Wszystkie dokumenty w ramach organizacji powinny posiadać swoją numerację, która nadawana jest w sposób automatyczny już na etapie ich tworzenia. Sposób numerowania dokumentów można dopasować do standardów obowiązujących w ramach organizacji.
Aby zmodyfikować numerację istniejącego dokumentu, należy:
- otworzyć Panel sterowania i kliknąć trzy kropki w prawym górnym narożniku okna systemu Ready_TM, a potem kolejno wybrać Narzędzia i Panel sterowania;
- w nowym oknie w sekcji Ogólne wybrać Szablony znaków. Na liście należy odszukać dokument, którego numeracja wymaga zmiany i dwukrotnie w niego kliknąć. Na ekranie monitora pojawi się nowe okno, w którym można dokonać modyfikacji numeracji;
- w polu oznaczonym przy pomocy ramki z listy można wybrać zdefiniowane elementy numeracji. Po wybraniu pozycji z listy należy kliknąć opcję Wstaw. Wybrany element numeracji pojawi się w polu powyżej. Dodatkowo w polu podglądu numeru można dodać własne ciągi znaków. Przykład widoczny powyżej zawiera ręcznie wpisane znaki FS oraz kropki – to stałe elementy, które nie ulegną zmianie w kolejnych dokumentach. Natomiast elementy ujęte w nawiasy klamrowe to zmienne elementy szablonu – rok (RRRR} oraz numer faktury {NR};
- zmiany należy zatwierdzić przyciskiem OK.
Aby dodać numerację nowego typu dokumentu, należy:
- otworzyć Panel sterowania i kliknąć trzy kropki w prawym górnym narożniku okna systemu Ready_TM, a potem kolejno wybrać Narzędzia i Panel sterowania;
- w nowym oknie w sekcji Ogólne wybrać Szablony znaków, a następnie kliknąć zielony przycisk z symbolem plusa (Dodaj);
- w nowym oknie należy wypełnić pola według instrukcji poniżej:
- Nazwa – trzeba podać nazwę szablonu numeracji. Nazwa powinna jasno odzwierciedlać to, czego dotyczy, na przykład Umowa o dzieło;
- Typ – z listy należy wybrać typ szablonu. Na przykład Szablon dla numeru zlecenia;
- Szablon – przy pomocy listy pod polem należy wybrać elementy składowe numeru;
- nowy szablon należy zatwierdzić, klikając w przycisk OK. Od tej chwili będzie on obowiązywał dla nowo tworzonych dokumentów danego typu.