Zarządzanie zdarzeniami

• Edycja i usuwanie zdarzeń
• Grupowanie zdarzeń, przypomnień i adnotacji
• Drukowanie zdarzeń
• Wycofywanie zadań
• Oznaczanie zdarzeń jako załatwione
• Tworzenie zadań dla wielu użytkowników
• Import zdarzeń z pliku CSV

Z poziomu modułu Terminarz użytkownik ma możliwość zarządzania zdarzeniami. Wśród opcji, które są dostępne, należy wymienić edycję, usuwanie, drukowanie, wycofywanie oraz grupowanie zdarzeń według różnych kryteriów.

Edycja i usuwanie zdarzeń

Aby poddać edycji zdarzenie, należy:

1. odszukać zdarzenie na liście, można to zrobić za pomocą wyszukiwarki lub filtrów;
2. kliknąć zdarzenie, a potem przycisk Edycja (ikona ołówka na pasku narzędziowym). Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Edytuj. Trzecim sposobem jest podwójne kliknięcie wpisu na liście;
3. otwarte zostanie okno edycji, które będzie różnić się w zależności od typu zdarzenia;
4. po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk ZAPISZ lub ZAPISZ i ZAMKNIJ.

Zwartość okna edycji nie różni się niczym od okna tworzenia nowego zdarzenia. Dlatego jeżeli któraś z opcji nie jest jasna, warto zapoznać się z artykułem na temat tworzenia zdarzeń.

Aby usunąć istniejące zdarzenie, należy:

1. odszukać zdarzenie na liście, można to zrobić za pomocą wyszukiwarki lub filtrów;
2. kliknąć zdarzenie, a potem przycisk Usuń (ikona kosza na pasku narzędziowym). Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Usuń;

3. usunięcie zdarzenia wymaga dodatkowego potwierdzenia, w oknie komunikatu należy kliknąć przycisk USUŃ.

Grupowanie zdarzeń, przypomnień i adnotacji

Przydatną funkcją modułu Terminarz jest możliwość grupowania zdarzeń. Grupowanie polega na tym, że zdarzenia mające wspólne cechy (na przykład sprawę, klienta albo miasto) można ułożyć w taki sposób, że będą ze sobą sąsiadować.

Aby zgrupować zdarzenia, należy:

1. w oknie Terminarza kliknąć rozwijaną listę o nazwie Grupowanie;
2. wybrać z listy potrzebne kryterium grupowania:
   1. Sprawa – grupowanie według spraw;
   1. Kontrahent – grupowanie według klientów;
   1. Miasto – grupowanie według miasta;
   1. Zlecone przez – grupowanie według osoby zlecającej;
   1. Użytkownik – grupowanie według użytkownika;
   1. Start – grupowanie według daty startu;

3. lista zostanie pogrupowana według wybranego kryterium. Na grafice poniżej widać przykład grupowania według kryterium Użytkownik.

Aby cofnąć grupowanie, należy:

1. w oknie Terminarza kliknąć rozwijaną listę o nazwie Grupowanie;
2. z listy wskazać opcję Wybierz.

Drukowanie zdarzeń

Zdarzenia widoczne w terminarzu można wydrukować. Terminarz pozwala na wydrukowanie wszystkich lub tylko widocznych pozycji.

Aby wydrukować zdarzenie, należy:

1. w oknie modułu Terminarz odszukać zdarzenie. Można to zrobić za pomocą wyszukiwarki lub filtrów;
2. kliknąć przycisk Drukuj (ikona drukarki na pasku narzędziowym) i z menu wybrać opcję:
   • Wszystkie pozycje – wydrukowane zostaną wszystkie pozycje, bez względu na wynik wyszukiwania czy użyty filtr;
   • Widoczne pozycje – wydrukowane zostaną tylko te pozycje, które są widoczne na ekranie. Oznacza to, że w tym przypadku brane pod uwagę jest działanie wyszukiwarki albo filtrów;

3. w nowym oknie pojawi się lista zdarzeń. Aby rozpocząć drukowanie, należy kliknąć przycisk Drukuj;

4. w kolejnym oknie należy wskazać drukarkę, określić właściwości wydruku i kliknąć przycisk Drukuj. Wygląd tego okna może zależeć od zainstalowanej w systemie drukarki.

Wycofywanie zadań

Z poziomu Terminarza w prosty sposób można wycofać wcześniej przydzielone zadanie.

Aby wycofać zadanie, należy:

1. odszukać zadanie na liście. Można to zrobić za pomocą wyszukiwarki lub filtrów;
2. kliknąć zadanie, a potem przycisk Wycofaj zadanie (ikona strzałki na pasku narzędziowym);

3. wycofanie zadania wymaga potwierdzenia, w oknie z komunikatem należy kliknąć przycisk TAK.

Użytkownik, któremu wycofano zadanie, nie dostanie oddzielnego powiadomienia. Zadanie zniknie jednak z jego z planu dnia oraz dedykowanych modułów.

Oznaczanie zdarzeń jako załatwione

Zdarzenia widoczne na liście w Terminarzu można oznaczyć jako załatwione. Dzięki temu załatwione zdarzenia znikną z listy, co pozwoli na zachowanie porządku.

Aby oznaczyć zdarzenia jako załatwione, należy:

1. odszukać zdarzenie na liście, można to zrobić za pomocą wyszukiwarki lub filtrów;
2. kliknąć prawym przyciskiem myszy w zdarzenie, a potem z menu wybrać opcję Oznacz jako załatwione;

3. zdarzenie zniknie z listy, dodatkowe potwierdzenie nie jest tutaj konieczne.

Tworzenie zadań dla wielu użytkowników

W oddzielnym artykule opisano tworzenie zadań. Warto jednak pamiętać o tym, że z poziomu modułu Terminarz możliwe jest stworzenie zadania dla wielu użytkowników. Zadanie tego typu wygląda tak, że każdy z użytkowników dostaje osobne zadanie, które następnie wykonuje indywidualnie. Przykładem zadania dla wielu jest na przykład polecenie „Opisz swoje stanowisko pracy”. Każdy z użytkowników wykona to samo zadanie, cel będzie taki sam, ale uzyskany wynik będzie się różnić w zależności od stanowiska. Aby utworzyć zadanie dla wielu użytkowników, należy:

1. kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Utwórz zadanie dla wielu;

2. w nowym oknie należy wypełnić pola według instrukcji:
   • Temat – pozwala na zapisanie tematu zadania;
   • Treść – służy do zamieszczenia opisu zadania, instrukcji, wskazówek i tak dalej;
   • Na kiedy – daje możliwość wybrania z listy daty i godziny, na kiedy zadanie ma zostać zrealizowane;
   • Czas realizacji – wyświetla informację o tym, ile dane zadanie ma zająć czasu;
   • Sprawa – zadanie można powiązać z konkretną sprawą, w polu należy wpisać fragment nazwy, kliknąć przycisk z symbolem lupy, a potem z listy wybrać odpowiednią sprawę. Można również zacząć od przycisku z symbolem lupy, po kliknięciu którego na liście pojawią się wszystkie sprawy. Jeżeli zajdzie potrzeba utworzenia sprawy, należy kliknąć przycisk ze znakiem plusa, wypełnić niezbędne pola i kliknąć ZAPISZ, a potem wybrać sprawę z listy;
   • Klient – zadanie można powiązać z konkretnym klientem, w polu należy wpisać fragment nazwy, kliknąć przycisk z symbolem lupy, a potem z listy wybrać klienta. Można również zacząć od przycisku z symbolem lupy, po kliknięciu którego na liście pojawią się wszyscy klienci. Jeżeli zajdzie potrzeba utworzenia nowego klienta, należy kliknąć przycisk ze znakiem plusa, wypełnić niezbędne pola i kliknąć ZAPISZ, a potem wybrać go z listy;
   • Poinformuj mniej, jeżeli wykonano – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że osoba zlecająca otrzyma specjalne powiadomienie o tym, że zadanie zostało oznaczone jako wykonane;

3. w polu Pracownicy należy kliknąć przycisk Wybierz użytkowników ( przycisk z ikoną głowy człowieka). W nowym oknie w lewej kolumnie pojawią się pracownicy. Należy zaznaczyć osobę, a potem kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę. Osoba zostanie przeniesiona z lewej do prawej kolumny. Po skompletowaniu listy pracowników należy kliknąć przycisk OK;

4. wybrani pracownicy pojawią się na liście w oknie z punktu 2. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Zapisz. Zadanie zostanie utworzone i pojawi się u wskazanych osób.

Import zdarzeń z pliku CSV

Moduł Terminarz pozwala na zaimportowanie zdarzeń z innych systemów. Warunkiem koniecznym do wykonania importu jest zapisanie danych z innego systemu w formie pliku CSV, który dalej można wykorzystać w systemie Ready_^TM.

Import danych z plików CSV jest działaniem, które może sprawić problemy, jeżeli zostanie błędnie użyte. Dlatego zaleca się, by importy wykonywały osoby, które mają w tym doświadczenie. Idealnym rozwiązaniem jest import wykonany przez administratora systemu.

Aby zaimportować zdarzenia z pliku CSV, należy:

1. przygotować plik CSV z danymi, zwykle robi się to przez eksport danych do formatu CSV;
2. w module Terminarz kliknąć przycisk Akcje, a potem Import zdarzeń;

3. w tej chwili uruchomiony zostanie kreator importu, który składa się z kilku kroków opisanych w kolejnych podpunktach;
4. pierwszy krok pracy z kreatorem wymaga:
   • kliknięcia przycisku z trzema kropkami w polu Pliki i wskazania pliku CSV;
   • ustawienia separatora, separatora tekstu oraz kodowania odpowiedniego dla posiadanego pliku CSV;
   • kliknięcia przycisku Dalej;

5. krok drugi wymaga utworzenia mapowania danych z pliku CSV oraz odpowiednich pól w systemie:
   • w podglądzie w górnej części należy kliknąć konkretne kryterium, przeciągnąć je do tabeli poniżej i upuścić w odpowiednim miejscu;
   • w polu Zacznij od ustawić wartość 2 (jeżeli arkusz CSV zawiera tytuł), w przypadku braku tytułów należy wpisać 1;
   • w polu Istniejące zadania ustawić wartość Pozostaw, dzięki temu import nie nadpisze istniejących zadań w przypadku ewentualnego konfliktu;
   • w polu Pracownicy ustawić pracownika, do którego terminarza ma być wykonany import;
   • sekcje Wartości domyślne pozostawić bez zmian;
   • kliknąć przycisk Dalej;

6. krok trzeci to podsumowanie importu. Wśród dostępnych informacji znajdują się dane na temat tego, ile z nich zaimportowano oraz ile pojawiło się ewentualnych błędów. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Dalej;

7. w tej chwili okno kreatora importu zniknie, a zaimportowane dane powinny pojawić się widoku Terminarza.

Aby informacje o typie zdarzenia zostały poprawnie zaimportowane, przygotowując plik CSV, należy użyć nazw zgodnych z poniższą listą:

• EVENT dla zdarzenia typu Termin;
• TODO dla zdarzenia typu Zadanie;
• MEETING dla zdarzenia typu Spotkanie;
• PHONECALL dla zdarzenia typu Rozmowa telefoniczna;
• CORPEVENT dla zdarzenia typu Korporacyjne;
• ALARM dla Przypomnienia;
• EVENTNOTE dla Adnotacji;

Format daty i godziny w pliku CSV: RRRR-MM-DD GG:MM

Nazwy klientów muszą się pokrywać z nazwami w bazie kontrahentów.