Loading...

Rejestracja dokumentów w dzienniku

Rejestracji w module Dzienniki mogą podlegać dokumenty nadesłane oraz wysyłane. Dokumenty rejestruje się w dziennikach korespondencji przychodzącej lub wychodzącej. Domyślnie w systemie dostępne są:

  • Dziennik korespondencji przychodzącej – tutaj rejestrowane są pisma, które trafiły do firmy z zewnątrz;
  • Dziennik korespondencji wychodzącej – tutaj rejestrowane są pisma, które firma utworzyła i wysyła na zewnątrz;
  • Dziennik faktur przychodzących – tutaj rejestrowane są faktury, które trafiły do firmy z zewnątrz, na przykład za zakup usług lub towarów;
  • Dziennik faktur wychodzących – tutaj rejestrowane są faktury, które firma wystawia za oferowane usługi bądź towary i wysyła do klientów na zewnątrz.

Drzewko dzienników można rozbudowywać, tworząc własne dzienniki. Stosowna instrukcja tworzenia nowych dzienników znajduje się w oddzielnym artykule.

Korespondencja przychodząca

Aby zarejestrować pismo przychodzące, należy:

  1. uruchomić moduł Dzienniki;
  2. zaznaczyć właściwy dziennik i kliknąć przycisk Korespondencja widoczny na pasku narzędziowym;
Rejestracja pisma przychodzącego - krok pierwszy
Rejestracja pisma przychodzącego – krok pierwszy
  1. w nowym oknie konieczne jest uzupełnienie pól zgodnie z ich przeznaczeniem:
    • Nr ewidencyjny – to pole zostanie uzupełnione automatycznie po tym, jak korespondencja zostanie zarejestrowana w systemie;
    • Data wpływu (pole obowiązkowe) – określa datę fizycznego wpływu dokumentu do firmy. System domyślnie wstawi aktualną datę. Aby to zmienić, należy kliknąć omawiane pole, co spowoduje otwarcie prostego kalendarza pozwalającego na ustawienie wymaganej daty;
    • Data pisma (pole obowiązkowe) – określa datę sporządzenia pisma. System domyślnie wstawi aktualną datę. Aby to zmienić, należy kliknąć omawiane pole, co spowoduje otwarcie prostego kalendarze pozwalającego na ustawienie wymaganej daty;
    • Termin odpowiedzi – jeżeli na pismo została przygotowana odpowiedź, to w tym polu można ustawić stosowną datę;
    • Nadawca (pole obowiązkowe) – służy do określenia, kto jest nadawcą rejestrowanego pisma. Nadawcę można wybrać z bazy kontaktów. W tym celu należy kliknąć pole, wpisać fragment nazwy (co najmniej dwa znaki) i kliknąć przycisk z symbolem lupy. Jeżeli kontaktu nie ma w systemie, można go utworzyć, klikając przycisk Dodatkowe opcje (trzy poziome kreski) i wybierając opcję Dodaj nowy kontakt;
    • Znak pisma – pozwala na wpisanie znaku widocznego na otrzymanym piśmie;
    • Kategoria – umożliwia utrzymanie jeszcze większego porządku w rejestrowanej korespondencji. Pismo można przypisać do określonej kategorii, co pozwoli na jego łatwiejsze odszukanie w przyszłości. Domyślnie dostępnych jest kilka kategorii. Nowe kategorie można utworzyć, wybierając kolejno Aplikacje/Ustawienia aplikacji/Systemowe i w sekcji Korespondencja klikając opcję Kategorie dokumentów. Więcej informacji o tworzeniu nowych kategorii znajduje się w oddzielnym artykule;
    • Forma kontaktu – pozwala na określenie drogi, którą pismo trafiło do firmy. Rozwijana lista pozwala na wybranie jednej z następujących opcji: Osobisty, List, Faks, SEKAP, E-mail, Kurier, ePUAP. Warto z tej opcji korzystać, ponieważ może ona pomóc odszukać oryginał dokumentu;
    • Dotyczy (pole obowiązkowe) –  pozwala streścić, czego dotyczy dane pismo;
    • Nr R-ki – pozwala wpisać numer R-ki, czyli numer przesyłki listowej nadawanej przez pocztę;
    • Uwagi – pole, które można wykorzystać do umieszczenia dowolnych uwag związanych z rejestrowanym pismem;
    • Procedura – w tym polu z listy można wybrać zdefiniowaną procedurę, która w sposób automatyczny uruchomi dalszą obsługę zarejestrowanego pisma. Procedury można utworzyć zgodnie z własnymi potrzebami. Po więcej informacji warto zajrzeć do oddzielnego artykułu;
    • Przekaż do – pozwala na wskazanie konkretnej osoby lub działu, do których zarejestrowany dokument zostanie przekazany;
    • Określ DW i UDW – kliknięcie tej opcji otworzy nowe okno, w którym można zdefiniować dodatkowych obiorców pisma. DW oznacza osoby, do wiadomości których trafi pismo. Natomiast opcja UDW oznacza osoby, które również zostaną powiadomione o otrzymanym piśmie, ale reszta adresatów się o tym nie dowie;
    • Uszkodzona przesyłka – kliknięcie tej opcji otworzy nowe okno, w którym można dokładnie opisać uszkodzenia przesyłki. Informacje te mogą mieć znaczenie w przyszłości;
Rejestracja pisma przychodzącego - krok drugi
Rejestracja pisma przychodzącego – krok drugi
  1. następnym krokiem jest dołączenie dokumentu, który ma być zarejestrowany. Do tego celu służy sekcja Załączniki. Plik można przeciągnąć i upuścić w miejscu widocznym na rysunku poniżej. Poza tym użytkownik ma do dyspozycji dodatkowe przyciski, które opisano w dalszej części artykułu.
    • Dodaj – kliknięcie tego przycisku otworzy nowe okno, w którym można odszukać i wskazać plik na dysku komputera. Po wskazaniu pliku należy kliknąć przycisk Otwórz;
    • Skanuj – jeżeli w systemie Ready_TM skonfigurowano skaner, to za pomocą tej opcji możliwe jest pobranie załącznika bezpośrednio ze skanera. Więcej informacji na temat konfiguracji i używania skanera znajduje się w oddzielnym artykule;
    • Usuń – umożliwia usunięcie błędnie dodanego załącznika. Wystarczy zaznaczyć załącznik na liście, kliknąć przycisk Usuń i potwierdzić zamiar skasowania pliku;
    • Wyślij pocztą – pozwala załączony element wysłać pocztą e-mail do wybranej osoby;
    • Odśwież – odświeża widok sekcji Załączniki;
Rejestracja pisma przychodzącego - krok trzeci
Rejestracja pisma przychodzącego – krok trzeci
  1. podczas rejestracji można dodać kilka załączników, które należy następnie zapisać. W tym celu należy kliknąć przycisk OK. Jeżeli kolejny dokument czeka na rejestrację, można skorzystać z przycisku Następny dokument;
  2. zarejestrowany dokument pojawi się na liście w odpowiednim dzienniku.

Korespondencja wychodząca

Pierwszy z opisanych sposobów rejestracji poczty przychodzącej jest rozwiązaniem wykorzystywanym przez większe firmy, w których kancelaria dokonuje rejestracji dużej liczby przesyłek, często już zakopertowanych i wymagających jedynie rejestracji i wysyłki.

Aby zarejestrować pismo wychodzące, należy:

  1. uruchomić moduł Dzienniki;
  2. zaznaczyć właściwy dziennik i kliknąć przycisk Korespondencja widoczny na pasku narzędziowym;
Rejestracja korespondencji wychodzącej - krok pierwszy
Rejestracja korespondencji wychodzącej – krok pierwszy
  1. w nowym oknie konieczne jest uzupełnienie pól zgodnie z ich przeznaczeniem:
    • Dokument – pozwala na wprowadzanie numeru dokumentu lub jego zeskanowanie za pomocą czytnika kodów kreskowych;
    • Data wysłania – (pole obowiązkowe) służy do określenia daty wysłania danego pisma. Domyślnie system wstawia aktualną datę. Aby dokonać zmiany daty, należy kliknąć omawiane pole i w okienku kalendarza wprowadzić stosowną korektę;
    • Nr ewidencyjny – to pole zostanie wygenerowane automatycznie (jeżeli zaznaczona jest opcja generuj) i zawiera numer, pod jakim pismo zostanie zapisane w systemie;
    • Nadawca – służy do określenia nadawcy pisma. Po kliknięciu omawianego pola, wprowadzeniu fragmentu nazwy nadawcy i kliknięciu ikony lupy, system wyświetli kontakty spełniające kryteria. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście;
    • Odbiorca – służy do określenia odbiorcy pisma. Po kliknięciu pola, wprowadzeniu fragmentu nazwy odbiorcy i kliknięciu ikony lupy, system wyświetli kontakty spełniające kryteria. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście;
    • Znak zew. – pozwala dodać znak pisma;
    • Opis – służy do zamieszczenia krótkiego opisu dotyczącego rejestrowanego dokumentu;
    • Uwagi – pozwala na dodanie uwag związanych z rejestrowanym dokumentem;
    • Nr R-ki – umożliwia wpisanie numeru R-ki;
    • Dyspozycja – z listy możliwe jest wybranie sposobu wysyłki pisma. Na liście zdefiniowano kilka rodzajów listów wraz z kosztami. Wybór odpowiedniej pozycji automatycznie uzupełni wartość w polu Koszt. Można również wprowadzić koszt wysyłki i nie wybierać niczego w polu Dyspozycja;
Rejestracja korespondencji wychodzącej - krok drugi
Rejestracja korespondencji wychodzącej – krok drugi
  1. aby zapisać dokument, należy kliknąć przycisk REJESTRUJ. Stosowny dokument pojawi się na liście wybranego dziennika.

Opisany powyżej sposób nie sprawdzi się w sytuacji, w której do rejestracji jest dokument przygotowany przez szeregowego pracownika i wymagający podpisu na przykład prezesa firmy. W takiej sytuacji zalecana procedura wygląda inaczej.

Aby dokonać rejestracji korespondencji wychodzącej z uwzględnieniem obiegu dokumentów, należy:

  1. utworzyć pismo w module Dokumenty; proces ten opisano w oddzielnym artykule;
  2. z poziomu modułu Dokumenty przekazać pismo do sekretariatu; proces ten opisano w oddzielnym artykule;
  3. pracownik sekretariatu w folderze DO ZAŁATWIENIA zobaczy dokument, który wymaga jego uwagi. Po otwarciu dokumentu należy kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Zarejestruj w dzienniku;
Rejestracja korespondencji wychodzącej z uwzględnieniem obiegu dokumentów - krok pierwszy
Rejestracja korespondencji wychodzącej z uwzględnieniem obiegu dokumentów – krok pierwszy
  1. w nowym oknie domyślnie będzie wybrany odpowiedni dziennik oraz uzupełniona część pól. Należy sprawdzić, czy wszystkie dane są poprawne, uzupełnić pola Nr R-ki oraz Dyspozycja i kliknąć przycisk ZAEJESTRUJ;
Rejestracja korespondencji wychodzącej z uwzględnieniem obiegu dokumentów - krok drugi
Rejestracja korespondencji wychodzącej z uwzględnieniem obiegu dokumentów – krok drugi
  1. dokument zostanie zarejestrowany w dzienniku, a sekretariat wykona resztę prac zmierzających do fizycznej wysyłki.

Faktura przychodząca – faktura zakupu

Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Faktury zakupu, to proces rejestracji odbywa się w ramach obiegu faktur. Dlatego w takim przypadku należy korzystać z instrukcji dedykowanej modułowi Faktury zakupu. W pozostałych przypadkach obowiązuje procedura opisana poniżej.

Aby zarejestrować fakturę przychodzącą (zakupową), należy:

  1. uruchomić moduł Dzienniki;
  2. zaznaczyć Dziennik faktur przychodzących i kliknąć przycisk Faktura widoczny na pasku narzędziowym;
Rejestracja faktury przychodzącej - krok pierwszy
Rejestracja faktury przychodzącej – krok pierwszy
  1. w nowym oknie należy kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać plik PDF z fakturą, która ma zostać zarejestrowana. Można również plik PDF przeciągnąć i upuścić na przycisk Z dysku. Jeżeli w systemie skonfigurowano skaner, można fakturę pobrać bezpośrednio ze skanera (przycisk Ze skanera);
Rejestracja faktury przychodzącej - krok drugi
Rejestracja faktury przychodzącej – krok drugi
  1. system rozpocznie analizę przesłanej faktury, po chwili na ekranie monitora pojawi się nowe okno, które widać na grafice poniżej:
Rejestracja faktury przychodzącej - krok trzeci
Rejestracja faktury przychodzącej – krok trzeci
  1. faktura w wyniku procesu OCR zostanie przetworzona na dane, które system automatycznie wprowadzi w odpowiednie pola. Rolą użytkownika jest sprawdzenie, czy wszystkie dane trafiły w odpowiednie pola;
  2. jeżeli jakieś dane nie zostały automatycznie rozpoznane i wstawione w odpowiednie pola, należy skorygować to ręcznie poprzez:
    • odszukanie pominiętego elementu na fakturze;
    • kliknięcie brakującego elementu na fakturze i przytrzymanie przycisku myszy;
    • przesunięcie myszy w taki sposób, aby oznaczyć element (zostanie zaznaczony na żółto);
    • zwolnienie przycisku myszy i określenie w menu, które zostanie otwarte,  z jakim typem danych ma się styczność (na przykład Wartość brutto);
Rejestracja faktury przychodzącej - krok czwarty
Rejestracja faktury przychodzącej – krok czwarty
  1. jeżeli jakieś pole zostało wypełnione błędnymi danymi, należy usunąć zawartość pola w lewej kolumnie i wykonać czynności opisane w poprzednim podpunkcie;
  2. po tym, jak wszystkie dane są już poprawnie rozpoznane i wypełniono odpowiednie pola, użytkownik może wprowadzić dodatkowe informacje (np. Opis faktury oraz Uwagi). Dalej należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
  3. w tej chwili na ekranie monitora ponownie pojawi się okno rejestracji faktur, od którego rozpoczął się cały proces, z tą różnicą, że wszystkie dane będą uzupełnione;
Rejestracja faktury przychodzącej - krok piąty
Rejestracja faktury przychodzącej – krok piąty
  1. użytkownik może kolejny raz upewnić się, że wszystkie dane są poprawnie pobrane z faktury. Możliwe jest także powiązanie faktury z konkretną sprawą (pole Sprawa) oraz określenie Typu dokumentu księgowego, Daty zaksięgowania, daty płatności;
  2. w zakładce Załączniki znajduje się faktura, którą wcześniej dodano i poddano procesowi OCR; 
  3. rejestracja faktury zakończy się po kliknięciu przycisku Zapisz. Na ekranie pojawi się rozbudowana forma okna, które widoczne było wcześniej, i zawierać będzie następujące dane:
    • zakładka Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który właśnie został zarejestrowany;
    • zakładka Szczegóły – to dokładne informacje na temat danych pobranych z faktury;
    • zakładka Załączniki – to załączone skany lub oryginały elektronicznych faktur;
    • zakładka Koszty – może zawierać szczegółowy wykaz pozycji na fakturze wraz z kosztami;
    • zakładka Powiązania – może zawierać dokładne powiązania faktury z konkretnymi wnioskami zakupowymi, umowami, delegacjami oraz sprawami;
    • zakładka Komentarze – pozwala innym użytkownikom systemu skomentować daną fakturę. Komentarze można wykorzystać na przykład do doprecyzowania ewentualnych wątpliwości związanych z dokumentem.
Rejestracja faktury przychodzącej – krok szósty

Dla zarejestrowanej faktury można uruchomić określone procedury, które nadadzą właściwy obieg dokumentowi. Na przykład faktura zakupowa po rejestracji musi zostać sprawdzona, zatwierdzona, przekazana do księgowości i zapłacona. Każdy z tych kroków można ująć w ramach procedury. Procedura zostanie uruchomiona po kliknięciu zielonego przycisku ZAREJESTRUJ. Należy pamiętać o tym, że do korzystania z procedury obiegu dokumentów jest wymagane wcześniejsze określenie właściwej ścieżki. Proces ten opisano w oddzielnym artykule. Należy jednak pamiętać o tym, że w przypadku posiadania modułu Faktury zakupu procedura rejestracji odbywa się w ramach obiegu faktur i to w opisie tego modułu należy szukać pomocy.

Faktura wychodząca – faktura sprzedaży

Aby zarejestrować fakturę wychodzącą (sprzedaży), należy:

  1. uruchomić moduł Dzienniki;
  2. zaznaczyć Dziennik faktur wychodzących i kliknąć przycisk Faktura widoczny na pasku narzędziowym;
Rejestracja faktury wychodzącej - krok pierwszy
Rejestracja faktury wychodzącej – krok pierwszy
  1. w nowym oknie należy kliknąć przycisk Z dysku i plik PDF z fakturą, która ma zostać zarejestrowana. Można również plik PDF przeciągnąć i upuścić na przycisk Z dysku. Jeżeli w systemie skonfigurowano skaner, można fakturę pobrać bezpośrednio ze skanera (przycisk Ze skanera);
  2. system rozpocznie analizę przesłanej faktury. Po chwili na ekranie monitora pojawi się nowe okno, które widać na grafice poniżej:
Rejestracja faktury wychodzącej - krok drugi
Rejestracja faktury wychodzącej – krok drugi
  1. faktura w wyniku procesu OCR zostanie przetworzona na dane, które system automatycznie wprowadzi w odpowiednie pola. Rolą użytkownika jest sprawdzenie, czy wszystkie dane trafiły w odpowiednie pola;
  2. jeżeli jakieś dane nie zostały automatycznie rozpoznane i wstawione w odpowiednie pola, należy to skorygować ręcznie poprzez:
    • odszukanie pominiętego elementu na fakturze;
    • kliknięcie brakującego elementu na fakturze i przytrzymanie przycisku myszy;
    • przesunięcie myszy w taki sposób, aby oznaczyć element (zostanie zaznaczony na żółto);
    • zwolnienie przycisku myszy i określenie w menu, które zostanie otwarte,  z jakim typem danych ma się do czynienia (na przykład Wartość netto);
Rejestracja faktury wychodzącej - krok trzeci
Rejestracja faktury wychodzącej – krok trzeci
  1. jeżeli jakieś pole zostało wypełnione błędnymi danymi, należy usunąć zawartość pola w lewej kolumnie i wykonać czynności opisane w poprzednim podpunkcie;
  2. po tym, jak wszystkie dane poprawnie rozpoznano i wypełniono odpowiednie pola, użytkownik może wprowadzić dodatkowe informacje (na przykład Opis faktury oraz Uwagi). Dalej należy kliknąć przycisk PRZENIEŚ DANE NA FAKTURĘ;
  3. w tej chwili na ekranie monitora ponownie pojawi się okno rejestracji faktur, od którego rozpoczął się cały proces, z tą różnicą, że wszystkie dane zostały uzupełnione;
Rejestracja faktury wychodzącej - krok czwarty
Rejestracja faktury wychodzącej – krok czwarty
  1. użytkownik może kolejny raz upewnić się, że wszystkie dane są poprawnie pobrane z faktury. Możliwe jest także powiązanie faktury z konkretną sprawą (pole Sprawa) oraz określenie Typu dokumentu księgowego, Daty zaksięgowania, daty płatności;
  2. w zakładce Załączniki znajduje się faktura, którą wcześniej dodano i poddano procesowi OCR; 
  3. rejestracja faktury zakończy się po kliknięciu przycisku Zapisz. Na ekranie pojawi się rozbudowana forma okna, które widoczne było wcześniej, i zawierać będzie następujące dane:
    • zakładka Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który właśnie został zarejestrowany;
    • zakładka Szczegóły – to dokładne informacje na temat danych pobranych z faktury;
    • zakładka Załączniki – to załączone skany lub oryginały elektronicznych faktur;
    • zakładka Przychody – może zawierać szczegółowy wykaz pozycji na fakturze wraz z kosztami;
    • zakładka Historia – zawiera informacje na temat historii operacji wykonanych na zarejestrowanym dokumencie;
    • zakładka Powiązania – może zawierać dokładne powiązania faktury z konkretnymi wnioskami zakupowymi, umowami, delegacjami oraz sprawami;
    • zakładka Komentarze – pozwala innym użytkownikom systemu skomentować daną fakturę. Komentarze można wykorzystać na przykład do doprecyzowania ewentualnych wątpliwości związanych z dokumentem;
Rejestracja faktury wychodzącej - krok piąty
Rejestracja faktury wychodzącej – krok piąty
  1. okno widoczne powyżej można zamknąć (jeżeli wprowadzono jakieś zmiany, to wcześniej należy kliknąć przycisk Zapisz). Zarejestrowany dokument pojawi się w dzienniku z wychodzącymi fakturami.

Pismo przychodzące

Opisana poniżej procedura rejestracji pisma przychodzącego jest rozwiązaniem alternatywnym dla opisanej wcześniej rejestracji korespondencji przychodzącej. Zaleca się jej używanie w sytuacji, gdy pismo przychodzące posiada takie opcje, które są ważne z punktu widzenia organizacji, a nie są dostępne podczas rejestracji korespondencji.

Aby zarejestrować pismo przychodzące, należy:

  1. uruchomić moduł Dzienniki;
  2. zaznaczyć Dziennik korespondencji przychodzącej i kliknąć przycisk Pismo widoczny na pasku narzędziowym;
Rejestracja pisma przychodzącego - krok pierwszy
Rejestracja pisma przychodzącego – krok pierwszy
  1. w nowym oknie wypełnić następujące pola:
    • Nadawca – w tym miejscu należy wskazać nadawcę. Można wpisać fragment nazwy nadawcy i kliknąć przycisk lupy. Na liście pojawią się dane pobrane z modułu Klienci, które spełniają zapytanie. Wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję. Jeżeli nadawcy nie ma w systemie, należy kliknąć przycisk z trzema kreskami i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. W nowym oknie należy dodać nowe dane;
    • Odbiorca – pole domyślnie wypełnione danymi podmiotu, który dokonuje rejestracji pisma w systemie. Jeżeli podmiot ma kilka spółek, to dane można zmienić, wybierając je z listy;
    • Numer pisma – należy wpisać numer pisma przychodzącego, jeżeli jest on podany;
    • Numer dokumentu – pole to zostanie wygenerowane automatycznie i zawiera numer, pod którym pismo zostanie zarejestrowanie w systemie;
    • Opis – pozwala na dodanie krótkiego opisu dotyczącego zawartości pisma;
    • Kategoria – podczas rejestracji pisma można przypisać mu kategorie. Dzięki temu możliwe jest jeszcze lepsze zarządzanie zbiorem dokumentów zapisanych w dzienniku;
    • Miejsce przechowywania dokumentu – pozwala wskazać, gdzie znajduje się fizyczna kopia dokumentu;
    • Sprawa – podczas rejestracji możliwe jest wskazanie sprawy, z którą powiązane jest pismo przychodzące;
    • Uwagi – w tym polu można wprowadzić dodatkowe informacje na temat rejestrowanego pisma;
    • Data pisma – pozwala określić datę, która jest widoczna na rejestrowanym piśmie. Domyślnie datą pisma jest data rejestracji w systemie. Aby to zmienić, trzeba kliknąć omawiane pole i na prostym kalendarzu zaznaczyć odpowiednią datę;
    • Data wpływu – data wpływu pisma do firmy;
    • Termin odpowiedzi – pozwala na wskazanie daty udzielenia odpowiedzi;
Rejestracja pisma przychodzącego - krok drugi
Rejestracja pisma przychodzącego – krok drugi
  1. po wypełnieniu pól opisanych powyżej należy dołączyć pismo. W tym celu można kliknąć w przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać odpowiedni dokument. Można również przeciągnąć plik na pole Z dysku i tam go upuścić. Jeżeli w systemie skonfigurowano skaner można za pomocą przycisku Ze skanera pobrać dokument z odpowiedniego urządzenia. Dodany załącznik automatycznie pojawi się w zakładce Załączniki;
  2. rejestracja zakończy się po kliknięciu przycisku Zapisz. Na ekranie pojawi się rozbudowana forma okna, które widoczne było wcześniej, i zawierać będzie następujące dane:
    • zakładka Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który właśnie został zarejestrowany;
    • zakładka Szczegóły – to dokładne informacje na temat danych rejestrowanego pisma;
    • zakładka Załączniki – to załączone skany lub oryginały pisma;
    • zakładka Historia – zawiera informacje na temat historii operacji wykonanych na zarejestrowanym dokumencie;
    • zakładka Powiązania – może zawierać dokładne powiązania z konkretnymi sprawami i kontaktami;
    • zakładka Komentarze – pozwala innym użytkownikom systemu skomentować pismo. Komentarze można wykorzystać na przykład do doprecyzowania ewentualnych wątpliwości związanych z dokumentem;
Rejestracja pisma przychodzącego - krok trzeci
Rejestracja pisma przychodzącego – krok trzeci
  1. okno widoczne powyżej można zamknąć (jeżeli wprowadzono jakieś zmiany, to wcześniej należy kliknąć przycisk Zapisz). Zarejestrowany dokument pojawi się w dzienniku z przychodzącymi pismami.

Pismo wychodzące

Opisana poniżej procedura rejestracji pisma wychodzącego jest rozwiązaniem alternatywnym dla opisanej wcześniej rejestracji korespondencji wychodzącej. Zaleca się jej używanie w sytuacji, gdy pismo wychodzące posiada takie opcje, które są ważne z punktu widzenia organizacji, a nie są dostępne podczas rejestracji korespondencji.

Aby zarejestrować pismo wychodzące, należy:

  1. uruchomić moduł Dzienniki;
  2. zaznaczyć Dziennik korespondencji wychodzącej i kliknąć przycisk Pismo widoczny na pasku narzędziowym;
Rejestracja pisma wchodzącego - krok pierwszy
Rejestracja pisma wchodzącego – krok pierwszy
  1. w nowym oknie wypełnić następujące pola:
    • Nadawca – pole domyślnie wypełnione danymi podmiotu, który dokonuje rejestracji pisma w systemie. Jeżeli podmiot ma kilka spółek, to dane można zmienić, wybierając je z listy;
    • Odbiorca – w tym miejscu należy wskazać nadawcę. Można wpisać fragment nazwy nadawcy i kliknąć przycisk lupy. Na liście pojawią się dane pobrane z modułu Klienci, które spełniają zapytanie. Wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję. Jeżeli nadawcy nie ma w systemie, należy kliknąć przycisk z trzema kreskami i wybrać opcję Dodaj nowy kontakt. W nowym oknie należy wprowadzić nowe dane;
    • Numer pisma – należy wpisać numer pisma przychodzącego, jeżeli jest on podany;
    • Numer dokumentu – pole to zostanie wygenerowane automatycznie i zawiera numer, pod którym pismo zostanie zarejestrowanie w systemie;
    • Opis – pozwala na dodanie krótkiego opisu dotyczącego zawartości pisma;
    • Kategoria – podczas rejestracji pisma można przypisać mu kategorię. Dzięki temu możliwe jest jeszcze lepsze zarządzanie zbiorem dokumentów zapisanych w dzienniku;
    • Miejsce przechowywania dokumentu – pozwala wskazać, gdzie znajduje się fizyczna kopia dokumentu;
    • Sprawa – podczas rejestracji możliwe jest wskazanie sprawy, z którą powiązane jest pismo przychodzące;
    • Uwagi – w tym polu można dodać dodatkowe informacje na temat rejestrowanego pisma;
    • Data pisma – pozwala określić datę, która jest widoczna na rejestrowanym piśmie. Domyślnie datą pisma jest data rejestracji w systemie. Aby to zmienić, trzeba kliknąć omawiane pole i na prostym kalendarzu zaznaczyć odpowiednią datę;
    • Data wysyłki – data wpływu pisma do firmy;
Rejestracja pisma wchodzącego - krok drugi
Rejestracja pisma wchodzącego – krok drugi
  1. po wypełnieniu pól opisanych powyżej należy dołączyć pismo. W tym celu można kliknąć przycisk Z dysku i w nowym oknie wskazać odpowiedni dokument. Można również przeciągnąć plik na pole Z dysku i tam go upuścić. Jeżeli w systemie skonfigurowano skaner, można za pomocą przycisku Ze skanera pobrać dokument z odpowiedniego urządzenia. Dodany załącznik automatycznie ukaże się w zakładce Załączniki;
  2. rejestracja zakończy się po kliknięciu przycisku Zapisz. Na ekranie pojawi się rozbudowana forma okna, które widoczne było wcześniej, i zawierać będzie następujące dane:
    • zakładka Dokument – zawiera podgląd dokumentu, który właśnie został zarejestrowany;
    • zakładka Szczegóły – to dokładne informacje na temat danych rejestrowanego pisma;
    • zakładka Załączniki – to załączone skany lub oryginały pisma;
    • zakładka Historia – zawiera informacje na temat historii operacji wykonanych na zarejestrowanym dokumencie;
    • zakładka Powiązania – może zawierać dokładne powiązania z konkretnymi sprawami i kontaktami;
    • zakładka Komentarze – pozwala innym użytkownikom systemu skomentować pismo. Komentarze można wykorzystać na przykład do doprecyzowania ewentualnych wątpliwości związanych z dokumentem;
Rejestracja pisma wchodzącego - krok trzeci
Rejestracja pisma wchodzącego – krok trzeci
  1. okno widoczne powyżej można zamknąć (jeżeli wprowadzono jakieś zmiany, to wcześniej należy kliknąć przycisk Zapisz). Zarejestrowany dokument pojawi się w dzienniku z przychodzącymi pismami.

Rejestracja dokumentu z wiadomości e-mail

System Ready_TM pozwala na rejestrację w dzienniku pisma lub faktury, które trafią do firmy drogą elektroniczną – za pośrednictwem e-maila. Proces ten inicjuje się bezpośrednio z modułu Poczta, który szerzej opisano w oddzielnym artykule.

Aby dokonać rejestracji w dzienniku dokumentu z wiadomości e-mail, należy w oknie podglądu wiadomości kliknąć przycisk Utwórz, a potem wybrać jedną z opcji:

  • Dokument typu e-mail – pozwala zarejestrować pismo przychodzące;
  • eFaktura – pozwala dokonać rejestracji faktury przychodzącej.
Rejestracja dokumentu z wiadomości e-mail

Wybór jednej z opcji spowoduje inicjację rejestracji dokumentów. W przypadku faktury system wczyta rozpoznane dane, na przykład klienta czy numer faktury, jednak należy się upewnić, że są to dane zgodne z tymi w oryginale. Dalsza procedura postępowania wygląda podobnie, jak w przypadku rejestracji dokumentów pobieranych z dysku komputera i została opisana w oddzielnych artykułach:

  • rejestracja pisma przychodzącego;
  • rejestracja faktury przychodzącej.

Aby utworzyć pismo przychodzące z wiadomości e-mail, niezbędne jest posiadanie przywileju pozwalającego na tworzenie dokumentu typu Pismo z e-maila. Opcja ta jest dostępna w ustawieniach konta pracownika w sekcji PRAWA DO SYSTEMU i dalej System/Przywileje.

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top