Loading...

Tworzenie dokumentów z szablonów

W wielu organizacjach na porządku dziennym jest wystawienie dużej liczby standardowych dokumentów, które różnią się jedynie detalami (na przykład danymi adresata oraz datami). W takim wypadku idealnym rozwiązaniem jest skorzystanie z szablonu.

System Ready_TM pozwala na wykorzystanie szablonów, które użytkownik może samodzielnie stworzyć od podstaw lub zmodyfikować istniejące wzory. Opis tworzenia lub modyfikacji szablonów znajduje się w oddzielnym artykule.

Aby utworzyć nowe pismo w oparciu o istniejący szablon, należy:

  1. w module Dokumenty utworzyć nowe pismo wychodzące lub odszukać istniejące pismo. Instrukcja jak to zrobić, znajduje się w tym miejscu;
  2. w oknie gotowego dokumentu w zakładce Szczegóły należy kliknąć przycisk Generuj plik;
  3. otwarte zostaną nowe okna. W pierwszym domyślnie będzie zaznaczona opcja DOCX/RTF/HTML. Drugie okno wyświetli listę zdefiniowanych szablonów. Wystarczy wskazać pożądany szablon i kliknąć przycisk WYBIERZ. Jeżeli lista zawiera wiele szablonów, można skorzystać z wyszukiwarki, w którą trzeba wpisać nazwę szukanego szablonu i zatwierdzić klawiszem Enter;
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu - krok pierwszy
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu – krok pierwszy
  1.  okno z wyborem szablonu zostanie automatycznie zamknięte, natomiast w oknie generowanie pliku w polu DOCX/RTF/HTML pojawi się nazwa wybranego szablonu. Aby wygenerować pismo, należy kliknąć w przycisk GENERUJ;
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu - krok pierwszy
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu – krok drugi
  1. dokument zostanie wygenerowany. Przycisk Generuj plik zostanie zastąpiony przez Pobierz, po kliknięciu którego na dysk komputera zostanie pobrany stosowny plik. Natomiast po kliknięciu symbolu trzech kropek dostępne jest menu, które daje możliwość wygenerowania kolejnego pisma lub podglądu dokumentu. Nowy dokument będzie również widoczny w zakładce Załączniki;
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu - krok trzeci
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu – krok trzeci
  1. na rysunku poniżej widać przykład pisma wygenerowanego przy pomocy szablonu. Pola oznaczone czerwonymi ramkami zawierają dane, które zostały automatycznie wstawione do szablonu pisma.
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu - krok czwarty
Tworzenie nowego dokumentu z szablonu – krok czwarty

Szablon można dowolnie doprasować do własnych potrzeb. Oznacza to, że pola, które powinny zostać uzupełnione automatycznie, można wstawić w dowolnym miejscu pisma. Sam proces opracowania szablonu nie wymaga specjalistycznej wiedzy i można go wykonać przy pomocy edytora tekstu (na przykład MS Word lub LibreOffice Writer). Instrukcja tworzenia własnych szablonów znajduje się w tym miejscu.

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top