Zadania w systemie Ready_TM posiadają rozbudowaną siatkę uprawnień, które szerzej opisano w niniejszej sekcji pomocy. Uprawnienia działają na wielu poziomach. Dodatkowo mają one związek z uprawnieniami dla spraw, klientów oraz kalendarzy.
W stosunku do zadań stosuje się restrykcyjną zasadę co do możliwości edycji danych. Do modyfikacji zadań niezbędne jest prawo do stanowiska twórcy zadania lub prawo do edycji sprawy, w której się znajduje. Pozostałe zdarzenia (rozmowy telefoniczne, spotkania, terminy) podlegają normalnym prawidłom opisanym poniżej.
Reguła 1. Autor
Osoba tworząca zadanie domyślnie będzie miała do niego uprawnienia. Jednak dzięki polu Dla kogo możliwe jest dodanie innych osób, które uzyskają dostęp do zadania.
Po kliknięciu pola Dla kogo można zacząć wpisywać nazwisko osoby, której ma zostać udostępnione zadanie. Po wpisaniu pierwszych liter nazwiska pojawi się lista podpowiedzi. Wystarczy wskazać odpowiednią osobę. Można również kliknąć przycisk Pokaż listę i następnie z listy wybrać konkretnego pracownika. Dodając osoby do listy uprawnionych, można skorzystać z mechanizmu grup. Po wybraniu odpowiedniej grupy do listy zostaną dodane wszystkie osoby, które są jej członkami. Aby dodać osoby z grupy, należy kliknąć przycisk Pokaż grupy, a następnie z listy wybrać odpowiednią grupę.
Reguła 2. Prawo do stanowiska
Dostęp do zadania możliwy jest również dla użytkownika posiadającego prawo do stanowiska w strukturze organizacyjnej, na którym ten dokument się znajduje. Należy tutaj pamiętać o tym, że prawo do stanowiska dotyczy osoby autora oraz osoby, której przydzielono zadanie. Prawa do struktury nadawane są w kartotece użytkownika (plusy przy stanowiskach).
Reguła 3. Uprawnienia do sprawy
Dostęp do zadania ma użytkownik posiadający dostęp do sprawy, z którą powiązano zadanie. Powiązanie zadania ze sprawą jest możliwe w oknie zakładania nowego lub edycji istniejącego zadania. W zakładce Ogólne w sekcji Powiązania w pierwszym polu można dodać powiązanie z konkretną sprawą. Wystarczy wpisać fragment nazwy sprawy, kliknąć lupę, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję. Można również zacząć od kliknięcia lupy i z pełnej listy spraw wybrać odpowiednią pozycję. W tym miejscu za pomocą przycisku z plusem można również utworzyć nową sprawę.
Zarządzanie uprawnieniami do konkretnej sprawy opisano szerzej w oddzielnym artykule.
Reguła 4. Uprawnienia dostępu do wszystkich danych klienta
Dostęp do zadania ma użytkownik posiadający dostęp do danych klienta, z którym powiązano zadanie. Powiązanie zadania z klientem jest możliwe w oknie zakładania nowego lub edycji istniejącego zadania. W zakładce Ogólne w sekcji Powiązania w pierwszym polu można dodać powiązanie z konkretnym klientem. Wystarczy wpisać fragment nazwy klienta, kliknąć lupę, a potem wybrać z listy odpowiednią pozycję. Można również zacząć od kliknięcia lupy i z pełnej listy spraw wybrać szukaną nazwę. W tym miejscu za pomocą przycisku z plusem można również utworzyć nowego klienta.
Dostęp do zadania otrzymać może również użytkownik na podstawie specjalnego uprawnienia Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem. Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.
Uprawnienie to można nadać, edytując ustawienia konta użytkownika. Należy wybrać opcję PRAWA DO SYSTEMU, zaznaczyć pozycję Dostęp do wszystkich danych powiązanych z kontaktem i kliknąć przycisk z zielonym plusem na pasku narzędziowym.
System Ready_TM umożliwia również selektywne dodanie uprawnienia z poziomu kartoteki konkretnego klienta. W tym celu należy otworzyć kartotekę klienta i przejść do zakładki Podsumowanie, a następnie kliknąć przycisk EDYTUJ. W nowym oknie w zakładce Uprawnienia w lewej kolumnie należy odszukać osobę, kliknąć przycisk strzałki, by przenieść ją do prawego panelu i nadać uprawnienie Dostęp do wszystkich danych powiązanych z klientem.
Reguła 5. Uprawnienia do kalendarza
Zadanie jest dostępne dla osób posiadających nadane uprawnienia do kalendarza, w którym je zapisano. Kwestia uprawień do kalendarzy została szerzej omówiona w oddzielnym artykule.