KORESPONDENCJA

W ramach ustawień systemowych w sekcji KORESPONDENCJA zebrano ustawienia, które dotyczą szeroko pojętego zarządzania obiegiem dokumentów. Opcje te w większości zostały opisane szerzej przy okazji modułów, których dotyczą. Poniżej zamieszczamy jedynie odwołania do odpowiednich sekcji pomocy.

Dzienniki

Opis ustawienia dostępny w oddzielnym artykule.

Instrukcje do dekretacji

System pozwala na utworzenie zestawu gotowych instrukcji, które można wykorzystać podczas dekretacji dokumentów. Lista instrukcji dostępna pod opcją Instrukcje do dekretacji.

Aby dodać nową instrukcję, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w zakładce SYSTEMOWE odszukać opcję Instrukcje do dekretacji i kliknąć OTWÓRZ;
3. w następnym nowym oknie kliknąć zielony plus;
4. w polu Opis wprowadzić treść instrukcji i kliknąć ZAPISZ.

Pozycje na liście można poddać edycji. Wystarczy dwukrotnie kliknąć pozycję na liście lub ją zaznaczyć, a potem kliknąć Edytuj (przycisk z ołówkiem). W celu usunięcia pozycji wystarczy ją zaznaczyć na liście, a następnie kliknąć przycisk z ikoną kosza na śmieci.

Kategorie dokumentów

Podczas rejestracji dokumentów możliwe jest przydzielenie im odpowiedniej kategorii. System Ready_^TM posiada ustawienie, które zawiera listę kategorii i pozwala na wygodne zarządzanie nimi.

Aby dodać nową kategorię dokumentu, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w zakładce SYSTEMOWE odszukać opcję Kategorie dokumentów i kliknąć OTWÓRZ;
3. w następnym nowym oknie kliknąć zielony plus;
4. uzupełnić pola zgodnie z opisem:
   • Nazwa – miejsce na wpisanie nazwy kategorii dokumentu;
   • Opis – miejsce na szersze opisanie danej kategorii;Symbol – pole pozwala na wpisanie symbolu danej kategorii;
   • Typ dokument – z listy należy wybrać, jaki rodzaj dokumentów będzie zawierać dana kategoria. Do wyboru są między innymi: Pismo, Umowa, Uchwała, Notatka, E-mail, Zapotrzebowanie, Zamówienie;
   • Domyślnie DO – pozwala wskazać domyślną osobę, która jest odbiorcą dokumentów przypisanych do danej kategorii;
   • Domyślnie DW – pozwala wskazać osoby, które będą domyślnie dostawać kopię dokumentów rejestrowanych w danej kategorii;
   • Procedura – pozwala na wybranie z listy procedury, która zostanie uruchomiona w stosunku do nowych dokumentów przypisanych do danej kategorii;
   • Uwagi – miejsce na dodatkowe luźne uwagi dotyczące kategorii;

5. kliknąć ZAPISZ.

Kategorie widoczne na liście mogą zostać poddane edycji. Wystarczy zaznaczyć pozycję i kliknąć przycisk z ikoną ołówka. Można też dwukrotnie kliknąć pozycję na liście. Zmiany wymagają zapisania i obejmują zakres opisany przy okazji tworzenia nowych kategorii.

Zbędne kategorie można usunąć. W tym celu wystarczy zaznaczyć pozycję na liście, a potem kliknąć przycisk z symbolem kosza. Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia.

Miejsce przechowywania dokumentów

Papierowe dokumenty trafiające do organizacji po rejestracji w systemie muszą być przechowywane w konkretnym miejscu. W ustawieniach systemu można wskazać lokalizację ich przechowywania.

Aby dodać nowe miejsce przechowywania dokumentów, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie w zakładce SYSTEMOWE odszukać opcję Miejsce przechowywania i kliknąć OTWÓRZ;
3. w nowym oknie wprowadzić nazwę miejsca i kliknąć OK;

4. nowa pozycja pojawi się na liście dostępnych miejsc.

Miejsca przechowywania dokumentów widoczne na liście mogą zostać poddane edycji. Wystarczy zaznaczyć pozycję i kliknąć przycisk z ikoną ołówka. Można też dwukrotnie kliknąć pozycję na liście. Zmiany wymagają zapisania.

Zbędne miejsce przechowywania dokumentów można usunąć. W tym celu wystarczy zaznaczyć pozycję na liście, a potem kliknąć przycisk z ikoną kosza. Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia.

Słownik opisu dokumentów

Podczas opisywania dokumentów warto korzystać z jasnych i ustandaryzowanych opisów, które można zdefiniować globalnie w ramach ustawień systemu. Pożądana w tym miejscu opcja nosi nazwę Słownik opisu dokumentów i znajduje się w Ustawieniach aplikacji w zakładce SYSTEMOWE w sekcji KORESPONDENCJA.

Aby dodać nową pozycję do słownika, należy:

1. otworzyć Ustawienia aplikacji;
2. w zakładce SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA;
3. kliknąć OTWÓRZ przy opcji Słownik opisu dokumentów;

4. w nowym oknie kliknąć zielony znak plusa, wprowadzić treść opisu i kliknąć ZAPISZ.

Nowy opis pojawi się na liście w oknie słownika. W celu edycji istniejących opisów wystarczy dwukrotnie kliknąć daną pozycję. Można również zaznaczyć element na liście, a potem kliknąć przycisk z ikoną ołówka. W celu usunięcia pozycji z listy należy ją zaznaczyć, a następnie kliknąć przycisk z symbolem kosza na śmieci. Usunięcie wymaga dodatkowego potwierdzenia.

Szablony dokumentów

Szablony dokumentów pozwalają na przyśpieszenie pracy w sytuacji, gdy regularnie pracuje się na tych samych wzorach dokumentów. Opis wykorzystania szablonów znajduje się w oddzielnym artykule.

Opcja Szablony dokumentów znajduje się w Ustawieniach aplikacji w zakładce SYSTEMOWE w sekcji KORESPONDENCJA.

Formy wysyłki

Z poziomu systemu Ready_^TM podczas pracy z elektronicznym obiegiem dokumentów istnieje możliwość przygotowania papierowych wersji dokumentów, które następnie zostaną wysłane tradycyjną pocztą bądź za pośrednictwem firmy kurierskiej.

Użytkownicy systemu korzystają z listy zdefiniowanych form wysyłki, które wynikają na przykład z przyjętych w firmie zasad lub umów z firmami pocztowymi i kurierskimi.

Opcja odpowiedzialna za definiowanie sposobu wysyłki nosi nazwę Formy wysyłki i znajduje się w Ustawieniach aplikacji w zakładce SYSTEMOWE w sekcji KORESPONDENCJA.

Zarządzanie formami wysyłki szerzej opisano w oddzielnym artykule.

Wydruk kopert

W ramach modułów systemu Ready_^TM istnieje możliwość wygodnego i szybkiego drukowania kopert. Opcja Wydruk kopert pozwala Administratorowi systemu zaprojektować wygląd koperty i spersonalizować ją pod własne potrzeby.

Aby spersonalizować wygląd kopert, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie przejść do zakładki SYSTEMOWE i odszukać sekcję KORESPONDENCJA;
3. kliknąć OTWÓRZ obok opcji Wydruk kopert;
4. w nowym oknie pojawi się podgląd koperty;

5. kliknąć przejdź;
6. kliknąć prawym przyciskiem myszy plik logo.png lub stamp.png, w menu wybrać opcję Usuń i potwierdzić zamiar skasowania pliku;

7. kliknąć przycisk Dodaj, w nowym oknie wskazać plik logo.png lub stamp.png, a potem kliknąć Otwórz. Plik zostanie wgrany na serwer i będzie wykorzystywany podczas personalizacji kopert.

Należy pamiętać o tym, że aby zmienić logo i znaczek, najpierw należy skasować obecne na serwerze wersje, a następnie wgrać nowe. Dodatkowo sprawą kluczową jest to, że nazwy plików muszą być takie same.