Loading...
ezd - ilustracja
READY_™ ELEKTRONICZNE ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI

Cyfryzacja urzędów i instytucji

Ikona

Ewidencja przesyłek przychodzących i wychodzących

Wprowadzaj dokumenty elektroniczne i papierowe do obiegu mieszanego zgodnie z instrukcją kancelaryjną i łatwo nimi zarządzaj.

Ikona

Dekretacja, akceptacja i podpisywanie dokumentów z systemu

Twórz własne workflow dla dokumentów i zautomatyzuj procesy zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

Ikona

Obsługa spraw w systemie mieszanym

System Ready_™ został zbudowany do natywnej obsługi spraw. Teraz łatwo zgromadzisz dokumentację papierową i elektroniczną w jednej sprawie.

Musisz wybrać system EZD?

Zatem wiesz jakie pojawiają się wtedy problemy:

Rozwiąż je teraz
Ikona

Musisz wprowadzić EZD, ale dostrzegasz ograniczenia EZD PUW?

System EZD PUW spełnia warunki formalne instrukcji kancelaryjnej, ale jest niewystarczający w codziennej pracy.

Ikona

Brak systemu lepszego od EZD PUW, który spełniałby wymogi formalne?

Na rynku dostrzegasz systemy klasy ECM czy EOD, które pomogłyby Twojej organizacji, ale nie spełniają one wymogów formalnych opisanych w instrukcji kancelaryjnej.

Ikona

System nie jest intuicyjny?

Testujesz EZD PUW i zauważasz, że nie możesz wprowadzić własnych procedur, tworzyć workflow dla dokumentów. Ten system się nie rozwija wraz z organizacją.

Ikona

Pobieranie e-maili, by je zarejestrować?

Rejestracja dokumentu email jest czasochłonna, ponieważ musisz go pobrać z obsługiwanego programu pocztowego, zapisać i dopiero dodać do EZD.

Wykorzystaj Ready_™ do elektronicznego zarządzania dokumentacją

Zobacz jak producent oprogramowania - firma eDokumenty - rewolucjonizuje system EZD

Zarządzanie pocztą przychodzącą…

Wydajna ewidencja masowej korespondencji.
  • Rejestracja korespondencji papierowej i elektronicznej m.in. emaili, wiadomość z ePUAP w dzienniku korespondencji.
  • Rejestracja przesyłek mieszanych — papierowych i na nośnikach danych.
  • Silnik OCR.
  • Możliwość zeskanowania kilku dokumentów naraz i rozdzielenia ich kodami kreskowymi w systemie.
  • Numeracja RPW.

…i wychodzącą

Ewidencja korespondencji wychodzącej w systemie mieszanym.
  • Obsługa wysyłki korespondencji elektronicznej (wysyłka przez ePUAP).
  • Wydruk dziennika, pocztowej książki nadawczej, kopert, zwrotek.
  • Generowanie pliku Elektronicznego Nadawcy (EKN).
  • Możliwość obsługi procesu rejestracji i wysyłki z kilku punktów jednocześnie, przy zachowaniu ciągłości numeracji.
  • Rejestr zwrotnych potwierdzeń odbioru.
System-EZD-obieg-korespondencji

Skład chronologiczny

Sprawne katalogowanie i porządkowanie dokumentacji papierowej w systemie.
  • Pełne odwzorowanie cyfrowe papierowego dokumentu.
  • Rejestracja dokumentu i możliwe przekazanie papierowego oryginału do składu chronologicznego.
  • Możliwość przenoszenia dokumentu między różnymi zbiorami składów.
  • Filtrowanie danych pomaga w odnalezieniu oryginału.
  • Sprawna obsługa wypożyczeń dokumentu dzięki adnotacjom w systemie.

Zarządzanie sprawami

Łatwe gromadzenie dokumentacji w aktach spraw.
  • Każdej sprawie można przypisać odpowiedni status i osobę odpowiedzialną.
  • Współdzielenie sprawy.
  • Dołączanie korespondencji papierowej i elektronicznej.
  • Tworzenie dokumentów wychodzących z szablonów oraz ich wersjonowanie.
  • Planowanie zadań w sprawach.
  • Archiwizacja spraw i dokumentów w niej zapisanych.
Obsługa spraw jrwa w systemie ezd

Akceptacja i dekretacja dokumentów

Twórz własne workflow dla dokumentacji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami.
  • Automatyzacja procesów zgodna z instrukcją kancelaryjną.
  • Do przekazywanego pisma lub innego dokumentu można dołączyć instrukcję dla pracownika.
  • Nadawanie uprawnień tylko wybranym osobom lub grupom.
  • Możliwość sprawdzenia na dokumencie, kto obecnie jest w jego posiadaniu.
  • Pełne informacje zawsze są „pod ręką” dzięki dostępowi do sprawy czy teczki klienta.

Archiwum dokumentacji z wykazem akt

To rozwiązanie sprawdza się nie tylko w urzędach, ale i w firmach.
  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt pomaga w zachowaniu porządku i jednolitej numeracji.
  • Oznaczanie spraw przekazanych do archiwizacji i automatyczne przekazanie do archiwum zakładowego.
  • Obsługa procesów archiwizacji składów chronologicznych.
  • Generowanie wniosków i paczek archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego.
  • Wsparcie procesu brakowania dokumentów.
Struktura organizacyjna firmy

Struktura organizacyjna i zarządzanie użytkownikami

Bezpiecznie zarządzaj uprawnieniami osób lub grup do dokumentacji w EZD.
  • Wizualna prezentacja hierarchii.
  • Domyślne reguły wpisane w określone stanowiska.
  • Możliwość modyfikacji struktury oraz uprawnień dla użytkowników.
  • Struktura pomaga w tworzeniu procesów akceptacji i dekretacji.

Ready_™ to więcej niż EZD

System Ready_™ został zaprojektowany, tak by nie tylko umożliwić sprawny obieg dokumentów, ale również i zarządzanie zespołami i zadaniami oraz funkcjonowanie całej instytucji.
  • Pulpit podobny do Windows, Linux, MacOS.
  • Operacje Drag&Drop.
  • Kolory różnych segmentów ułatwią pracę i nawigację w systemie.
  • Strumień powiadomień.
  • Narzędzia pracy grupowej.
  • Baza klientów i kontrahentów.
Kalendarz w systemie Ready

Dla kogo EZD?

Sektor administracyjny, urzędy i Spółki Skarbu Państwa

Administracja publiczna to zespół wielu struktur organizacyjnych – od urzędów, po jednostki współpracujące z nimi lub im podlegające. Dlatego też wymiana dokumentacji między nimi musi być klarowna oraz z zachowaniem wytycznych, w tym instrukcji kancelaryjnej. Sposób zarządzania dokumentacją elektroniczną i tradycyjną ma znaczący wpływ na efektywność w realizacji zadań jednostki, a tym samym na obsługę obywateli.

Sektor edukacyjny

System do zarządzania dokumentami znacząco poprawia komunikację w jednostce edukacyjnej. Przyspiesza też realizację procesów wewnętrznych. System może służyć również do usprawnienia komunikacji z kontrahentami, innymi współpracującymi placówkami naukowo-badawczymi oraz studentami. Ready_™ nie tylko usprawnia pracę dziekanatów, ale również wspomaga pełną obsługę kancelaryjną szkół i uczelni.

Sektor prywatny

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w firmach wynika z ich dynamiki rozwoju oraz rosnących wymagań klientów. Aby spełnić wymogi i mieć wszystko pod kontrolą warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentacji w firmie. To pozwoli na skrócenie czasu obsługi kontrahenta lub klienta, zmniejszenie zużycia materiałów biurowych oraz przyspieszenie czasu realizacji zadań. Dzięki systemowi do wymiany dokumentów usprawnione zostają procesy komunikacyjne, a pismo przesyłane obiegiem szybciej i celniej trafia do zainteresowanych.

Oto proponowany pakiet Ready_™ EZD

Korzystaj bezpłatnie przez 14 dni!

Wypróbuj teraz!
0 PLN/mc
za użytkownika
Pulpit, struktura organizacyjna firmy, obieg dokumentów, podpis elektroniczny, dziennik korespondencji, plan dnia i powiadomienia, baza klientów i zarządzanie sprawami.
Ready_™ User

Często zadawane pytania

Za założenie konta i pierwszych 14 dni nie jest pobierana żadna opłata. Na 4 dni przed końcem tego okresu otrzymasz email przypominający wraz z fakturą ProForma. Jeśli nie zechcesz dalej korzystać z usługi, możesz po prostu z niej zrezygnować nie dokonując zapłaty za fakturę ProForma. W takim przypadku żadna opłata nie zostanie naliczona, a system zostanie wyłączony. Zgromadzone dane zostaną po 21 dniach usunięte.

Tak, w każdej chwili możesz zmienić swoją subskrybcję w Ready_™ AppStore, który jest dostępny dla administratora po zalogowaniu do systemu.

Pierwsza faktura za usługę zostanie wystawiona po 14 dniach od jej uruchomienia, lub po opłaceniu faktury Pro Forma. Następne będą wystawiane każdego miesiąca za kolejny miesiąc rozliczeniowy.

Ograniczony dostęp do pomieszczeń, wielostopniowe systemy zabezpieczeń aplikacji, szyfrowana transmisja oraz dedykowany dla systemu webowego system operacyjny serwerów gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa Twoich danych. Dowiedz się więcej – Jak chronimy Twoje dane?

Tak, jeśli posiadasz odpowiednią infrastukturę i jesteś gotowy do samodzielnego administrowania systemem, to możesz kupić licencje roczne lub bezterminowe i korzystać z systemu na własnej infrastukturze. Aby poznać więcej szczegółów skontaktuj się z działem handlowym.

System licencjonowany jest per nazwany użytkownik. Kwota miesięcznego abonamentu wyliczana jest metodą: Liczba użytkowników x cena wybranych składników w koszyku.

Nie, każde rozszerzenie i aplikacja rozliczane są w taki sam sposób. Uwzględniana jest liczbę wszystkich użytkowników Ready_™ User.

Dane zgromadzone w systemie do 21 dni od wygaśnięcia usługi, mogą zostać wydane na prośbę klienta, w formie zrzutu bazy danych oraz wszystkich plików zgromadzonych w instancji. Po 21 dniach zostają usunięte.

Najważniejsze będzie wyznaczenie przedstawiciela, który będzie z nami w bezpośrednim kontakcie. Wyznaczona osoba otrzyma komplet informacji niezbędnych do prezentacji systemu oraz praktyczną wiedzę na temat funkcjonowania systemu - przejdzie szkolenia, zostanie wyposażona w bardzo szczegółową dokumentację i na poziomie organizacji pełnić będzie rolę swoistej pierwszej linii wsparcia. Przy organizacjach wielowydziałowych zalecamy by osób kontaktowych było maksymalnie 3.

Tak, istnieje możliwość zorganizowania prezentacji systemu online lub na żywo oraz samodzielnego przetestowania systemu przez 14 dni za darmo. Test systemu będzie przeprowadzony w środowisku Cloud. .

Wyznaczona osoba będąca państwa przedstawicielem/przedstawicielką powinna umieć przekazać nam ważne informacje potrzebne do konfiguracji systemu. Taka osoba powinna mieć szeroki zakres uprawnień aby w miarę możliwości mogła nam szybko i sprawnie przekazywać niezbędne informacje do konfiguracji poszczególnych modułów. Ponadto taka osoba, po przejściu szkoleń związanych z konfiguracją systemu będzie państwa koordynatorem ds. uruchomienia i wdrożenia systemu.

W ramach wdrożenia systemu prowadzimy również szkolenia dla pracowników-użytkowników. Odbywają się one w dwóch wariantach do wyboru: model bezpośredni lub train-the-trainer. W przypadku szkoleń train-the-trainer, które polecamy, szkoleni są wybrani liderzy, którzy następnie przekazują wiedzę pracownikom. Szkolenia organizujemy online lub w miejscu dogodnym dla państwa. Jeśli szkolenie odbywa się u państwa prosimy o zorganizowanie sali na co najmniej 10 osób z dostępem do sieci Internet, projektorem i ekranem. Maksymalna grupa szkoleniowa to 15 osób. Szkolenie można nagrywać.

Tak, pomagamy w przygotowaniu migracji danych do systemu Ready_™ EZD. Skuteczność tego procesu zależy od jakości danych jakie otrzymamy do migracji. Najlepiej eksportować dane w formatach ułatwiających migrację np. .CSV. Wtedy proces importu będzie łatwiejszy.

Tak, możemy zintegrować system z systemem zewnętrznym.

W systemie Ready_™ EZD zostały wbudowane oba edytory. To pozwala na przygotowanie pism wychodzących z gotowych szablonów, a także na edycję istniejących dokumentów z możliwością zapisania ich w systemie. Zmiana w dokumencie wpływa na repozytorium dokumentu oraz tworzona jest nowa wersja dokumentu.

Najlepszym rozwiązaniem będzie dokończenie istniejących spraw i ich archiwizacja. Natomiast rejestracja nowych danych powinna odbywać się już w systemie Ready_™.

Tak, system ma możliwość pobrania i prezentowania dokumentów zarówno w trybie urzędowego poświadczenia odbioru, przełożenia, jak i doręczenia.

W Ready_™ EZD uprawnienia do przeglądania rejestru kontrahentów i interesantów mogą być przyznawane zarówno dla pojedynczych pracowników jak i grup pracowników.

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top