Pracownik posiadający swoje konto w systemie Ready_TM ma możliwość dopasowania jego ustawień do własnych preferencji. W wielu przypadkach to pracownikowi łatwiej będzie uzupełnić niektóre dane i ten kierunek jest preferowanym rozwiązaniem w wielu organizacjach. Dlatego administrator zakłada konto, wprowadza kluczowe ustawienia, a cała reszta należy do pracownika.
- Ustawienia konta,
- Ogólne,
- Powiadomienia,
- Urządzenia,
- Zastępstwo,
- Pozostałe,
- Tokeny dostępu (API),
- Ustawienia.
Ustawienia konta
Aby dostać się do ustawień konta, należy:
- kliknąć ikonę zdjęcia na pasku zadań w prawym górnym narożniku;
- kliknąć przycisk Edytuj profil;
- w nowym oknie dostępne będą wszystkie opcje, które pracownik może samodzielnie zmienić.
Ogólne
Zakładka Ogólne umożliwia dokonanie zmiany:
- zdjęcia;
- numeru telefonów;
- numeru pokoju;
- adres;
- języka interfejsu;
- adresu e-mail.
Po wprowadzeniu nowych danych należy kliknąć przycisk ZAPISZ.
Zmiana hasła
Z punktu widzenia użytkownika ważnym elementem dostępnym z poziomu zakładki Ogólne jest zmiana hasła. Należy pamiętać o tym, że hasło musi spełniać wymagania, które zamieszczono w oknie jego zmiany.
Aby dokonać zmiany hasła, należy:
- otworzyć edycję profilu;
- w zakładce Ogólne kliknąć przycisk ZMIANA HASŁA;
- w nowym oknie uzupełnić pola:
- Aktualne hasło – wprowadzić stare hasło, które jest aktualnie używane;
- Wprowadź nowe hasło – wprowadzić nowe hasło;
- Powtórz nowe hasło – ponownie wpisać nowe hasło;
- kliknąć przycisk ZMIEŃ HASŁO.
Powiadomienia
W zakładce Powiadomienia pracownik może określić, jakie typy powiadomień chce otrzymywać.
Użytkownik może otrzymać następujące typy powiadomień o otrzymanym:
- zadaniu;
- dokumencie;
- zadaniu workflow;
- komentarzu.
Każdy z typów powiadomień można włączyć dla kanałów:
- Strumień – to powiadomienia bezpośrednio w oknie przeglądarki, widoczne po kliknięciu przycisku na pasku zadań;
- Email – to powiadomienia wysyłane na adres e-mail zapisany w systemie na koncie danego pracownika;
- Telefon – to powiadomienia pokazujące się na telefonie.
Pracownik może określić, jakie typy powiadomień mają pojawiać się w wybranych kanałach komunikacji. Dodatkowo może włączyć opcję wysyłania zbiorczych powiadomień na adres e-mail.
Jeżeli obok nazwy kanału lub przełącznika obok danego przełącznika pojawi się czerwony trójkąt z wykrzyknikiem, oznacza to, że:
- dla kanału komunikacji – nie podano adresu e-mail w ustawieniach konta użytkownika lub nie zarejestrowano urządzenia mobilnego z zainstalowaną aplikacją Ready_TM. Należy sprawdzić i uzupełnić oba elementy;
- dla typu powiadomień – nie wykonano wdrożenia w zakresie powiadomień. Ten element należy zgłosić u administratora systemu.
W każdym przypadku włączenie/wyłączenie danej opcji sprowadza się do zmiany położenia przełącznika. Zielony kolor oznacza, że opcja jest włączona.
Urządzenia
Zakładka Urządzenia to miejsce, w którym zapisane są informacje o urządzeniach mobilnych (smartfonach i tabletach), na których użytkownik uruchomił mobilną aplikację Ready_TM.
Pracownik może:
- usunąć nieużywane urządzenia. W tym celu wystarczy zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć przycisk Usuń;
- dodać nowe urządzenie. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk Nowe, a potem na urządzeniu włączyć aplikację Ready_TM i z jej poziomu zalogować się, używając kodu QR.
Zastępstwo
W przypadku urlopu lub zwolnienia lekarskiego pracownik w systemie może ustawić zastępstwo. Niezbędne narzędzia umieszczono w profilu pracownika w zakładce Zastępstwo.
Aby ustawić zastępstwo, należy:
- edytować swój profil;
- przejść do zakładki Zastępstwo;
- kliknąć przycisk Dodaj (zielony znak plus);
- w nowym oknie uzupełnić pola:
- Od – w kalendarzu ustawić datę, od kiedy ma zacząć się zastępstwo;
- Do – w kalendarzu ustawić datę, do kiedy ma obowiązywać zastępstwo;
- Kto zastępuje – wskazać osobę, która ma być zastępcą na czas nieobecności. W polu można wpisać fragment nazwiska, a potem kliknąć lupę i z listy wybrać konkretną osobę;
- kliknąć przycisk Zapisz. Nowe zastępstwo pojawi się na liście.
Aby usunąć zastępstwo, należy:
- edytować swój profil;
- przejść do zakładki Zastępstwo;
- na liście odszukać zastępstwo, które ma zostać usunięte, zaznaczyć je i kliknąć przycisk Usuń (ikona kosza);
- potwierdzić chęć usunięcia zastępstwa przez kliknięcie przycisku USUŃ w oknie stosownego komunikatu.
Każdy wpis w zakładce Zastępstwo można poddać edycji. Wystarczy go zaznaczyć na liście i kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka).
Po ustaleniu zastępstwa, wybrana osoba otrzymuje stosowne powiadomienie. Komunikat jest widoczny po zalogowaniu się do systemu w strumieniu powiadomień oraz poprzez otrzymanie notatki w module Do załatwienia. Osoba nieobecna w przypadku zalogowania się do systemu w trakcie trwania zastępstwa otrzyma informację o tym fakcie.
Zastępstwo a przekazywanie dokumentów przez przycisk PRZEKAŻ
- Osoba przekazująca dokumenty do osoby nieobecnej otrzyma informację, do kogo trafi plik w związku z ustawionym zastępstwem;
- jeśli w czasie nieobecności osoba zastępowana otrzyma przekazany dokument, dostanie powiadomienie. Dokument ten zostanie automatycznie przekazany dalej do osoby zastępującej, a w module Dokumenty osoby nieobecnej znajdzie się on w zakładce Załatwione. Osoba nieobecna ma dostęp do dokumentu bez prawa jego edycji. W przypadku dalszego procedowania dokumentu przez zastępcę będą widoczne dla zastępowanego zmiany wprowadzone na dokumencie;
- zastępujący otrzyma powiadomienie o dokumentach przekazywanych na stanowisko osoby zastępowanej. Powiadomienie takie trafi od użytkownika przekazującego dokument;
- w module Dokumenty w zakładce Do załatwienia dokument będzie widoczny jako otrzymany od osoby nieobecnej, a w historii dokumentu pojawi się adnotacja o przekazaniu dokumentu do zastępcy. Zastępujący może dalej procedować dokument;
- zastępca nie ma dostępu do dokumentów, które zostały przekazane do osoby nieobecnej przed terminem obowiązywania zastępstwa.
Po anulowaniu lub zakończeniu zastępstwa nic się nie zmienia w zakresie dokumentów przekazanych do zastępcy, są one nadal przez niego procedowane i nie traci do nich uprawnień.
Zastępstwo a otrzymanie zadania workflow na dokumencie
- Osoba występująca na etapie poprzedzającym etap, który zostanie przypisany osobie nieobecnej, nie otrzyma powiadomienia o tym, że kolejny etap będzie mógł zostać wykonany przez zastępcę;
- w przypadku obiegu dokumentów z wykorzystaniem procedury workflow osoba zastępująca będzie miała poprzez swój workflow na pulpicie dostęp do obecnych i nowych dokumentów (zadań workflow) osoby zastępowanej, które do tej pory nie zostały przez nią wykonane. Każdy z tych dokumentów będzie można otworzyć, z wyjątkiem dokumentów oznaczonych jako poufne. Zastępca nie otrzyma powiadomienia w strumieniu powiadomień o takim zadaniu workflow;
- do etapu procedury nadal przypisana jest osoba zastępowana, jednak osoba zastępująca może przejść proces obiegu dokumentu za osobę nieobecną. Jeśli etap obiegu dokumentu odnotowuje się w historii dokumentu, to odnotowane zostanie wykonanie czynności przez zastępcę;
- do nowych dokumentów przekazywanych przez workflow do osoby nieobecnej zastępujący automatycznie otrzymuje uprawnienie, które nie zostanie cofnięte po zakończeniu zastępstwa. Uprawnienie do obecnych dokumentów w workflow osoby nieobecnej jest dodawane zastępcy w momencie przejścia procedury workflow. Po anulowaniu lub zakończeniu zastępstwa zastępca przestaje widzieć na swoim workflow dokumenty przypisane do osoby dotychczas nieobecnej.
Zastępstwo a sprawy prowadzone przez osobę nieobecną
- Zastępujący nie posiada uprawnień do prowadzonych spraw przez osobę, którą zastępuje, chyba że dostęp do nich wynika z odrębnej konfiguracji uprawnień do spraw i teczek.
Pozostałe
Zakładka Pozostałe to zbiór ustawień, które mogą być przydatne w niektórych sytuacjach. Poniżej opisano każdą z opcji:
- Data wprowadzania dokumentów – pozwala na wskazanie daty, z którą dokumenty będą wprowadzane do systemu. Po kliknięciu pola należy wskazać odpowiednią datę. Należy pamiętać, że ustawienia działają wyłącznie na czas trwania sesji. Wylogowanie się i ponowne zalogowanie spowoduje, że dokumenty będą ponownie wprowadzane z aktualną datą;
- Rok obrachunkowy – umożliwia ustawienie roku obrachunkowego. Rok należy wybrać z listy;
- Liczba miejsc po przecinku – pozwala określić, do ilu miejsc po przecinku system będzie pokazywał wartości liczbowe;
- Hasło (CalDAV) – pozwala na ustawienie hasła do protokołu CalDAV, który jest wykorzystywany na przykład do synchronizacji kalendarza w smartfonie z systemem Ready_TM. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.
Tokeny dostępu (API)
Zakładka Tokeny dostępu (API) umożliwia ustawienia tokenów, które będą odpowiedzialne za dostęp do API.
Aby ustawić nowy token, należy:
- edytować swój profil;
- przejść do zakładki Tokeny dostępu do (API);
- kliknąć przycisk Nowy;
- w nowym oknie wypełnić pola:
- Nazwa – nadać nazwę tokena;
- Data wygaśnięcia tokena dostępu – ustawić datę, do kiedy token będzie ważny;
- kliknąć przycisk ZAPISZ. Token pojawi się na liście.
Aby usunąć token, należy:
- edytować swój profil;
- przejść do zakładki Tokeny dostępu do (API);
- odszukać token na liście i zaznaczyć go;
- kliknąć przycisk Usuń, a następnie potwierdzić chęć usunięcia.
Tokeny widoczne na liście można wyłączyć/włączyć w dowolnym momencie. Wystarczy skorzystać z przełącznika, który jest widoczny na liście obok danego tokena. Zielony przełącznik oznacza, że token jest aktywny.
Ustawienia
Zawiera dodatkowe ustawienia, które zależą w dużej mierze od tego, w jaki sposób wdrożono i ustawiono system Ready_TM. Domyślnie w tym miejscu znajduje się jedna opcja odpowiedzialna za akcję, która ma zostać wykonana po zatrzymaniu rejestracji czasu pracy.
Ustawienie widoczne na zrzucie powyżej powoduje, że karta RCP będzie rejestrowana automatycznie po tym, jak pracownik zatrzyma rejestrację czasu pracy nad zadaniem.