Niniejszy dokument jest kluczowy podczas konfiguracji systemu Ready_TM. Zaleca się, aby przed uruchomieniem produkcyjnym systemu zapoznały się z nim osoby odpowiedzialne za jego działanie i utrzymanie. Dokument podzielono na trzy główne części:
- Znaczenie struktury organizacyjnej – pozwala zrozumieć wagę poprawnie zdefiniowanej struktury organizacyjnej;
- Jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną – zawiera zestaw porad, które pozwolą uniknąć typowych błędów podczas tworzenia struktury;
- Scenariusze użycia – w ramach tej sekcji opisano wszystkie operacje możliwe do wykonania przy konfiguracji struktury organizacyjnej.
Znaczenie struktury organizacyjnej
Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa stanowi układ organizacyjny prezentujący zależności występujące pomiędzy elementami. Elementami w strukturze są komórki organizacyjne (działy, departamenty lub filie) oraz stanowiska. Do stanowisk mogą być przypisywani wybrani użytkownicy. Komórki organizacyjne stanowią repozytoria dla publikowanych teczek (wirtualnych segregatorów). W procesach workflow system może używać relacji struktury organizacyjnej do obiegu dokumentów, na przykład akceptacji przełożonego opisującego merytorycznie faktury.
W systemie Ready_TM układ hierarchiczny, czyli ukazujący zależności między stanowiskami w działach, ma bezpośrednie przełożenie na uprawnienia, które są domyślnie nadawane przez system.
Algorytm nadawania uprawnień działa w sposób następujący: użytkownik otrzymuje prawo do swojego stanowiska oraz do komórki organizacyjnej, do której został przypisany. Jeżeli w strukturze organizacyjnej w obrębie jednego działu występuje stanowisko nadrzędne, użytkownik na tym stanowisku automatycznie otrzyma dostęp do biurka użytkownika na stanowisku podrzędnym.
Domyślne uprawnienia można dowolnie modyfikować, nadając lub odbierając uprawnienia do konkretnych stanowisk.
Jak poprawnie skonfigurować strukturę organizacyjną
Kreator pierwszej konfiguracji (szybki start) pozwala na:
- wybór jednego z dostępnych szablonów struktury, który będzie zbliżony do potrzeb organizacji;
- otwarcie pełnego narzędzia do ręcznego tworzenia struktury.
Użytkownik w każdej chwili ma możliwość edycji istniejącej struktury lub szablonu załadowanego w ramach pierwszej konfiguracji.
Pracując ze strukturą organizacyjną, należy pamiętać o kluczowych kwestiach:
- komórka odpowiada działowi, wydziałowi, departamentowi, fili i tak dalej. W komórce należy zdefiniować teczki umożliwiające tworzenie w nich spraw;
- stanowisko odpowiada konkretnemu stanowisku pracy i to do niego przypisana jest konkretna osoba – użytkownik. Pod stanowiskiem umieszcza się inne podległe stanowiska, jak również podległe działy.
Usuwając elementy struktury należy pamiętać o tym, że skasowanie na przykład komórki wiąże się z kasowaniem (a w zasadzie oznaczeniem jako usunięte) stanowisk i osób na nich zatrudnionych. Z tego względu konieczne jest przemyślenie skutków wprowadzanych zmian:
- usuwając stanowisko, należy zastanowić się, gdzie przenieść pracownika z nim powiązanego;
- usuwając komórkę, należy zastanowić, gdzie przenieść stanowiska i osoby z nimi powiązane;
- nie należy usuwać gałęzi, na której „się siedzi”, czyli w strukturze, w której znajduje się stanowisko administratora wykonującego tę operację.
Scenariusze użycia
Na potrzeby dokumentacji utworzono scenariusze, które pomogą dotrzeć do odpowiednich części pomocy dotyczących poniższych elementarnych przypadków:
- Podgląd istniejącej struktury organizacyjnej;
- Zmiana nazwy jednostki głównej,
- Utworzenie nowej komórki organizacyjnej;
- Utworzenie stanowiska;
- Przeniesienie komórki lub stanowiska w strukturze organizacyjnej;
- Usuwanie elementów struktury organizacyjnej;
- Ograniczanie widoczności elementów struktury;
- Hurtowy import struktury organizacyjnej.
Jak zarządzać strukturą organizacyjną
Aby otworzyć narzędzie do tworzenia i modyfikacji struktury organizacyjnej, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje;
- odszukać i kliknąć Ustawienia Aplikacji;
- w nowym oknie w zakładce SYSTEMOWE w sekcji OGÓLNE i Struktura organizacyjna kliknąć Otwórz.
Uprawnienia do tworzenia i zarządzania strukturą organizacyjną posiada wyłącznie administrator systemu lub osoba posiadająca prawa do zarządzania strukturą organizacyjną. Domyślnie to uprawnienie jest nadawane przez grupę ADMINISTRACJA.