Loading...

Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta

Edycja kontaktów zapisanych w module Klienci jest kolejnym ważnym działaniem, które ułatwi pracę. Dane klientów edytuje się m.in. w celu usunięcia błędów lub ich uzupełnienia o dodatkowe i potrzebne informacje, które mogły nie zostać uzupełnione podczas szybkiego dodania klienta do bazy.

Aby edytować istniejący kontakt do klienta, należy:

  1. otworzyć moduł Klienci (na pasku nawigacyjnym kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Klienci);
  2. korzystając z pola wyszukiwania, odszukać kontakt wymagający edycji. W polu wyszukiwania wystarczy wpisać fragment nazwy klienta, nacisnąć Enter, a w głównej części okna pojawią się wyniki wyszukiwania. Pozycję wymagającą edycji należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy (można ją również zaznaczyć jednym kliknięciem i zatwierdzić za pomocą przycisku Edytuj na pasku narzędziowym);
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok pierwszy
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok pierwszy
  1. w nowym oknie w zakładce Podsumowanie kliknąć przycisk EDYTUJ;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok drugi
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok drugi
  1. zakładka Kontakt – to miejsce, w którym użytkownik może uzupełnić podstawowe dane kontaktowe związane z danym klientem. Znaczenie większości pól jest oczywiste i nie wymaga dodatkowego omawiania, dlatego poniżej wyjaśniono znaczenie wybranych opcji:
    • Klient nadrzędny – umożliwia ustawienie powiązania pomiędzy klientami w bazie. Określa relację między główną jednostką i powiązanymi z nią podmiotami podrzędnymi (na przykład dla Firmy X podmiotem nadrzędnym będzie Firma XYZ). Pole ma znaczenie informacyjne;
    • Adres do eFaktury – pole na dedykowany adres e-mail, pod który wysyłane będą faktury elektroniczne;
    • Informacje kontaktowe (szybki opis) – pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji kontaktowych, które nie zawsze mogą zostać zaklasyfikowane w typowe, dostępne w ramach kartoteki klienta pola;
    • Uwagi – daje możliwość ustawienia alarmu dla klienta. Aby dodać alarm, wystarczy kliknąć ikonę dzwoneczka obok pola Uwagi, wpisać treść alarmu i zaznaczyć opcję Z alarmem. Alarm można wykorzystać na przykład do informowania o tym, że klient ma tendencję do niepłacenia;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok trzeci
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok trzeci
  1. zakładka Adresy – odpowiada za zarządzanie adresami pocztowymi klienta. Z poziomu zakładki możliwe jest dodanie kilku adresów (na przykład dla różnych działów):
    • aby dodać nowy adres, należy kliknąć przycisk Dodaj nowy i wypełnić niezbędne pola, które są typowe dla tej kategorii informacji;
    • w przypadku kilku adresów warto jeden z nich ustawić jako domyślny. W tym celu w lewej kolumnie należy wskazać adres, jego zawartość wyświetli się w polach po lewej stronie. Dalej trzeba kliknąć przycisk Domyślny;
    • ewentualne zmiany adresu wymagają wskazania adresu w lewej kolumnie, poprawy po prawej stronie i zatwierdzenia za pomocą przycisku Zapisz;
    • przycisk Historia pozwala otworzyć podgląd historii zmian adresu. Nowe okno zawiera dokładne informacje na temat tego, kto i kiedy dokonywał zmian;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok czwarty
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok czwarty
  1. zakładka Cechy – pozwala na ustawienie cech kontaktu. Cechy przydają się podczas zarządzania bazą klientów i wykonywania działań adresowanych do konkretnego typu klientów (na przykład wysłania wiadomości do wszystkich biur rachunkowych). W tym miejscu możliwe jest ustawienie własnych cech, które mogą przydać się w danej branży. Opis dodawania własnych cech znajduje się w oddzielnym artykule;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok piąty
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok piąty
  1. zakładka Dane dodatkowe – to zakładka, w której znajduje się szereg opcji związanych z warunkami handlowymi, zgodami na kontakt, itp.:
    • Warunki handlowe – w tej sekcji możliwe jest ustawienie domyślnej waluty rozliczeniowej (Waluta), formy płatności (Forma płatności), domyślnego rabatu (Domyślny rabat), terminu płatności (Płatne do) oraz domyślnych jednostek rozliczeniowych (Jednostka rozliczeniowa), czyli firm w opcji wielofirmowości;
    • Zgoda na kontakt – pozwala na ustawienie zgód marketingowych z rozbiciem na różne kanały kontaktu. Do dyspozycji są m.in. e-mail, telefon, faks, newsletter, tradycyjny list oraz śledzenie wiadomości. Dla każdego z pól można ustawić zgodę lub jej brak;
    • Pozostałe – umożliwia wskazanie Regionu. Opcja ta pozwala podzielić obszar na regiony i powiązać z nimi konkretnych opiekunów, którzy będą mogli utrzymywać kontakt z klientami przypisanymi do danego obszaru;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok szósty
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok szósty
  1. zakładka Konta bankowe – pozwala na dodanie informacji na temat rachunków bankowych wskazanego klienta. Aby dodać nowy rachunek bankowy, należy:
    • kliknąć przycisk Nowe;
    • w nowym oknie wpisać nazwę banku, numer konta bankowego, uzupełnić rodzaj waluty oraz inne pola, które mogą być istotne w danym przypadku;
    • kliknąć przycisk ZAPISZ;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok siódmy
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok siódmy
  1. nowy rachunek bankowy pojawi się na liście w zakładce Konta bankowe. Za pomocą przycisków Edycja oraz Usuń można wprowadzić zmiany w zaznaczonym na liście numerze rachunku lub go usunąć;
  2. dla jednego klienta można dodać kilka rachunków bankowych. Jeden z rachunków można odznaczyć jako domyślny. Można to zrobić na etapie dodania lub edycji rachunku za pomocą opcji Konto domyślne;
  3. lista rachunków zawiera podstawowe informacje na temat rachunku. Na uwagę zasługują dwie ostatnie kolumny – Konto domyślne oraz Konto zatwierdzone. Pierwsza z opcji jest zrozumiała. Druga natomiast ma związek z mechanizmem kontroli wprowadzonych danych. Osoba wprowadzająca numer rachunku bankowego jest kontrolowana przez innego pracownika lub przełożonego celem uniknięcia pomyłki (na przykład literówki w numerze konta), która może przynieść poważne konsekwencje. Jeżeli pola są puste, to rachunek nie jest domyślny lub nie został zatwierdzony. Widok tzw. „ptaszka” oznacza, iż konto jest domyślne i będzie rozumiane jako podstawowe lub zostało ono sprawdzone i zatwierdzone przez innego pracownika;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok ósmy
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok ósmy
  1. zakładka Cenniki – wyświetlana jest po kliknięciu odnośnika więcej… w pasku zakładek i pozwala przypisać konkretnemu klientowi cennik. Każdy z klientów może mieć swój własny cennik oparty o różne założenia. Zarządzanie cennikami odbywa się na takiej samej zasadzie, jak globalnie. Istnieje także możliwość powiązania klienta z cennikiem, który już został zdefiniowany w innym miejscu w systemie. Aby tego dokonać, należy kliknąć przycisk Wybierz w pasku narzędzi, po czym zaznaczyć pozycję na liście cenników i kliknąć przycisk Dodaj wybrany. Więcej informacji na temat cenników znajduje się w oddzielnym artykule;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok dziewiąty
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok dziewiąty
  1. zakładka Uprawnienia – wyświetlana jest po kliknięciu odnośnika więcej… w pasku zakładek i pozwala na ograniczenie dostępu do danych kontaktowych klienta konkretnym pracownikom. Kontrola dostępu odbywa się w polu Wybierz listę i jest możliwa na poziomie osoby, grupy pracowników oraz struktury organizacyjnej. Po wybraniu odpowiedniego sposobu w lewej kolumnie pojawi się lista pracowników, grup lub elementów struktury organizacyjnej firmy. Na liście należy wskazać odpowiednią osobę, grupę lub element struktury i kliknąć strzałkę skierowaną w prawo, która jest widoczna na środku okna. Na ekranie pojawi się dodatkowe okno, w którym możliwe jest określenie poziomu uprawnień: Odczyt lub Dostęp do wszystkich danych powiązanych z klientem. Pierwsza opcja daje prawo wyłącznie do podglądu danych. Druga to pełen dostęp do wszystkich danych. Po wskazaniu poziomu i kliknięciu przycisku OK zaznaczona osoba, grupa lub wskazany element struktury pojawią się w kolumnie po prawej stronie;
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta - krok dziesiąty
Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta – krok dziesiąty
  1. okno edycji danych kontaktowych należy zamknąć poprzez kliknięcie przycisku OK, który widoczny jest zawsze w prawym dolnym narożniku.

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top