Podstawowym działaniem, jakie można wykonać w module Baza wiedzy, jest tworzenie nowych plików zawierających informacje dla innych pracowników organizacji.
Aby utworzyć nowy plik, należy:
- włączyć moduł Baza wiedzy;
- kliknąć Nowy plik (zielony plus);
- uzupełnić dane w nowym oknie:
- Nazwa – nazwa pliku;
- Opis – opis pliku;
- Folder – kliknąć Wybierz folder nadrzędny i wskazać na liście folder, w którym ma zostać zapisany plik;
- kliknąć Zapisz;
- nowy plik pojawi się na liście. W prawej części okna widoczna będzie zawartość pliku;
- Treść – w tym miejscu można wprowadzić treść, która ma być przekazana osobom korzystającym z bazy wiedzy. Może to być krótki opis, instrukcja lub na przykład cała treść umowy. Tekst można poddać rozbudowanemu formatowaniu oraz uzupełnić o hiperłącza i tabele;
- Załączniki – pozwala na dodanie załączników, które mogą być powiązane z treścią w zakładce Treść. Dodanie załącznika polega na kliknięciu przycisku Dodaj, wskazaniu pliku i kliknięciu Otwórz. Załącznik można również zeskanować za pomocą zainstalowanego w systemie skanera. Warto pamiętać o tym, że załącznik zapisany w tym miejscu można w prosty sposób przesłać pocztą e-mail;
- Uprawnienia – pozwala określić, kto ma dostęp do danego pliku. Udzielając dostępu, można określić, czy pracownik może czytać, edytować lub zarządzać plikiem;
- Komentarze – osoby mające dostęp do pliku mają możliwość zamieszczenia komentarzy związanych z plikiem;
- Historia – podgląd historii zmian w pliku;
- kliknąć Zapisz.