Moduł Poczta umożliwia proste i szybkie utworzenie zadania na podstawie wiadomości e-mail. Dzięki temu można wygodnie zarządzać pracą i tym, co wpływa do organizacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Aby utworzyć zadanie z wiadomości e-mail, należy:
- włączyć moduł Poczta, na liście wiadomości odszukać wiadomość, dla której ma zostać utworzone zadanie, i kliknąć ją prawym przyciskiem myszy;
- w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
- Użytkownik – wybrać z listy osobę, której ma zostać przydzielone zadanie;
- Utwórz zdanie – kliknąć zakładkę;
- Na kiedy – ustawić termin wykonania tworzonego zadania. Po kliknięciu pola otworzy się kalendarz, który daje możliwość prostego wskazania odpowiedniej daty. Podobnie sprawa ma się z wyborem godziny;
- Temat – domyślnie pole będzie zawierać temat wiadomości, z której tworzone jest zadanie. Można tutaj wprowadzić dowolne zmiany;
- Opis – pozwala na zamieszczenie instrukcji dotyczącej zadania;
- W sprawie – pozwala na powiązanie zadania z konkretną sprawą. Wystarczy wpisać fragment nazwy sprawy i kliknąć przycisk lupy, a potem wybrać odpowiednią pozycję z listy. Można również kliknąć lupę, a potem z pełnej listy spraw wybrać tę, która jest wymagana;
- Otwórz zdanie po utworzeniu – włączenie tej opcji pozwoli na otwarcie okna, które daje możliwość uzupełnienia tworzonego zadania o szereg dodatkowych ustawień;
- kliknąć przycisk PRZEKAŻ, aby utworzyć i przekazać zadanie zgodnie z ustawieniami. Jeżeli zaznaczono opcję Otwórz zadanie po utworzeniu, na ekranie pojawi się okno zadania. Daje ono możliwość dodania dodatkowych ustawień dla zadania. Ewentualne zmiany należy zatwierdzić przyciskiem ZAPISZ I ZAMKNIJ.
