Intranet – firmowa baza dokumentów
W aplikacji Intranet możesz publikować ważne dokumenty, z którymi w łatwy sposób będą mogli zapoznać się pracownicy.
Czy znane są Ci te problemy?
Jeżeli informowanie o nowych zarządzeniach w Twojej firmie w dalszym ciągu odbywa się papierowo, z pewnością dobrze znasz trudności, które się z tym wiążą, np.:
-
Nie wiesz czy wszyscy pracownicy zapoznali się już z nowym zarządzeniem?
Nie wszyscy pracownicy na czas dowiadują się
o zmianach w procedurach i procesach. -
Wiele dokumentów i trudność w wyszukiwaniu informacji?
Liczba publikowanych zarządzeń stale rośnie,
a znalezienie wśród nich informacji staje się coraz trudniejsze. -
Przekazanie kompletu informacji dla nowego pracownika angażuje zbyt wiele czasu?
Zgromadzenie wszystkich aktualnych zarządzeń dla nowego pracownika jest trudne, ze względu na liczbę publikacji
i mnogość grup pracowniczych.
Nadszedł czas, by wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentacją.
Mamy sprawdzone rozwiązanie!
Aplikacja Intranet
Przejrzysty dostęp do opublikowanych dokumentów
Kategorie dokumentów pozwalają na szybkie odnalezienie właściwego dokumentu wraz z metadanymi.
- Kategorie i filtry- łatwe wyszukiwanie.
- Często wykorzystywane dokumenty oznaczaj jako ulubione.
- Podgląd załączników bez pobierania.
Ekspresowa publikacja nowych zarządzeń
Dodaj załączniki, kategorie dokumentu, wskaż działy, grupy lub indywidualnie pracowników, którzy powinni się zapoznać z zarządzeniem
i gotowe!
- Kreator publikacji nowych zarządzeń.
- Obsługa wielu statusów: obowiązujący, wycofany, zmieniony, wygasły.
- Konfigurowalna metryka zarządzeń.
Udostępnianie zarządzeń
Z niektórymi zarządzeniami powinna zapoznać się cała firma. Dla tego typu dokumentów szczególnie ważna jest intuicyjność i dostęp do wielu kanałów komunikacji.
- Pracownicy potwierdzają przyjęcie dokumentu jednym kliknięciem.
- Wiele kanałów informowania o nowych dokumentach: strumień powiadomień, powiadomienie mail, aplikacja mobilna.
- Potwierdzenie w historii, każdej czynności na dokumencie.
Wielostopniowy schemat akceptacji
Przygotowane nowe zarządzenie przed publikacją powinno zostać zatwierdzone? System pozwoli w zautomatyzowany sposób zebrać wszystkie konieczne akceptacje!
- Konfigurowalna procedura obiegu zarządzenia.
- Automatyczna publikacja dokumentu po akceptacji.
- Możliwość wskazania zastępowanego dokumentu.
Łatwe zarządzanie i kontrola
W systemie dostępny jest przejrzysty raport zawierający listę użytkowników, którzy powinni
i którzy zapoznali się z zarządzeniami.
- Możliwość wysłania przypomnienia do użytkowników o opublikowanych już dokumentach: powiadomienie systemowe, mail, w aplikacji mobilnej.
- Definiowanie i zarządzanie grupami.
- Systemowe grupy zgodne ze strukturą organizacyjną.
To jest właściwe rozwiązanie!
