Loading...

Konfiguracja modułu Dokumenty

Moduł Dokumenty pozwala na jego dopasowanie do wymagań użytkownika oraz organizacji. W dalszej części niniejszej sekcji opisano, co i w jaki sposób można konfigurować i dopasowywać do konkretnych potrzeb.

Bezpieczeństwo – dostęp do dokumentów

System Ready_TM jest rozbudowanym środowiskiem, które z założenia pozwala na jego wykorzystanie w dużych organizacjach. Takie podejście wymusza stosowanie określonych mechanizmów kontroli dostępu do dokumentów. Niniejsza instrukcja wyjaśnia, w jaki sposób działa dostęp do dokumentów. Zrozumienie tego zagadnienia jest kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa każdej organizacji.

W systemie występuje 6 reguł, które zezwalają na dostęp do dokumentu:

  1. Autor dokumentu;
  2. Uprawnienia na dokumencie;
  3. Prawo do stanowiska, na którym się dokument znajduje;
  4. Uprawnienia do sprawy;
  5. Uprawnienia dostępu do wszystkich danych klienta;
  6. Aktywne zadanie Workflow.

Uprawnienia na dokumencie można sprawdzić, jak również nimi zarządzać poprzez funkcję Dostęp do dokumentu. Można ją otworzyć za pomocą ikony kłódki na otwartym oknie dokumentu.

Uprawnienie do dokumentu
Uprawnienie do dokumentu

Reguła 1. Autor dokumentu

Jeżeli użytkownik jest autorem dokumentu, będzie on zawsze posiadał pełne prawo do tego dokumentu, w związku z tym nawet po ustawieniu opcji Poufny, autor zachowuje do niego dostęp. Aby zabronić autorowi dostępu, należy go dodać do listy uprawnionych i odebrać wszystkie szczegółowe uprawnienia (Odczyt, Zapis, Zarządzanie).

Reguła 1. Autor dokumentu
Reguła 1. Autor dokumentu

Reguła 2. Uprawnienia na dokumencie

Uprawnienia do dokumentu posiadają użytkownicy i członkowie grup, którym zostały one nadane przy pomocy funkcji Dostęp do dokumentu. W zależności od decyzji nadającej uprawnienia, osoba uprawniona może posiadać możliwość:

  • odczytu dokumentu – wprowadzanie zmian nie jest możliwe;
  • zapisu – wprowadzanie zmian jest możliwe i można je zachować do wglądu innych użytkowników systemu;
  • zarządzania – pełne prawo do dokumentu; możliwy odczyt, edycja oraz udostępnianie innym użytkownikom systemu Ready_TM.

Dodatkowo dokument może mieć włączony tryb Poufny, który oznacza, że dostęp do dokumentu będzie możliwy wyłącznie na podstawie uprawnień na dokumencie. Wszelkie inne reguły będą pomijane.

Reguła 3. Prawo do stanowiska, na którym znajduje się dokument

Dostęp do dokumentu możliwy jest również dla użytkownika, który posiada prawo do stanowiska w strukturze organizacyjnej, na którym ten dokument się znajduje. Rozwiązanie to uwzględnia również przekazywanie dokumentu. Prawa do struktury nadawane są w kartotece użytkownika (plusy przy stanowiskach).

Reguła 3. Prawo do stanowiska, na którym znajduje się dokument
Reguła 3. Prawo do stanowiska, na którym znajduje się dokument

Reguła 4. Uprawnienia do sprawy

Dostęp do dokumentu ma użytkownik posiadający uprawnienia do sprawy, w której ten dokument się znajduje: Prawo do Odczytu i Prawo do oglądania wszystkich dokumentów oraz terminarza. Kontrola uprawnień możliwa jest po otwarciu konkretnej sprawy, kliknięciu przycisku Menu i wybraniu opcji Edycja. W nowym oknie w zakładce Uprawnienia w lewej kolumnie należy wskazać użytkownika, kliknąć przycisk strzałki pomiędzy panelami tak, by wskazana osoba pojawiła się po prawej stronie okna. W sekcji Uprawnienia należy włączyć opcję Odczyt oraz Oglądanie wszystkich dokumentów oraz terminarza.

Reguła 4. Uprawnienia do sprawy
Reguła 4. Uprawnienia do sprawy

Reguła 5. Uprawnienia dostępu do wszystkich danych klienta

Dostęp do dokumentu otrzymać może również użytkownik, na podstawie specjalnego uprawnienia Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem.

Uprawnienie to można nadać, edytując ustawienia konta użytkownika. Należy wybrać opcję PRAWA DO SYSTEMU, zaznaczyć pozycję Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem i kliknąć przycisk z zielonym plusem na pasku narzędziowym.

Reguła 5. Uprawnienia dostępu do wszystkich danych klienta
Reguła 5. Uprawnienia dostępu do wszystkich danych klienta

System Ready_TM przewiduje również możliwość selektywnego dodania uprawnienia z poziomu kartoteki konkretnego klienta. W tym celu należy otworzyć kartotekę klienta i przejść do zakładki Podsumowanie, a następnie kliknąć przycisk EDYTUJ. W nowym oknie w zakładce Uprawnienia w lewej kolumnie należy odszukać osobę, kliknąć przycisk strzałki, by przenieść ją do prawego panelu i nadać uprawnienie Dostęp do wszystkich danych powiązanych z klientem.

Nadawanie uprawnień z poziomu kartoteki klienta
Nadawanie uprawnień z poziomu kartoteki klienta

Reguła 6. Dostęp do dokumentu poprzez aktywne zadanie w Workflow

Dostęp do dokumentu uzyskuje użytkownik, który posiada aktywne zadanie w procedurze Workflow uruchomionej na tym dokumencie. Po wykonaniu zadania użytkownik traci prawo do dokumentu, chyba że zadziała inna z wymienionych wyżej reguł.

Uprawnienia do załączników dokumentów

Wraz z dostępem do dokumentów użytkownik uzyskuje dostęp do ich załączników. Dostęp ten jest ograniczony uprawnieniami, które zostały mu nadane na metryce całego dokumentu.

Nieuprawniony użytkownik nie ma możliwości modyfikowania załączonych plików oraz ich usuwania. Niezależnie od uprawnień użytkownik w systemie Ready_TM nie ma również możliwości modyfikowania dat utworzenia oraz dat modyfikacji załączonych plików źródłowych.

Zmiana uprawnień do dokumentów

Użytkownik ma możliwość nadawania i usuwania uprawnień do dokumentów w zależności od własnych potrzeb oraz globalnych ustawień systemu.

  1. Okno zaawansowanych uprawnień dostępu umożliwia udzielenie lub odebranie dostępu do dokumentu konkretnej osobie z podziałem na prawo do odczytu, zapisu lub pełnej kontroli:
    • nadanie nowych uprawnień konkretnej osobie jest możliwe po kliknięciu przycisku UPRAWNIJ. W nowym oknie należy wskazać osobę lub grupę osób oraz określić poziom dostępu (Odczyt, Zapis, Zarządzanie);
    • w centralnej części okna widoczna jest lista osób lub grup, którym przydzielono indywidualny dostęp do dokumentu. Obok nazwy grupy lub osoby widoczne są pola Odczyt, Zapis i Zarządzanie. Niebieski ptaszek oznacza, że dostęp jest przyznany. Kliknięcie w pole spowoduje wyłączenie lub włączenie dostępu. Ikona kosza pozwala trwale usunąć daną osobę lub grupę osób i odebrać całość uprawnień;
Zmiana uprawnień do dokumentów
Zmiana uprawnień do dokumentów
  1. możliwe jest ustawienie charakteru dokumentu jako poufny (sekcja Poufny), co pozwoli na całkowite zablokowanie do niego dostępu według automatycznych uprawnień. Udostępnianie dokumentu będzie możliwe wyłącznie na zasadzie ustawień w sekcji Uprawnienia do dokumentu. Jeżeli nie zostaną dodane osoby lub grupy, a dokument będzie mieć włączony tryb poufny, to nie zobaczy go nikt poza właścicielem.

Zarządzanie szablonami

Wiele dokumentów wytwarzanych przez organizację jest do siebie podobnych i różni się jedynie pojedynczymi danymi. Na przykład wzór umowy o dzieło może być taki sam dla każdej z osób, a jedyne zmiany dotykają danych osobowych oraz stawki godzinowej. W takim wypadku wskazane jest wykorzystywanie szablonów, które pozwalają znacznie przyśpieszyć wytwarzanie stosownych dokumentów.

System Ready_TM wspiera pracę z szablonami. Mechanizm ten został szerzej opisany w sekcji Tworzenie dokumentów z szablonów. Przygotowanie własnego szablonu wyjaśniono poniżej.

Szablon dokumentu to nic innego jak plik w formacie .docx, który można opracować przy pomocy edytora tekstu (na przykład MS Word, OpenOffice Writer, a nawet MS WordPad). Dokument powinien zawierać treść, która ma występować w pismach tworzonych na bazie szablonu. Natomiast w miejscu, gdzie mają pojawiać się dane z formularzy, należy zastosować specjalne znaczniki.

Przykład dokumentu mającego być szablonem może wyglądać jak poniżej. Znaczniki oznaczono kolorem żółtym. To właśnie w ich miejsca wstawione zostaną prawidłowe dane.

Przykład szablonu

Każdy znacznik to z góry zdefiniowany ciąg znaków, który jest zapisany pomiędzy znakami ##. Aby podejrzeć listę dostępnych znaczników, należy:

  1. kliknąć ikonę aplikacji na pasku zadań i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;
  2. w nowym oknie w sekcji Korespondencja należy odszukać i kliknąć przycisk Otwórz przy opcji Szablony dokumentów;
Zarządzanie szablonem – krok pierwszy
  1. w następnym oknie w zakładce Znaczniki szablonów dostępne są zdefiniowane znaczniki, które można wykorzystać do tworzenia własnego szablonu dokumentu. Wystarczy odszukać odpowiedni znacznik na liście, umieścić nad nim kursor myszy i kliknąć ikonę, która pojawi się obok jego nazwy. Znacznik zostanie skopiowany do schowka i może mieć na przykład taką postać: #DATA.DZISIAJ#;
Zarządzanie szablonem - krok drugi
Zarządzanie szablonem – krok pierwszy
  1. skopiowany znacznik należy wkleić do dokumentu szablonu, który jest tworzony przy pomocy edytora tekstu. Bardzo ważne jest to, aby skopiowane fragmenty wkleić jako czysty tekst bez dodatkowego formatowania;
  2. po uzupełnieniu znaczników szablon należy zapisać w formacie DOCX. Warto zadbać o to, by nazwa pliku była czytelna i pozwalała na szybką identyfikację zawartości;
  3. gotowy plik szablonu musi zostać dodany do okna zarządzania szablonami. W tym celu należy przejść do zakładki Szablony dokumentów i kliknąć zielony przycisk z symbolem plusa (Nowy szablon z pliku). Na ekranie pojawi się nowe okno, w którym niezbędne jest podane nazwy szablonu (pole Nazwa szablonu) oraz wskazanie pliku DOCX z uprzednio przygotowanym szablonem (pole Wybierz plik). Aby dodać plik, należy kliknąć trzy kropki w polu Wybierz plik i wskazać plik na dysku komputera. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy kliknąć przycisk ZAPISZ;
Zarządzanie szablonem - krok trzeci
Zarządzanie szablonem – krok trzeci
  1. nowy szablon zostanie przesłany do systemu i pojawi się na liście w oknie Szablony dokumentów. Od tej chwili szablon może być wykorzystywany do tworzenia nowych dokumentów.

W tym miejscu warto wskazać, że lista dostępnych znaczników jest stosunkowo krótka i ogólna. Ready_TM pozwala na dodawanie własnych znaczników i przy ich pomocy wykorzystywanie dowolnych danych zapisanych w systemie. Dokładny opis tworzenia własnych znaczników dostępny jest w tym miejscu.

Zarządzanie numeracją dokumentów

Wszystkie dokumenty w ramach organizacji powinny posiadać swoją numerację, która nadawana jest w sposób automatyczny już na etapie ich tworzenia. Sposób numerowania dokumentów można dopasować do standardów obowiązujących w ramach organizacji.

Aby zmodyfikować numerację istniejącego dokumentu, należy:

  1. otworzyć Panel sterowania i kliknąć trzy kropki w prawym górnym narożniku okna systemu Ready_TM, a potem kolejno wybrać Narzędzia i Panel sterowania;
  2. w nowym oknie w sekcji Ogólne wybrać Szablony znaków. Na liście należy odszukać dokument, którego numeracja wymaga zmiany i dwukrotnie w niego kliknąć. Na ekranie monitora pojawi się nowe okno, w którym można dokonać modyfikacji numeracji;
Zarządzanie numeracją dokumentów
Zarządzanie numeracją dokumentów
  1. w polu oznaczonym przy pomocy ramki z listy można wybrać zdefiniowane elementy numeracji. Po wybraniu pozycji z listy należy kliknąć opcję Wstaw. Wybrany element numeracji pojawi się w polu powyżej. Dodatkowo w polu podglądu numeru można dodać własne ciągi znaków. Przykład widoczny powyżej zawiera ręcznie wpisane znaki FS oraz kropki – to stałe elementy, które nie ulegną zmianie w kolejnych dokumentach. Natomiast elementy ujęte w nawiasy klamrowe to zmienne elementy szablonu – rok (RRRR} oraz numer faktury {NR};
  2. zmiany należy zatwierdzić przyciskiem OK.

Aby dodać numerację nowego typu dokumentu, należy:

  1. otworzyć Panel sterowania i kliknąć trzy kropki w prawym górnym narożniku okna systemu Ready_TM, a potem kolejno wybrać Narzędzia i Panel sterowania;
  2. w nowym oknie w sekcji Ogólne wybrać Szablony znaków, a następnie kliknąć zielony przycisk z symbolem plusa (Dodaj);
  3. w nowym oknie należy wypełnić pola według instrukcji poniżej:
    • Nazwa – trzeba podać nazwę szablonu numeracji. Nazwa powinna jasno odzwierciedlać to, czego dotyczy, na przykład Umowa o dzieło;
    • Typ – z listy należy wybrać typ szablonu. Na przykład Szablon dla numeru zlecenia;
    • Szablon – przy pomocy listy pod polem należy wybrać elementy składowe numeru;
  4. nowy szablon należy zatwierdzić, klikając w przycisk OK. Od tej chwili będzie on obowiązywał dla nowo tworzonych dokumentów danego typu.

Definiowanie nowych typów dokumentów

Specyfika organizacji może wymagać konkretnych typów dokumentów (formularzy/metryk), które są niezbędne do pracy. Domyślnie system Ready_TM może nie zawierać wymaganych typów dokumentów, ale możliwe jest ich stworzenie według własnych wymagań.

Aby dodać nowy typ dokumentu, należy:

  1. otworzyć Panel sterowania, kliknąć trzy kropki w prawym górnym narożniku okna systemu Ready_TM, a potem kolejno wybrać Narzędzia i Panel sterowania. W nowym oknie w sekcji Ogólne należy wybrać Definicje dokumentów;
  2. w celu dodania nowego typu dokumentu należy kliknąć przycisk Nowy;
Definiowanie nowego typu dokumentu - krok pierwszy
Definiowanie nowego typu dokumentu – krok pierwszy
  1. okno Nowy typ dokument w polu Nazwa wymaga podania nazwy dla tworzonego typu nowego dokumentu. Po wpisaniu tej nazwy można kliknąć przycisk DODAJ TYP DOKUMENTU i zostanie on utworzony w systemie. Jednak warto zwrócić uwagę na kilka dodatkowych opcji, które pozwalają dopasować sposób działania danego typu dokumentu do konkretnych potrzeb. Poszczególne opcje zostały omówione poniżej:
    • Wzorzec opisu – umożliwia wybranie z listy (po kliknięciu przycisku z trzema kreskami) odpowiedniego wzorca opisu dokumentów. Nowe dokumenty na podstawie wzorca będą odpowiednio opisane w systemie, co pozwoli na ich szybkie zidentyfikowanie i odnalezienie;
    • Grupa (folder) w menu – przy dużej liczbie dokumentów warto posortować je na grupy. Na przykład można stworzyć grupę Protokoły i tam trzymać wszystkie typy dokumentów, które mają związek z protokołami rejestrowanymi przez organizację. Nową grupę dokumentów można założyć bezpośrednio z poziomu okna Typy dokumentów (widoczne w 2. punkcie niniejszej instrukcji) po wybraniu przycisku Grupy, a później Nowy;
    • Domyślna procedura – z nowym typem dokumentu można powiązać istniejącą procedurę, która pozwoli w automatyczny sposób zająć się dokumentem. Procedurę należy wybrać z listy. Tworzenie nowych procedur opisano w osobnym artykule;
    • Domyślny szablon – nowy typ dokumentu można powiązać z określonym szablonem. Dzięki temu możliwe jest usprawnienie tworzenia nowego dokumentu określonego typu. Szablon można wybrać z listy. Natomiast tworzenie nowych szablonów opisano w oddzielnym artykule;
    • Szablon znaków dla numeru dokumentu – pole to umożliwia ustawienie sposobu numeracji dokumentu. Z listy możliwe jest wybranie już zdefiniowanych szablonów numeracji. Tworzenie nowych szablonów opisano w oddzielnym artykule;
    • Ikona – każdy typ dokumentów może mieć przypisaną ikonę, która usprawnia identyfikację. Aby dodać ikonę, należy kliknąć w pole i z listy wybrać pożądany symbol. Zalecane są ikony SVG lub PNG o rozmiarze 18×18;
    • Wybierz plugin – nowy typ dokumentu można powiązać z określonymi działaniami, które zdefiniowano w formie prostych pluginów. Po kliknięciu w pole można wybrać m.in. wtyczki pozwalające na dodanie pliku, skanowanie dokumentów, wygenerowanie pliku czy wystawienie faktur lub ustawienie statusu dokumentu;
    • Priorytet – umożliwia ustawienie kolejności dla danego typu dokumentu w grupie;
    • Dodatkowa zakładka Panel podglądu – aktywowanie tej opcji włączy dodatkową zakładkę panelu podglądu;
    • Wyłącz pole Data – po włączeniu tej opcji w danym typie dokumentu nie będzie widoczne pole odpowiedzialne za ustawienie daty;
    • Wyłącz pasek zadań – umożliwia wyłączenie paska zadań przy górnej krawędzi okna tworzenia nowego dokumentu;
    • Zakładka Załączniki oraz Po zapisie na karcie Ogólne – pozwala na włączenie zakładek Załączniki oraz Po zapisie na karcie Ogólne;
    •  zakładka Pozycje – pozwala włączyć dodatkową zakładkę z pozycjami na przykład towary i usługi z bazy produktów (wymaga rozszerzenia Business);
    • Powiadamiaj o uprawnieniu do dokumentu – włączenie tej opcji aktywuje powiadamianie o uzyskaniu uprawnień do dokumentu;
Definiowanie nowego typu dokumentu - krok drugi
Definiowanie nowego typu dokumentu – krok drugi
  1. po ustawieniu właściwości nowego typu dokumentu należy kliknąć przycisk DODAJ TYP DOKUMENTU. Widok okna ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki, które opisano poniżej:
    • zakładka Ogólne – zawiera dokładnie te same opcje, które zostały opisane powyżej. Można tutaj dokonać zmian wcześniejszych ustawień;
    • zakładka Dostęp w menu – pozwala na wskazanie konkretnych użytkowników lub grup, które będą miały dostęp do danego typu dokumentu w menu. Następnie w panelu po lewej należy wskazać odpowiednią pozycję i kliknąć przycisk strzałki widoczny pomiędzy panelami tak, by osoba pojawiła się z prawej strony. Od tej chwili wskazana osoba (lub grupa osób) będzie miała dostęp do nowego typu dokumentu. Jeśli nikt nie zostanie wskazany, dokument będzie domyślnie dostępny dla wszystkich;
Definiowanie nowego typu dokumentu - krok trzeci
Definiowanie nowego typu dokumentu – krok trzeci
  • zakładka Pola podstawowe – umożliwia dodanie określonych typów pól, które pojawią się podczas tworzenia nowego typu dokumentu. Dostępne pola widoczne są w lewej kolumnie. W celu ich dodania do tworzonego typu dokumentu należy kliknąć przycisk strzałki obok nazwy. Kolejność pól na liście można zmieniać zaznaczając pole na liście w prawej kolumnie, a następnie przy pomocy przycisków Przesuń w górę oraz Przesuń w dół zmieniając ich położenie;
  • zakładka Cechy – umożliwia zdefiniowanie indywidualnych, dodatkowych pól, innych niż domyślne dla formatki dokumentu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule;
Definiowanie nowego typu dokumentu - krok czwarty
Definiowanie nowego typu dokumentu – krok czwarty
  1. po dopasowaniu nowego typu dokumentu, należy kliknąć przycisk OK. Nowa pozycja pojawi się na liście typów dokumentów w oknie Typy dokumentów. Poza tym, tworząc nowy dokument, będzie można skorzystać z nowego elementu;
  2. każdy typ dokumentu widoczny w oknie Typy dokumentów można poddać edycji. Wystarczy kliknąćw niego dwukrotnie przyciskiem myszy lub zaznaczyć i potwierdzić przyciskiem Edycja. Sam proces edycji nie różni się niczym od tego, co opisano powyżej.

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top