Dodatkowe funkcjonalności

• Konta współdzielone
  • Zakładanie konta współdzielonego
  • Personalizacja konta na stanowisku
  • Zarządzanie uprawnieniami do konta
  • Usuwanie kont współdzielonych
• Konto systemowe
• Szablony wiadomości e-mail

Konta współdzielone

Konto współdzielone jest specjalnym rodzajem konta pocztowego w ramach modułu Poczta. Przykładem zastosowania konta współdzielonego jest skrzynka pocztowa w dziale wsparcia klienta w firmie informatycznej. Każdy pracownik tego działu ma dostęp do tego samego konta, na przykład pomoc@firmait.pl, na swoim stanowisku. Dzięki temu wszyscy mogą zapoznać się ze zgłoszeniem, a osoba wolna w danej chwili może na nie odpowiedzieć.

Zakładanie konta współdzielonego

Najprostszym i preferowanym sposobem zakładania konta współdzielonego jest przekształcenie istniejącej skrzynki pocztowej. Oznacza to, że w pierwszej kolejności w module musi być ustawione zwykłe konto pocztowe. Opis dodawania konta pocztowego znajduje się w oddzielnym artykule.

System Ready_^TM przewiduje możliwość utworzenia konta współdzielonego od podstaw. W tym celu należy otworzyć Ustawienia aplikacji, odszukać opcje SYSTEMOWE, a potem GRUPWARE i dalej Konto pocztowe współdzielone. Cały proces opisano w oddzielnym artykule.

Aby przekształcić istniejącą skrzynkę pocztową w konto współdzielone, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć Skrzynki, a potem Konfiguracja;
3. w oknie Moje konta pocztowe zaznaczyć skrzynkę pocztową, która ma zostać przekształcona w konto współdzielone i kliknąć przycisk Przekształć w konto współdzielone;

4. operacja przekształcenia konta nie może być cofnięta, dlatego konieczne jest potwierdzenie zamiaru zmiany właściwości konta. W celu przekształcenia należy kliknąć przycisk TAK. Po tym jak konto zostanie przekształcone, obok jego nazwy pojawi się dodatkowe oznaczenie.

Do dokumentów archiwizowanych na koncie współdzielonym, oprócz użytkownika, który dokonał archiwizacji, dostęp ma również grupa uprawnionych do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów powiązanych z e-mailami znajdującymi się na koncie.

Personalizacja konta na stanowisku

Konto współdzielone ma wspólną konfigurację dla każdego użytkownika, jednak pracownik korzystający z takiego konta może dostosować pewne elementy według własnych potrzeb, na przykład zmieniając stopkę, żądając potwierdzenia otrzymania wiadomości czy dodając adresy do osobistej książki adresowej. Ustawienia poczynione w oknie personalizacji konta współdzielonego nadpisują ustawienia ogólne na stanowisku użytkownika.

Aby spersonalizować ustawienia konta współdzielonego, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć Skrzynki, a potem Konfiguracja;
3. w oknie Moje konta pocztowe zaznaczyć skrzynkę pocztową, która ma zostać spersonalizowana i kliknąć przycisk Edytuj na pasku narzędziowym;

4. w nowym oknie możliwe jest dokonanie zmian w zakresie:
   • Imię i nazwisko – użytkownik może wpisać swoje dane personalne;
   • Zwrotny adres e-mail – możliwe jest podanie innego adresu zwrotnego;
   • Stopka wiadomości – użytkownik może wprowadzić swoją własną stopkę, która zostanie dołączona do wysyłanych z konta współdzielonego wiadomości;
   • Powiadamiaj o nowych wiadomościach – włączenie tej opcji spowoduje, że użytkownik będzie dostawał powiadomienia na pulpicie o nowych e-mailach;
   • Żądaj potwierdzania przeczytania – włączenie tej opcji spowoduje, że odbiorca wiadomości będzie proszony o potwierdzenie jej odebrania. Należy pamiętać, że potwierdzenie jest dobrowolne i odbiorca wcale nie musi tego zrobić;
   • Dodaj do osobistej książki adresowej – dodaje do książki adresowej adres osoby, której udzielana jest odpowiedź;
   • Flagi „przeczytane” – przy kilku użytkownikach pracujących na koncie współdzielonym oczywiste jest, że wiadomości są podejmowane przez różne osoby. Informacja o tym, czy wiadomość została przeczytana, będzie synchronizowana między każdą z osób;

5. po wprowadzeniu zmian kliknąć Ok.

Zarządzanie uprawnieniami do konta

Poszczególni użytkownicy systemu Ready_^TM uzyskują dostęp do konta współdzielonego poprzez mechanizm uprawnień. Za pomocą tego mechanizmu określa się również, w jakim stopniu dany pracownik może korzystać z wybranego konta współdzielonego. Uprawnienia można przyznawać pojedynczym osobom lub grupom.

Aby nadać uprawnienia do konta współdzielonego, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć Skrzynki, a potem Konfiguracja;
3. w oknie Moje konta pocztowe zaznaczyć skrzynkę pocztową, która ma zostać spersonalizowana i kliknąć przycisk Edytuj na pasku narzędziowym;
4. w oknie Personalizacja konta e-mail kliknąć opcję Konfiguracja konta;
5. w następnym oknie otworzyć zakładkę Uprawnienia;
   • w sekcji Wybierz listę ustawić Listę pracowników (dla uprawnień indywidualnych), Lista grup (dla uprawnień grupowych);
   • w lewym panelu odszukać pracownika lub grupę, zaznaczyć i kliknąć przycisk strzałki skierowanej w prawą stronę;

6. w następnym kroku ustawić poziom uprawnień i kliknąć przycisk OK:
   • Czytanie – użytkownik będzie mógł czytać e-maile;
   • Zapisywanie – użytkownik będzie mógł zapisać e-maile;
   • Usuwanie – użytkownik będzie mógł kasować wiadomości;
   • Wysyłanie – użytkownik będzie mógł tworzyć nowe wiadomości i je wysyłać;
   • Zarządzanie kontem – użytkownik będzie mógł zarządzać ustawieniami konta;

7. osoby, które dostały uprawnienia do skrzynki współdzielonej, zobaczą ją w swoim module Poczta w sposób automatyczny bezpośrednio po włączeniu aplikacji;
8. sama praca z kontem współdzielonym nie różni się niczym od pracy na zwykłej skrzynce pocztowej.

Do dokumentów archiwizowanych na koncie współdzielonym, oprócz użytkownika, który dokonał archiwizacji, dostęp ma również grupa uprawnionych do wszystkich zarchiwizowanych dokumentów powiązanych z e-mailami znajdującymi się na koncie.

Aby odebrać uprawnienia, należy:

1. wykonać kroki od 1 do 5 z opisu nadawania uprawnień;
2. w panelu po prawej stronie zaznaczyć pracownika na liście i kliknąć strzałkę skierowaną w lewą stronę lub wyłączyć wybrane uprawnienia w sekcji Uprawnienia.

Usuwanie kont współdzielonych

Usuwanie kont współdzielonych może odbywać się dwojako. Po pierwsze możliwe jest odebranie uprawnień pracownikowi lub grupie. W takim przypadku konto zniknie z modułu Poczta danej osoby lub grupy osób.

Jeżeli dane konto nie jest już potrzebne, to wtedy jego trwałe usunięcie wydaje się zasadne. Wraz ze skasowaniem konta współdzielonego dostęp do niego stracą wszyscy uprawnieni.

Aby usunąć konto współdzielone, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje;
2. odszukać i kliknąć Ustawienia Aplikacji;
3. w nowym oknie kliknąć menu SYSTEMOWE, a potem odszukać sekcję GRUPWARE;
4. kliknąć Otwórz obok opcji Konta pocztowe współdzielone;

5. w nowym oknie zaznaczyć konto na liście i kliknąć przycisk Usuń na pasku narzędziowym;

6. kliknąć TAK, aby potwierdzić zamiar usunięcia konta.

Konto systemowe

Konto systemowe jest szczególnym przypadkiem konta współdzielonego. Konta te pełnią jednak odmienne funkcje. Dodatkowo różnią się tym, że konto systemowe może być tylko jedno. Poza tym konto systemowe jest wykorzystywane wyłącznie w przypadku systemu Ready_^TM, który został wdrożony na miejscu u klienta. Podczas wdrożenia osoby odpowiedzialne za cały proces tworzą odpowiednie konto systemowe.

Konto systemowe wykorzystywane jest w następujących przypadkach:

• do wysyłania powiadomień e-mail;
• do wysyłania powiadomień zdefiniowanych w procedurze Workflow;
• do archiwizacji poczty z zewnętrznego klienta.

W przypadku systemu Ready_^TM działającego w chmurze pod żadnym pozorem nie należy zakładać konta systemowego. Oznacza to, że opcja przekształcenia konta współdzielonego w konto systemowe dostępna w oknie Konta pocztowe współdzielone nie powinna być używana.

Szablony wiadomości e-mail

System Ready_^TM posiada mechanizm umożliwiający wykorzystanie szablonów HTML/Flexy dla wysyłanych wiadomości e-mail. Umożliwia on wykorzystanie podczas tworzenia wiadomości wybranego, przygotowanego wcześniej szablonu – przypisanego do danego konta pocztowego (domyślnie) bądź wybranego ręcznie na formularzu wiadomości e-mail. Szablon to w zasadzie plik HTML/Flexy zawierający dowolne elementy (na przykład tabele, obrazki), style (na przykład tło, rodzaj i wielkość czcionki) oraz predefiniowane zmienne. Przykład szablonu wiadomości zawierającego fakturę widać poniżej.

Wybór szablonu może mieć miejsce w dwóch przypadkach:

• szablon może być powiązany za kontem, z którego wysyłana jest wiadomość. Zmiana konta może wczytać odpowiedni dedykowany szablon. Na przykład konto reklamacje@ może mieć specjalny szablon reklamacji, w którym umieszczono stały element pojawiający się w takich e-mailach;
• szablon można ręcznie zmienić, klikając przycisk Opcje w prawym górnym narożniku okna tworzenia nowego e-maila. W nowym oknie w polu Szablon należy wybrać interesujący wzór e-maila.

Do tworzenia szablonu konieczna jest znajomości HTML/Flexy. Dodatkowo w kodzie szablonu można wykorzystywać zmienne, które będą automatycznie pobierały dane dostępne w systemie. Przykładowe zmienne to:

• text – treść wiadomości wprowadzona przez użytkownika;
• footer – stopka wiadomości właściwa dla danego konta bądź użytkownika, jeśli stopka dla konta nie została określona;
• quoted – treść cytowanej wiadomości wraz z nagłówkiem, w przypadku tworzenia odpowiedzi lub przekazywania wiadomości.

W każdej wersji systemu Ready_^TM instalowany jest domyślnie wykorzystywany szablon o nazwie default. Nie jest zalecana modyfikacja tego pliku ani jego usuwanie. Domyślny szablon jest używany w przypadku braku możliwości użycia szablonu oczekiwanego w danym kontekście (na przykład brak właściwego pliku, brak uprawnień do pliku). Zmiany powinny być wprowadzane na zasadzie dodawania nowych szablonów.

W szablonie można oczywiście umieszczać elementy graficzne (znacznik HTML <img>) bądź też określać w definicji stylów obrazy wykorzystywane jako tło. Należy jednak pamiętać, że elementy te muszą być linkowane jako zasoby zewnętrzne, tzn. nieprzesyłane wraz z wiadomością. Grafikę najczęściej publikuje się na serwerze obsługującym witrynę internetową. Przykład podłączenia grafiki z logo wygląda następująco:

<img src="https://firma.pl/obrazki/logo.jpg" />

Przydatną opcją dla dużych organizacji jest automatyczne pobieranie danych do stopki z danych pracownika pochodzących ze struktury organizacyjnej i konta użytkownika. Przykładowe zapytania poniżej:

<div class="imie">
       {sql_query(#SELECT u.firnam || ' ' || u.lasnam  AS line_1 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br></div>
       <br />
        <div class="stanowisko">
       {sql_query(#SELECT o.ndenam AS line_2 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br/>
        <br/>
        {sql_query(#SELECT CASE WHEN u.iphone IS NOT NULL THEN 'phone  ' || u.iphone ELSE ''END AS line_3 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br/>
        {sql_query(#SELECT CASE WHEN u.phone_  IS NOT NULL THEN 'mobile ' || u.phone_  ELSE ''END AS line_4 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}<br/>
       <u>{sql_query(#SELECT CASE WHEN e_mail IS NOT NULL THEN e_mail  ELSE ''END AS line_5 FROM organization_units o LEFT JOIN users_link_org_units ulo ON o.orunid = ulo.orunid LEFT JOIN users u ON u.usr_id = ulo.usr_id WHERE u.usr_id = {%1}#,LOGGED_USR_ID)}</u><br/>
        
<br >
</div>

Wszystkie pliki z szablonami dla wiadomości e-mail powinny mieć rozszerzenie .tpl i muszą być zapisane w kodowaniu UTF-8.

Aby wgrać do systemu gotowy szablon, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia Aplikacji;
2. w nowym oknie kliknąć opcję SYSTEMOWE, a potem odszukać sekcję GROUPWARE i kliknąć przycisk OTWÓRZ obok opcji Szablony wiadomości/stopka maila;
3. w nowym oknie odszukać i dwukrotnie kliknąć folder e-mails;

4. kliknąć przycisk Dodaj, a w nowym oknie wskazać plik szablonu i kliknąć Otwórz;

5. szablon pojawi się na liście obok innych pozycji. Jeżeli tak się nie stanie, należy kliknąć przycisk Odśwież widok. Po włączeniu klienta poczty szablon będzie dostępny do wykorzystania.

Jeżeli w oknie dodawania szablonów kliknie się w istniejącą pozycję na liście, to zostanie ona pobrana na dysk komputera. Następnie taki plik można podejrzeć, dopasować do własnych potrzeb i ponownie wgrać na serwer. Ważne jest to, by zmieniony plik nazwać w inny sposób niż te, które są już na serwerze.