Ręczne wprowadzanie klientów do systemu Ready_TM jest proste i intuicyjne. Jednak w przypadku, gdy do systemu trzeba przenieść bazę klientów zebraną w innym miejscu, przydatny okazuje się import. System Ready_TM daje możliwość wygodnego zaimportowania danych z dowolnego systemu przy wykorzystaniu plików CSV. Oznacza to, że w dowolnym systemie należy wyeksportować bazę klientów od pliku CSV, a potem ten plik zaimportować do systemu Ready_TM.
Spis treści
Import bazy klientów
Baza klientów może zostać zaimportowana z pliku CSV. W tym celu należy skorzystać z Kreatora importu z pliku CSV. Kreator w ramach pojedynczego klienta pozwala zaimportować następujące typy danych:
Nazwa;
NIP;
Ulica;
Nr domu;
Kod;
Miasto;
Telefon;
E-mail;
WWW;
Skrót;
Informacje kontaktowe;
Faks;
REGON;
PESEL;
Symbol;
Status;
Nazwa KRS;
Nr KRS;
Kapitał zakładowy;
Uwagi;
Poczta;
Województwo;
Powiat;
Gmina;
Nr lokalu;
Kraj;
Nr rachunku;
Waluta;
Forma płatności;
Płatne do;
Rabat;
Jednostka Rozliczeniowa;
Segment.
Plik CSV, który będzie źródłem danych dla kreatora importu, musi spełniać określone założenia. Należy pamiętać o tym, że plik CSV można otworzyć za pomocą arkusza kalkulacyjnego i tam sprawdzić oraz poprawić (jeżeli to konieczne) jego strukturę. Poniżej znajdują się kluczowe zasady dla pliku CSV:
- jeden klient to jeden wiersz;
- kolejne kolumny mają zawierać konkretny typ danych, na przykład REGON lub NIP. Nie można zmieniać kolejności danych w ramach kolejnych wierszy;
- pierwszy wiersz może zawierać nazwy własne kolumn danych na przykład NIP, REGON, Nazwa, itp.
Fragment przykładowego arkusza CSV otwartego za pomocą MS Excel jest widoczny na zrzucie ekranu zamieszczonym poniżej:
Sprawą kluczową przy pracy z plikami CSV jest separator. Kreator importu wspiera następujące separatory: średnik, przecinek, dwukropek, tabulator lub spacja. Oznacza to, że wybrany separator nie powinien być użyty w danych źródłowych. Na przykład, jeżeli separatorem ma być średnik, to należy sprawdzić cały plik CSV pod kątem występowania średników w danych źródłowych. W celu uniknięcia błędów podczas importu zalecamy usunięcie separatora z danych źródłowych.
Plik CSV po weryfikacji i ewentualnym uporządkowaniu za pomocą arkusza MS Excel trzeba zapisać w formacie CSV. W tym celu należy kliknąć kolejno: Plik, Zapisz jako, a następnie w nowym oknie w polu Nazwa pliku podać nazwę. W polu Zapisz jako typ trzeba ustawić opcję Plik CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami)((*.csv). Na koniec należy kliknąć przycisk Zapisz.
Jeżeli źródłem danych klientów jest MS Outlook, Mozilla Thundebird lub Gmail, to w oddzielnym artykule opisano, w jaki sposób można pobrać kontakty w formie pliku CSV.
Aby zaimportować plik CSV z danymi klientów, należy:
- uruchomić moduł Klienci, a następnie na górnym pasku narzędziowym kliknąć Akcje (przycisk z trzema kreskami) i wybrać opcję Import klientów. Można również przeciągnąć plik CSV na okno modułu Klienci, a kreator importu zostanie uruchomiony automatycznie;
- w nowym oknie należy wprowadzić ustawienia według opisów:
- Plik – wskazać plik CSV z danymi do zaimportowania. Wystarczy kliknąć symbol trzech kropek, w nowym oknie wskazać plik CSV i zatwierdzić wybór, klikając Otwórz;
- Separator kolumn – zwykle w tym miejscu należy ustawić opcję średnik, ale zależy to od specyfiki posiadanego pliku CSV;
- Separator tekstu – zwykle w tym polu należy ustawić cudzysłów górny (znak «”»), ale może to zależeć od specyfiki posiadanego pliku CSV;
- Kodowanie – standard kodowania zależy od posiadanego pliku CSV;
- po wprowadzeniu ustawień należy kliknąć przycisk DALEJ;
- kreator importu wczyta dane z pliku i wyświetli ich podgląd wraz z narzędziem do mapowania poszczególnych pól. W sekcji Podgląd pliku CSV należy sprawdzić, czy:
- poszczególne wpisy zawierają poprawne polskie znaki;
- dane zostały poprawnie podzielone na kolumny;
- jeżeli brakuje polskich znaków lub dane są źle podzielone, należy kliknąć przycisk WSTECZ i skorygować ustawienia opcji opisanych w poprzednim podpunkcie (Kodowanie, Separator tekstu, Separator kolumn);
- po tym, jak dane będą poprawnie widoczne na podglądzie w sekcji Podgląd pliku CSV, należy dokonać mapowania danych. W tym celu:
- w prawej kolumnie należy odszukać konkretny typ danych, a następnie kliknąć go przyciskiem myszy, przytrzymać wciśnięty przycisk, przeciągnąć do lewej kolumny i upuścić w sekcji źródło na odpowiednim typie danych. Dla ułatwienia, na grafice powyżej dane nazywają się tak samo;
- jeżeli pola są źle opisane i nie wiadomo, na co wskazuje konkretny typ danych, można skorzystać z podglądu;
- należy zmapować wszystkie dostępne i możliwe do wykorzystania dane;
- pozostałe opcje widoczne w oknie kreatora importu należy ustawić według własnych potrzeb. Domyślnie ustawienia widoczne na zrzucie ekranu w punkcie 3. należą do grona tych bezpiecznych i dzięki nim nic nie zostanie usunięte z systemu czy zastąpione importowanymi danymi:
- Wykrywaj istniejące po – opcja pozwala na określenie klucza, po którym system będzie rozpoznawał istniejące kontakty, co wraz z opcją sterowania zachowaniem po wykryciu duplikatu pozwala określić właściwe zachowanie podczas importu;
- Wykrywaj istniejące po nazwie, jeśli w importowanym wierszu brak identyfikatorów NIP/PESEL/SYMBOL – pozwala nadal stosować opcję klucza typu numerycznego, ale jeśli go zabraknie, to wówczas można wykorzystać nazwę jako klucz unikalny. Jest to przydatne, kiedy importowany plik zawierać może dużą liczbę potencjalnych duplikatów;
- Importuj pierwszy wiersz – jeżeli w pliku CSV pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn, to opcja powinna być wyłączona. W przypadku gdy dane zaczynają się od pierwszego wiersza, opcja powinna być włączona;
- Istniejące kontakty – jeżeli system wykryje kontakt w systemie, to import duplikatu będzie pominięty (pomijaj) lub kontynuowany, a istniejący wpis zostanie nadpisany (napisz) lub dodany bez sprawdzania (dodaj);
- Opiekun – do importowanych kontaktów można przypisać opiekuna. Po kliknięciu w pole pojawi się lista pracowników. Aby wskazać opiekuna, należy wybrać osobę z listy;
- Status – w tym miejscu można ustawić status importowanych klientów. Dostępne opcje to WPIS NIEZWERYFIKOWANY, AKTYWNY oraz NIEAKTYWNY. Jeżeli baza użytkownika wymaga późniejszego przeglądu klientów zanim praca na tych kartotekach zostanie rozpoczęta, można ustawić status WPIS NIEZWERYFIKOWANY i na tej podstawie po dodaniu danych do systemu będzie można je łatwo odszukać i sprawdzić;
- import danych rozpocznie się po kliknięciu przycisku IMPORTUJ i potwierdzeniu operacji. W oddzielnym oknie z komunikatem należy kliknąć TAK;
- czas trwania operacji importu zależy od liczby danych zapisanych w pliku CSV. Po zaimportowaniu danych na ekranie pojawi się okno z podsumowaniem. Okno można zamknąć za pomocą przycisku Zamknij;
- na ekranie otwarte pozostanie okno kreatora importu. Tutaj należy kliknąć przycisk ZAKOŃCZ;
- w module Klienci widoczna będzie lista starych klientów wraz z nowymi, którzy zostali zaimportowani. Nowi klienci mają status WPIS NIEZWERYFIKOWANY;
- podwójne kliknięcie wybranego zaimportowanego kontaktu pozwoli na zobaczenie jego zawartości i weryfikację danych.
Eksport bazy klientów do pliku CSV
System Ready_TM daje również możliwość eksportu bazy klientów w celu jej wykorzystania na zewnętrz w ramach innych aplikacji lub systemów. Eksport odbywa się do pliku w formacie CSV i wykorzystuje wygodny kreator. Możliwy jest też eksport danych klientów w formie dopasowanej do systemu Symfonia, posiadającego otwarty standard importu danych.
Aby dokonać eksportu danych klientów do pliku CSV, należy:
- uruchomić moduł Klienci, kliknąć przycisk Akcje (trzy poziome kreski) i z menu wybrać opcję Eksport klientów i Eksport do pliku CSV;
- w nowym oknie należy zaznaczyć opcję według poniższych instrukcji i kliknąć przycisk EKSPORTUJ DO PLIKU CSV:
- Jakie wiersze – pozwala określić, jakie kontakty mają zostać wyeksportowane do pliku CSV. Opcja wszystkie pozwala na eksport całej bazy klientów. Opcja widoczne pozwoli wyeksportować tylko widoczne pozycje. Widoczność można kontrolować za pomocą filtrów, których opis znajduje się w oddzielnym artykule;
- Jakie kolumny – pozwala określić, jakie typy danych mają zostać wyeksportowane do pliku CSV. Opcja wszystkie pozwala na eksport wszystkich danych klientów. Opcja widoczne pozwoli wyeksportować tylko kolumny widoczne w oknie modułu;
- na ekranie monitora pojawi się okno komunikatu z informacją, że proces eksportu może wymagać czasu. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk TAK. Dane zostaną pobrane na dysk komputera w formacie CSV.
Eksport bazy klientów do systemu Symfonia
Aby dokonać eksportu danych klientów do systemu Symfonia, należy:
- uruchomić moduł Klienci;
- w oknie modułu zaznaczyć klientów, którzy mają zostać wyeksportowani. Wystarczy kliknąć pierwszą pozycję na liście, nacisnąć i przytrzymać klawisz Shift i kliknąć ostatnią pozycję na liście. Można również wcisnąć klawisz Ctrl, a następnie kliknąć wybrane pozycje na liście;
- kliknąć przycisk Akcje (trzy poziome kreski) i z menu wybrać opcję Eksport klientów, Symfonia Premium i dalej Kontakty – pliki;
- w nowym oknie należy kliknąć przycisk Zapisz plik;
- na dysku komputera zostanie zapisany plik kontakty.txt. Plik ten można zaimportować do programu Symfonia. Aby zamknąć okno widoczne powyżej, należy kliknąć przycisk Zamknij.
Zarówno plik CSV, jak i TXT używane w wyniku eksportu danych z systemu Ready_TM można poddać edycji za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub zwykłego Notatnika. Podczas edycji można na przykład ograniczyć liczbę danych lub dopasować je do potrzeb wybranego środowiska, w którym mają zostać wykorzystane.