Instrukcja użytkownika

Opis aplikacji

Celem aplikacji Umowy jest zarządzanie procesem archiwizacji umów oraz procesem przeglądu umów i aneksów.

W systemie Ready_™ umowa to coś więcej niż dokument.  To sprawa,  która przechowuje takie informacje jak:

• metryka umowy;
• załączniki umowy;
• aneksy;
• pozycje umowy w przypadku umowy zakupowej/sprzedażowej;
• komentarze do umowy;
• powiązane faktury i inne dokumenty;
• terminarz np. służący do wprowadzania przypomnień, zadań.

Takie podejście pozwala na gromadzenie dużo większej i szerszej informacji na temat poszczególnych umów. Pozwala również na przechowywanie oraz pracę z danymi i informacjami różnego typu, tworzących pewne konteksty. Dzięki temu dostęp do informacji w ramach aplikacji Umowy jest szybki, intuicyjny, zorganizowany i efektywny.

Aplikacja Umowy składa się z poniższych zakładek:

BAZA UMÓW – wyświetla wszystkie umowy znajdujące się w systemie.

PROJEKTY UMÓW – wyświetla wszystkie projekty umów/aneksów, nad którymi prowadzone są aktualnie prace.

Domyślnie zainstalowany moduł posiada zdefiniowane kolumny, które są widoczne, oraz domyślnie ukryte, które można uwidocznić lub ukrywać. Klikając prawym klawiszem myszy na nazwę kolumny zostanie wyświetlone menu kontekstowe z kolumnami do wyboru.

Praca z umowami

Pracę w module umów można rozpocząć od:

1. archiwizacji podpisanej umowy.
2. przygotowania projektu umowy.

Archiwizacja umowy

Wprowadzanie nowej umowy odbywa się z poziomu aplikacji Umowy w zakładce BAZA UMÓW. Użytkownik znajdujący się w grupie Nadzór na archiwum ma dostępny przycisk Dodaj umowę, który otwiera poniższą formatkę:

W otwartym oknie znajdują się podstawowe pola do uzupełnienia:

Przedmiot umowy – tytuł umowy.

Strona umowy – domyślnie firma, na którą wykupiona jest licencja. W przypadku wielu spółek – istnieje możliwość wyboru również spółki.

Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – lista wszystkich kontrahentów zdefiniowanych w systemie. W tym miejscu istnieje również możliwość dodania nowego kontrahenta poprzez wybranie przycisku Menu, a następnie Dodaj nowy kontakt.

Dział odpowiedzialny – do wyboru wszystkie działy (komórki organizacyjne) zdefiniowane w strukturze organizacyjnej.

Teczka – wartość pola domyślnie uzupełniona. Do wyboru teczka w zależności od wykonanej konfiguracji (etap Konfiguracja aplikacji).

Kategoria – inaczej rodzaj umów. Lista zdefiniowana na etapie konfiguracji (Kategorie umów).

Rodzaj umowy – ustawiany w przypadku umów sprzedażowych/zakupowych, w których użytkownik chce wprowadzać informacje finansowe i analizować wykorzystanie umowy.

Wartość umowy w PLN – dla umów sprzedażowych/zakupowych. Wprowadzenie wartości spowoduje dodanie zakładki Finansowe, na której można śledzić rozliczenie Umowy z fakturami.

Numer umowy – numer automatycznie generowany przez system.

Numer umowy klienta – zewnętrzny numer umowy.

Uwagi – miejsce do uzupełnienia dodatkowych informacji.

Data podpisania – data zawarcia umowy.

Data obowiązywania od i do – początkowa i końcowa data obowiązywania umowy, w przypadku umowy bezterminowej należy zaznaczyć opcję bezterminowa.

Po uzupełnieniu niezbędnych informacji, czyli pól: przedmiot umowy, teczka oraz kategoria, użytkownik zapisuje umowę klikając w przycisk Zapisz.

Edycja danych

W celu edycji bądź dopisania brakujących informacji do umowy, należy wybrać przycisk EDYTUJ DANE i w wyświetlonym oknie wprowadzić odpowiednie informacje. Zmiany użytkownik systemu zapisuje wybierając przycisk ZAPISZ.

Dodanie stron umowy

Kolejne strony umowy można w łatwy sposób dodawać bądź usuwać – służy do tego przycisk DODAJ STRONĘ, następnie w oknie należy wyszukać klienta z bazy lub dodać nowego. Nie ma limitu ilości wprowadzonych stron umowy.

Dodanie dokumentu umowy

Załącznik wprowadza się do umowy poprzez DODAJ DOKUMENT. Do dokumentu użytkownik dodaje załączniki, a następnie archiwizuje umowę w celu jej zamknięcia do edycji.

Dodanie aneksów umowy

Aplikacja Umowy pozwala na powiązanie wybranej umowy z wieloma aneksami.

W tym celu należy otworzyć umowę do edycji, a następnie kliknąć przycisk DODAJ ANEKS.

Po zapisaniu informacji, dodany aneks wyświetla się na liście wraz z wprowadzonymi podstawowymi informacjami oraz otworzy się do dalszej edycji.

Następnie można:

• dodać załączniki związane z aneksem;
• zmienić status aneksu;
• zarchiwizować – zamknąć dokument do dalszej edycji;
• uruchomić procedurę przeglądu aneksu – przekazać do opiniowania, podpisu.

Powiadomienie o zakończeniu umowy

Aplikacja umowy umożliwia pojawianie się przypomnień w wybranym czasie dla wybranego użytkownika systemu. W celu włączenia powiadomienia, należy przejść na zakładkę Terminarz.

Drugą opcją jest ustawienie Terminu, tak jak zostało to przedstawione poniżej:

Podczas dodawania terminu można uzupełnić również informację o dacie oraz godzinie przypomnienia.
Dodany termin będzie widoczny w aplikacji Kalendarz u wszystkich użytkowników, dla których został utworzony oraz w Umowie i kartotece kontrahenta.

Informacja o rozliczaniu umowy

Zakładka Finansowe na umowie pokazuje informacje o rozliczeniu umowy z powiązanymi fakturami lub kosztami zakupu.