Instrukcja użytkownika

Opis aplikacji #

Celem aplikacji Umowy jest zarządzanie procesem archiwizacji umów i procesem przeglądu umów i aneksów.

w systemie Ready_™ umowa to coś więcej niż dokument.  To sprawa,  która przechowuje takie informacje jak:

  • metryka umowy
  • załączniki umów
  • aneksy
  • pozycje umowy w przypadku umowy zakupowej/sprzedażowej
  • komentarz do umowy
  • powiązane faktury i inne dokumenty
  • terminarz np służący do wprowadzania przypomnień, zadań

to podejście pozwala nam na dużo szerszą informację na temat naszej umowy niż tylko sam załącznik.

Aplikacja Umowy składa się z zakładek:

BAZA UMÓW – gdzie wyświetlane zostają wszystkie umowy znajdujące się w systemie.

PROJEKTY UMÓW – gdzie wyświetlone zostają wszystkie projekty umów/aneksów, nad którymi prowadzone są jeszcze prace.

Domyślnie zainstalowany moduł posiada zdefiniowane kolumny, które są widoczne oraz domyślnie ukryte, które możemy pokazywać lub ukrywać. Klikając prawym klawiszem myszy na nazwę kolumny pokaże nam się menu z kolumnami.

Instrukcja użytkownika – baza umów #

Pracę w module umów możemy rozpocząć od:

  1. Przygotowania projektu umowy
  2. Archiwizacji podpisanej umowy

Archiwizacja umowy #

Wprowadzanie nowej umowy odbywa się z poziomu aplikacji Umowy w zakładce BAZA UMÓW. Jeśli jesteśmy w grupie Nadzór na archiwum mamy dostępny przycisk Dodaj umowę, którym otwiera poniższą formatkę.

Otwiera się okno z podstawowymi polami do uzupełnienia:

Przedmiot umowy – tytuł umowy

Strona umowy – domyślnie firma, na którą wykupiona jest licencja. W przypadku wielu spółek – istnieje możliwość wyboru również spółki.

Strona umowy (kontrahent zewnętrzny) – lista wszystkich kontrahentów zdefiniowanych w systemie. W tym miejscu istnieje również możliwość dodania nowego kontrahenta poprzez wybranie przycisku Menu, a następnie Dodaj nowy kontakt.

Dział odpowiedzialny – do wyboru wszystkie działy (komórki organizacyjne) zdefiniowane w strukturze organizacyjnej

Teczka – wartość pola domyślnie uzupełniona. Do wyboru teczka w zależności od wykonanej konfiguracji (etap Konfiguracja aplikacji).

Kategoria – inaczej rodzaj umów. Lista zdefiniowana na etapie konfiguracji (Kategorie umów).

Rodzaj umowy – wybieramy w przypadku umów sprzedażowych/zakupowych, w których chcemy wprowadzać informacje finansowe i analizować wykorzystanie umowy

Wartość umowy w PLN – dla umów sprzedażowych/zakupowych. Wprowadzenie wartości spowoduje dodanie zakładki Finansowe na której możemy śledzić rozliczenie Umowy z fakturami

Numer umowy – numer automatycznie generowany przez system

Numer umowy klienta – zewnętrzny numer umowy

Uwagi – miejsce do uzupełnienia dodatkowych informacji

Data podpisania – data zawarcia umowy

Data obowiązywania od i do – w przypadku umowy bezterminowej, zaznaczamy opcję bezterminowa i nie uzupełniamy pola do

Po uzupełnieniu niezbędnych informacji, czyli pola przedmiot umowy, teczka oraz kategoria wybieramy przycisk zapisz.

Edycja danych #

W celu edycji bądź dopisania brakujących informacji do umowy, wybieramy przycisk EDYTUJ DANE i w wyświetlonym oknie wprowadzamy informacje. Zmiany zapisujemy wybierając przycisk ZAPISZ.

Dodanie stron umowy #

Kolejne strony umowy możemy w łatwy sposób dodawać bądź usuwać – służy do tego przycisk DODAJ STRONĘ, następnie w oknie możemy wyszukać klienta z bazy lub dodać nowego. Nie ma limitu ilości wprowadzonych stron umowy.

Dodanie dokumentu umowy #

Załącznik wprowadza się do umowy poprzez DODAJ DOKUMENT. Do dokumentu dodajemy załączniki i archiwizujemy w celu zamknięcia dokumentu z załącznikami do edycji.

Dodanie aneksów umowy #

Aplikacja Umowy pozwala na powiązanie wybranej umowy z wieloma aneksami.

W tym celu otwieramy umowę do edycji, a następnie wybieramy przycisk DODAJ ANEKS.

Po zapisaniu informacji, dodany aneks wyświetla się na liście wraz z wprowadzonymi podstawowymi informacjami oraz otworzy się do dalszej edycji.

Następnie możemy:

  • Dodać załączniki związane z aneksem
  • Zmienić status anekesu
  • Zarchiwizować – zamknąć dokument do dalszej edycji
  • Uruchomić procedurę przeglądu aneksu – przekazać do opiniowania, podpisu

Powiadomienie o zakończeniu umowy #

Aplikacja umowy umożliwia pojawianie się przypomnień w wybranym przez nas czasie dla wybranego użytkownika systemu. W celu włączenia powiadomienia, przechodzimy na zakładkę Terminarz.

 

Drugą opcją jest ustawienie Terminu, tak jak zostało to przedstawione poniżej:

Rysunek 4. Ustawienie terminu jako powiadomienia o końcu terminu umowy

Podczas dodawania terminu możemy uzupełnić również informację o dacie oraz godzinie przypomnienia.
Dodany termin jest widoczny w aplikacji Kalendarz, u wszystkich użytkowników, którzy uczestniczą oraz w Umowie i kartotece kontrahenta, której dotyczy.

 

 

Finansowe #

Zakładka Finansowe na umowie pokazuje informacje o rozliczeniu umowy z powiązanymi fakturami lub kosztami zakupu

 

 

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!