Loading...

Opis modułu kontakty

Kontakty to najcenniejsza waluta biznesu. Bez dobrze ułożonej bazy kontaktów prowadzenie interesów jest skomplikowane i może skutkować różnego rodzaju problemami oraz wymiernymi stratami. Dlatego tworząc system Ready_TM, duży nacisk położono na stworzenie narzędzia, które pozwoli wygodnie zarządzać kontaktami.

Moduł Kontakty umożliwia zbierać kontakty i administrować nimi do pojedynczych osób. Baza kontaktów jest dostępna dla zalogowanego użytkownika. Narzędzie należy traktować jako uzupełnienie systemu, ponieważ podstawowym i najczęściej wykorzystywanym mechanizmem zarządzania danymi kontaktowymi jest moduł Klienci opisany w oddzielnej sekcji pomocy.

Obecność dwóch narzędzi do zarządzania kontaktami może być nieco myląca. Dlatego poniżej proste wyjaśnienie:

  • moduł Kontakty pozwala zbierać kontakty do konkretnych osób. Moduł ten przydaje się głównie z uwagi na wykorzystanie bazy kontaktów do wysyłania wiadomości e-mail;
  • moduł Klienci został stworzony do zbierania bazy kontaktów do klientów rozumianych jako firmy. To właśnie ten element jest ważniejszy z punktu widzenia użytkownika systemu Ready_TM.

Funkcjonalność

Moduł Kontakty dostępny jest po kliknięciu przycisku Aplikacje na pasku nawigacyjnym pulpitu. Okno jest stosunkowo proste i można je podzielić na trzy główne obszary:

  1. pasek narzędziowy – tutaj znajdują się funkcje, które pozwalają m.in. na dodanie nowego i edycję istniejącego kontaktu, usunięcie wybranej pozycji, import hurtowy kontaktów z pliku CSV oraz wyszukiwarka;
  2. lista kontaktów – to główna część okna modułu. Tutaj wyświetlane są wszystkie kontakty, które zebrał aktualnie zalogowany użytkownik;
  3. panel filtrów – zbiór opcji, które pozwalają filtrować kontakty.
Moduł Kontakty
Moduł Kontakty

Dodawanie nowego kontaktu

Aby dodać nowy kontakt, należy:

  1. uruchomić moduł Kontakty, a następnie kliknąć zielony przycisk Nowa (Nowa osoba kontaktowa);
  2. w nowym oknie w zakładce Podstawowe należy wypełnić podstawowe dane nowego kontaktu:
    • Imię – pole obowiązkowe, pozwala na wpisanie imienia dla tworzonego kontaktu;
    • Nazwisko – pole obowiązkowe, służy do wpisania nazwiska dla nowo utworzonego kontaktu;
    • E-mail – pozwala na podanie adresu e-mail;
    • Telefon komórkowy – w tym miejscu można podać numer telefonu komórkowego dla kontaktu, który jest tworzony;
    • Telefon stacjonarny – w tym miejscu można podać numer telefonu stacjonarnego dla kontaktu, który jest tworzony;
    • Faks – daje możliwości wprowadzeniu numeru faksu;
    • Uwagi – pole, które można wykorzystać w dowolny sposób i umieścić w nim uwagi na temat tworzonego kontaktu;
    • Domyślna firma – pozwala na powiązanie tworzonego kontaktu z firmą, która została wpisana w module Klienci. Jeżeli firma istnieje w systemie, można wpisać fragment jej nazwy w polu i kliknąć przycisk z ikoną lupy. Pozycje spełniające zadane kryteria zostaną wyszukane i będzie można je przejrzeć. W przypadku gdy dana firma nie istnieje w systemie, można kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nowy wpis. Więcej informacji na temat tworzenia nowego klienta zamieszczono w oddzielnym artykule;
    • Zdjęcie – do tworzonego kontaktu można przypisać zdjęcie. Wystarczy kliknąć przycisk Dodaj zdjęcie, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i wybór zatwierdzić przyciskiem Otwórz;
    • Stanowisko – to kolejna informacja, którą można dodać do tworzonego kontaktu;
    • Opis – w tym polu można zawrzeć dodatkowe informacje na temat tworzonego kontaktu;
    • Data urodzin – po kliknięciu tego pola pojawi się prosty kalendarz, za pomocą którego można określić datę urodzin tworzonego kontaktu;
    • Data imienin – po kliknięciu tego pola pojawi się prosty kalendarz, za pomocą którego można określić datę imienin tworzonego kontaktu;
    • Dodaj do osobistej książki adresowej – pozwala na dodanie tworzonego kontaktu do prywatnej książki adresowej, której poświęcono więcej miejsca w oddzielnym artykule;
Dodawanie nowego kontaktu -  zakładka Podstawowe
Dodawanie nowego kontaktu – zakładka Podstawowe
  1. kolejna zakładka, do której warto zajrzeć podczas tworzenia nowego kontaktu, nosi nazwę Cechy. Wygląd i zawartość tej zakładki zależy od preferencji użytkownika systemu Ready_TM i jest całkowicie konfigurowalna. Dokładny opis konfiguracji zakładki Cechy zamieszczono w oddzielnym artykule;
Dodawanie nowego kontaktu - zakładka Cechy
Dodawanie nowego kontaktu – zakładka Cechy
  1. trzecia zakładka nosi nazwę Adres i w całości odpowiada za dodanie danych adresowych. Z punktu widzenia praktyczności wprowadzanie tych danych nie jest koniecznie ani wskazane. Dane teleadresowe podaje się w przypadku kontaktów do firm, a więc należy to zrobić w module Klienci:
    • Wybierz z dostępnych adresów klienta – wybór tej opcji pozwala wykorzystać adres już zapisany w systemie i przypisany do innego kontaktu. Po zaznaczeniu opcji w polu Adres należy przy pomocy lupy wyszukać pożądany kontakt;
    • Zastosuj podany adres – pozwala na ustawienie nowego adresu dla klienta. Po zaznaczeniu tej opcji należy wypełnić pola widoczne poniżej;
    • Ulica – pole na podanie nazwy ulicy;
    • Nr domu i Nr lokalu – pola na wpisanie numeru budynku i lokalu;
    • Miasto – w tym miejscu można wpisać nazwę miasta. Używając przycisku lupy, można wyszukać nazwę miasta w bazie i skorzystać z podpowiedzi. Nazwa może również zostać ręcznie wpisana w polu;
    • Kod pocztowy i Poczta – pola na podanie kodu pocztowego i poczty;
    • Województwo – lista rozwijana, z której można wybrać nazwę województwa;
    • Powiat – miejsce na wpisanie nazwy powiatu;
    • Gmina – miejsce na wpisanie nazwy gminy;
Dodawanie nowego kontaktu - zakładka Adres
Dodawanie nowego kontaktu – zakładka Adres
  1. po wprowadzeniu wszystkich wymaganych lub posiadanych danych należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Widok okna ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki – Wizytówki i Zgody na kontakt;
  2. Zgody na kontakt – w tym miejscu można ustawić zgody na kontakt określonymi kanałami (np. e-mail, telefon). Wystarczy kliknąć w odpowiednią kategorię i wybrać z listy jedną zwartości: Brak zgody lub Zgoda;
Dodawanie nowego kontaktu - zakładka Zgoda na kontakt
Dodawanie nowego kontaktu – zakładka Zgoda na kontakt
  1. po uzupełnieniu dodatkowych danych ponownie należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Nowy kontakt zostanie utworzony w systemie i pojawi się w głównym oknie modułu Kontakty.

Grupy osób

Kontakty widoczne na liście w głównym oknie modułu Kontakty można dodatkowo podzielić na grupy. Dzięki temu łatwiej będzie zachować porządek i odnaleźć właściwe osoby.

Aby utworzyć nową grupę kontaktów, należy:

  1. otworzyć moduł Kontakty i na pasku narzędziowym kliknąć przycisk Grupy osób kontaktowych;
Nowa grupa kontaktów - krok pierwszy
Nowa grupa kontaktów – krok pierwszy
  1. w nowym oknie należy kliknąć przycisk Nowa (Nowa grupa kontaktów);
Nowa grupa kontaktów - krok drugi
Nowa grupa kontaktów – krok drugi
  1. otwarte zostanie kolejne nowe okno, w którym w polu Nazwa należy wpisać nazwę tworzonej grupy. Dodatkowo grupa może posiadać swój opis;
  2. jeżeli w polu Nadrzędna z listy wybierze się istniejącą grupę, to ta aktualnie tworzona stanie się podgrupą;
  3. po określeniu nazwy grupy i podaniu innych dodatkowych informacji należy całość zatwierdzić przyciskiem Zapisz. W okienku tworzeniu nowych grup pojawi się nowa grupa;
Nowa grupa kontaktów - krok trzeci
Nowa grupa kontaktów – krok trzeci
  1. dodatkowo zmianie ulegnie widok głównego okna modułu Kontakty. W lewym panelu filtrów pojawią się wszystkie dostępne grupy. W centralnej części okna nad listą kontaktów widoczne będą też nazwy grup, które zostały utworzone;
Nowa grupa kontaktów - krok czwarty
Nowa grupa kontaktów – krok czwarty

Samo tworzenie nowych grup nie jest skomplikowane, tak jak trudna nie jest edycja istniejących. Wystarczy w module Kontakty kliknąć przycisk Grupy osób kontaktowych, a następnie w nowym oknie wybrać pozycję z listy, a potem kliknąć przycisk Edycja.

Aby dodać konkretne kontakty do wybranej grupy, należy:

  1. odszukać osobę na liście, a następnie umieścić kursor nad wizytówką;
  2. w prawym górnym narożniku pojawi się rząd dodatkowych ikonek. Należy kliknąć środkową ikonę Zarządzaj grupami;
Dodawanie kontaktu do istniejącej grupy - krok pierwszy
Dodawanie kontaktu do istniejącej grupy – krok pierwszy
  1. pojawi się niewielkie okno z listą dostępnych grup. Wystarczy kliknąć kwadracik obok nazwy grupy, do której zostanie dodana wskazana osoba. Warto tutaj zauważyć, że jedna osoba może być dodana do kilku grup. W celu usunięcia kontaktu z grupy wystarczy odznaczyć pole zaznaczone w punkcie poprzednim;
Dodawanie kontaktu do istniejącej grupy - krok drugi
Dodawanie kontaktu do istniejącej grupy – krok drugi
  1. w głównym oknie kontakty zostaną domyślnie posortowane w grupach, tak jak prezentuje to rysunek powyżej.

Widok osoby kontaktowej na liście

Okno modułu Kontakty w centralnej części zawiera listę dodanych kontaktów, które można przeglądać na kilka sposobów.

Przy niewielkiej liczbie kontaktów poszczególne pozycje można przeglądać ręcznie. Każdy kontakt posiada oddzielną wizytówkę, na której znajduje się imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz przyciski mediów społecznościowych, które ułatwiają odszukanie danej osoby np. na Facebooku.

Widok osoby kontaktowej na liście
Widok osoby kontaktowej na liście

Przyciski oznaczone na rysunku powyżej pojawiają się, jeżeli kursor myszy zostanie umieszczony nad daną wizytówką. Patrząc od lewej strony, do dyspozycji są następujące przyciski:

  • Znajdź na Facebooku;
  • Znajdź na Linkedin;
  • Zarządzaj grupami;
  • Usuń osobę kontaktową;
  • Edytuj.

Kliknięcie nazwiska danej osoby spowoduje otwarcie okna z kompletem informacji na jej temat. Kliknięcie adresu e-mail lub numeru telefonu uruchomi tworzenie wiadomości e-mail lub nawiązywanie połączenia telefonicznego (jeżeli na komputerze przewidziano taką możliwość).

Aby wyszukać kontakt, należy:

  1. kliknąć pole wyszukiwarki widoczne w prawym górnym narożniku;
  2. wpisać szukane słowo/frazę i nacisnąć klawisz Enter;
  3. lista kontaktów zostanie ograniczona do tych, które spełniają żądane opcje.
Wyszukiwanie kontaktów
Wyszukiwanie kontaktów
  1. aby wrócić do widoku pełnej listy należy kliknąć przycisk krzyżyka widoczny obok szukanego słowa lub frazy. Pole wyszukiwania zostanie wyczyszczone, a lista kontaktów wyświetli się w całości.

System Ready_TM pozwala również na filtrowanie listy kontaktów w oparciu o grupy lub zdefiniowane cechy.

Aby przefiltrować kontakty w oparciu o podział na grupy, należy:

  1. używać funkcji grup w module Kontakty. Kontakty powinny być przypisane do odpowiednich grup;
  2. w panelu filtrów w sekcji Grupy kontaktów powinny być widoczne wszystkie zdefiniowane grupy. Kliknięcie w wybraną grupę spowoduje zmianę głównej części okna i wyświetlenie wyłącznie tych kontaktów, które przypisano do wybranej grupy;
Filtrowanie kontaktów
Filtrowanie kontaktów wg. podziału na grupy
  1. w celu wyświetlenia wszystkich kontaktów, należy kliknąć opcję Wszystkie osoby kontaktowe w sekcji Grupy kontaktów.

Aby przefiltrować kontakty w oparciu o określone cechy, należy:

  1. w sekcji Filtry wybrać opcję Cechy osób kontaktowych;
  2. rozwinięta zostanie lista grup oraz konkretnych cech. Należy zaznaczyć konkretne pola. Konieczne może być wpisane pożądanej cechy;
Filtrowanie kontaktów wg. cechy
Filtrowanie kontaktów wg. cechy
  1. lista kontaktów zostanie odfiltrowana. Dla powyższego przykładu wyświetlono kontakty, dla których dla cechy Zainteresowania zdefiniowano wartość „literatura”;
  2. aby wyczyścić filtrowanie należy odznaczyć konkretne cechy, które włączono podczas ustawiania filtrów.

Warto w tym miejscu wskazać, że dla kontaktów można zdefiniować dowolne cechy i w ten sposób wygodnie nimi zarządzać. Opis definiowana cech znajduje się w oddzielnym artykule.

Usuwanie kontaktu

Aby usunąć niepotrzebny kontakt, należy:

  1. odszukać kontakt na liście. Można do tego celu wykorzystać filtrowanie lub wyszukiwarkę;
  2. umieścić kursor nad wizytówką kontaktu i kliknąć przycisk Usuń osobę kontaktową;
Usuwanie kontaktu
Usuwanie kontaktu
  1. chęć usunięcia kontaktu należy potwierdzić, klikając przycisk OK w oknie komunikatu.

Książka adresowa – osobista i ogólnodostępna

W ramach modułu Kontakty użytkownik dostaje do swojej dyspozycji dodatkowe narzędzie o nazwie Książka adresowa. Narzędzie to jest wykorzystywane głównie przez moduł poczty e-mail wbudowany w system Ready_TM.

Użytkownik ma dostępne dwie wersje książki adresowej – osobistą i ogólną. Zarządzanie obiema książkami odbywa się w ramach tego samego okna. Dostęp do książki adresowej możliwy jest po kliknięciu przycisku Książka adresowa w oknie modułu Kontakty.

Książka adresowa
Książka adresowa

Osobista książka adresowa

Osobista książka adresowa zawiera się w Ogólnodostępnej książce adresowej. Korzystanie z niej jest wygodne, jeśli często wysyłamy wiadomości e-mail do tych samych osób. Osoby kontaktowe z Osobistej książki adresowej wyświetlają się bowiem w formie podpowiedzi na liście adresatów przy tworzeniu wiadomości.

Jeśli posiadane są odpowiednie uprawnienia, można przeglądać Osobiste książki adresowe innych użytkowników. W tym celu wystarczy, wybrać taką osobę z Listy pracowników.

Z poziomu Osobistej książki adresowej można dodawać nowe kontakty, edytować lub usuwać istniejące wpisy. Dodatkowo, nowe kontakty dodawane bezpośrednio w module Kontakty również pojawią się na liście kontaktów widocznych w Osobistej książce adresowej.

Aby dodać nowy wpis do Osobistej książki adresowej, należy:

  1. uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
  2. w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić Osobista książka adresowa i kliknąć przycisk Dodaj nową osobę kontaktową (zielona ikona ze znakiem plusa);
Dodawanie kontaktu do Osobistej książki adresowej - krok pierwszy
Dodawanie kontaktu do Osobistej książki adresowej
  1. na ekranie monitora pojawi się nowe okno dodawania kontaktu. Dostępne pola należy wypełnić dokładnie w taki sam sposób, jak w przypadku dodawania nowych kontaktów w module Kontakty. Niezbędne działania zostały opisane w oddzielnym artykule;
  2. należy pamiętać o tym, że nowy kontakt dodany z poziomu Osobistej książki adresowej nie pojawi się na liście kontaktów w module Kontakty.

Aby usunąć istniejący wpis z Osobistej książki adresowej, należy:

  1. uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
  2. w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić Osobista książka adresowa;
Usuwanie kontaktu z Osobistej książki adresowej
Usuwanie kontaktu z Osobistej książki adresowej
  1. na liście należy odszukać kontakt, który ma zostać usunięty, a potem kliknąć go prawym przyciskiem myszy. W podręcznym menu należy wybrać opcję Usuń;
  2. kontakt zostanie usunięty bez dodatkowego potwierdzenia;
  3. kontakt usunięty w Osobistej książce adresowej nie zostanie skasowany z ogólnej listy kontaktów widocznych w module Kontakty;

Aby poddać edycji istniejący kontakt w Osobistej książce adresowej, należy:

  1. uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
  2. w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić opcję Osobista książka adresowa;
Edycja kontaktu z Osobistej książki adresowej
Edycja kontaktu z Osobistej książki adresowej
  1. odszukać i wybrać kontakt na liście, a następnie kliknąć przycisk Edycja (ikona ołówka) na belce narzędziowej;
  2. na ekranie pojawi się okno edycji właściwości kontaktu. W poszczególnych polach można dokonać odpowiednich zmian, a następnie całość należy zapisać, klikając przycisk ZAPISZ.

Osobista książka adresowa może zostać w szybki sposób wypełniona kontaktami, które zebrano w module Kontakty. Warto tutaj pamiętać o tym, że szybkie wypełnianie zawartości książki adresowej odbywa się wyłącznie w odniesieniu do kontaktów, które zostały wcześniej dodane w module Kontakty.

Aby szybko uzupełnić zawartość Osobistej książki adresowej, należy:

  1. uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
  2. w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić Osobista książka adresowa;
Szybki uzupełnianie zawartości Osobistej książki adresowej
Szybki uzupełnianie zawartości Osobistej książki adresowej
  1. kliknąć przycisk Napełnij i wybrać z rozwijanego menu odpowiednie kryterium importu:
    • Dodaj wszystkie osoby kontaktowe wstawione przeze mnie – zaimportowane zostaną wszystkie osoby;
    • Dodaj wszystkie osoby kontaktowe wstawione przeze mnie, posiadające nr telefonu – zaimportowane zostaną wyłącznie osoby, które mają określony numer telefonu;
    • Dodaj wszystkie osoby kontaktowe wstawione przeze mnie, posiadające e-mail – zaimportowane zostaną osoby, które mają podany adres e-mail;
  2. po wybraniu odpowiedniego kryterium uzupełnienia książki adresowej pojawi się komunikat, który wymaga zatwierdzenia działania. W celu kontynuacji wystarczy kliknąć przycisk TAK.

Ogólnodostępna książka adresowa

Do Ogólnodostępnej książki adresowej trafiają osoby kontaktowe dodawane przez wszystkich użytkowników korzystających z systemu. Znaleźć w niej można zarówno osoby kontaktowe przypisane do kontrahentów, jak i te oznaczone jako osobiste przez użytkowników.

Aby wyświetlić zawartość Ogólnodostępnej książki adresowej, należy:

  1. uruchomić moduł Kontakty i kliknąć opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
  2. w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić Pełna książka adresowa;
Zawartość Ogólnodostępnej książki adresowej
Zawartość Ogólnodostępnej książki adresowej

W przypadku Ogólnodostępnej książki adresowej użytkownik może:

  • przeglądać istniejące kontakty;
  • edytować istniejące kontakty – należy dwukrotnie kliknąć w istniejący wpis na liście;
  • dodawać nowe kontakty – należy kliknąć przycisk Dodaj.

Każda z wymienionych powyżej czynności nie różni się od tego, co opisano w artykułach na temat Osobistej książki adresowej.

Przeglądanie innych książek adresowych

Ciekawą funkcją książki adresowej jest możliwość przeglądania osobistych książek adresowych innych użytkowników. Dostęp do adresów innych użytkowników zależy od posiadanych uprawnień nadanych w systemie.

Aby przejrzeć dostępne Osobiste książki adresowe innych użytkowników, należy:

  1. uruchomić moduł Kontakty i wybrać opcję Książka adresowa widoczną na pasku narzędziowym;
  2. w nowym oknie w miejscu oznaczonym przy pomocy strzałki (rysunek poniżej) ustawić opcję Osobista książka adresowa;
Przeglądanie innych książek adresowych
Przeglądanie innych książek adresowych
  1. w polu Właściciel książki adresowej należy wybrać osobę, której książkę adresową chce się zobaczyć. Należy pamiętać o tym, że na liście pojawią się wyłącznie te osoby, do których posiada się odpowiednie uprawnienia.

Import dużej liczby kontaktów

Moduł Kontakty może zostać zasilony danymi kontaktowymi osób pobranymi z innych programów pocztowych. Przeniesienie kontaktów możliwe jest przy wykorzystaniu pliku CSV w jasno określonej strukturze.

Struktura pliku CSV musi zawierać następujące dane:

  • Nazwa;
  • Ulica;
  • Miasto;
  • Kod pocztowy;
  • Nr telefonu;
  • Adres e-mail.

Poszczególne elementy muszą być oddzielone od siebie przecinkami.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przenieść kontakty np. z Gmaila czy programów Outlook lub Thunderbird. W każdym przypadku zasada postępowania jest następująca:

  • z poziomu programu pocztowego należy wykonać eksport kontaktów do pliki CSV;
  • otrzymany plik CSV należy dopasować układem do wymagań systemu Ready_TM, najwygodniej zrobić to, używając arkusza kalkulacyjnego (np. MS Excel lub LibreOffice Calc), a uporządkowane dane należy zapisać ponownie w pliku CSV;
  • poprawiony plik CSV można zaimportować do modułu Kontakty.

Przenoszenie kontaktów z Gmail

Poczta Gmail jest jedną z najpopularniejszych usług pocztowych na świecie, a możliwość importu kontaktów z tej platformy do systemu Ready_TM jest jedną z częściej wybieranych opcji.

Aby zaimportować kontakty z platformy Gmail do modułu Kontakty, należy:

  1. w przeglądarce stron WWW otworzyć stronę https://contacts.google.com/;
  2. w menu po lewej stronie odszukać i kliknąć opcję Eksportuj;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok pierwszy
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok pierwszy
  1. w okienku widocznym poniżej zaznaczyć opcję Google CSV oraz kliknąć przycisk Eksportuj;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok pierwszyPrzenoszenie kontaktów z Gmail - krok drugi
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok drugi
  1. na dysk komputera zostanie pobrany plik o nazwie contacts.csv;
  2. uruchomić arkusz kalkulacyjny (w dalszej części wykorzystano MS Excel, ale można również użyć LibreOffice Calc), utworzyć nowy arkusz i przejść do zakładki Dane, a potem wybrać opcję Z pliku tekstowego/CSC. W nowym oknie należy odszukać i wskazać plik contacts.csv, a następnie kliknąć przycisk Importuj;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok trzeci
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok trzeci
  1. na ekranie monitora pojawi się okno importu danych. MS Excel automatycznie wykryje i dopasuje dane. Uzyskany widok przypomina zawartość poniższego rysunku. Jeżeli dane nie wczytały się poprawnie, należy skorzystać z opcji oznaczonych ramką. Zmiana kodowania znaków rozwiąże problem braku polskich liter, a opcja Ogranicznik poprawi podział danych na odpowiednie kolumny. Jeżeli wszystko wygląda poprawnie, należy kliknąć przycisk Załaduj i chwilę zaczekać;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok czwarty
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok czwarty
  1. w arkuszu kalkulacyjnym pojawią się kontakty pobrane z pliku contacts.csv. Arkusz należy przejrzeć i dopasować do wymagań systemu Ready_TM. Oznacza to, że konieczne jest:
    • nazwanie poszczególnych kolumn według wzoru z obrazka poniżej. Warto wykonać tę czynność, bo ułatwi to późniejsze działania;
    • usunięcie zbędnych danych, które nie mieszczą się we wzorze z obrazka poniżej. Warto zostawić wyłącznie te dane, które można zaimportować do systemu. Są to imię i nazwisko, adres e-mail, telefon komórkowy, telefon stacjonarny, fax, stanowisko, opis, data urodzenia, data imienin, NIP oraz nazwa firmy. Resztę informacji można usunąć;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok piąty
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok piąty
  1. poprawiony arkusz należy zapisać jako plik CSV. W tym celu trzeba kliknąć Plik, a potem Zapisz jako. W oknie zapisu należy podać nazwę oraz w polu Zapisz jako typ ustawić CSV (rozdzielany przecinkami) (*.csv), a potem kliknąć przycisk Zapisz.
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok szósty
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok szósty
  1. w module Kontakty należy kliknąć przycisk Import z pliku CSV, który znajduje się na belce narzędziowej;
  2. w nowym oknie w polu Plik należy kliknąć trzy kropki, a następnie wskazać plik CSV, który został przygotowany w poprzednim podpunkcie. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Otwórz;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok siódmy
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok siódmy
  1. W polu Separator należy ustawić średnik. Dla Separator tekstu powinno się wybrać symbol «”» (cudzysłów). Kodowanie należy ustawić na cp1250. Wprowadzone ustawienia powinny zostać zatwierdzone kliknięciem przycisku Dalej;
  2. następny krok wymaga utworzenia powiązań między danymi w arkuszu a polami w systemie:
    • w polu Podgląd importowanego pliku należy sprawdzić, czy poprawnie wczytano dane. Trzeba zwrócić uwagę na polskie znaki oraz podział tekstu na odpowiednie kolumny. Jeżeli coś poszło nie tak, należy wrócić do poprzedniego okna (przycisk Wstecz) i zmienić ustawienia opcji Separator, Separator tekstu oraz Kodowanie;
    • jeżeli wszystko się zgadza, należy kolejno klikać i przeciągać nazwy kolumn, tak jak pokazuje to strzałka na rysunku poniżej. Podczas przeciągania lewy przycisk myszy powinien być cały czas wciśnięty. Po poprawnym przeciągnięciu typu kolumny do sekcji Powiązania powinien pojawić się tam adres kolumny;
    • w polu Właściciel z listy należy wybrać właściciela, do którego chcemy zaimportować kontakty;
    • w polu Zacznij od trzeba ustawić numer wiersza, w którym zaczynają się właściwe dane. Jeżeli pierwszy wiersz to nazwy kolumn, a w drugi posiada konkretne dane, to należy tutaj ustawić wartość 2;
    • w polu Dane istniejących osób należy ustawić wartość Pozostaw. Dzięki temu, w przypadku ewentualnych dubli, dane w systemie Ready_TM nie zostaną zastąpione tymi z pliku CSV;
    • w celu kontynuowania, należy kliknąć w przycisk Dalej;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok ósmy
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok ósmy
  1. w tej chwili na ekranie pojawi się podsumowanie z informacjami na temat tego, ile kontaktów zostanie zaimportowanych do systemu. Przejście do następnego kroku jest możliwe po kliknięciu przycisku Dalej;
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok dziewiąty
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok dziewiąty
  1. w tej chwili na ekranie pojawi się okno modułu Kontakty, a w nim powinny być widoczne nowe dane, które zaimportowano z pliku CSV.
Przenoszenie kontaktów z Gmail - krok dziesiąty
Przenoszenie kontaktów z Gmail – krok dziesiąty

Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird

Mozilla Thundebird jest niezwykle popularnym klientem poczty, który na wielu polach może konkurować z MS Outlook. Użytkownicy korzystający na co dzień z Thunderbirda również mogą przenieść swoje kontakty do systemu Ready_TM.

Aby zaimportować kontakty z programu Mozilla Thunderbird, należy:

  1. uruchomić program Mozilla Thunderbird, a następnie z belki narzędziowej wybrać Adresy;
  2. w nowym oknie w lewej kolumnie zaznaczyć książkę adresową, którą chce się przenieść, a następnie z menu Narzędzia wybrać opcję Eksportuj;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok pierwszy
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok pierwszy
  1. w nowym oknie w polu Nazwa pliku należy podać nazwę nowego pliku. Poza tym w polu Zapisz jako typ należy wybrać opcję Rozdzielany przecinkami (kodowanie systemowe) (*.csv). Potem wskazać, gdzie ma zostać zapisany plik i kliknąć przycisk Zapisz;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok drugi
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok drugi
  1. uruchomić arkusz kalkulacyjny (w dalszej części wykorzystano MS Excel, ale można również użyć LibreOffice Calc), utworzyć nowy arkusz i przejść do zakładki Dane, a potem wybrać opcję Z pliku tekstowego/CSV. W nowym oknie należy odszukać i wskazać plik, a potem kliknąć przycisk Importuj;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok trzeci
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok trzeci
  1. na ekranie monitora pojawi się okno importu danych. MS Excel automatycznie wykryje i dopasuje dane. Uzyskany widok przypomina zawartość poniższego rysunku. Jeżeli dane nie wczytały się poprawnie, należy skorzystać z opcji oznaczonych ramką. Zmiana kodowania znaków rozwiąże problem braku polskich liter, a opcja Ogranicznik poprawi podział danych na odpowiednie kolumny. Jeżeli wszystko wygląda poprawnie, należy kliknąć przycisk Załaduj i chwilę zaczekać;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok czwarty
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok czwarty
  1. w arkuszu kalkulacyjnym pojawią się kontakty pobrane z pliku pobranego z Mozilla Thunderbird. Arkusz należy przejrzeć i dopasować do wymagań systemu Ready_TM. Oznacza to, że konieczne jest:
    • nazwanie poszczególnych kolumn według wzoru z obrazka poniżej. Warto wykonać tę czynność, bo ułatwi to późniejsze działania;
    • usunięcie zbędnych danych, które nie mieszczą się we wzorze z obrazka poniżej. Warto zostawić wyłącznie te dane, które można zaimportować do systemu. Są to imię i nazwisko, adres e-mail, telefon komórkowy, telefon stacjonarny, fax, stanowisko, opis, data urodzenia, data imienin, NIP oraz nazwa firmy. Resztę informacji można usunąć;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok piąty
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok piąty
  1. poprawiony arkusz należy zapisać jako plik CSV. W tym celu trzeba wybrać opcję Plik, a potem Zapisz jako. W oknie zapisu należy podać nazwę oraz w polu Zapisz jako typ ustawić CSV (rozdzielany przecinkami) (*.csv), a potem kliknąć przycisk Zapisz;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok szósty
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok szósty
  1. w module Kontakty kliknąć przycisk Import z pliku CSV, który znajduje się na belce narzędziowej;
  2. w nowym oknie w polu Plik należy kliknąć trzy kropki, a następnie wskazać plik CSV, który został przygotowany w poprzednim podpunkcie. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Otwórz;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok siódmy
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok siódmy
  1. w polu Separator należy ustawić średnik. Dla Separator tekstu trzeba wybrać symbol «”» (cudzysłów). Kodowanie należy ustawić na cp1250. Wprowadzone ustawienia powinny zostać zatwierdzone kliknięciem przycisku Dalej;
  2. następny krok wymaga utworzenia powiązań między danymi w arkuszu a polami w systemie:
    • w polu Podgląd importowanego pliku należy sprawdzić, czy poprawnie wczytano dane. Trzeba zwrócić uwagę na polskie znaki oraz podział tekstu na odpowiednią kolumnę. Jeżeli coś poszło nie tak, należy wrócić do poprzedniego okna (przycisk Wstecz) i zmienić ustawienia opcji Separator, Separator tekstu oraz Kodowanie;
    • jeżeli wszystko się zgadza, należy kolejno klikać i przeciągać nazwy kolumn, tak jak pokazuje to strzałka na rysunku poniżej. Podczas przeciągania lewy przycisk myszy powinien być cały czas wciśnięty. Po poprawnym przeciągnięciu typu kolumny do sekcji Powiązania powinien się tam pojawić adres kolumny;
    • w polu Właściciel z listy należy wybrać właściciela, do którego chce się zaimportować kontakty;
    • w polu Zacznij od należy ustawić numer wiersza, w którym zaczynają się właściwe dane. Jeżeli pierwszy wiersz to nazwy kolumn, a drugi to konkretne dane, należy tutaj ustawić wartość 2;
    •  w polu Dane istniejących osób należy ustawić wartość Pozostaw. Dzięki temu, w przypadku ewentualnych dubli, dane w systemie Ready_TM nie zostaną zastąpione tymi z pliku CSV;
    • w celu kontynuowania należy kliknąć przycisk Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok ósmy
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok ósmy
  1. w tej chwili na ekranie pojawi się podsumowanie z informacjami na temat tego, ile kontaktów zostanie zaimportowanych do systemu. Przejście do następnego kroku jest możliwe po kliknięciu przycisku Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok dziewiąty
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok dziewiąty
  1. w tej chwili na ekranie pojawi się okno modułu Kontakty, w którym powinny być widoczne nowe dane zaimportowane z pliku CSV.
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird - krok dziesiąty
Przenoszenie kontaktów z programu Mozilla Thundebird – krok dziesiąty

Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook

Ms Outlook to najpopularniejszy program do zarządzania pocztą oraz spotkaniami. Użytkownicy tej aplikacji również w prosty sposób mogą przenieść swoje kontakty do systemu Ready_TM.

Aby zaimportować kontakty z platformy Outlook do modułu Kontakty, należy:

  1. uruchomić program MS Outlook, kliknąć opcję Plik, a potem kolejno wybrać opcje Otwórz i eksportuj oraz Importuj/eksportuj;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok pierwszy
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok pierwszy
  1. uruchomiony zostanie kreator. Pierwszy krok wymaga zaznaczenia opcji Eksportuj do pliku i kliknięcia przycisku Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok drugi
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok drugi
  1. w następnym kroku trzeba zaznaczyć opcję Wartości oddzielone przecinkami i ponownie kliknąć przycisk Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok trzeci
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok trzeci
  1. następny etap pracy kreatora wymaga zaznaczenia opcji Kontakty na liście (wystarczy kliknąć tak, by nazwa się podświetliła). Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok czwarty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok czwarty
  1. następny etap wymaga wskazania (przy pomocy przycisku przeglądaj) lokalizacji, w której zapisany zostanie plik CSV. Po wskazaniu lokalizacji należy kliknąć przycisk Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok piąty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok piąty
  1. Okno widoczne poniżej to ostatni etap pracy z kreatorem. Aby kontynuować, trzeba kliknąć przycisk Zakończ. We wskazanym miejscu zostanie zapisany plik CSV;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok szósty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok szósty
  1. uruchomić arkusz kalkulacyjny (w dalszej części wykorzystano MS Excel, ale można również użyć LibreOffice Calc), utworzyć nowy arkusz i przejść do zakładki Dane, a potem wybrać opcję Z pliku tekstowego/CSC. W nowym oknie należy odszukać i wskazać plik CSV, a następnie kliknąć przycisk Importuj;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok siódmy
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok siódmy
  1. na ekranie monitora pojawi się okno importu danych. MS Excel automatycznie wykryje i dopasuje dane. Uzyskany widok przypomina zawartość poniższego rysunku. Jeżeli dane nie wczytały się poprawnie, należy skorzystać z opcji oznaczonych ramką. Zmiana kodowania znaków rozwiąże problem braku polskich liter, a opcja Ogranicznik poprawi podział danych na odpowiednie kolumny. Jeżeli wszystko wygląda poprawnie, należy kliknąć przycisk Załaduj i chwilę zaczekać;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok ósmy
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok ósmy
  1. w arkuszu kalkulacyjnym pojawią się kontakty pobrane z pliku CSV. Arkusz należy przejrzeć i dopasować do wymagań systemu Ready_TM. Oznacza to, że konieczne jest:
    • nazwanie poszczególnych kolumn według wzoru z obrazka poniżej. Warto wykonać tę czynność, bo ułatwi to późniejsze działania;
    • usunięcie zbędnych danych, które nie mieszczą się we wzorze z obrazka poniżej. Warto zostawić wyłącznie te dane, które można zaimportować do systemu. Są to imię i nazwisko, adres e-mail, telefon komórkowy, telefon stacjonarny, fax, stanowisko, opis, data urodzenia, data imienin, NIP oraz nazwa firmy. Resztę informacji można usunąć;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok dziewiąty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok dziewiąty
  1. poprawiony arkusz należy zapisać jako plik CSV. W tym celu trzeba kliknąć Plik, a potem Zapisz jako. W oknie zapisu należy podać nazwę oraz w polu Zapisz jako typ ustawić CSV (rozdzielany przecinkami) (*.csv), a następnie kliknąć przycisk Zapisz;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok dziesiąty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok dziesiąty
  1. w module Kontakty należy kliknąć przycisk Import z pliku CSV, który znajduje się na belce narzędziowej;
  2. w nowym oknie w polu Plik należy kliknąć trzy kropki, a następnie wskazać plik CSV, który został przygotowany w poprzednim podpunkcie. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Otwórz;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok jedenasty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok jedenasty
  1. w polu Separator należy ustawić średnik. Dla Separator tekstu trzeba wybrać symbol «”» (cudzysłów). Kodowanie należy ustawić na cp1250. Wprowadzone ustawienia powinny zostać zatwierdzone kliknięciem przycisku Dalej;
  2. następny krok wymaga utworzenia powiązań między danymi w arkuszu a polami w systemie:
    • w polu Podgląd importowanego pliku należy sprawdzić, czy poprawnie wczytano dane. Trzeba zwrócić uwagę na polskie znaki oraz podział tekstu na odpowiednie kolumny. Jeżeli coś poszło nie tak, należy wrócić do poprzedniego okna (przycisk Wstecz) i zmienić ustawienia opcji Separator, Separator tekstu oraz Kodowanie;
    • jeżeli wszystko się zgadza, należy kolejno klikać i przeciągać nazwy kolumn, tak jak pokazuje to strzałka na rysunku poniżej. Podczas przeciągania lewy przycisk myszy powinien być cały czas wciśnięty. Po poprawnym przeciągnięciu typu kolumny do sekcji Powiązania powinien się tam pojawić adres kolumny;
    • w polu Właściciel z listy należy wybrać właściciela, do którego chce się zaimportować kontakty;
    • w polu Zacznij od należy ustawić numer wiersza, w którym zaczynają się właściwe dane. Jeżeli pierwszy wiersz to nazwy kolumn, a drugi zawiera konkretne dane, to należy tutaj ustawić wartość 2;
    • w polu Dane istniejących osób należy ustawić wartość Pozostaw. Dzięki temu, w przypadku ewentualnych dubli, dane w systemie Ready_TM nie zostaną zastąpione tymi z pliku CSV;
    • w celu kontynuowania należy kliknąć przycisk Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok dwunasty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok dwunasty
  1. w tej chwili na ekranie pojawi się podsumowanie z informacjami na temat tego, ile kontaktów zostanie zaimportowanych do systemu. Przejście do następnego kroku jest możliwe po kliknięciu w przycisk Dalej;
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok trzynasty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok trzynasty
  1. w tej chwili na ekranie zostanie okno modułu Kontakty, a w nim powinny być widoczne nowe dane, które zaimportowano z pliku CSV.
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook - krok czternasty
Przenoszenie kontaktów z programu Ms Outlook – krok czternasty

Konfiguracja

Moduł Kontakty sam w sobie nie posiada specjalnych opcji i ustawień, które wymagają uwagi użytkownika. Jednak w ramach ustawień systemu można zdefiniować cechy oraz słowniki, które mają wpływ na moduł. Z tego powodu warto zapoznać się z następującymi artykułami:

  • Zarządzanie cechami
  • Słowniki danych adresowych

Wypróbuj Demo

Wystarczy adres email, aby uruchomić bezpłatne demo Ready_™

Illustration
Top