dane kontaktowe. Również w tym miejscu można stworzyć nowego odbiorcę pisma;
   • Numer pisma – pozwala podać numer pisma, jaki został mu nadany przez nadawcę. Informację tę należy każdorazowo wprowadzić ręcznie na podstawie dokumentu, który jest dodawany do systemu;
   • Numer dokumentu – wewnętrzny numer, który jest nadawany automatycznie przez system Ready_^TM po zapisaniu dokumentu;
   • Opis – w tym miejscu można dodać krótki opis dokumentu. Na podstawie tego pola można w przyszłości sprawdzić, czego dotyczy dokument. Informacje wprowadzone w tym miejscu pojawią się w głównym oknie modułu Dokumenty.
   • Kategoria – pozwala przypisać kategorię dokumenty. Rozwiązanie to pozwala zapanować nad dużą liczbą dokumentów, poprzez listę zdefiniowanych kategorii. W przypadku braku kategorii może ona zostać dodana przez użytkownika systemu. Więcej informacji na temat zarządzania kategoriami znajduje się w tym miejscu;
   • Miejsce przechowywania – pozwala na wskazanie miejsca fizycznego przechowywania oryginału dokumentu. Odpowiednie miejsce można wybrać z rozwijanej listy i dodać nowe, klikając przycisk z symbolem plusa;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie dokumentu z konkretną sprawą istniejącą już w systemie. Pole umożliwia wyszukanie istniejącej lub utworzenie nowej sprawy;
   • Data pisma – pozwala na ustawienie daty pisma. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
   • Data wpływu – pozwala na ustawienie daty wpływu pisma do firmy. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
   • Termin odpowiedzi – umożliwia ustawienie daty, do której ma zostać sporządzona odpowiedź;
   • Uwagi – miejsce na wpisanie uwag dotyczących pisma;
3. kolejny krok wymaga dołączenia pliku stanowiącego obraz dokumentu (skan, zdjęcie, plik PDF) do tworzonego dokumentu. W tym celu należy kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać konkretny plik. Po zatwierdzeniu wyboru plik zostanie przesłany na serwer, a przycisk Z dysku zostanie zastąpiony przyciskiem Podgląd;
4. dodane pliki widoczne są w zakładce Załączniki. Przy pomocy przycisku Dodaj możliwe jest dodanie kolejnych plików;
5. ewentualne usunięcie błędnie dodanych plików możliwe jest z poziomu zakładki Załączniki. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni plik i kliknąć przycisk Usuń;
6. po wypełnieniu niezbędnych pól oraz dodaniu pliku należy kliknąć przycisk Zapisz. Dopiero w tej chwili dokument zostanie utworzony w systemie. Widok okna, w którym wykonało się wszystkie operacje, ulegnie istotnej zmianie.

Po zamknięciu okna na liście dokumentów pojawi się nowa pozycja, która została wcześniej wprowadzona. W kolumnie Szczegóły dokumentu pismo wychodzące będzie oznaczone czerwoną strzałką. Po podwójnym kliknięciu dokumentu na ekranie pojawi się okno widoczne powyżej.

Pisma przychodzące można również dodać za pomocą funkcji Korespondencja dostępnej w module Dzienniki.

Pismo wychodzące

Pismo wychodzące jest kolejnym z kilku podstawowych typów dokumentów, które można zarejestrować w systemie Ready_^TM.

Aby utworzyć nowy dokument typu Pismo wychodzące, należy:

1. w module Dokumenty kliknąć opcję Nowy, a następnie z menu wybrać Pismo wychodzące. Otwarte zostanie nowe okno.

2. dalszy proces wymaga od pracownika wypełnienia pól według instrukcji:
   • Nadawca – pozwala na określenie danych nadawcy pisma. Domyślnie w tym miejscu znajdą się dane firmy użytkownika;
   • Odbiorca – w polu można wpisać fragment nazwy odbiorcy, a następnie kliknąć ikonę lupy. System przeszuka bazę klientów i podpowie odpowiedniego odbiorcę. Jeżeli pismo jest adresowane do odbiorcy, którego nie ma w bazie klientów, można kliknąć przycisk z symbolem trzech kresek i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. Więcej informacji na temat tworzenia nowego klienta w systemie znajduje się w opisie sekcji Klienci;
   • Numer pisma – pozwala nadać numer pisma, jeśli ma być inny niż numer dokumentu;
   • Numer dokumentu – wewnętrzny numer, który jest nadawany automatycznie przez system Ready_^TM po zapisaniu dokumentu;
   • Opis – to miejsce na krótki opis dokumentu. Na podstawie tego pola można w przyszłości sprawdzić, czego dotyczy dany dokument. Informacje wprowadzone w tym miejscu pojawią się w głównym oknie modułu Dokumenty;
   • Kategoria – pozwala przypisać kategorię do dokumentu. Rozwiązanie to pozwala zapanować nad dużą liczbą dokumentów. Korzysta się z listy zdefiniowanych kategorii. W przypadku braku kategorii może ona zostać dodana przez użytkownika systemu. Więcej informacji na temat zarządzania kategoriami znajduje się w tym miejscu;
   • Miejsce przechowywania – pozwala na wskazanie miejsca fizycznego przechowywania oryginału dokumentu. Odpowiednie miejsce można wybrać z rozwijanej listy i dodać nowe, klikając przycisk z symbolem plusa;
   • Sprawa – pozwala na powiązanie dokumentu z konkretną sprawą istniejącą już w systemie. Pole  umożliwia wyszukanie istniejącej lub utworzenie nowej sprawy;
   • Data pisma – pozwala na ustawienie daty pisma. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
   • Data wysyłki – pozwala na ustawienie daty wysyłki pisma z firmy. Po kliknięciu otwiera się okno kalendarza, które daje możliwość wygodnego wskazania odpowiedniej daty;
   • Podpisujący – pozwala powiązać konkretną osobę, która podpisze pismo przed jego wysłaniem. Na liście rozwijanej widoczni będą pracownicy firmy, wystarczy wybrać konkretną osobę;
   • Uwagi – miejsce na wpisanie uwag dotyczących pisma;
3. kolejny krok wymaga dołączenia pisma do tworzonego dokumentu. W tym celu należy kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać konkretny plik. Po zatwierdzeniu wyboru plik zostanie przesłany na serwer, a przycisk Z dysku zostanie zastąpiony przyciskiem Podgląd;
4. dodane pliki widoczne są w zakładce Załączniki. Przy pomocy przycisku Dodaj możliwe jest dodanie kolejnych plików;
5. ewentualne usunięcie błędnie dodanych plików możliwe jest z poziomu zakładki Załączniki. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni plik i kliknąć przycisk Usuń;
6. po wypełnieniu niezbędnych pól oraz dodaniu pliku należy kliknąć przycisk Zapisz. Dopiero w tej chwili dokument zostanie utworzony w systemie. Widok otwartego okna ulegnie istotnej zmianie.

Po zamknięciu okna na liście dokumentów pojawi się nowa pozycja, która została wcześniej wprowadzona. W kolumnie Szczegóły dokumentu pismo wychodzące będzie oznaczone czerwoną strzałką. Po podwójnym kliknięciu dokumentu na ekranie pojawi się okno widoczne powyżej.

Notatka

Notatka jest najprostszym dokumentem, który można utworzyć w systemie Ready_^TM. Notatki mogą mieć różne zastosowanie, ponieważ oprócz treści HTML mogą zawierać również załączone pliki, oraz łatwo je później odszukać i odróżnić od innych typów dokumentów.

Aby utworzyć nową notatkę, należy:

1. w oknie Dokumenty kliknąć przycisk Nowy, a potem wybrać Notatka;
2. nowe okno jest stosunkowo proste i składa się zaledwie z dwóch pól oraz trzech zakładek:
   1. zakładka Dokument – w polu Wpisz temat należy określić tytuł notatki. Następnie można wprowadzić treść notatki w główne pole okna. Warto zwrócić uwagę na to, że edytor notatek pozwala korzystać z formatowania tekstu. Oznacza to, że notatki mogą zawierać różne kroje czcionek, pogrubienia, kolory, listy i wiele innych;

2. zakładka Szczegóły – pozwala na zdefiniowanie dodatkowych właściwości:
   • Klient – w tym polu można wybrać konkretnego klienta z bazy klientów (lub dodać nowego klienta). Dzięki temu notatka zostanie powiązane z kartoteką klienta w module Klienci;
   • Sprawa – tutaj można wskazać konkretną sprawę (lub utworzyć nową). Dzięki temu notatka zostanie dołączona do sprawy i będzie tam widoczna obok innych materiałów i danych;
   • Procedura – dla notatki, podobnie jak dla każdego dokumentu może zostać uruchomiona procedura Workflow. Dzięki temu może ona na przykład automatycznie trafić do konkretnej osoby, która będzie mogła podjąć dalsze działania;
   • Folder – umożliwia wybranie konkretnego folderu (musi zostać utworzony wcześniej), w którym notatka będzie przechowywana. W ten sposób możliwe jest zapanowanie nad dużą liczbą dokumentów;
   • Status – pozwala określić status notatki, na przykład wysłany albo zakończony (konfiguracja statusów);
   • Data – w tym miejscu można ustawić datę utworzenia notatki;

3. zakładka Załączniki – pozwala powiązać notatkę z konkretnymi plikami. Przy pomocy przycisku Dodaj można dołączyć pliki zapisane na dysku komputera.
4. notatka zostanie zapisana w systemie po kliknięciu przycisku Zapisz. Okno zostanie zamknięte, a na liście dokumentów pojawi się nowa pozycja.

E-mail

Następnym typem dokumentu, który można utworzyć z poziomu modułu Dokumenty jest e-mail. W tym miejscu należy zaznaczyć, że wiadomość e-mail przede wszystkim można utworzyć z poziomu klienta pocztowego i to znacznie wygodniejsze rozwiązanie.

Do tworzenia dokumentu e-mail wymagane jest skonfigurowanie istniejącego konta pocztowego dla użytkownika. O tym, jak skonfigurować konto pocztowe dla pracownika, można przeczytać w sekcji pomocy.

Aby utworzyć dokument typu E-mail, należy:

1. w oknie Dokumenty kliknąć przycisk Nowy, a potem wybrać E-mail;
2. nowe okno składa się zaledwie z kilku pól oraz dodatkowych przycisków:
   • Nadawca – w tym miejscu domyślnie będzie widoczny e-mail osoby, która tworzy dany dokument. Jeżeli użytkownik posiada kilka kont pocztowych ustawionych w systemie, możliwe jest wybranie jednego z nich po kliknięciu ikony strzałki;
   • Do – w tym miejscu należy podać adres odbiorcy wiadomości e-mail. Aby wyszukać adres w bazie klientów lub kontaktów, wystarczy wpisać pierwsze dwa znaki nazwiska, a system wyszuka i podpowie osoby, które spełniają kryteria wyszukiwania. W polu można dodać kilku odbiorców (po dodaniu pierwszego adresata należy ponowić wcześniej wykonane kroki);
   • DW/UDW – kliknięcie tego przycisku otworzy dodatkowe pola DW (do wiadomości) oraz UDW (ukryte do wiadomości), w których można wprowadzić adresy osób, które mają dostać kopię e-maila;
   • Temat – każdy e-mail powinien posiadać temat, który pozwoli na identyfikację zawartości wiadomości. Temat powinien być krótki i konkretny;
   • Treść – główna część okna to edytor, który pozwala na dodanie treści wiadomości. Użytkownik ma do dyspozycji kilka opcji formatowania treści (m.in. pogrubienie, kursywę, listy, czcionki, rozmiar, kolory, itp.);

3. uzupełnieniem okna tworzenia e-maila jest kilka przycisków o różnych funkcjach:
   • Zapisz – pozwala na zapisanie e-maila, który nie zostanie wysłany i do którego będzie można wrócić w przyszłości;
   • Załącz plik – umożliwia załączenie pliku do treści wiadomości. Plik jest załączany z dysku komputera;
   • Książka adresowa – otwiera okno prywatnej książki adresowej;
   • Szablon treści – umożliwia wykorzystanie uprzednio utworzonych szablonów. Proces tworzenia szablonów został opisany w dalszej części opisu modułu Dokumenty;
   • Opcje – w tym miejscu zebrano kilka dodatkowych opcji, które pozwalają m.in. na zaplanowanie terminu automatycznego wysyłania e-maila czy powiązanie go z konkretną sprawą;
4. wiadomość e-mail zostanie wysłana po kliknięciu w przycisk Wyślij;
5. nowy dokument pojawi się w głównym oknie modułu Dokumenty.

Plik

System Ready_^TM przewiduje sytuację, w której użytkownik ma do dodania do systemu dowolny plik, który trudno jednoznacznie przypisać do konkretnego typu dokumentu.

Aby utworzyć nowy plik, należy:

1. w oknie Dokumenty kliknąć przycisk Nowy, a potem wybrać Plik;
2. jeżeli dokument istnieje i jest zapisany na dysku komputera, należy wybrać opcję Z dysku:

• Nazwa pliku należy wpisać nazwę, pod którą plik będzie widoczny w systemie;
• w polu Opis można umieścić krótki opis przydatny podczas identyfikacji plików na liście dokumentów zapisanych w systemie Ready_^TM;
• opcja tylko do odczytu pozwoli zablokować możliwość ewentualnej edycji pliku;
• opcja indeksuj zawartość pozwala włączyć indeksację zawartości pliku. Dzięki temu wyszukiwanie będzie obejmować również zawartość dokumentu. Indeksacja działa wyłącznie z plikami typu .txt, .pdf, .ods (OpenOffice Calc) i .odt (OpenOffice Writer);
• do okna oznaczonego numerem 1 należy przeciągnąć plik z dysku komputera;
• aby zapisać dokument w systemie, należy kliknąć przycisk ZAPISZ W SYSTEMIE;
• na ekranie pojawi się okno, które pozwala na doprecyzowanie szczegółów dotyczących dodawanego pliku;

• Opis – pozwala skorygować opis, który dodano w poprzednim oknie;
• Klient – plik może zostać powiązany z konkretnym klientem. Można wpisać pierwsze dwa znaki i kliknąć ikonę lupy. System wyszuka klientów, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Jeżeli klient jeszcze nie istnieje w systemie, można go dodać przy pomocy przycisku ze znakiem plusa;
• Sprawa – plik można połączyć z konkretną sprawą, która istnieje w systemie. Pole działa jak wyszukiwarka. Po wpisaniu minimum dwóch znaków i kliknięciu przycisku lupy system wyszuka wszystkie sprawy, które spełniają zadane kryterium. Jeżeli zachodzi potrzeba założenia nowej sprawy, można to zrobić poprzez kliknięcie przycisku ze znakiem plusa;
• Procedura – dla dodawanego pliku można przypisać określoną procedurę, która pozwoli zautomatyzować dalsze działania dotyczące danego dokumentu;
• Data dodania – to domyślnie aktualna data. Klikając w pole, można dokonać zmiany daty;
• zakładka Załączniki – w tym miejscu widoczne są dołączone pliki. Możliwe jest dodanie kolejnych plików lub usunięcie tych, które na przykład zostały błędnie dodane;
• przycisk Zapisz spowoduje dodanie pliku do systemu. Po wykonaniu tej akcji na ekranie pojawi się okno, które zawiera dodatkowe zakładki i opcje dotyczące pliku;

Wniosek o urlop

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Urlopy.

Dokument umowy

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Umowy.

Dokument wewnętrzny

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Intranet.

Płatność

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Płatności.

Dokumentacja projektu

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Projekty.

Pełnomocnictwo

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Umowy.

Nota korygująca

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Faktury zakupu.

Finanse i handel

Dokumenty finansowe i handlowe to następny obszar, w ramach którego Ready_TM może usprawnić działanie organizacji. System pozwala na utworzenie kilku różnych typów dokumentów.

Faktura sprzedaży

Pierwszym typem dokumentu jest faktura sprzedaży. Warto w tym miejscu wyraźnie podkreślić, że nowy dokument Faktura sprzedaży jest tak naprawdę opakowaniem dla wcześniej wystawionej faktury. Oznacza to, że niezbędne jest podanie kluczowych danych z faktury oraz podłączenie jej skanu do nowego dokumentu.

Użytkownicy systemu Ready_^TM Business mają możliwość faktycznego wystawienia faktury z poziomu systemu. Należy jednak mieć świadomość, że rozwiązanie to wiąże się z wykupieniem specjalnej wersji systemu i nie jest dostępne domyślnie.

Aby utworzyć dokument typu Faktura sprzedaży, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie kliknąć przycisk Nowy;
2. odszukać na liście dokument typu Faktura sprzedaży;
3. na ekranie monitora pojawi się nowe okno widoczne poniżej. W celu dodania faktury należy kliknąć przycisk Z dysku. W nowym oknie trzeba wskazać plik faktury (na przykład PDF) i kliknąć przycisk Otwórz;

4. w tej chwili do systemu zostanie przesłany plik faktury, a następnie rozpocznie się jego analiza. Po zakończeniu procesu ukaże się podgląd faktury i wczytanych z niej elementów;

5. w lewej części pojawi się podgląd faktury sprzedaży, która została przesłana z komputera. Po prawej stronie widoczne są pola, w których wyświetlają się odpowiednie dane pobrane z faktury. Proces analizowania faktury i wypełniania właściwych pól danymi odbywa się w sposób automatyczny, a jego skuteczność jest bardzo wysoka. Na podglądzie faktury żółtym kolorem oznaczono dane, które pobrano do wypełnienia pól z prawej strony;
6. jeżeli niektóre dane zostały błędnie rozpoznane i dodane do nieodpowiednich pól, można to zmienić. W tym celu należy:
   • na podglądzie faktury kliknąć błędnie wczytane pole. Po pojawieniu się ramki można nacisnąć przycisk Del na klawiaturze komputera. Podświetlenie pola zostanie usunięte;
   • odszukać poprawne dane (na przykład Sprzedawcę), umieścić nad nimi kursor myszy, wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, zakreślić całość potrzebnych informacji i zwolnić przycisk myszy;
   • oznaczone dane zostaną podświetlone na żółto, a na ekranie pojawi się podręczne menu, w którym należy określić, czego one dotyczą;
   • w ten sposób można oznaczyć szereg kluczowych danych faktury i uzupełnić wszystkie dostępne pola. System automatycznie pobierze dane i wstawi w odpowiednie miejsca;

7. po wczytaniu danych z faktury i ich sprawdzeniu, należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
8. w tej chwili następuje przeniesienie do poprzedniego okna, w którym wszystkie pola będą uzupełnione danymi pobranymi w sposób automatyczny z faktury. Sam dokument faktury znajdzie się w zakładce Załączniki. Warto wszystko raz jeszcze sprawdzić i uzupełnić dodatkowe informacje, które nie mogły zostać odczytane z faktury:
   • Sprawa – nową fakturę sprzedaży można powiązać z konkretną sprawą, która istnieje w systemie (po kliknięciu ikony lupy można w prosty sposób odszukać sprawę). Jeżeli sytuacja tego wymaga, bezpośrednio z tego miejsca możliwe jest utworzenie nowej sprawy (przycisk z symbolem plusa);
   • Typ dokumentu księgowego – korzystając ze zdefiniowanej listy, można ustawić typ dokumentu księgowego;
   • Zapłacono – klikając w to pole, można wskazać, jaką kwotę zapłacono tytułem niniejszej faktury oraz oznaczyć datę płatności;
9. w celu zapisania nowej faktury sprzedaży należy kliknąć przycisk Zapisz. Widok okna ulegnie zmianie i zyska ono szereg dodatkowych zakładek, które pozwalają m.in. na szybki podgląd, dodanie kolejnych załączników, edycję szczegółów, śledzenie historii zmian, dodawanie komentarzy i powiązań oraz przychodów.

Faktura zakupu

Faktura zakupu jest kolejnym ważnym typem dokumentu, który można utworzyć z poziomu systemu Ready_^TM. Warto dodać, że o wiele łatwiejsze jest masowe zarejestrowanie faktur zakupu z aplikacji Faktury zakupu. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.

Aby utworzyć dokument typu Faktura zakupu, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie kliknąć przycisk Nowy;
2. na liście odszukać dokument typu Faktura zakupu;
3. w nowym oknie warto skorzystać z jednego z przycisków:
   • Z dysku – pozwala dodać fakturę, która została zapisana na dysku komputera. W nowym oknie należy wskazać odpowiedni plik i kliknąć przycisk Otwórz;
   • Ze skanera – pozwala na dodanie faktury papierowej, która zostanie zeskanowana. Więcej informacji na temat ustawień skanera i jego wykorzystania można znaleźć w oddzielnym artykule;
4. niezależnie od tego, czy faktura zostanie dodana z pliku zapisanego na dysku, czy też zeskanowana, system Ready_^TM automatycznie dokona jej analizy za pomocą silnika OCR i wypełni wszystkie pola, która są wymagane. Po zakończeniu procesu ukaże się podgląd faktury i wczytanych z niej elementów;

5. w lewej części pojawi się podgląd faktury zakupu, która została przesłana z komputera. Po prawej stronie widoczne są pola, w których wyświetlają się odpowiednie dane pobrane z faktury. Proces analizowania faktury i wypełniania właściwych pól danymi odbywa się w sposób automatyczny z wykorzystaniem OCR, a jego skuteczność jest bardzo wysoka. Na podglądzie faktury żółtym kolorem oznaczono dane, które pobrano do wypełnienia pól z prawej strony;
6. jeżeli niektóre dane zostały błędnie rozpoznane i dodane do nieodpowiednich pól można to zmienić. W tym celu należy:
   • na podglądzie faktury kliknąć błędne wczytane pole. Po pojawieniu się ramki można nacisnąć przycisk Del na klawiaturze komputera. Podświetlenie pola zostanie usunięte;
   • odszukać poprawne dane (na przykład Sprzedawcę), umieścić nad nimi kursor myszy, wcisnąć i przytrzymać lewy przycisk myszy, zakreślić całość potrzebnych informacji i zwolnić przycisk myszy;
   • oznaczone dane zostaną podświetlone na żółto, a na ekranie pojawi się podręczne menu, w którym należy określić, czego one dotyczą;
   • w ten sposób można oznaczyć szereg kluczowych danych faktury i uzupełnić wszystkie dostępne pola. System automatycznie pobierze dane i wstawi w odpowiednie miejsca;

7. po wczytaniu danych z faktury i ich sprawdzeniu należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
8. w tej chwili nastąpi przeniesienie do poprzedniego okna, w którym wszystkie pola będą uzupełnione danymi pobranymi w sposób automatyczny z faktury. Sam dokument faktury znajdzie się w zakładce Załączniki. Warto wszystko raz jeszcze sprawdzić i uzupełnić dodatkowe informacje, które nie mogły zostać odczytane z faktury:
   • Sprawa – nową fakturę sprzedaży można powiązać z konkretną sprawą, która istnieje w systemie (po kliknięciu ikony lupy można w prosty sposób odszukać sprawę). Jeżeli sytuacja tego wymaga, bezpośrednio z tego miejsca możliwe jest utworzenie nowej sprawy (przycisk z symbolem plusa);
   • Typ dokumentu księgowego – korzystając ze zdefiniowanej listy, można ustawić typ dokumentu księgowego;
   • Zapłacono – klikając w to pole, można wskazać, jaką kwotę zapłacono tytułem niniejszej faktury oraz oznaczyć datę dokonanej płatności;
   • Data zaksięgowania – po kliknięciu pola otwarty zostanie widok kalendarza, na którym należy wskazać odpowiednią datę;
   • Uwagi – w tym można wpisać dodatkowe uwagi dotyczące przesłanej faktury;
9. w celu zapisania nowej faktury należy kliknąć przycisk Zapisz. Widok okna ulegnie zmianie i zyska ono szereg dodatkowych zakładek, które pozwalają m.in. na szybki podgląd, dodanie kolejnych załączników, edycję szczegółów, śledzenie historii zmian, dodawanie komentarzy i powiązań.

Dla nowego dokumentu możliwe jest uruchomienie stosownej procedury (przycisk Uruchom procedurę) oraz określenie statusu (przycisk Ustaw status). Działania te w wygodny sposób zautomatyzują to, co ma dziać się dalej z nową fakturą zakupu. Więcej informacji na temat procedur i obiegu dokumentów zamieszczono w oddzielnym artykule.

Oferta

Możliwość tworzenia ofert dostępna jest wyłącznie dla posiadaczy dodatku Ready_^TM Business.

Aby przygotować ofertę, należy:

1. włączyć moduł Dokumenty;
2. kliknąć Nowy, a potem kolejno Finanse i handel oraz Oferta;

3. w nowym oknie w zakładce Szczegóły uzupełnić pola:
   • Rodzaj – z listy wybrać rodzaj oferty: wychodząca/przychodząca. Oferta wychodząca odnosi się do procesu sprzedaży i jego prawidłowej obsługi. Natomiast oferta przychodząca ma związek z procesem zakupu i pozwala na zapisanie w systemie Ready_^TM takiego dokumentu;
   • Oferent – opcja pozwala na ustawienie danych podmiotu, który przygotował ofertę. Dane można wybrać z bazy klientów. Wystarczy wprowadzić fragment nazwy, kliknąć lupę i wskazać odpowiedni podmiot na liście. Można również dodać nowy podmiot. Znaczenie tej opcji zależy od pozycji, w której stawiamy się jako organizacja w danym momencie. Jeżeli to my składamy ofertę – sprzedajemy, to my jesteśmy oferentem. Jeżeli oferta jest odpowiedzią na naszą chęć zakupu, to wtedy oferentem jest firma, która chce nam coś sprzedać;
   • Klient – opcja pozwala na ustawienie danych podmiotu, który jest odbiorcą oferty. Dane można wybrać z bazy klientów. Wystarczy wprowadzić fragment nazwy, kliknąć lupę, a potem wskazać odpowiedni podmiot na liście. Można również dodać nowy podmiot. Znaczenie tej opcji zależy od pozycji, w której stawiamy się jako organizacja w danym momencie. Jeżeli chcemy coś kupić, to wtedy jesteśmy klientem. Jeżeli planujemy coś sprzedać, to wtedy klientem jest podmiot, do którego adresujemy ofertę;
   • Opis – miejsce na dodanie opisu oferty;
   • Numer – zostanie wygenerowany automatycznie po tym, jak oferta zostanie zapisana;
   • Data wystawienia – domyślnie pole zawiera datę utworzenia oferty. Jeżeli wartość ma zostać zmieniona, należy kliknąć krzyżyk i z kalendarza wybrać odpowiedni termin;
   • Termin ważności – pozwala określić datę ważności oferty. Domyślnie pole zawiera datę utworzenia oferty. Jeżeli wartość ma zostać zmieniona, należy kliknąć krzyżyk i z kalendarza wybrać odpowiedni termin,
   • Termin realizacji – pozwala na określenie terminu realizacji oferty. Aby ustawić datę, należy kliknąć pole, a następnie z kalendarza wybrać odpowiedni termin;
   • Sprawa – pole pozwala na połączenie oferty z konkretną sprawą. Domyślnie pole będzie uzupełnione na podstawie danych z leada. Aby dodać powiązanie, wystarczy w polu wpisać fragment nazwy spawy, kliknąć lupę i wybrać z listy odpowiednią pozycję. Klikając plus, można dodać nową sprawę. Natomiast w celu usunięcia powiązania należy nacisnąć krzyżyk;
   • Status – pozwala na ustawienie statusu oferty. Lista zawiera następujące statusy: NOWY, W AKCEPTACJI, ZAAKCEPTOWANY, BRAK AKCEPTACJI, WYSŁANO, ZAKOŃCZONO oraz ANULOWANY. Statusy pozwalają zapanować na dużą liczbą ofert i śledzić postępy prac nad nimi;
   • sekcja Towary/usługi – pozwala na określenie wartości oferty. Pole to będzie uzupełnione automatycznie po tym, jak dodane zostaną pozycje. Robi się to w zakładce Pozycje, którą opisano w dalszej części artykułu;
   • sekcja Warunki handlowe – pozwala na określenie warunków handlowych. Wpisu dokonuje się w zakładce Warunki handlowe;

4. w nowym oknie w zakładce Pozycje należy dodać pozycje oferty;
   • kliknąć Dodaj (zielony plus);
   • system poprosi o zapisanie dokumentu oferty, należy kliknąć ZAPISZ;
   • w nowym okienku w polu Produkty należy odszukać produkt. Wystarczy wpisać nazwę, kliknąć lupę i wybrać z listy. Jeżeli produktu nie ma w systemie, można go dodać, klikając przycisk z symbolem plusa;
   • należy sprawdzić i w razie potrzeby skorygować ceny, podatki, marżę;
   • kliknąć ZAPISZ I ZAMKNIJ lub ZAPISZ I DODAJ KOLEJNY;

5. w nowym oknie w zakładce Warunki handlowe:
   • korzystając z edytora, wprowadzić warunki handlowe, które będą powiązane z tworzoną ofertą;
   • można wykorzystać warunki zapisane w słowniku. Wystarczy z listy wybrać odpowiednią pozycję, warunki zostaną wstawione do pola;

6. sprawdzić i dopasować pozostałe zakładki według własnych potrzeb:
   • Załączniki – dodać ewentualne załączniki do oferty, w tym miejscu pojawi się również wygenerowana oferta,
   • Historia – zawiera rejestr zmian wprowadzonych w dokumencie oferty,
   • Metadane – metryczka dokumentu, które zawiera m.in. kod paskowy oraz podstawowe dane dokumentu,
   • Powiązania – pozwala na dodanie powiązań oferty z innym dokumentem, zadaniem, sprawą oraz klientem,
   • Komentarze – daje możliwość dodania komentarzy, które mogą być pomocne w chwili, gdy po dłuższej przerwie wrócimy do pracy nad daną ofertą,
7. wrócić do zakładki Szczegóły. W sekcji Generowanie pliku oferty kliknąć Generuj plik z szablonu (PDF, RTF). W nowym oknie w polu PDF wybrać odpowiedni szablon. W zależności od potrzeb zaznaczyć jedną z opcji:
   • załącznik w e-mailu – utworzony zostanie e-mail z ofertą w załączniku;
   • załącznik w dokumencie – oferta trafi jako załącznik do dokumentu;
   • kliknąć GENERUJ;

8. wygenerowana oferta pojawi się w zakładce Załączniki lub otwarte zostanie nowe okno wiadomości e-mail ze stosownym załącznikiem;
9. w polu Procedura można wybrać stosowną procedurę obiegu dokumentu, na przykład w celu uzyskania jego akceptacji przez przełożonego. Po wybraniu procedury należy kliknąć URUCHOM;
10. jeżeli użytkownik korzysta z e-maila i ma zamiar w ten sposób wysłać ofertę, może w sekcji numer sześć kliknąć Wyślij mailem. Otwarte zostanie okno wiadomości e-mail z uzupełnionym odbiorcą. Pozostaje dodać treść i wysłać wiadomość;
11. wprowadzić ostatnie korekty (na przykład zmienić status) i kliknąć Zapisz.

W tym miejscu warto wspomnieć, że wygodne zarządzanie ofertami i procesem sprzedaży możliwe jest z poziomu aplikacji Pipeline. Dokumentacja Pipeline znajduje się w oddzielnym artykule.

Płatność

Zaleca się tworzenie tego typu dokumentów w module Płatności.

Zamówienie

Zamówienie to następny z dostępnych typów dokumentów, które można przygotować przy pomocy systemu Ready_^TM oraz modułu Dokumenty. Formant ten pozwala na ewidencjowanie zamówień, które przychodzą lub wychodzą z firmy.

Aby utworzyć dokumenty typu Zamówienie, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Zamówienie;

2. w nowym oknie niezbędne jest uzupełnienie danych dotyczących zamówienia;
   • Numer – w tym polu należy podać numer zamówienia;
   • Opis – konieczne jest podanie opisu zamówienia;
   • Zamawiający – po kliknięciu przycisku z symbolem lupy możliwe jest odszukanie podmiotu, który dokonuje zamówienia. Jeżeli firma użytkownika jest zamawiającym, to jej dane należy wybrać z listy. W przypadku, gdy rejestruje się zamówienie, które trafiło do firmy od kontrahenta i dotyczy usług lub produktów, należy wskazać odpowiedni podmiot. Przy pomocy znaku plus możliwe jest wygodne dodanie nowego podmiotu;
   • Sprawa – zamówienie warto powiązać z konkretną sprawą, której dotyczy. Dzięki temu w prosty sposób możliwe jest zapanowanie nad wszystkimi elementami związanymi z daną sprawą. Sprawę można wybrać z listy, która pojawi się po kliknięciu przycisku z symbolem lupy lub stworzyć nową, klikając znak plusa;
   • Adres dostawy – w tym polu należy wskazać adres dostawy. Dla zamówień składanych przez organizację użytkownika należy wybrać adres siedziby firmy. Dla zamówień z zewnętrz należy wskazać adres podmiotu, który dokonał zamówienia;
   • Dostawca – pozwala na wskazanie dostawcy zamawianego produktu lub usługi;
   • Forma płatności – umożliwia wskazanie sposobu zapłaty za zamawiany towar lub usługę. Dostępne formy płatności są widoczne na zamkniętej liście. Natomiast przy pomocy przycisku ze znakiem plus można dodać inny sposób zapłaty, który nie jest przewidziany na liście;
   • Termin płatności – pozwala określić termin płatności;
   • Data wpływu – w tym polu należy wskazać datę wpływu zamówienia;
   • Termin realizacji – pozwala na określenie terminu realizacji zamówienia;
   • Data wystawienia – umożliwia wskazanie terminu wystawienia zamówienia. Warto w tym miejscu pamiętać, że termin wystawienia nie zawsze będzie tożsamy z terminem wpływu;
   • Rodzaj – pole służy do określenia, kogo dotyczy zamówienie. Z listy można wybrać opcję własne (do dostawcy) oraz obce (dla klienta);
   • Wartość netto – służy do podania wartości netto zamówienia;
   • Wartość VAT – służy do podania wartości podatku VAT;
   • Wartość brutto – pozwala na określenie wartości brutto zamówienia;
   • Projekt – przy pomocy tego pola zamówienie można powiązać z konkretnym projektem. Ikona lupy pozwala odszukać istniejący projekt. Natomiast przycisk z symbolem plusa pozwala na założenie nowego projektu;
   • Jednostka rozliczeniowa – służy do ustawienia jednostki rozliczeniowej. Wybór dokonywany jest na podstawie listy, której tworzenie opisano w oddzielnym artykule;
   • Procedura – dla nowego zamówienia można przypisać konkretne procedury, które pozwolą nadać odpowiedni bieg dokumentowi. Korzystanie z procedur wymaga ich uprzedniego zdefiniowania. Zagadnienie to opisano w oddzielnym artykule;
   • Status – pozwala ustawić status i określić, co dzieje się z zamówieniem;
3. w zakładce Załączniki możliwe jest dołączenie dokumentu zamówienia:
   • Dodaj – pozwala na dodanie pliku z dysku;
   • Skanuj – pozwala na dołączenie dokumentu przy użyciu skanera;
4. po wprowadzeniu wszystkich koniecznych danych należy kliknąć przycisk Zapisz celem utworzenia dokumentu w systemie;
5. widok okna dokumentu typu Zamówienie ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki oraz mechanizmy:
   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie te informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;Załącznik – pozwala dodawać i usuwać załączniki;
   • Warunki – umożliwia dodanie szczegółowych informacji na temat warunków handlowych;
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

6. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Pozostałe

Sekcja zawiera typy dokumentów, które nie zostały zaklasyfikowane do konkretnych zbiorów.

Arkusz inwentaryzacyjny

Aby utworzyć dokumenty typu Arkusz inwentaryzacyjny, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Arkusz inwentaryzacyjny;
2. w nowym oknie należy wypełnić następujące pola:
   • Data – data utworzenia arkusza inwentaryzacyjnego;
   • Magazyn – pozwala wskazać magazyny, których dotyczy dany arkusz. Po kliknięciu przycisku z symbolem lupy możliwe jest wygodne odszukanie odpowiedniego magazynu;
   • Opis – służy do dodania opisu arkusza, który jest właśnie tworzony. Informacje te pozwolą na łatwiejszą identyfikację typu dokumentu;

3. w sekcji Załączniki możliwe jest dodanie pliku z konkretnym arkuszem:
   • Dodaj – pozwala dodać plik zapisany na dysku komputera;
   • Skanuj – pozwala dołączyć dokument, który zostanie zeskanowany;
4. po wypełnieniu wszystkich pól i dodaniu załączników, należy kliknąć przycisk Zapisz. W tej chwili dokument zostanie utworzony w systemie;
5. po utworzeniu dokumentu widok okna ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe elementy:
   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Pozycje – w tej zakładce należy dodać szczegółowy wykaz pozycji, które zostały ujawnione według spisu. W tym celu należy kliknąć zielony przycisk ze znakiem plusa. W nowym oknie w polu Produkt przy pomocy przycisku z symbolem lupy należy odszukać odpowiedni produkt. Pozostałe pola zostaną pobrane automatycznie i konieczne będzie jedynie podanie ilości w polu Ilość wg spisu. Nową pozycję trzeba zatwierdzić, klikając przycisk ZAPISZ. W ten sam sposób należy dodać wszystkie spisane towary, a następnie kliknąć przycisk Zapisz w oknie z listą produktów.
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

6. należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Warto w tym miejscu podkreślić, że dokumenty typu Arkusz inwentaryzacyjny można powiązać z konkretną sprawą. W tym celu w oknie dokumentu należy kliknąć przycisk Dołącz do sprawy, a następnie w nowym oknie wskazać istniejącą lub utworzyć nową sprawę.

Arkusz może zostać również przekazany innej osobie lub do wskazanego działu. W tym celu należy skorzystać z przycisku Dołącz do sprawy.

Inne

Inne jest typem dokumentu, który można użyć w sytuacji, gdy nie wiadomo, dokąd dany rodzaj dokumentu przekazać. Należy rozważnie używać tego typu dokumentów, ponieważ w przyszłości trudno będzie określić, z jakim dokumentem ma się do czynienia.

Aby utworzyć dokumenty typu Inne, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Inne;
2. w nowym oknie wypełnić następujące pola:
   • Nazwa pliku – zostanie wypełniona na podstawie dodanego pliku;
   • Opis – pozwala szerzej opisać zawartość dokumentu. Im dokładniej dokument zostanie opisany, tym łatwiej będzie go w przyszłości odszukać lub zidentyfikować;
   • Tylko do odczytu – pozwala zablokować możliwość edycji dokumentu;
   • Indeksuj zawartość – włączenie tej opcji spowoduje, że dokument zostanie zindeksowany przez system Ready_^TM;

3. po uzupełnieniu danych z punktu 2. należy kliknąć przycisk ZAPISZ W SYSTEMIE. Na ekranie pojawi się następne okno, w którym można wykonać dodatkowe działania związane z nowym dokumentem:
   • Opis – w tym miejscu można dokonać edycji opisu dokumentu;
   • Klient – dla tworzonego dokumentu można przypisać klienta, z którym jest on związany. Klienta można wybrać z listy, która pojawi się po kliknięciu przycisku z symbolem lupy lub stworzyć nowego, klikając znak plusa;
   • Sprawa – zamówienie warto powiązać z konkretną sprawą, której dotyczy. Dzięki temu możliwe jest zapanowanie nad wszystkimi elementami związanymi z daną sprawą. Sprawę można wybrać z listy, która pojawi się po kliknięciu przycisku z symbolem lupy, lub stworzyć nową, klikając znak plusa;
   • Procedura – dla nowego zamówienia można przypisać konkretne procedury, które pozwolą nadać odpowiedni bieg dokumentowi. Korzystanie z procedur wymaga ich uprzedniego zdefiniowania. Zagadnienie to opisano w oddzielnym artykule;
   • Data dodania – dla porządku dokument powinien mieć określoną datę utworzenia. Po kliknięciu w pole datę można ustawić, używając wygodnego kalendarza;
   • Załączniki – zawiera dołączone pliki do dokumentu. Przy pomocy przycisków można dodać kolejne pliki (Dodaj lub Skanuj) albo usunąć te, które są już zbędne (Usuń);
   • wszystkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem Zapisz;

4. okno z poprzedniego podpunktu ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:
   • Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który dodano jako załącznik;
   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Załącznik – pozwala dodawać i usuwać załączniki;
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

5. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Uchwała

Aby utworzyć dokumenty typu Uchwała, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Uchwała;
2. na ekranie pojawi się nowe okno. W polu Opis należy podać opis dokumentu, który pozwoli na jego szybką identyfikację;

1. w sekcji Treści należy wskazać, w jaki sposób dołączony zostanie plik z treścią dokumentu:
   • Z pliku – otwarte zostanie okno, na które można przeciągnąć plik z treścią uchwały. Plik trafi do zakładki Załączniki;
   • Papier – opcja pozwala określić, że papierowa wersja uchwały jest przechowywana w archiwum firmy. W połączeniu z opcją Miejsca możliwe jest dokładne wskazanie miejsca przechowywania dokumentu;
   • Ze skanera – umożliwia zeskanowanie papierowego dokumentu i dołączenie skanu do tworzonego dokumentu. Rozwiązanie to wymaga skonfigurowania skanera w systemie i zostało szerzej omówione w oddzielnym artykule. Zeskanowany plik trafi do zakładki Załączniki;
   • Z szablonu – pozwala utworzyć treść uchwały w oparciu o wcześniej przygotowany szablon. Po zaznaczeniu opcji pojawi się dodatkowe okno, w którym należy wskazać szablon;
2. Data – wymaga określenia powstania danego dokumentu;
3. Dodano – służy do wskazania daty dodania dokumentu do systemu Ready_^TM;
4. Znak zew. – pozwala na podanie znaku lub numeru dokumentu, jeżeli zostanie on nadany;
5. każdy dokument typu uchwała można powiązać ze sprawą. W polu Sprawa należy kliknąć przycisk z symbolem lupy i następnie odszukać istniejącą sprawę. Jeżeli dokument wymaga utworzenia nowej sprawy, można to zrobić, klikając przycisk z symbolem plusa;
6. Miejsca – służy do wskazania miejsca przechowywania papierowej wersji dokumentu;
7. po wypełnieniu pól opisanych powyżej, należy kliknąć przycisk Zapisz celem rejestracji dokumentu w systemie;
8. okno, w którym pracowano do tej pory ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:
   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Załączniki – pozwala dodawać i usuwać załączniki;
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

9. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Zwrotka

Zwrotka, czyli zwrotne potwierdzenie odbioru, jest dokumentem, który wykorzystuje się podczas wysyłki dokumentów przy pomocy poczty lub firmy kurierskiej. Adresat pisma w trakcie odbioru musi podpisać specjalny blankiet, który wraca do nadawcy.

Aby utworzyć dokument typu Zwrotka, należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Zwrotka;
2. na ekranie pojawi się nowe okno. W polu Dodano należy określić datę dodania do systemu;

3. Data doręczenia jest datą widoczną na blankiecie zwrotki i mówi ona o tym, kiedy przesyłka została odebrana przez adresata;
4. Nr „R-ki” – to numer dokumentu zwrotki. Numer można wpisać ręcznie lub skorzystać z bazy numerów, którą uprzednio należy ustawić w systemie. Dokładna instrukcja tworzenia bazy numerów jest dostępna w oddzielnym artykule;
5. Adresat – w tym miejscu należy wskazać adresata pisma. Przy pomocy przycisku z symbolem lupy można odszukać odpowiedniego adresata w bazie systemu Ready_^TM. W przypadku braku kontaktu należy go utworzyć, korzystając z przycisku ze znakiem plusa;
6. Opis – pozwala opisać, czego dotyczyła dana zwrotka. Dzięki temu będzie łatwiej ją zidentyfikować;
7. Sprawa – zwrotkę można dołączyć do konkretnej sprawy, co ułatwi utrzymanie porządku w dokumentacji i umożliwi proste odszukanie potrzebnych dokumentów;
8. aby zapisać dokument w systemie, należy kliknąć przycisk Zapisz;
9. okno, w którym pracowano do tej pory, ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:
   • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
   • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
   • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
   • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentu;

10. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Zaopatrzenie i magazyn

Dokumenty z kategorii Zaopatrzenie i magazyn to podstawowe dokumenty, które umożliwiają przyjęcie lub wydanie towarów z magazynu.

Przyjęcie zewnętrzne

Aby utworzyć dokument typu PZ (przyjęcie zewnętrzne), należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Przyjęcie zewnętrzne;
2. na ekranie pojawi się nowe okno. W polu Numer należy określić numer dokumentu. Po kliknięciu w pole numer można wpisać. Jeżeli pole zostanie puste, to system automatycznie nada swój numer przyjęcia zewnętrznego;

3. Data wpływu – służy do podania daty wpływu dokumentu;
4. Data przyjęcia – pozwala na określenie daty faktycznego przyjęcia towaru na magazyn;
5. Data wystawienia – umożliwia ustawienie daty wystawienia dokumentu;
6. Opis – w tym polu warto dodać opis dokumentu. Na tej podstawie łatwiej będzie dokonać identyfikacji zawartości dokumentu;
7. Dostawca – w tym miejscu należy wskazać dostawcę przyjmowanego towaru. Podmiot można wybrać z listy dostępnej po kliknięciu przycisku z symbolem lupy. W przypadku braku podmiotu, można go utworzyć, klikając przycisk oznaczony symbolem trzech kresek, a potem wybierając opcję Dodaj nowy kontakt. W nowym oknie należy wypełnić niezbędne pola i kliknąć przycisk DODAJ;
8. Sprawa – dokument przyjęcia zewnętrznego można dołączyć do konkretnej sprawy, co ułatwi utrzymanie porządku w dokumentacji i umożliwi proste odszukanie potrzebnych dokumentów;
9. Magazyn – w tym miejscu należy wskazać magazyn, do którego nastąpi przyjęcie. Nazwę magazynu należy wybrać z rozwijanej listy. W przypadku braku magazynu można go otworzyć, klikając przycisk z symbolem plusa. W nowym oknie należy określić podstawowe parametry magazynu (nazwę, symbol, osoba odpowiedzialna) i kliknąć przycisk ZAPISZ;
10. Wartość netto – pole na wpisanie wartości netto przyjmowanego towaru;
11. Wartość VAT – pole na podanie wartości podatku VAT przyjmowanego towaru;
12. Wartość brutto – pole na podanie wartości brutto przyjmowanego towaru;
13. Waluta – pozwala na oznaczenie waluty, która odnosi się do wprowadzonych kwot netto, brutto i VAT;
14. Uwagi – pole na wprowadzenie dodatkowych uwag dotyczących tworzonego dokumentu. Może zostać ono wykorzystane w dowolny sposób;
15. Procedura – dla nowego zamówienia można przypisać konkretne procedury, które pozwolą nadać odpowiedni bieg dokumentowi. Korzystanie z procedur wymaga ich uprzedniego zdefiniowania. Zagadnienie to opisano w oddzielnym artykule;
16. w zakładce Załączniki przy pomocy przycisków Dodaj lub Skanuj możliwe jest dodanie nowych elementów mających związek z tworzonym Przyjęciem zewnętrznym;
17. po uzupełnieniu wszystkich pól należy kliknąć przycisk Zapisz;
18. okno, w którym pracowano do tej pory, ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:
    • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie te informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
    • Załączniki – w tej zakładce znajduje się lista wszystkich załączników, które dodano do tworzonego dokumentu;
    • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
    • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
    • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do dokumentu;

19. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.

Wydanie zewnętrzne

Aby utworzyć dokument typu WZ (wydanie zewnętrzne),należy:

1. uruchomić moduł Dokumenty, a następnie odszukać i wybrać typ Wydanie zewnętrzne;
2. na ekranie pojawi się nowe okno. W polu Numer należy określić numer dokumentu. Po kliknięciu w pole można wpisać numer. Jeżeli pole zostanie puste, to system automatycznie nada swój numer przyjęcia zewnętrznego;

3. Data wpływu – służy do podania daty wpływu dokumentu;
4. Data wydania – pozwala na określenie daty faktycznego wydania towaru z magazynu;
5. Data wystawienia – umożliwia ustawienie daty wystawienia dokumentu;
6. Opis – w tym polu warto dodać opis dokumentu. Na tej podstawie łatwiej będzie dokonać identyfikacji zawartości dokumentu;
7. Odbiorca – w tym miejscu należy wskazać odbiorcę wydawanego towaru. Podmiot można wybrać z listy dostępnej po kliknięciu przycisku z symbolem lupy. W przypadku braku podmiotu można go utworzyć, klikając przycisk oznaczony symbolem trzech kresek, a potem wybierając opcję Dodaj nowy kontakt. W nowym oknie należy wypełnić niezbędne pola i kliknąć przycisk DODAJ;
8. Sprawa – dokument wydania zewnętrznego można dołączyć do konkretnej sprawy, co ułatwi utrzymanie porządku w dokumentacji i umożliwi proste odszukanie potrzebnych dokumentów;
9. Magazyn – w tym miejscu należy wskazać magazyn, z którego nastąpi wydanie. Nazwę magazynu należy wybrać z rozwijanej listy. W przypadku braku magazynu można go utworzyć, klikając w przycisk z symbolem plusa. W nowym oknie należy określić podstawowe parametry magazynu (nazwę, symbol, osoba odpowiedzialna) i kliknąć przycisk ZAPISZ;
10. Wartość netto – pole na wpisanie wartości netto wydawanego towaru;
11. Wartość VAT – pole na podanie wartości podatku VAT wydawanego towaru;
12. Wartość brutto – pole na podanie wartości brutto wydawanego towaru;
13. Waluta – pozwala na oznaczenie waluty, która odnosi się do wprowadzonych kwot netto, brutto i VAT;
14. Uwagi – pole na wprowadzenie dodatkowych uwag dotyczących tworzonego dokumentu. Może zostać ono wykorzystane w dowolny sposób;
15. Procedura – dla nowego zamówienia można przypisać konkretne procedury, które pozwolą nadać odpowiedni bieg dokumentowi. Korzystanie z procedur wymaga ich uprzedniego zdefiniowania. Zagadnienie to opisano w oddzielnym artykule;
16. w zakładce Załączniki przy pomocy przycisków Dodaj lub Skanuj możliwe jest dodanie nowych elementów mających związek z tworzonym wydaniem zewnętrznym;
17. po uzupełnieniu wszystkich pól, należy kliknąć przycisk Zapisz;
18. okno, w którym pracowano do tej pory, ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki oraz opcje:
    • Szczegóły – zakładka zawiera wszystkie informacje, które zostały dodane podczas tworzenia dokumentu;
    • Załączniki – w tej zakładce znajduje się lista wszystkich załączników, które dodano do tworzonego dokumentu;
    • Historia – zawiera informacje na temat historii dokumentu;
    • Powiązania – umożliwia utworzenie dodatkowych powiązań dokumentu;
    • Komentarze – zawiera wszystkie komentarze, które zostaną dodane do danego typu dokumentów;

19. na tym etapie możliwe jest wprowadzenie ewentualnych poprawek i zmian. Należy kliknąć przycisk Zapisz, aby zapisać ewentualne zmiany.