Sekcja OGÓLNE zawiera ustawienia, które dotyczą wszystkich użytkowników, niezależnie od wykupionych dodatkowych modułów i pakietów.
Struktura organizacyjna
Tworzenie i zarządzanie strukturą organizacyjną zostało opisane w oddzielnej sekcji pomocy.
Konta pracowników
Tworzenie i zarządzanie kontami pracowników opisano w oddzielnej sekcji pomocy dostępnej w tym miejscu.
Kategorie spraw
Kategorie spraw zostały szerzej opisane w oddzielnym artykule.
Kontrahenci
W ramach opcji Kontrahenci dostępne są dwa przyciski: OTWÓRZ oraz IMPORTUJ Z CSV. Pod pierwszym przyciskiem kryje się moduł Klienci, który szerzej opisano w oddzielnym artykule. Natomiast kreator importu z pliki CSV omówiony został w tym artykule.
Dane podmiotu
Pracując w systemie Ready_TM, domyślnie w wielu miejscach wstawiane są dane firmy, które system wykorzystuje. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, możliwa jest zmiana domyślnego podmiotu.
Ważną kwestią jest NIP, którego zmiana będzie skutkować utratą wykupionej licencji na system Ready_TM. Jeżeli z jakiegoś powodu konieczna jest zmiana NIP-u podanego przy wykupie licencji (na przykład tak zwany czeski błąd lub przejęcie podmiotu), zalecany jest kontakt z działem wsparcia technicznej. Specjaliści Ready_TM wykonają ten proces. Jeżeli jednak użytkownik wprowadzi zmianę NIP po swojej stronie, to w takim wypadku system przejdzie w tryb tylko do odczytu. Rozwiązaniem tego problemu jest kontakt z działem wsparcia technicznego.
Aby dokonać zmiany domyślnego podmiotu, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji SYSTEMOWE kliknąć OTWÓRZ przy opcji Dane podmiotu;
- w nowym oknie należy rozwinąć listę i wybrać z niej podmiot. Domyślnie na liście będzie podmiot, który wykupił system Ready_TM. W celu dokonania zmiany należy kliknąć przycisk z ikoną krzyżyka;
- w pustym polu wprowadzić fragment nazwy podmiotu i kliknąć lupę, a dalej wybrać odpowiedni podmiot z listy;
- jeżeli podmiotu nie ma na liście, można kliknąć przycisk plusa i dodać go. Można to zrobić w module Klienci. Opis dodawania nowego konta klienta znajduje się w oddzielnym artykule;
- kliknąć przycisk ZAPISZ. Dane zostaną zmienione i od tej pory domyślnie pobierane będą dane wskazanego podmiotu.
Tło pulpitu
Pulpit systemu Ready_TM zawiera tło, które można dopasować do własnych potrzeb. Tłem jest grafika, która powinna być zapisana w formacie JPG lub PNG. Tło ustawiane jest dla wszystkich użytkowników systemu w ramach organizacji.
Aby zmienić tło pulpitu, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji SYSTEMOWE kliknąć OTWÓRZ przy opcji Tło pulpitu;
- w nowym oknie pojawi się podgląd aktualnego tła. Aby dokonać zmiany, należy kliknąć Ustaw zdjęcie, a następnie wskazać plik JPG lub PNG na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Grafika zostanie przesłana na serwer i po chwili pojawi się w oknie poglądu. Jeżeli wszystko jest zgodne z oczekiwaniami, należy kliknąć ZAPISZ.
W celu przywrócenia domyślnego tła należy wykonać powyższą instrukcję, z tą jednak różnicą, że w oknie ustawienia tła należy kliknąć Przywróć domyślny, a potem ZAPISZ.
Profile pulpitów
System Ready_TM daje użytkownikowi możliwość utworzenia własnego profilu pulpitu. Dzięki temu w prosty sposób można na przykład przygotować widok ekranu do konkretnych zadań.
Aby utworzyć nowy profil pulpitu, należy:
- wprowadzić zmiany w wyglądzie aktualnego profilu, na przykład ustawić tło, dodać widgety, określić rozłożenie elementów na ekranie;
- kliknąć prawym przyciskiem myszy w pusty obszar pulpitu;
- z menu wybrać opcję Zapisz pulpit jako profil;
- w nowym oknie wprowadzić nazwę profilu i kliknąć ZAPISZ.
Aby przełączyć profil pulpitu, należy:
- kliknąć prawym przyciskiem myszy w pusty obszar pulpitu;
- z menu wybrać opcję Załaduj profil pulpitu;
- w nowym oknie wybrać z listy odpowiedni profil, zaznaczyć go i kliknąć ZAŁADUJ;
- zawartość ekranu zostanie przeładowana i pojawi się widok nowego profilu.
Aby usunąć profil pulpitu, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji SYSTEMOWE kliknąć OTWÓRZ przy opcji PROFILE PULPITÓW;
- na liście zaznaczyć profil do usunięcia, a potem kliknąć Usuń;
- potwierdzić zamiar usunięcia profilu, klikając USUŃ w oknie dodatkowego komunikatu.
Aby edytować profil pulpitu, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji SYSTEMOWE kliknąć OTWÓRZ przy opcji PROFILE PULPITÓW;
- na liście zaznaczyć profil do edycji, a potem kliknąć Edycja;
- w kolejnym nowym oknie w polu Nazwa wprowadzić nową nazwę pulpitu i kliknąć ZAPISZ.
Profile użytkowników
Opcja Profile użytkowników to narzędzie, które pozwala na zdefiniowanie roli użytkowników w oparciu o grupy dostępne w systemie.
Aby utworzyć nowy profil użytkowników, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji SYSTEMOWE kliknąć OTWÓRZ przy opcji Profile użytkowników;
- w nowym oknie kliknąć Nowy:
- Nazwa – wprowadzić nazwę dla profilu;
- Opis – dodać opis wyjaśniający przeznaczenie profilu;
- Przypisane do grupy – kliknąć przycisk oznaczony strzałką i z listy wybrać odpowiednie grupy systemowe;
- kliknąć ZAPISZ;
- nowa pozycja pojawi się na liście.
Aby usunąć nowy profil użytkowników, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji SYSTEMOWE kliknąć OTWÓRZ przy opcji PROFILE PULPITÓW;
- na liście zaznaczyć profil i kliknąć Usuń;
- potwierdzić zamiar usunięcia.
Listy dystrybucyjne
Tworzenie i zarządzanie listami dystrybucyjnymi zostało szerzej opisane w oddzielnym artykule.
Foldery wyszukiwania
Foldery wyszukiwania to narzędzie, które usprawnia proces wyszukiwania treści. Dokładny opis jego działania znajduje się w oddzielnym artykule.
Z poziomu Ustawień aplikacji i opcji Foldery wyszukiwania po kliknięciu Otwórz można podejrzeć listę zdefiniowanych filtrów.
Każdy z filtrów można usunąć (wystarczy zaznaczyć go na liście, a potem kliknąć ikonę kosza na śmieci). Zapisane pozycje można poddać edycji. W tym celu należy zaznaczyć pozycję i kliknąć ikonę ołówka. Okno edycji pozwala między innymi na zmianę typu, ustawienia elementu nadrzędnego lub nazwy i opisu.
Pod przyciskiem Uprawnieni możliwe jest przypisanie uprawnień do danego folderu wyszukiwania. Wystarczy w lewym oknie wskazać osobę i kliknąć przycisk ze strzałką skierowaną w prawą stronę. Osoba przeskoczy z lewego do prawego okna i wtedy należy zapisać zmiany.
Osoby znające język SQL mogą tworzyć własne foldery wyszukiwania. W tym celu należy kliknąć przycisk zielonego plusa. Następnie określić elementy, które widać na powyższej grafice. Kluczowe dane znajdują się w polu SQL, w które należy wpisać odpowiednie instrukcje. Użytkownicy bez doświadczenia nie powinni samodzielnie tworzyć nowych wpisów i zaleca się, by korzystały z rozwiązań wbudowanych w konkretne moduły wspierające mechanizm folderów wyszukiwania.
Szablony projektów
W wielu organizacjach bywa tak, że regularnie tworzy się i zarządza bardzo podobnymi i powtarzalnymi projektami. W praktyce oznacza to, że w ramach nowych projektów należy zakładać te same zadania i sprawy. Mając na uwadze komfort osób zarządzających podobnymi projektami, system Ready_TM daje możliwość zapisania projektu jako szablonu, a następnie wykorzystania go w przyszłości. Rozwiązanie to pozwala na szybsze zakładanie kolejnych podobnych projektów.
Sam proces zapisywania projektu jako szablonu opisano w oddzielnym artykule. Natomiast Szablony projektów to narzędzie znajdujące się w aplikacji Ustawienie aplikacji.
Po kliknięciu Otwórz w nowym oknie pojawi się lista zapisanych szablonów. Każda z pozycji na liście może zostać usunięta (przycisk Usuń) lub edytowana (przycisk Edycja). Dodatkowo użytkownik może utworzyć nowy szablon (przycisk Nowy).
Doświadczenie pokazuje, że najwygodniej jest utworzyć nowy szablon w module Projekty. Wystarczy w tym celu otworzyć projekt, który ma być wzorem, a potem kliknąć przycisk Do szablonu. Możliwe jest jednak tworzenie szablonu z poziomu omawianego ustawienia.
Aby ręcznie utworzyć nowy szablon, należy:
- kliknąć Aplikacje, a potem odszukać i wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie odszukać ustawienie Szablony projektów i kliknąć Otwórz;
- w kolejnym nowy oknie kliknąć Nowy, a potem wpisać nazwę szablonu oraz opis. Na koniec kliknąć przycisk ZAPISZ;
- widok okna ulegnie zmianie. Na tym etapie należy pozakładać nowe sprawy, dodać zadania oraz utworzyć foldery wyszukiwania, jeżeli są potrzebne;
- aby dodać nową sprawę, należy:
- kliknąć przycisk Nowa sprawa;
- w nowym oknie podać nazwę sprawy. Poza tym można ustawić odpowiednią teczkę, powiązać z klientem i osobą odpowiedzialną, wskazać procedurę i typ sprawy;
- aby dodać nowe zadanie, należy:
- utworzyć sprawę, a następnie zaznaczyć ją na liście;
- kliknąć przycisk Nowe zadanie;
- w nowym oknie uzupełnić temat, opis, dodać powiązania z pracownikiem i klientem;
- kliknąć ZAPISZ;
- aby dodać nowy folder wyszukiwania, należy:
- zaznaczyć sprawę na liście;
- kliknąć przycisk Nowy folder wyszukiwania;
- w nowym oknie określić nazwę, element nadrzędny oraz opis;
- kliknąć ZAPISZ;
- po dodaniu wszystkich niezbędnych elementów pozostaje zamknąć wszystkie otwarte do tej pory okna.
Aby edytować istniejący szablon, należy:
- kliknąć Aplikacje, wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- kliknąć Otwórz obok opcji Szablony projektów;
- zaznaczyć na liście szablon lub jego część, a potem kliknąć ikonę ołówka;
- w nowym oknie wprowadzić zmiany i kliknąć ZAPISZ.
Aby usunąć szablon lub jego część, należy:
- kliknąć Aplikacje, wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- kliknąć Otwórz obok opcji Szablony projektów;
- zaznaczyć na liście szablon lub jego część, a potem kliknąć przycisk kosza;
- potwierdzić zamiar usunięcia.
W tym miejscu warto podkreślić, że tworzenie szablonu od zera według procedury opisanej powyżej nie jest dobrym rozwiązaniem i łatwo o pomyłkę lub błąd. Zalecanym rozwiązaniem jest:
- wykorzystanie podobnego projektu i zapisanie go jako szablonu;
- ewentualna edycja szablonu – dodanie lub usunięcie elementów;
- edycja nazw pozycji w szablonie, jeżeli jest to konieczne.