Edytowanie istniejącego konta

Każde z kont utworzonych w systemie może zostać poddane edycji. Podczas tego procesu administrator zyskuje dostęp do wielu dodatkowych ustawień, które nie były dostępne podczas zakładania konta – zarówno ręcznego, jak i tego opartego o pracę z kreatorem.

W oknie edycji właściwości konta administrator ma dodatkowo możliwość:

• wysłania linka aktywacyjnego do konta;
• resetu lub zmiany hasła.

Aby edytować istniejące konto, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje;
2. kliknąć opcję Ustawienia Aplikacji;
3. w sekcji SYSTEMOWE odszukać opcję Konta pracowników i kliknąć przycisk OTWÓRZ;
4. w nowym oknie za pomocą filtrów lub wyszukiwarki odszukać konto wymagające edycji, zaznaczyć je i kliknąć przycisk Edycja;

5. po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk ZAPISZ.

Nowe okno podzielono na kilka zakładek, które dokładnie omówiono poniżej.

• Podstawowe,
• Grupy,
• Stanowisko,
• Prawa do struktury,
• Prawa do systemu,
• Konta pocztowe,
• Cechy,
• Urządzenia mobilne,
• Powiadomienia.

Podstawowe

Zakładka PODSTAWOWE zawiera wszystkie te opcje, które pojawiły się przy okazji dodawania nowego konta. Innymi słowy w tym miejscu można:

• określić ważność konta;
• zmienić jego typ oraz nazwę;
• zmienić imię, nazwisko, adres e-mail, telefon oraz zdjęcie;
• ustawić hasło dla CalDAV.

Administrator z poziomu zakładki PODSTAWOWE może również wysłać link do resetu hasła oraz link do aktywacji konta. Obie opcje powodują, że użytkownik otrzyma wiadomość ze specjalnym linkiem, po którego kliknięciu:

• uruchomiona zostanie procedura zmiany hasła;
• konto zostanie aktywowane.

Obie opcje pozwalają na ograniczenie kontaktu na linii administrator – pracownik, a jednocześnie eliminują problemy związane z zapomnianym hasłem czy powiadomieniem o założeniu nowego konta pracowniczego w systemie Ready_^TM.

Grupy

Zakładka GRUPY zawiera rozwiązania, które pozwalają na dodanie do lub usunięcie danego pracownika z konkretnej grupy, co sprawia, że dane konto w prosty sposób uzyskuje określone uprawnienia systemowe i dostęp do zdefiniowanych narzędzi.

• Aby dodać użytkownika do grupy, należy w kolumnie Dostępne grupy ustawić kursor nad grupą, a potem kliknąć przycisk DODAJ;
• aby usunąć użytkownika z grupy, należy w kolumnie Grupy użytkownika ustawić kursor nad grupą, a potem kliknąć przycisk USUŃ.

Stanowisko

Zakładka STANOWISKO odpowiada za przydzielenie konta pracownika do określonego w strukturze organizacyjnej stanowiska. W oknie widoczna jest zdefiniowana struktura. Aby przypisać pracownika do danego stanowiska, wystarczy je zaznaczyć na liście, a potem kliknąć przycisk Przydziel do stanowiska (zielony plusik na górnym pasku).

Z chwilą przydzielenia do stanowiska widok listy ulegnie zmianie.

W celu odłączenia pracownika z danego stanowiska w zakładce STANOWISKO na liście należy zaznaczyć odpowiednie stanowisko i kliknąć przycisk Zwolnij ze stanowiska (czerwony minusik na pasku narzędziowym). Po wykonaniu tej operacji na liście pojawi się samo stanowisko bez powiązanej z nim osoby.

Administrator z poziomu zakładki STANOWISKO może również skorzystać z Kreatora przydzielenia stanowiska. W tym celu należy:

1. kliknąć przycisk Kreator przydzielania stanowiska;

2. w nowym oknie w kroku pierwszym zaznaczyć stanowisko, które ma zostać obsadzone i kliknąć przycisk DALEJ;

3. w kroku drugim należy zdecydować o tym, czy pracownik ma przejść na stanowisko wraz z obowiązkami lub tylko przenieść wybrane obowiązki:
   • przydziel do stanowiska oraz przepisz wybrane obowiązki – osoba przejmie stanowisko wraz z obowiązkami. Na liście powyżej należy wskazać osobę, która poprzednio zajmowała to stanowisko;
   • przepisz tylko wybrane obowiązki – osoba przejmie wybrane obowiązki. Na liście powyżej należy wskazać osobę, która poprzednio zajmowała to stanowisko;
   • kliknąć przycisk DALEJ;

4. krok trzeci (niezależnie od wybranego ustawienia w poprzednim etapie) wymaga określenia, jakie obowiązki mają zostać przepisane:
   • opcja Przepisana zostanie osoba odpowiedzialna za otwarcie sprawy – zmieniona zostanie osoba, która zakładała sprawę. Nowym zakładającym będzie osoba, która obejmuje właśnie stanowisko;
   • opcja Przydziel uprawnienia do otwartych spraw – nowy pracownik otrzyma dostęp do spraw, które zostały otwarte przez swojego poprzednika;
   • opcja Przepisz opiekuna klienta – nowy pracownik zostanie opiekunem klientów, którzy podlegali poprzednikowi;
   • opcja Przepisz osobę odpowiedzialną za otwarte – nowy pracownik zostanie wpisany jako osoba odpowiedzialna za otwarte zadania, przypomnienia, spotkania, rozmowy, alarmy i czynności RCP;
   • opcja Zachowaj uprawnienia do działu przez Nowego Pracownika – nowy pracownik otrzyma uprawnienia do działu zgodne z tym, co posiadał jego poprzednik;
   • kliknąć przycisk DALEJ;

5. ostatni krok zawiera podsumowanie wybranych ustawień. Aby kontynuować, wystarczy kliknąć przycisk ZAKOŃCZ.

Prawa do struktury

Zakładka PRAWA DO STRUKTURY umożliwia nadanie uprawnień do struktury. Element ten został szerzej omówiony w oddzielnym artykule.

Jeżeli pracownik zostanie odłączony od stanowiska lub stanowisko nie zostanie mu przydzielone, podczas próby logowania na takim koncie pojawi się błąd „Brak lub błędne parametry”. W takim wypadku należy odszukać pracownika i przypisać go do właściwego stanowiska. Po wprowadzeniu zmiany pracownik będzie mógł się zalogować na swoim koncie.

Prawa do systemu

Zakładka PRAWA DO SYSTEMU to miejsce, w którym pracownik może otrzymać lub utracić prawo wybranych funkcjonalności systemu Ready_^TM. Przydzielenie lub odebranie uprawnień sprowadza się do odszukania odpowiedniej pozycji na liście i kliknięcia przycisku Zezwól (zielony plus) lub Zabroń (czerwony minus). Na liście przy wybranym uprawnieniu pojawi się zielony plus lub czerwony minus.

Opis wszystkich uprawnień do systemu znajduje się w oddzielnym artykule.

Konta pocztowe

Zakładka KONTA POCZTOWE zawiera wykaz kont pocztowych powiązanych z kontem pracownika. Administrator z poziomu zakładki może:

• dodać nowe konto pocztowe, wystarczy kliknąć przycisk Dodaj (zielony plus) i skorzystać z kreatora. Sam proces zakładania kont pocztowych opisano w oddzielnym artykule. Pracownik może samodzielnie ustawić swoje konto pocztowe;
• edytować istniejące konto – przycisk Edytuj (ikona ołówka);
• usunąć konto – przycisk Usuń (ikona kosza na śmieci);
• przejrzeć logi konta – przycisk Pokaż historię zdarzeń na koncie (ikona klepsydry);
• wskazać domyślne konto pocztowe – przycisk Ustaw jako domyślne (ikona domku);
• przekształcić konto w konto współdzielone – przycisk Przekształć w konto współdzielone;
• zmienić harmonogramy odświeżania poczty – przycisk Opcje (ikona narzędzi);
• zarządzać szablonami wiadomości – przycisk Szablon wiadomości (ikona żółtego segregatora).

Cechy

Zakładka CECHY umożliwia przypisanie numeru rachunku bankowego pracownika (to tutaj będzie przelewane wynagrodzenie), numeru karty firmowej oraz rachunku bankowego powiązanego z kartą. Zawartość tej zakładki może ulegać zmianie w zależności od konfiguracji systemu pod konkretne potrzeby klienta.

Urządzenia mobilne

Zakładka URZĄDZENIA MOBILNE to miejsce, w którym zapisane są informacje o urządzeniach mobilnych (smartfonach i tabletach), na których użytkownik uruchomił mobilną aplikację Ready_^TM.

Administrator może:

• usunąć nieużywane urządzenia. W tym celu wystarczy zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć przycisk Usuń;
• dodać nowe urządzenie. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk Nowe, a potem na urządzeniu włączyć aplikację Ready_^TM i z jej poziomu zalogować się, używając kodu QR.

Powiadomienia

Zakładka POWIADOMIENIA to ostatni element, który administrator systemu może poddać edycji. W tym miejscu zebrano przełączniki, które pozwalają na kontrolę tego, jakie powiadomienia są wysyłane w różnych kanałach komunikacji z pracownikiem.

Użytkownik może otrzymać następujące typy powiadomień o otrzymanym:

• zadaniu;
• dokumencie;
• zadaniu workflow;
• komentarzu.

Każdy z typów powiadomień można włączyć dla kanałów:

• Strumień – to powiadomienia bezpośrednio w oknie przeglądarki, widoczne po kliknięciu przycisku na pasku zadań;
• E-mail – to powiadomienia wysyłane na adres e-mail zapisany w systemie na koncie danego pracownika;
• Telefon – to powiadomienia pokazujące się na telefonie.

Administrator może określić, jakie typy powiadomień mają pojawiać się w wybranych kanałach komunikacji. Dodatkowo administrator może włączyć opcję wysyłania zbiorczych powiadomień na adres e-mail.

W każdym przypadku włączenie/wyłączenie danej opcji sprowadza się do zmiany położenia przełącznika. Zielony kolor oznacza, że opcja jest włączona.

Powiadomieniami może sterować również sam pracownik z poziomu swojego profilu.