Proces obiegu

W Ustawieniach aplikacji\Faktury zakupu\Ścieżki procesu\ procesu znajdują się wszystkie skonfigurowane procesy obiegu faktur zakupu.

Żeby zrozumieć działanie i konfigurację obiegu należy zapoznać się stosowaną w naszym systemie nomenklaturą.

  • Proces obiegu – określa z jakich etapów składa się proces i czy jest to proces automatyczny czy ręczny
  • Ścieżka procesu – dany proces może mieć wiele ścieżek procesu. Składają się z tych samych etapów ale różne warunki wejściowe powoduje wybranie odpowiedniej ścieżki i zmienność przypisanych osób do etapu
  • Etap – określona czynności, osoby i status w procesie obiegu
  • Proces automatyczny  – automatycznie wybierany proces przez system bez ingerencji pracownika. Proces automatyczny to PROCES GŁÓWNY i utworzony proces dla typu dokumentu księgowe. Możemy zastosować inny proces obiegu dla faktur FVZ – zakupu a inny dla FW – faktury wynagrodzeniowe – wystawiane przez pracowników firmy, ale oczekujemy poufności i innych etapów i osób biorących w procesie udział.
  • Proces ręczny – stworzony proces w którym nie wybrany jest typ dokumentu księgowe, który odróżni na dokumentu. W  procesie ręcznym pracownik sam wybiera ścieżkę procesu, którą faktura ma przejść. Nie wskazanie ścieżki ręcznie powoduje wybranie ścieżki automatycznie

 

Konfiguracja procesu

System zawsze ma skonfigurowany PROCES GŁÓWNY  z jedną ścieżka i od rekonfiguracji tej ścieżki należy rozpocząć zmiany w procesie obiegu. Poprzez przycisk   zmieniamy etap w procesie. Możemy dodać nowe lub zmienić kolejność istniejących. Opis etapów znajduje się w dalszej części tego artykułu.

Uwaga: zmiana konfiguracji powoduje skasowanie istniejących reguł w etapach

Ścieżki służą do budowy i konfiguracji bardziej złożonych procesów zmiany osób, grup lub zachowania danego etapu. Domyślnie mamy zawsze skonfigurowany jeden Proces z jedną ścieżką nazwany PROCESEM GŁÓWNYM.  Procesu głównego nie można usuwać, można go jednak dowolnie zmieniać.

Pamiętaj: zmieniaj – nie usuwaj.  Jeśli wdrożyłeś proces obiegu i chcesz zmienić proces nie usuwaj istniejącego tylko  zmień go. Pamiętaj że w obiegu są faktury, których przebieg się odbywa i usunięcie proces może spowodować problemy w ich dalszych etapach.

Nowa ścieżka procesu

Nową ścieżkę procesu stosujemy jeśli dane na szczegółach faktury powodują zmianę obsługi procesu a na etap oczekujemy innych osób obsługujących.  Konfigurację reguły wybierającej daną ścieżkę ustawiamy na etapie REJESTRACJI.
Opis warunków, które mogą wybrać daną ścieżkę oraz ich przykład ich zastosowania:

  • Jednostka rozliczeniowa – w przypadku wielofirmowości, faktura ze spółki A może przebiegać inną ścieżka niż faktura ze spółki B a na etapie księgowości możemy przypisać inne księgowe do spółki A, a inne do spółki B
  • Forma płatności – faktury przelewów do kontrahentów obsługuje inna osoba niż gotówki pracowników
  • Kwota od do – faktury do 1000 zł nie wymagają akceptacji a faktury od 1001 zł wymagają akceptacji zarządu. Akceptacje warunków kwotowych można zrealizować również przez Mapę akceptacji
  • Sprzedawca – na podstawie sprzedawcy możemy przypisać określoną osobę opisującą merytorycznie i osoba rejestrująca nie będzie musiała wybierać pracownika z listy

Poniżej przykład dwóch ścieżek procesu dla różnych spółek

Etapy

Dostępne etapy, które możemy używać w procesie są zdefiniowane i mają określone role. Ważne jest zrozumienie do czego dany etap służy i jakie osoby powinny być przypisane do etapu a konfiguracja procesu i jego przebieg będzie zgodny z naszym oczekiwaniem.

ETAPY STANDARDOWE

REJESTRACJA – czyli rozpoczęcie procesu, etap zawsze rozpoczyna proces obiegu i jest nie zmienny zawsze jest pierwszy. Do tego etapu nie przypisujemy osób, które go wykonują ponieważ osoba dodająca fakturę do systemu jest osobą rejestrującą fakturę. W zależności od organizacji procesu wewnątrz firmy możemy ustalić  że jest to wybrany sekretariat lub że każda osoba otrzymująca fakturę wprowadza sama do systemu, wybór kto ma realizować jest ten etap jest formalnym opisem procesów w organizacji, a Ready_ spełnia każdy z tych wymagań.

WERYFIKACJA FORMALNA – etap stosujemy jeśli mamy osobę lub zespół osób, które weryfikują fakturę pod względem formalnym czyli poprawności wystawienia faktury. Może też być stosowany w przypadku kiedy każdy pracownik wprowadza dokument ale weryfikacją danych i wyborem dalszej ścieżki zajmuje się wybrana grupa osób, mamy wtedy pewności poprawności wprowadzonych danych ale też szybkość wprowadzenia dokumentów poprzez dystrybucję pracy wprowadzenia dokumentów na całą organizację. Etap ma kolor fioletowy tak sam jak etap Księgowości, sugeruje że częstym zastosowaniem etapu jest już na wstępie weryfikacja formalna przez Księgowość.

OPIS MERYTORYCZNY  – jest to opis kosztowy faktury często błędnie mylony z akceptacją faktury.
Kto jest przypisany do tego etapu – możemy wybrać z kilku opcji:

  • Osoby wybrane przez pracownika poprzedniego etapu (domyślny) – pracownik sam decyduje, która osoba ma opisać kosztowo fakturę. Tutaj dajemy dużą dowolność pracownikowi wyborze osób z listy pracowników
    • siebie – jeśli sam opisuje
    • może wybrać kilka osób jeśli faktura ma zostać opisana przez wiele osób z różnych działów
    • może wybrać kilka osób z jednego działu jeśli przekazujemy fakturę na dział i zasada kto pierwszy ten lepszy, czyli pobieram fakturę do siebie i ją opisuję. Wybieranie kilku osób z działu stosuje też osoba jeśli nie wie która dokładnie osoba ma opisać tą fakturę ale wie że, należy do danego działu. Osoby, których faktura nie dotyczy mogą zawsze kliknąć NIE MOJA
    • może wybrać listę dystrybucyjną – jest zdefiniowana przez administratora systemu lista z wybranymi osobami, które nie trzeba za każdym razem wybierać. Np Dział Logistyki zawierająca osoby, które przyjmują faktury.
  • Osoby wybrane przez pracownika poprzedniego etapu z grupy – zasada tak jak w powyższej opcji ale wybór osób ograniczony jest do zdefiniowanej grupy osób.
  • Osoba wykonująca poprzedni etap – ten sposób wyboru osoby, powoduje że osoba wykonująca poprzedni etap będzie osobą opisująca kosztowo fakturę.
  • Wybrana grupa – opisuje jedna osoba z wybranej grupy
  • Wybrani pracownicy – każdy z pracownik otrzymuje fakturę do opisu

AKCEPTACJA – jest to zatwierdzenie kosztów wprowadzonych przez osobę merytoryczną do księgowania. Osoba na tym etapie zazwyczaj potwierdza poprawność i zasadność kosztów, wprowadzonych przez osobę merytoryczną. Do przypisania osoby do etapu niezbędne jest dodanie kosztu to kosz jest kluczowy przy wyborze osoby akceptującej.

Mam kilka opcji wyboru w konfiguracji

  • Akceptuje jedna osoba z wybranej grupy 
  • Bez akceptacji – opcja stosowana w przypadku wielu ścieżek procesu w której wybrana ścieżka np gdzie kwota jest poniżej 1000 zł akceptacja nie jest wymagana
  • Mapa akceptacji – zaawansowany system reguł przypisujący osoby akceptujące. Opis możliwości i konfiguracji opisany jest w osobnym artykule
  • Osoby akceptujące wybierane ręcznie z grupy: FAKTURY – Akceptujący faktury wybierani ręcznie – pracownik sam wybiera osobę akceptującą z osób przypisanej do grupy
  • Osoby akceptujące wybierane ręcznie z wybranej grupy – opcja działa tak samo ja powyższa ale grupa jest inna niż domyślna
  • Przełożony opisującego koszt według struktury – dla każdej osoby wyszukiwany jest przełożony w strukturze organizacyjnej. Opcja posiada warunek wyłączenia osób, których koszt nie podlegają akceptacji. Np. koszty wprowadzone przez Dyrektorów nie muszą być akceptowane przez Prezesów.

Jeśli nie zostanie wprowadzony koszt na fakturze lub faktura nie jest rozpisana w 100% to etap ten pomijany. Faktura nie zostanie przekazana do akceptacji do póki faktura nie zostanie rozpisana w 100%. Jest opcja w ustawieniach, która pilnuje osoby merytoryczne aby koszty były wprowadzone poprawnie, zalecana jest włączenie tego ustawienia.

WERYFIKACJA FORMALNO-RACHUNKOWA – kluczowy etap w procesie obieg, księgowość jest tzw. zarządzającym procesem i posiada dodatkowe akcje umożliwiające wykonanie dodatkowych operacji w procesie obiegu jak zwrot lub dodanie osoby merytorycznej, dodatkowa akceptacja czy zwrot do osoby rejestrującej. W przypadku np nie opisania w 100% kosztów przez osoby merytoryczne faktura może być przekazana do etapu Księgowości w celu zarządzenia co dalej wykonać z takim dokumentem. Etap ten zazwyczaj jest etapem kończącym proces obiegu, choć nie jest to wymagane. Do etapu domyślnie przypisana jest Grupa Księgowość, która posiada specjalne uprawnienia .

 

ETAPY DODATKOWE

Etapy dodatkowe nie posiadają specjalnych funkcji jak powyższe są wspomagające proces. Każdy etap dodatkowy zachowuje się tak samo ale przydzielenie osób do danego etap i status, określa na jakim etapie znajduje się proces

GŁÓWNY KSIĘGOWY – etap stosowany zazwyczaj po etapie Weryfikacji formalno-rachunkowej w celu zatwierdzenia poprawności wprowadzonych danych księgowych rejestrów VAT, kosztów uzyskania przychodów i wygenerowanych danych księgowych

AKCEPTACJA PŁATNOŚCI – etap może być wykorzystany np. do weryfikacji zgodności z umową. Z względu na często długie terminy płatności etap nie powinien być wykorzystywany do akceptacji wykonania przelewu w banku ponieważ wstrzyma on proces obiegu faktura, a faktur a powinna jak najszybciej zostać zaksięgowana. Do akceptacji wykonania przelewów zalecamy zastosowanie aplikacji Płatności w której można zatwierdzać płatności niezależnie od przebiegu procesu do wykonania przelewów w banku.

AKCEPTACJA ZARZĄDU – stosowany w prostych obiegach gdzie każda faktura wymaga akceptacji zarządu, oprócz standardowego etapu akceptacji.

WERYFIKACJA CONTROLINGU – etap przeznaczony do weryfikacji faktury przez Controling np. zgodności z zamówieniami publicznymi

 

ETAPY SPECJALNE PROCESU MAGAZYNOWEGO

LOGISTYKA  – system obiegu faktur kosztowych nie przewiduje procesu obsługi faktur magazynach ze względu na brak możliwości rozliczenia faktury z zamówieniem w systemach ERP, jednak wspomagając ten proces i w celu posiadania wszystkich skanów faktur w jednym systemie możemy przeprowadzić proces obiegu dokumentu magazynowego. Na tym etapie możemy wykorzystać zakładkę komentarzy do wprowadzania informacji np. o powiązanych dokumentach PZ. Etap ten też nie weryfikuje wprowadzonych kosztów.

KSIĘGOWANIE MAGAZYNOWE – etap stosowany po etapie logistyki i kończący prosty proces obiegu faktur magazynowych.

 

CaseStudy

Firma oczekuje dwóch procesów obiegu faktur zakupu: jeden standardowy dla faktur zakupu oraz jeden poufny dla faktur wynagrodzeniowych.

Założenia

  1. Do wszystkich faktur, za wyjątkiem wynagrodzeniowych, ma mieć dostęp wybrana grupa, niezależnie od osób biorących w niej udział.
  2. Faktury kosztowe rejestrowane są dwóch oddziałach, potrzebne są dwie oddzielne numeracje.
  3. Do faktur wynagrodzeniowych (poufnych) mają mieć dostęp 4 osoby.
  4. Rejestrując fakturę wynagrodzeniową, osoba wybiera do opisu osobę tylko z dwóch dostępnych.  Ograniczy to popełnienie błędu i wysłanie, przez przypadek, faktury do osoby spoza grona osób uprawnionych.

Co należy wykonać? Odpowiedzi na poszczególne punkty

  1. W systemie są dwie grupy, mające dostęp do wszystkich faktur: FAKURY – Księgowość oraz FAKTURY – Nadzór nad procesem. Nie można użyć tych grup do ścieżki kosztowej, ponieważ osoby z tej grupy będą widziały faktury wynagrodzeniowe, dlatego też:
    1. tworzymy nową grupę i przypisujemy ją w dodatkowych ustawieniach ścieżki jako grupa uprawniona do wszystkich faktur dla tej ścieżki;
    2. tworzymy nową grupę FAKTURY – Księgowość faktur wynagrodzeniowych i przypisujemy do etapu Weryfikacja Rachunkowa.

Faktura kosztowa

Tak stworzony proces odizoluje nam osoby od drugiego procesu Faktur wynagrodzeniowych.

Faktura wynagrodzeniowa

Faktury tej kategorii są poufne i nie może mieć do nich dostępu nikt, za wyjątkiem osób, które biorą udział w procesie.
Wymaganie to sprowadza się do następujących etapów:

  1. utworzenie Dziennika dla dokumentów poufnych i odebranie dostępu do tego dziennika wszystkim nieuprawnionym osobom [Ustawienia aplikacji\Faktury zakupu\Dzienniki\Mapa Dzienników]. Można również całkowicie odebrać uprawnienia wszystkim osobom i pozostawić w tym przypadku dostęp tylko wybranym osobom.

2. dodanie typu dokumentu księgowego, np. FW – Faktury wynagrodzeniowe, i utworzenie ścieżki procesu.

3. dodanie mapowania dziennika dokumentów poufnych do utworzonego typu dokumentu księgowego, poprzez konfigurację w ustawieniach aplikacji/faktury/mapa dzienników.

4. skonfigurowanie ścieżki procesu dla tego typu dokumentu księgowego.

Tak skonfigurowany proces automatycznie zarejestruje dokument w Dzienniku faktur poufnych, oznaczy dokument jako poufny, osoba, która nie ma uprawnień do faktury, nie będzie miała dostępu do tego dokumentu np. pomimo że jest przełożonym lub zastępcą. W tym przypadku tylko osoba rejestrująca dokument oraz Nowak i Skorska będą posiadali dostęp do tego typu faktury.

Rozpocznij pracę z Ready_™

Uruchom system i korzystaj przez 14 dni bezpłatnie!