Tworząc grupy użytkowników oraz przypisując pracowników do stanowisk w danej komórce organizacyjnej, należy zwrócić uwagę na to, do jakich teczek mają dostęp dane działy oraz grupy. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w których dany pracownik posiada dostęp do teczki, do której nie powinien go mieć.
Administrator z uprawnieniami do wszystkich stanowisk i działów widzi na listach spraw w teczkach działowych wszystkie utworzone sprawy. Jednakże do momentu pierwszego otwarcia danej sprawy nie posiada do niej jawnych uprawnień, co uniemożliwia mu korzystanie z funkcji dostępnych w menu kontekstowym. Dopiero po otwarciu sprawy administrator, który ją otworzył, zostaje do niej imiennie uprawniony.
Dostęp do modułu sprawy oraz możliwość otwierania kartotek spraw
Miejscem, w którym możliwa jest kontrola uprawnień dostępu pracownika do funkcjonalności spraw jest jego konto, na którym można nadać lub odebrać uprawnienia systemowe mające związek ze sprawami. Te same uprawnienia można nadać poprzez grupę, do której przypisany zostanie użytkownik.
Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.
Aby zmienić uprawnienia systemowe do spraw, należy:
- kliknąć przycisk Ustawienia i wybrać opcję Pracownicy;
- w nowym oknie odszukać pracownika na liście, zaznaczyć go i kliknąć przycisk Edycja;
- w menu po lewej stronie kliknąć opcję PRAWA DO SYSTEMU, a po prawej stronie odszukać grupę o nazwie Sprawy;
- po rozwinięciu grupy możliwe jest nadanie lub odebranie określonych uprawnień dotyczących konkretnego pracownika. Zmiana odbywa przez kliknięcie odpowiedniego uprawnienia, a potem przycisku zielonego plusa (nadanie uprawnienia) lub czerwonego minusa (odebranie uprawnienia);
- zmiany należy zapisać, klikając przycisk ZAPISZ.
Uprawnienia – dostęp do poszczególnych spraw
Mając dostęp do działów posiadających teczki ze sprawami, użytkownik zyskuje uprawnienia do podglądu spraw na liście. Aby jednak mógł otwierać kartoteki spraw, a więc zyskać dostęp do zgromadzonych w sprawie dokumentów, potrzebne są uprawnienia nadane na samej sprawie – czyli widoczne po wejściu w zakładkę Uprawnienia przy edycji sprawy. Nikt poza użytkownikami oraz grupami, które tam widnieją, nie może otworzyć danej sprawy.
Jest kilka mechanizmów, które zapewniają nadawanie tych uprawnień. Ich celem jest automatyzacja powtarzalnych czynności i odwzorowanie reguł dostępu opartych o zasady panujące w firmie.
Zakładka Uprawnienia pozwala na nadanie lub zabranie uprawnień konkretnej osobie/grupie. Uprawnienia mogą obejmować prawo do: odczytu danych, zapisu zadań i dokumentów, edycji, przeglądania dokumentów dodanych przez innych użytkowników, a także otrzymywania powiadomień o nowych dokumentach, zdarzeniach oraz komentarzach.
Aby nadać lub odebrać uprawnienia użytkownikowi, należy:
- odszukać i poddać edycji konkretną sprawę;
- w zakładce Uprawnienia w lewej kolumnie odszukać pracownika, zaznaczyć go i kliknąć strzałkę widoczną pomiędzy prawym i lewym panelem:
- strzałka w prawo – nadaje uprawnienia, pracownik jest przenoszony z lewej do prawej kolumny;
- strzałka w lewo – odbiera uprawnienia, pracownik jest przenoszony z prawej do lewej kolumny;
- zaznaczyć pracownika w kolumnie po prawej stronie, co pozwoli na nadanie lub odebranie mu szczegółowych uprawnień;
- kliknąć przycisk OK, co zamyka okno i zapisuje ustawienia.
Automatyczne nadawanie uprawnień do zakładanych spraw
Poniżej opisano mechanizm służący automatycznemu nadawaniu uprawnień do spraw, który działa poprzez określenie dostępności teczek oraz definiowaniu maski uprawnień.
Aby zarządzać uprawnieniami na poziomie kategorii spraw, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie kliknąć kolejno opcję Systemowe, a potem przycisk ZDEFINIUJ w sekcji Kategorie spraw;
- w kolejnym nowym oknie odszukać kategorię na liście i dwukrotnie kliknąć ją przyciskiem myszy;
- następne nowe okno wymaga przejścia do zakładki Teczki/Dostępność. Na liście widoczna będzie struktura organizacyjna firmy. Przy każdym dziale dostępne są dodatkowe ustawienia, które pozwalają na:
- udostępnienie – pierwsza kolumna; utworzenie teczki danemu działowi; widoczny symbol „ptaszka” oznacza, że teczka jest dostępna;
- zarządzanie domyślnymi uprawnieniami – druga kolumna; kliknięcie ikony pozwala otworzyć okno, które daje możliwość przypisania maski praw danej teczki i określenia domyślnych uprawnień;
- zarządzanie udostępnianiem teczek – trzecia kolumna; kliknięcie ikony pozwala otworzyć okno, za pomocą którego można wskazać pracownika/grupę, któremu/której teczka zostanie udostępniona; dzięki tej opcji teczka pojawi się w sekcji Udostępnione w module Sprawy.
Przykład widoczny poniżej dokładnie obrazuje hierarchię działania uprawnień:
- Działy:
- Dział handlowy;
- Grupy osób, które mają mieć dostęp do spraw:
- Handlowcy – mają dostęp do teczek: Leady, Sprzedaż, Zlecenia;
- Administracja – ma dostęp tylko do teczki Zlecenia na cele ewidencji i kontroli faktur wystawianych w tych zleceniach;
- Pracownicy:
- Kierownik działu handlowego;
- Zastępca kierownika;
- Opiekun klienta;
- Konsultant.
Wszystkich pracowników należy przypisać do grupy Handlowcy.
Należy pamiętać o tym, że uprawnienie administratora biznesowego do sprawy nadawane jest dopiero po pierwszym jej otwarciu.
Maski praw do spraw
Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.
W systemie Ready_TM funkcjonuje pojęcie masek praw do spraw, które pozwalają na zmianę domyślnego sposobu przydzielania praw do spraw. Zarządzanie maskami praw jest dostępne po kliknięciu przycisku z trzema kropkami na pasku zadań w górnej części ekranu i wybraniu kolejno: Narzędzia, Panel sterowania. W nowym oknie należy kliknąć Maski praw do spraw.
Nowa maska praw
Aby dodać nową maskę praw, należy:
- kliknąć przycisk Centrum (trzy kropki na pasku zadań);
- kliknąć Narzędzia, a potem Panel sterowania;
- w nowym oknie kliknąć Maski praw do spraw;
- na ekranie pojawi się okno zarządzania maskami, w którym należy kliknąć przycisk Dodaj (zielony plus);
- uzupełnić pola według instrukcji:
- Opis – dodać opis maski. Im dokładniej maska zostanie opisana, tym łatwiej w przyszłości będzie określić jej przeznaczenie;
- Typ prawa – określić typ prawa;
- Grupa – z listy wybrać grupę, której dana maska ma dotyczyć;
- Maska – wprowadzić literalne oznaczenie maski. Opis dostępnych wartości znajduje się poniżej;
- kliknąć OK.
Ustawiając maskę, należy korzystać z następujących symboli:
| Symbol | Opis |
| r | prawo do odczytu sprawy |
| w | prawo do zapisu (zadań, dokumentów, etapów) |
| m | zarządzanie – zapis w zakładkach: Ogólne, Uprawnienia, Cechy, wybór procedury oraz usuwanie i załatwianie sprawy |
| d | prawo do wyświetlania nie swoich dokumentów |
| n | prawo (przywilej) do powiadamiania o nowych dokumentach, zadaniach oraz komentarzach – użytkownik uprawniony do sprawy może sam sobie dodać/odjąć to prawo |
Ustawiając typ prawa w polu, należy wpisać:
| Symbol | Opis |
| user | umożliwia utworzenie maski użytkownika dodanego przez właściciela sprawy |
| group_nazwa grupy | pozwala skonfigurować maskę dla grupy. Prefiks group_ jest stały, a po nim należy podać dokładną nazwę grupy, np. group_OBSLUGA_SPRAW |
| contactcaretaker | pozwala ustawić maskę dla opiekuna klienta, którego dotyczy sprawa |
| responsible | maska dostępu dla osoby, która jest odpowiedzialna za sprawę |
| directsuperior | maska dostępu dla zakładanych spraw dla bezpośredniego przełożonego |
| owner | maska dostępu dla właściciela zakładanej sprawy |
| siblings | maska dostępu dla współpracowników osoby zakładającej sprawę |
| superior | maska dostępu dla zakładanych spraw dla zwierzchnika |
Zmiana maski powoduje zmianę sposobu domyślnego przydzielania praw. Aby użytkownik przy „ręcznym” udzielaniu uprawnienia dostał również prawo do oglądania dokumentów do maski, należy dopisać user opcję d.
Istnieje możliwość przydzielania grupy pracowników do sprawy. Grupa tych pracowników powinna mieć wcześniej zdefiniowaną maskę – jeśli jej nie ma, system nada domyślną 'r’. Mechanizm uprawnionych grup do sprawy jest pomocny szczególnie w momencie dużej migracji w pewnej grupie pracowników, np. serwisu. Aby przy jakiejkolwiek zmianie pracownika nie nadawać mu praw do każdej sprawy, należy go dodać do grupy obsługującej sprawy serwisu (grupa serwisanci).
Jeśli w systemie są zdefiniowane maski dla grup, przy tworzeniu sprawy grupa ta zostanie automatycznie dodana do uprawnionych ze zdefiniowaną maską. Istnieje również możliwość ręcznego przydzielania grupy do uprawnionych.
W przypadku, jeśli uprawiona zostanie grupa pracowników, a następnie konkretna osoba z tej grupy dodana zostanie do listy ręcznie bądź automatycznie, wtedy obowiązywać będą prawa tego pracownika dla tej konkretnej sprawy.
Edycja i usuwanie istniejącej maski praw
W oknie zarządzania maskami praw do sprawy po zaznaczeniu pozycji na liście można poddać ją edycji. Wystarczy kliknąć Edytuj (ikona ołówka). Można również dwukrotnie kliknąć pozycję na liście. Otwarte zostanie okno, które szerzej opisano przy okazji dodawania nowych masek. Po wprowadzeniu zmian należy kliknąć OK.
Zbędna maska praw może zostać usunięta. Wystarczy ją zaznaczyć na liście, kliknąć Usuń (ikona kosza), a następnie potwierdzić decyzję.