Zarządzanie projektami – jaki program wybrać i jak zwiększyć produktywność teamu?
Podczas realizacji projektów jest potrzebne wsparcie? W tym celu świetnie może sprawdzić się specjalistyczny program, który umożliwia skuteczne zarządzanie projektami. Zmniejszy koszty projektu, czas realizacji i zaoferuje jeszcze więcej korzyści. Jakich? Warto przekonać się w dalszej części tego artykułu oraz sprawdzić, jaki program warto wtedy wybrać.
Czym jest zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami to proces, podczas którego wyznaczony kierownik zajmuje się planowaniem, rozporządzaniem zadań i kontrolowaniem pracy zespołu projektowego. Prawidłowe zarządzanie sprawia, że każdy pracownik wie, jakie zadania ma wykonać, aby realizacja określonego celu przebiegła w wyznaczonym terminie i w wyznaczonym standardzie jakościowym.
Jednak to nie wszystko, gdyż podczas realizacji projektu kierownik zajmuje się także dopilnowaniem, aby nie był przekroczony zamierzony budżet.
Projekt wymaga podjęcia sporej liczby decyzji i wykonania różnych czynności, aby ograniczyć ryzyko i niepowodzenie. Dopiero kiedy zwróci się uwagę na wszystkie te aspekty, a także wdroży odpowiednie metody, to zyska się pewność, że pozytywne zamknięcie projektu będzie jak najbardziej w zasięgu.
Dlatego, jeśli dopiero w najbliższym czasie brane pod uwagę jest jego wdrażanie, to trzeba zwrócić uwagę na najskuteczniejsze metodyki zarządzania projektami. Dzięki temu będzie można osiągnąć oczekiwane korzyści. Jaka jest najlepsza metoda zarządzania projektami dla danej firmy? Nie ma jednej, którą zdecydowanie warto polecić, dlatego warto poznać najpopularniejsze metodyki, oto one:
- Waterfall – polega na tym, że poszczególne zadania projektu wykonywane są po sobie, tj. gdy jedno zadanie zostanie zakończone, można rozpocząć kolejne, duży nacisk kładzie się tutaj na proces planowania i tworzenia harmonogramu oraz kosztorysu.
- Agile – to elastyczny sposób myślenia, który polega na tym, że z założenia nie jesteśmy w stanie zaplanować z góry całego cyklu życia projektu, dlatego wyznaczamy cele i do nich stopniowo dodajemy kolejne plany, następuje tutaj duża otwartość na zmiany.
- Kanban – to jedna z najchętniej wybieranych obecnie metod w obszarze zarządzania projektami, wiąże się z wizualizacją postępów realizacji zadań. Zadania otrzymują statusu – nowe, w toku i zakończone. Według idei Kanban jednocześnie zbyt duża liczba zadań nie powinna być w toku. Eliminuje przestoje w pracy.
Dlaczego warto wykorzystywać programy do zarządzania projektami?
Skoro już wiadomo, że odpowiednie zarządzanie projektami to klucz do tego, aby nastąpił sukces projektu, to pora dowiedzieć się, jak w praktyce zająć się tym procesem. Otóż obecnie zdecydowana większość firm decyduje się na korzystanie z zaawansowanych oprogramowań, które umożliwiają zarządzanie projektami. Program tego typu może zapewnić wiele kluczowych korzyści, na których zyska firma, gdy zdecyduje się na to podczas zarządzania projektem.
Wzrost efektywności
W jednym momencie nad projektem może pracować nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt osób. Wszystkie te osoby nie muszą być dostępne w tym samym miejscu stacjonarnym, gdyż sama realizacja zadań związanych z danym projektem może odbywać się w sferze wirtualnej. Skoro każdy wie, co ma robić, a przy tym istnieje możliwość kontrolowania, to prace nad projektem odbywają się w znacznie bardziej efektywny i szybszy sposób. Wszystko to poprawia produktywność przedsiębiorstwa i pozwala osiągać wyższe zyski.
Oszczędność finansowa
Koszty subskrypcji programu czy zakupu oprogramowania to inwestycja na lata. Można korzystać z niego podczas wielu różnych projektów, które od dziś zawsze będą kończyły się sukcesem. Dzięki temu, że praca przebiega w sposób produktywny i uporządkowany, zadania realizowane są w terminie, a tym samym osiągane zostają wszystkie ustalone cele. Jednocześnie przy stosunkowo niskich kosztach i w zamierzonym budżecie.
Większa kontrola nad zarządzaniem projektami
Nie tylko praca nad projektem odbywa się sprawniej, kiedy korzysta się z gotowego oprogramowania. Z perspektywy kierownika taki program odgrywa niezwykle istotną rolę. Dzięki szablonom oraz możliwościom wyznaczania zadań i podzadań, tworzenie strategii i harmonogramu staje się znacznie łatwiejsze i szybsze. Do zadań kierownika projektu będzie należało śledzenie później postępów związanych z realizacją pojedynczych zadań. Dlatego tak przydatna jest funkcja aktualizacji statusu zadania, np. w toku oraz deadline’y.
Łatwa komunikacja teamu
Podczas zarządzania projektem przy pomocy specjalnie dopasowanego programu, widoczne staje się również polepszenie współpracy pomiędzy specjalistami. Wbudowane chaty czy poczta elektroniczna sprawiają, że nawet dzielące kilometry, nie opóźniają pracy. Kluczowe staje się przede wszystkim to, aby każdy członek teamu został odpowiednio przeszkolony, by praca z programem była dla niego intuicyjna, a wszystkie dostępne funkcjonalności zostały wcześniej doskonale poznane. Dopiero wtedy możliwe stanie się docenienie, jak bardzo programy do zarządzania projektami poprawiają i znacząco ułatwiają proces komunikacji teamu.
Poza tym trzeba podkreślić, że gdy plany są przejrzyste i uporządkowane, to nie ma tutaj miejsca na chaos. To również ma istotny wpływ na współpracę w zespole, bo wszyscy wiedzą, co mają robić. Skoro każdy ma wytyczoną rolę w projekcie, to skutecznie eliminuje się wszelkie nieporozumienia pomiędzy członkami zespołu.
Co powinien zawierać dobry program do zarządzania projektami?
W zarządzaniu projektami może wspomóc odpowiednio dobrany program. Wartko wykorzystać nowoczesną technologię, aby biznes nabrał wiatru w żagle, a pracownicy działali jeszcze produktywniej. Oto kilka najważniejszych elementów, które zawierają najlepsze programy do zarządzania projektami.
Harmonogram zadań
Na etapie planowania projektu niezwykle przydatny okazuje się dobry harmonogram. Najlepiej stwórzyć go online, aby większa liczba pracowników, którzy pracują przy danym projekcie, mogła stale mieć do niego wgląd. W końcu harmonogram może stale ulegać modyfikacjom. Najlepiej wybrać program do zarządzania projektami, który oferuje intuicyjne dodawanie kolejnych zadań, pozwala śledzić postępy czy też ustalać zależności najlepiej w formie diagramu Gantta. Dzięki temu kierownik projektu będzie mógł cały czas pełnić pieczę nad harmonogramem i oczywiście nad zespołem projektowym.
Należy pamiętać o jeszcze jednym ważnym aspekcie, który ma wpływ na zarządzanie projektem. Chodzi o zarządzanie produktami projektu, a także wszystkimi zadaniami, które powinny zostać wykonane przez poszczególne osoby, tworzące grupę projektową. Doskonale sprawdzają się w tym celu tablice kanban. Pozwalają przeglądać stan projektu, ale też tworzyć sprawy powiązane z danym zadaniem.
Możliwość zarządzania dokumentami
Zarządzanie dokumentami wydaje się interesujące? Program, który spełni wszystkie oczekiwania, powinien posiadać także funkcję, która ma na celu pomóc w obsłudze dokumentów powiązanych z projektem. Z jednej strony powinien umożliwić łatwy dostęp do nich, ale też ich edytowanie czy tworzenie z szablonów. W ten sposób kierownicy projektów zyskają większą kontrolę nad dokumentacją i zaoszczędzą sporo czasu.
Narzędzia budżetowania
Dobry program do zarządzania projektami powinien zawierać również funkcję, umożliwiającą sprawne i poprawne budżetowanie projektu. Wtedy podczas zarządzania projektami będzie można w łatwy sposób zaplanować oraz rozliczyć budżet. Z jednej strony dotyczy to zarządzania przychodami, ale też kosztami. Oprogramowanie do zarządzania projektami w kontekście budżetowania powinno umożliwiać obsługę zadaniową i prowadzenie ewidencji oraz ułatwić łączenie go z zewnętrznym systemem.
Narzędzia do zarządzania projektami w grupie
Praca nad projektem wymaga zaangażowania większej liczby specjalistów, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie. Dlatego właśnie poszukiwane programy do zarządzania projektami mają bardzo ważne zadanie, tj. ułatwiają komunikację pomiędzy tymi osobami. Zatem koniecznie powinny posiadać wbudowana pocztę e-mailową, ale też świetnie sprawdzi się możliwość kontaktowania się ze sobą w czasie rzeczywistym np. poprzez chat. tak jak w systemie intranet. Narzędzie musi zawierać również możliwość błyskawicznego dodawania plików czy dokumentów, aby poprawić efektywność pracy pozostałych pracowników i kierownika projektu. W takiej sytuacji intranet w firmie to najlepsze możliwe rozwiązanie.
Kiedy warto zdecydować się na skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami?
Istnieje wiele sytuacji, kiedy można zyskać wszystkie korzyści, o których była mowa powyżej. Każda nowoczesna firma powinna szukać usprawnień i sposobów na zwiększenie produktywności pracowników. W tym właśnie świetnie pomagają programy do zarządzania strategicznego. Oto kilka najczęstszych sytuacji, gdy powinniśmy decydować się na skorzystanie z gotowego oprogramowania tak potrzebnego podczas zarządzania projektami
- przedsiębiorstwo działa zdalnie lub w trybie hybrydowym,
- grupa projektowa potrzebuje jednego miejsca, które będzie dostępne dla wszystkich osób, gdzie będzie można dzielić się postępami pracy, sprawdzać kolejne zadania czy dzielić się aktualnymi dokumentami, przydatnymi podczas projektu,
- w grupie projektowej są problemy komunikacyjne i panuje dezinformacja,
- dochodzi do opóźnień z realizacją zadań projektowych.
Z programu do zarządzania projektami na pewno wiele korzyści zyska project managment, czyli właśnie kierownik, którego zadaniem jest dopilnowanie wszystkich aspektów związanych z projektem. Dlatego, aby zwiększyć skuteczność zarządzania, konieczne staje się obecnie korzystanie z dedykowanego programu i to niezależnie od branży.
Niemal każda firma może zyskać sporo korzyści, gdy zdecyduje się na wybranie dobrego narzędzia z zakresu zarządzania projektami. Warto poznać potrzeby w firmie i zwiększyć skuteczność oraz produktywność swojego teamu.
Jak rozpocząć planowanie projektu?
Skoro już wiadomo, ile można zyskać i jaki program do zarządzania projektami wybrać, to teraz czas rozpocząć pracę! Najważniejszy jest oczywiście etap planowania projektu. Zazwyczaj zajmuje się tym kierownik. Definiowanie projektu wiąże się z ustaleniem celu i wypisaniem wszystkich zadań, które będzie trzeba wykonać. Warto dodać do nich również podzadania czy szczegóły, które przyspieszą wdrożenie się i rozpoczęcie pracy. Do tego dobrym pomysłem jest przyporządkowanie dat oraz osób, które będą odpowiedzialne za konkretny obszar projektu.
Najlepiej przenieść wszystkie te plany do harmonogramu w programie, którego funkcją jest zarządzanie zadaniami i projektem. Dzięki temu będzie można go udostępnić pozostałym osobom, wchodzącym w skład teamu. To z kolei przyspieszy pracę i pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.
Trzeba pamiętać też o tym, że dobre oprogramowanie z obszaru zarządzania projektami umożliwia również tworzenie szablonu. Oznacza to, że w przyszłości gdy będzie wykonywany podobny projekt, czas na planowanie i przygotowania, a niekiedy też samo wykonywanie pracy nad projektem, zajmie znacznie mniej czasu, gdyż możliwe stanie się korzystanie z szablonów.
Nie można zapomnieć również o tym, że bardzo ważną rolę podczas procesu zarządzania pełni kierownik czy menedżer projektu. Dawniej częściej spotykane było obciążanie tymi obowiązkami doświadczonego specjalistę, będącego członkiem teamu. Jednak okazało się, że to zmniejsza jego efektywność i znacząco utrudnia skuteczne kontrolowanie teamu. Znacznie rozsądniejszym wyborem jest zatem wyznaczenie jednej osoby, która zajmie się jedynie zarządzaniem projektem. Będzie ona odpowiedzialna za kontrolę, komunikację z teamem, odpowiadanie na pytania członków zespołu czy utrzymywanie dynamiki pracy.
Praca nad projektem wymaga jeszcze jednego bardzo ważnego elementu, który również znajduje się w granicach obowiązków kierownika. Chodzi tutaj o wytyczenie planu komunikacji. Dzięki temu team będzie wiedział, w jaki sposób będzie odbywać się komunikacja i z jaką częstotliwością. Zawsze jednak plan komunikacji musi być zrozumiały, jasny i intuicyjny.
Szybko w firmie przekonają się, że programy do zarządzania projektami zwiększają wydajność i ułatwiają współpracę w zespole. Obecnie to już standard zarówno w przypadku małych, jak i w bardzo skomplikowanych projektach.
