Praktyczną cechą systemu Ready_TM jest możliwość wersjonowania plików. Jest to przydatna funkcja, gdy przez dłuższy czas nawarstwią się nowe wersje plików. Oznaczyć je można kolejno numerami dopisywanymi do nazwy: plik_ver1.docx, plik_ver2.docx itd. i dodać jako kolejne załączniki. Można to jednak zrobić znacznie prościej.
Aby dodać kolejną wersję pliku, należy:
- otworzyć wybrany dokument, przejść do zakładki Załączniki;
- na liście będą widoczne pliki załączone do danego dokumentu. Po odszukaniu właściwego pliku należy kliknąć w niego prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Nowa wersja;
- na ekranie monitora pojawi się nowe okno, na które należy przeciągnąć i upuścić nową wersję pliku w miejscu oznaczonym strzałką. Jeżeli upuszczany plik nazywa się dokładnie tak samo, jak plik istniejący w systemie, to wtedy na ekranie monitora pojawi się dodatkowe okno z pytaniem o utworzenie kolejnej wersji;
- nowa wersja pliku może zawierać nazwę pliku oraz krótki opis. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji operację należy zatwierdzić, klikając przycisk ZAPISZ W SYSTEMIE.
Jeżeli nowa wersja pliku dodawanego jako złącznik do dokumentu ma dokładnie taką samą nazwę, jak ta już istniejąca, to wtedy wystarczy przejść do zakładki Załączniki, przeciągnąć nową wersję pliku nad okno i upuścić. System zapyta, czy utworzyć nową wersję pliku. Jeżeli taki będzie cel, to wtedy automatycznie powstanie nowa wersja załącznika.
Aby podejrzeć dostępne wersje plików, należy:
- otworzyć dokument i przejść do zakładki Załączniki;
- kliknąć prawym przyciskiem myszy w załącznik, którego wersję chce się sprawdzić. Z menu podręcznego należy wybrać opcję Właściwości;
- Otwarte zostanie nowe okno, w którym w zakładce Wersje znaleźć można wykaz wszystkich wersji dokumentu. Każdą wersję bez problemu można pobrać na dysk komputera i podejrzeć. Dzięki dokładnej dacie i godzinie widocznej w kolumnie Data łatwo da się rozróżnić kolejne wersje załączników.
