Zakładanie nowego konta

Osoba z uprawnieniami administratora systemu zajmuje się zakładaniem nowych kont dla pracowników oraz bieżącym zarządzaniem istniejącymi kontami.

• Typy kont,
• Liczba kont a licencja,
• Zakładanie nowego konta:
  • Konto użytkownika – kreator,
  • Konto użytkownika – ręcznie,
  • Konto użytkownika portalu,
  • Konto bez możliwości logowania,
  • Zakładanie nowego konta z istniejącego.

Typy kont

System Ready_^TM pozwala na tworzenie trzech typów kont:

• Konto użytkownika systemu – podstawowy typ konta przeznaczony dla wszystkich pracowników, którzy na co dzień korzystają z systemu Ready_^TM i mają mieć dostęp do wybranych jego elementów oraz funkcji. Liczba kont systemowych jest zależna od wykupionej licencji;
• Konto użytkownika portalu – konto z ograniczonym dostępem. Użytkownik pracujący na tego typu koncie ma dostęp do wybranych elementów systemu. Dokładna lista ograniczeń została opisana w oddzielnym artykule dotyczącym zakładania konta z ograniczonym dostępem. Konta użytkownika portalu są kontami płatnymi, ale rozliczanymi według innych cenników niż pełnoprawne konta użytkownika systemu. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku dużych organizacji, w których nie każdy użytkownik musi mieć dostęp do rozbudowanych funkcjonalności systemu Ready_^TM;
• Konto użytkownika bez możliwości logowania – jest to uproszczona wersja konta, która przydaje się na przykład w sytuacji, w której charakter pracy niektórych pracowników nie wymaga dostępu do komputera. Przykładem może być malarz pokojowy, który pracuje na budowie. Konto w systemie warto mu założyć choćby w celu ułatwienia zarządzania zasobami ludzkimi i nadzorowania urlopów. Konto bez możliwości logowania jest darmowe i nie zależy od wykupionej licencji na środowisko Ready_^TM.

Doprecyzowując, konto użytkownika portalu posiada następujące ograniczenia:

Moduł Faktury zakupu:

• dostęp do zakładki Moje faktury;
• dodanie faktury, OCR, szczegóły, uruchomienie workflow;
• brak zakładek: koszty, powiązania;
• brak możliwości akceptacji faktur.

Moduł Delegacje:

• dostęp do zakładki Moje delegacje;
• wnioskowanie delegacji i pełne rozliczenie – wszystkie operacje;
• brak możliwości akceptacji delegacji innych użytkowników.

Moduł Wnioski zakupowe:

• dostęp do zakładki Moje wnioski;
• wnioskowanie, uruchomienie workflow;
• brak możliwości akceptacji wniosków innych użytkowników.

Moduł Umowy:

• dostęp do zakładki Udostępnione umowy;
• widok i możliwość wejścia w trybie do odczytu do spraw w archiwum (udostępnionych) i dokumentów umów.

Moduł Urlopy

• dostęp do zakładki Moje wnioski.

Moduł Regulacje wewnętrzne:

• potwierdzanie udostępnionych dokumentów.

Ogólne funkcje:

• możliwość komentowania;
• powiadomienia;
• dostęp przez aplikację mobilną (ograniczony do modułów aplikacyjnych, np: Faktury, Delegacje, Umowy, Urlopy i Strumień powiadomień).

Aplikacja mobilna

Jest dostępna. Ograniczony użytkownik może na przykład zarejestrować faktury w trakcie delegacji poprzez dodanie ich zdjęcia.

Liczba kont a licencja

Liczna kont w systemie jest zależna od wykupionej licencji. Z poziomu narzędzia Konta użytkowników można w prosty sposób sprawdzić, ile kont można założyć. Wystarczy kliknąć opcję Informacja o licencji.

W nowym oknie wyświetlona zostanie dokładna informacja ze statystykami kont.

Podgląd tabeli pozwala zorientować się, ile kont można założyć w ramach posiadanej licencji oraz ile kont zostało już wykorzystanych. Warto zapamiętać, że konta użytkownika systemu i użytkownika portalu liczone są oddzielnie. Natomiast konta bez możliwości logowania są darmowe i nie mają związku z posiadaną licencją.

Jeżeli w ramach licencji zabraknie dostępnych kont, administrator systemu może je dokupić w ramach sklepu AppStore.

Zakładanie nowego konta

Niezależnie od tego, w jaki sposób konto jest zakładane, po zakończeniu tego procesu konieczna jest jego edycja i uzupełnienie dodatkowych ustawień. Proces ten opisano w oddzielnym artykule.

Konto użytkownika – kreator

Aby założyć nowe konto użytkownika za pomocą kreatora, należy:

1. włączyć moduł Konta użytkowników;
2. kliknąć przycisk Nowe, a potem w oknie komunikatu kliknąć TAK;

3. w nowym oknie uzupełnić pola zgodnie z opisem:
   • Nazwa użytkownika – wpisać nazwę użytkownika; będzie ona wykorzystywana do logowania w systemie. Nic nie stoi na przeszkodzie, by w tym polu wpisać na przykład adres e-mail. Jednak warto trzymać się jednej spójnej koncepcji. To pozwoli zapanować nawet nad dużą liczbą użytkowników;
   • Imię oraz Nazwisko – wprowadzić imię i nazwisko;
   • E-mail – wprowadzić adres e-mail użytkownika;
   • Hasło oraz Powtórz hasło – wprowadzić hasło zabezpieczające dostęp do konta. Hasło powinno zawierać minimum sześć znaków, wśród których muszą znaleźć się przynajmniej dwie cyfry oraz dwie litery;

4. jeżeli na etapie zakładania konta administrator posiada zdjęcie użytkownika, to może je dołączyć do konta. W tym celu wystarczy:
   • kliknąć przycisk spinacza;
   • w nowym oknie kliknąć przycisk Dodaj, na dysku komputera wskazać zdjęcie i kliknąć Otwórz;
   • kliknąć przycisk Wybierz;

5. kliknąć przycisk DALEJ, aby przejść do następnego etapu. Jeżeli w systemie zdefiniowano profile uprawnień, należy odpowiedni profil zaznaczyć na liście. W przypadku braku profili należy kliknąć przycisk DALEJ;
6. kolejny etap wymaga przypisania użytkownika do grup. Dzięki temu użytkownik otrzyma uprawnienia, które są powiązane z danymi grupami:
   • w lewej kolumnie na liście należy odszukać grupę;
   • umieścić kursor nad nazwą grupy i kliknąć przycisk DODAJ;
   • grupa zostanie przeniesiona z lewej do prawej kolumny;
   • błędne przypisana grupa może zostać usunięta w prawym panelu przez umieszczenie nad nią kursora i kliknięcie przycisku USUŃ;
   • kliknąć przycisk DALEJ, aby przejść do następnego etapu;

7. na tym etapie administrator powinien przypisać pracownika do konkretnego stanowiska. Okno kreatora pozwala na:
   • przypisanie osoby do istniejącego stanowiska – wystarczy w zakładce Przypisz do istniejącego rozwinąć listę i wybrać stanowisko ze struktury organizacyjnej;
   • utworzyć nowe stanowisko – w zakładce Chcę dodać nowe stanowisko wystarczy podać nazwę oraz wybrać stanowisko nadrzędne z listy;
   • kliknąć przycisk DALEJ;

8. w następnym kroku pojawi się podsumowanie. Należy sprawdzić, czy przy każdej z pozycji podsumowania widać zielony haczyk. Jeżeli dla którejś z pozycji pojawi się czarny krzyżyk, należy kliknąć przycisk WSTECZ i wprowadzić zmiany;

9. aby utworzyć konto, należy kliknąć przycisk UTWÓRZ KONTO. Na ekranie pojawi się okno ze wszystkimi danymi konta. Zawartość okna została szczegółowo opisana przy okazji edycji istniejącego konta. Samo okno można zamknąć, klikając przycisk ZAMKNIJ.

Konto użytkownika – ręcznie

Tworzenie konta za pomocą kreatora jest rozwiązaniem wygodnym, ale nie daje pełnej kontroli nad całym procesem. Jeżeli administrator woli mieć pieczę nad każdym aspektem, może skorzystać z pełnej ścieżki zakładania konta. Najważniejszą zaletą tego rozwiązania jest możliwość wybrania typu konta już na etapie jego tworzenia.

Aby założyć nowe konto użytkownika systemu, należy:

1. włączyć moduł Konta użytkowników;
2. kliknąć przycisk Nowe, a potem w oknie komunikatu kliknąć NIE;

3. w nowym oknie uzupełnić pola zgodnie z opisem:
   • Nazwa użytkownika – wpisać nazwę użytkownika; będzie ona wykorzystywana do logowania w systemie. Nic nie stoi na przeszkodzie, by w tym polu wpisać adres e-mail. Jednak warto trzymać się jednej spójnej koncepcji. To pozwoli zapanować nawet nad dużą liczbą użytkowników;
   • Ważne do – umożliwia ustawienie daty ważności konta. System domyślnie wyłączy konto, któremu ustawiono konkretną datę w tym polu. Rozwiązanie to sprawdza się w przypadku osób przyjętych na czas określony. Jeżeli pole zostanie puste, to znaczy, że ma ono charakter bezterminowy;
   • Typ konta – z listy Użytkownik systemu;
   • Hasło oraz Powtórz hasło – wprowadzić hasło zabezpieczające dostęp do konta. Hasło powinno zawierać minimum sześć znaków, wśród których muszą znaleźć się przynajmniej dwie cyfry oraz dwie litery;
   • Imię oraz Nazwisko – wprowadzić imię i nazwisko;
   • Inicjały – przeznaczenie pola jest oczywiste: służy ono do wprowadzenia inicjałów pracownika;
   • Symbol zewnętrzny – pozwala na wprowadzenie dodatkowego symbolu;
   • E-mail – wprowadzić adres e-mail użytkownika;
   • Nr pokoju – pozwala określić numeru pokoju, w którym pracownik będzie się znajdować;
   • Telefony kontaktowe – umożliwia uzupełnienie numerów telefonów: komórkowego, wewnętrznego oraz zewnętrznego;
   • Informacje dodatkowe – miejsce na wpisanie dodatkowych uwag dotyczących konta. W tym polu można zamieszczać notatki, uwagi i tak dalej;
   • LDAP/AD – umożliwia skonfigurowanie uwierzytelniania w oparciu o protokół LDAP;
   • Hasło (CalDAV) –pozwala na ustawienie dodatkowego hasła, które będzie potrzebne podczas wykorzystania mechanizmu CalDAV, na przykład do synchronizowania kalendarza systemu Ready_^TM z kalendarzem w chmurze Google. Wykorzystanie protokołu CalDAV opisano w oddzielnym artykule;
   • Zdjęcie –jeżeli na etapie zakładania konta administrator posiada zdjęcie użytkownika, to może je dołączyć do konta. W tym celu wystarczy kliknąć przycisk spinacza, w nowym oknie kliknąć przycisk Dodaj, na dysku komputera wskazać zdjęcie i kliknąć Otwórz, a potem Wybierz. Zdjęcie może również dodać użytkownik podczas edycji swojego profilu;
   • Podpis – pozwala na zamieszczenie podpisu użytkownika. Podpis musi mieć postać obrazka, który wgrywa się z dysku komputera. Zasada postępowania jest dokładnie taka sama, jak w przypadku dodawania zdjęcia;
   • kliknąć przycisk ZAPISZ, aby zapisać dane i utworzyć konto;

4. konto zostanie utworzone, a na ekranie pojawi się nowe okno ze wszystkimi danymi pracownika. Zawartość okna została szczegółowo opisana przy okazji edycji istniejącego konta. Samo okno można zamknąć, klikając przycisk ZAMKNIJ.

Konto użytkownika portalu

Aby założyć nowe konto użytkownika portalu, należy:

1. włączyć moduł Konta użytkowników,
2. rozpocząć zakładanie konta w taki sam sposób, jak ma to miejsce w przypadku konta systemowego, proces ten opisano w oddzielnym artykule;
3. w polu Typ konta ustawić Użytkownik portalu;

4. pozostałe opcje ustawić w oparciu o opis zakładania konta systemowego;
5. należy pamiętać o tym, że konto utworzone w ten sposób wymaga edycji w celu nadania dodatkowych uprawień i uzupełnienia innych specyficznych ustawień.

Konto bez możliwości logowania

Aby założyć konto bez możliwości logowania, można również kliknąć przycisk Nowe konto typu, a potem wybrać opcję Użytkownik portalu.

Aby założyć nowe konto użytkownika bez możliwości logowania, należy:

1. włączyć moduł Konta użytkowników;
2. rozpocząć zakładanie konta w taki sam sposób, jak ma to miejsce w przypadku konta systemowego, proces ten opisano w oddzielnym artykule;
3. w polu Typ konta ustawić Użytkownik bez możliwości zalogowania się;
4. w polu Przełożony wybrać osobę, której będzie podlegać dany pracownik;

5. pozostałe opcje ustawić w oparciu o opis zakładania konta systemowego;
6. należy pamiętać o tym, że konto utworzone w ten sposób wymaga edycji w celu nadania dodatkowych uprawień i uzupełnienia innych specyficznych ustawień.

Aby założyć konto bez możliwości logowania, można również kliknąć przycisk Nowe konto typu, a potem wybrać opcję Użytkownik bez możliwości logowania się.

Ciekawą funkcją jest możliwość utworzenia nowego konta w oparciu o inne, już istniejące. Dzięki temu rozwiązaniu nowe konto przejmie większość ustawień dotyczących uprawnień.

Zakładanie konta z istniejącego

Aby założyć nowe konto z istniejącego, należy:

1. włączyć moduł Konta użytkowników;
2. na liście w oparciu o filtry lub wyszukiwarkę odnaleźć i zaznaczyć konto, które ma być wzorem;
3. kliknąć przycisk Utwórz z ist.;

4. kliknąć przycisk TAK, by potwierdzić chęć utworzenia nowego konta;
5. dalej postępować zgodnie z poleceniami pojawiającymi się na ekranie.