Zarządzanie projektami – jaki program wybrać i jak zwiększyć produktywność teamu?

Jacek Paszek

 17 marca 2022

Udostępnij:

Czy podczas realizacji projektów brakuje Ci odpowiednich narzędzi, aby zapanować nad wszystkimi sprawami? W tym celu świetnie sprawdzi się program, który zapewnia skuteczne zarządzanie projektami: pozwoli zmniejszyć koszty projektu, zapanować nad czasem realizacji i zaoferować jeszcze więcej korzyści. Jakich? Warto przekonać się w dalszej części tego artykułu oraz sprawdzić, jaki program warto wtedy wybrać.

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami to proces, podczas którego wyznaczony kierownik zajmuje się planowaniem, rozporządzaniem zadań i kontrolowaniem pracy zespołu projektowego. Prawidłowe zarządzanie sprawia, że każdy pracownik wie, jakie zadania ma wykonać, aby realizacja określonego celu przebiegła w wyznaczonym terminie i w wyznaczonym standardzie jakościowym.

Jednak to nie wszystko, gdyż podczas realizacji projektu kierownik zajmuje się także dopilnowaniem, aby nie był przekroczony zamierzony budżet.

Projekt wymaga podjęcia sporej liczby decyzji i wykonania różnych czynności, aby ograniczyć ryzyko i niepowodzenie. Dopiero kiedy zwróci się uwagę na wszystkie te aspekty, a także wdroży odpowiednie metody działania, to zyska się pewność, że pozytywne zamknięcie projektu będzie jak najbardziej w zasięgu.

Jaka jest najlepsza metoda zarządzania projektami dla Twojej firmy? Nie ma jednej najlepszej. Są różne, które są odpowiednie dla różnych potrzeb. Najpopularniejsze metodyki to:

• Waterfall – polega tym, że poszczególne zadania projektu wykonywane są po sobie, tj. gdy jedno zadanie zostanie zakończone, można rozpocząć kolejne; duży nacisk kładzie się tutaj na proces planowania i tworzenia harmonogramu np. za pomocą diagramu Gantta.
• Agile – to elastyczny sposób działania, który zakłada, że nie jesteśmy w stanie zaplanować z góry całego cyklu życia projektu, dlatego wyznaczamy cele stopniowo, dodając szczegółowe zadania po zamknięciu wcześniejszych faz. Cechuje go duża otwartość na zmiany. Można w tej metodyce zarówno z diagramu Gantta chcąc opisać zadania jednej fazy, lub skorzystać z niżej opisanej tablicy kanban.
• Kanban – to jedna z najchętniej wybieranych obecnie metod, stanowiąca jednocześnie narzędzie w obszarze zarządzania projektami. Wiąże się z wizualizacją na jednej tablicy postępów wszystkich zadań. Poszczególne zadania otrzymują status np.: NOWE, W TRAKCIE, WERYFIKACJA, ZAKOŃCZONE i są przenoszone do odpowiednich części tablicy oznaczonych tymi statusami. Według idei Kanban, na tablicy powinny się znajdować wszystkie zadania zaplanowane i wszystkie zadania w toku realizacji.

Dlaczego warto wykorzystywać programy do zarządzania projektami?

Skoro już wiadomo, że nie ma jednej najlepszej metodyki, to pora dowiedzieć się, jak w praktyce zająć się procesem wyboru tej właściwej i wynikających z niej narzędzi, które umożliwiają zarządzanie projektami wg tej metody.

Kluczowe czynniki wpływające na wybór właściwej metodyki to:

• perspektywa czasowa zadań w projekcie,
• zmienność zadań,
• nakład czasu na zarządzanie projektem.

Waterfall za pomocą diagramu Gantta

Jeśli do opisania projektu potrzebnych jest niewiele (do kilkudziesięciu) zadań, z których każde trwa od kilku dni do kilku tygodni, a zakładamy również, że zadania raczej się nie zmienią w trakcie realizacji, ani nie dojdą kolejne, to odpowiednią metodyką będzie diagram Gantta. Do takich projektów, w większości można zaliczyć projekty budowlane.

W tego typu projektach kluczowe znaczenie ma śledzenie postępów poszczególnych zadań i kamieni milowych, spośród których wiele może być współzależnych. To oznacza, że rozpoczęcie kolejnego zadania warunkowane jest ukończeniem poprzedniego. Na takim diagramie, nie zaleca się umieszczania zbyt wielu zadań, gdyż jego śledzenie będzie bardzo utrudnione i pracochłonne.

Agile za pomocą tablicy Kanban

Jeśli na etapie inicjowania projektu nie można ustalić wszystkich niezbędnych zadań, potrzebnych do jego zakończenia, a zadania te, nie mają ustalonego porządku następstw, to lepiej sprawdzi się metodyka Agile. Do tego typu projektów niezbędne są również inne ramy formalne tj. umowa lub zamówienie, które określa ramy działania w takim trybie. Przykładem tego typu umów są umowy Time&Material.

Zarządzanie takim projektem pozwala na to, że zadania mogą być na bieżąco wypisywane na tablicy Kanban w formie małych karteczek i tam są przez wszystkich śledzone ich postępy. Do tablicy kanban w każdej chwili można dodać nowe zadania i jest to łatwe niczym przypięcie żółtej karteczki na ścianie. Zadania mogą dotyczyć różnych czynności, nawet tych, które zajmą nam tylko godzinę, ale ważne jest aby o nich nie zapomnieć, szczególnie kiedy trzeba odpytywać inne osoby o ich ukończeniu.

Przykładem projektów, w których dobrze sprawdzają się metodyki Agile mogą być projekty wykonania strony, czy też wszelkiego typu usługi tworzenia oprogramowania.

Do każdej z tych metod można zastosować proste metody pracy tj. arkusz Excel do zarządzania projektem albo tablicę magnetyczną z karteczkami. Jest to również zalecana metoda do tego, aby zacząć pracę z profesjonalnym zarządzaniem projektem. W gruncie rzeczy sama metoda, a nie narzędzie zapewnia już wiele potencjalnych korzyści. Narzędzia informatyczne – czyli specjalizowane programy pomagają we wdrożeniu tych metod w życie i mogą dawać dodatkowe korzyści, kiedy powiększamy portfel projektów i chcemy osiągnąć jeszcze większą wydajność.

Co powinien zawierać dobry program do zarządzania projektami?

W zarządzaniu projektami mogą pomagać różne programy, a rynek oferuje dość dużą liczbę dobrze dopracowanych rozwiązań. Nie wszystkie jednak dysponują pełnym spektrum funkcjonalności, która może okazać się niezwykle pomocna w pracy dla project managerów, szczególnie kiedy ich portfel projektów pęka w szwach. Jakie narzędzia oferują programy do zarządzania projektami?

Harmonogram zadań

Na etapie planowania projektu niezwykle przydatny okazuje się harmonogram. Najlepiej stworzyć go oczywiście online, aby większa liczba pracowników, którzy pracują przy danym projekcie, mogła stale mieć do niego wgląd, a więc program powinien działać w chmurze. Najlepiej wybrać program do zarządzania projektami, który oferuje możliwość graficznego tworzenia diagramu Gantta. Dzięki temu kierownik projektu będzie mógł tworząc harmonogram od razu stworzyć niezbędne zależności, a także w łatwy sposób przesuwać terminy na diagramie.

Tablica kanban

Na tablicach kanban można elastycznie dodawać i przesuwać pomiędzy statusami, wszelkiego typu zadania, bez konieczności określania dla nich czasu trwania. Tablice kanban doskonale sprawdzają się również w nieco mniej uświadamianym aspekcie zarządzania projektem – mianowicie w zarządzaniu produktami projektu. Tablice kanban – oczywiście również online – pozwalają szybko dodawać zadania, przydzielać osoby a także przeglądać cały stan projektu w jednym oknie.

Możliwość zarządzania dokumentami

Program, który spełni wszystkie oczekiwania, powinien posiadać również funkcję, która ma na celu pomóc w obsłudze dokumentów powiązanych z projektem. Program powinien umożliwić bezpieczny, a zarazem łatwy dostęp do plików, a także pozwolić na ich edytowanie, tagowanie a nawet tworzenie z szablonów. W ten sposób kierownicy projektów zyskają większą kontrolę nad dokumentacją i zaoszczędzą sporo czasu na ich tworzeniu, znajdowaniu czy też zarządzaniu kolejnymi wersjami.

Narzędzia budżetowania

Dobry program do zarządzania projektami powinien zawierać również funkcje, umożliwiającą sprawne i poprawne budżetowanie projektu. Wtedy podczas zarządzania projektami będzie można w łatwy sposób zaplanować oraz rozliczyć budżet. Z jednej strony dotyczy to zarządzania kosztami, ale również przychodami. Oprogramowanie do zarządzania projektami w kontekście budżetowania powinno umożliwiać wprowadzenie linii budżetowych i powiązanie ich z poszczególnymi zadaniami, a także pozwolić rozliczyć je w trakcie wykonania.

Narzędzia do zarządzania projektami w grupie

Praca nad projektem wymaga często zaangażowania większej liczby osób, które realizują tylko niewielką część projektu lub nawet jedno zadanie, ale muszą otrzymać odpowiednie informacje, a także zaraportować wykonanie zadań lub napotkane problemy z ich załatwieniem. Programy do zarządzania projektami, mają więc jeszcze jedno bardzo ważne zadanie: tj. zapewnienie komunikacji w zespole. Dlatego powinny posiadać wbudowana pocztę e-mail, która pozwala zasilać program informacjami, które otrzymujemy na maila oraz wbudowany chat, za pomocą którego łatwo przedyskutujemy dowolną kwestię nie wychodząc poza kontekst, w którym rozpoczęliśmy rozmowę np. email lub plik.

Jakie są korzyści z wykorzystania narzędzi do zarządzania projektami?

Wzrost efektywności

W jednym momencie nad projektem może pracować nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt osób. Wszystkie te osoby nie muszą się nawet zbyt często spotykać (choć nie ma równocześnie nic lepszego niż krótkie i efektywne spotkanie), gdyż sama realizacja zadań związanych z danym projektem, może odbywać się w sferze wirtualnej. Skoro każdy wie, co ma robić, a przy tym istnieje platforma kontrolowania zadań, oraz rozwiązywania problemów, to prace nad projektem odbywają się w znacznie bardziej efektywny i szybszy sposób. Wszystko to poprawia produktywność zespołu i całej firmy.

Oszczędności

Koszty subskrypcji programu czy zakupu oprogramowania to inwestycja na lata. Dzięki temu, że praca z projektami przebiega w sposób uporządkowany, a lepsza komunikacja pozwala szybciej reagować na pojawiające się problemy, to zadania znacznie częściej są realizowane są w terminie, a tym samym znacznie częściej osiągane są ustalone cele projektu. Unika się przy tym niepotrzebnych strat – przede wszystkim czasu pracy!

Gromadzenie wiedzy związanej z zarządzaniem projektami

Nie tylko praca nad projektem odbywa się sprawniej, kiedy korzysta się z odpowiedniego oprogramowania. Z perspektywy firmy, taki program odgrywa jeszcze jedną niezwykle istotną rolę: gromadząc informacje i ułatwiając ich wykorzystanie – buduje bazę wiedzy w obszarze zarządzania projektami. Szczególnie jest to istotne dzisiaj, kiedy często przerost nieuporządkowanych informacji powoduje ich inflację. Tylko odpowiednio zachowane dane, do których łatwo wrócimy, nawet po wielu miesiącach czy latach, są wartościowe dla firmy.

Łatwa komunikacja w zespole

Podczas zarządzania projektem przy pomocy kompleksowego programu, widoczne staje się również polepszenie współpracy pomiędzy specjalistami. Wbudowane chaty czy poczta elektroniczna sprawiają, że nawet dzielące kilometry, nie opóźniają pracy nad zadaniami. Kluczowe staje się przede wszystkim to, że każdy członek zespołu nie zbiera i przechowuje ważnych informacji tylko dla siebie, a zamiast tego dzieli się wiedzą i informacjami z pozostałymi osobami.

Poza tym trzeba podkreślić, że gdy plany są przejrzyste i uporządkowane, to mniej jest miejsca na chaos. To również ma istotny wpływ na współpracę w zespole, bo wszyscy wiedzą, co mają robić, oraz na jakim etapie się znajdują.

Kiedy warto zdecydować się na skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami?

Istnieje wiele sytuacji, kiedy można uzyskać wiele korzyści wymienionych powyżej. W zasadzie to każda nowoczesna firma, powinna szukać usprawnień i sposobów na zwiększenie produktywności pracowników. W tym właśnie świetnie pomagają programy do zarządzania projektami. Oto kilka najczęstszych sytuacji, gdy powinniśmy decydować się na skorzystanie z oprogramowania online do zarządzania projektami:

• przedsiębiorstwo działa zdalnie lub w trybie hybrydowym,
• zespół potrzebuje jednego miejsca, które będzie dostępne dla wszystkich osób, gdzie będzie można dzielić się postępami pracy, sprawdzać kolejne zadania czy dzielić się aktualnymi dokumentami, przydatnymi podczas projektu,
• w zespole są problemy komunikacyjne i pojawia się dezinformacja,
• dochodzi do opóźnień w realizacji zadań projektowych.

Z programu do zarządzania projektami na pewno najwięcej korzyści uzyska project managment, czyli właśnie kierownicy projektów, których zadaniem jest dopilnowanie wszystkich aspektów związanych z projektem. Zatem decyzja o wyborze odpowiedniego oprogramowania powinna należeć do właśnie tej grupy i odpowiadać na jak najwięcej potrzeb project managerów.