Synchronizacja z wykorzystaniem protokołu CalDAV

• Protokół CalDAV w systemie Android,
• Protokół CalDAV w systemie iOS,
• Protokół CalDAV w Mozilla Thunderbird,
• Protokół CalDAV w MS Outlook,

System Ready_^TM jest platformą, która sama w sobie jest rozwiązaniem kompletnym i posiada wszystkie niezbędne narzędzia do codziennej pracy. Do działania wystarczy dostęp do internetu oraz przeglądarka stron WWW. Dodatkowo dla systemów mobilnych przygotowano dedykowane aplikacje. Niezależnie od tego twórcy Ready_^TM uznali, że w przypadku niektórych rozwiązań (na przykład Kalendarza) warto wyjść naprzeciw i udostępnić wsparcie dla aplikacji zewnętrznych. Dane z kalendarza można wymieniać i synchronizować z innymi aplikacjami oraz systemami za pomocą specjalnego protokołu CalDAV.

CalDAV jest protokołem sieciowym, który umożliwia jednoczesny dostęp wielu użytkowników do usługi kalendarza. Natywne (systemowe) wsparcie protokołu CalDAV nie jest dostępne w urządzeniach pracujących pod kontrolą systemu Android. Niezbędna jest instalacja dodatkowej aplikacji, która doda obsługę protokołu CalDAV.

Używając synchronizacji za pomocą protokołu CalDAV, należy mieć świadomość tego, że nie wszystkie funkcje dostępne w ramach modułu Kalendarz będą wspierane. Dlatego zalecanym rozwiązaniem jest korzystanie z systemu Ready_^TM w przeglądarce lub z dedykowanych aplikacji Ready_^TM.

System Android

System Ready_^TM posiada dedykowaną aplikację przeznaczoną do systemów Android, która pozwala między innymi na podgląd kalendarza firmowego. Jeżeli jednak z jakiegoś powodu nie jest możliwe zainstalowanie aplikacji Ready_^TM, istnieje inne rozwiązanie, które umożliwia zarządzanie kalendarzem na urządzeniach z systemem Android.

Aby ustawić synchronizację kalendarza w systemie Android, należy:

1. ze sklepu Play pobrać i zainstalować darmową aplikację CalDAV-Sync;
2. uruchomić aplikację CalDAV-Sync, włączyć opcję Kontakty oraz Kalendarz, a następnie kliknąć przycisk DALEJ;

3. na liście wspieranych protokołów odszukać i wybrać opcję CalDAV;

4. uzupełnić dane konfiguracyjne serwera. Niezbędne wskazówki znajdują się poniżej:
   • Nazwa serwera lub adres URL – w tym miejscu należy korzystać ze schematu https://[nazwa.instancji]/dav.php/principals/[nazwa@użytkownika]. W miejscu [nazwa.instancji] należy wpisać nazwę, która występuje na początku adresu systemu Ready_^TM zalogowanego użytkownika. W miejsce [nazwa@użytkownika] należy podać login do systemu. Przykładowy zapis może wyglądać w następujący sposób:
     https://demo/dav.php/principals/demo@ready-os.com.
   • Nazwa użytkownika – to login do systemu Ready_^TM;
   • Hasło – to hasło, które używanie jest podczas logowania do systemu Ready_^TM;
   • Używaj SSL – ta opcja powinna być włączona;
   • Certyfikat klienta – należy ustawić wartość Żaden;
   • kliknąć przycisk Dalej;

5. jeżeli konfiguracja została przeprowadzona poprawnie, to na ekranie pojawi się wykaz dostępnych kalendarzy. Należy zaznaczyć właściwy element i kliknąć przycisk Dalej;

6. podać adres e-mail, który jest powiązany z kontem i kliknąć przycisk Zakończ. Po chwili na ekranie pojawi się podsumowanie całej operacji. Teraz można wyłączyć aplikację CalDAV-Sync;

7. otworzyć aplikację Kalendarz na swoim urządzeniu z systemem Android i sprawdzić listę powiązanych kont. Wśród obecnych kalendarzy powinien pojawić się ten dodany z systemu Ready_^TM;

8. synchronizacja odbywa się w sposób automatyczny i po chwili na liście swoich spotkań powinny pojawić się elementy pobrane z systemu Ready_^TM.

Konfiguracja ma charakter jednorazowej operacji. Po jej wykonaniu urządzenie pracujące pod kontrolą systemu Android będzie automatycznie synchronizować się z firmowym kalendarzem. Wymiana informacji jest dwukierunkowa – dodanie spotkania z poziomu smartfona będzie skutkować pojawieniem się go w kalendarzu firmowym. Należy pamiętać o tym, że synchronizacja odbywa się w określonych interwałach czasowych. Przyśpieszenie pojawienia się danego wpisu w synchronizowanym kalendarzu wymaga ręcznego uruchomienia zadania.

Aplikacja CalDAV-Sync posiada liczne ustawienia, które pozwolą wpływać na jej działania i dopasować całość do własnych wymagań (można na przykład zmienić interwał czasowy dla synchronizacji automatycznej).

W sklepie Play dostępne są inne aplikacje, które umożliwiają synchronizację z użyciem CalDAV. Zasada konfiguracji wygląda podobnie.

• DAVx⁵ — Contacts, Calendars,Tasks and Files Sync
• CardDAV-Sync free
• Open Sync

System iOS

Użytkownicy urządzeń firmy Apple również mogą podłączyć kalendarz do swoich iPadów lub iPhone’ów. W tym przypadku system iOS posiada niezbędne wsparcie dla protokołu CalDAV i cała konfiguracja jest szybka i przyjemna.

Aby włączyć synchronizację kalendarza z urządzeniem Apple, należy:

1. przejść do ustawień systemu iOS;
2. odszukać sekcję Hasła i konta, a następnie wybrać opcję Dodaj konto;

3. w sekcji KALENDARZE kliknąć opcję Dodaj konto CardDAV;

4. ustawić kolejne pola według instrukcji:
   • Serwer – w tym miejscu należy korzystać ze schematu https://[nazwa.instancji]/dav.php/principals/[nazwa@użytkownika]. W miejscu [nazwa.instancji] należy wpisać nazwę, która występuje na początku adresu systemu Ready_^TM zalogowanego użytkownika. W miejscu [nazwa@użytkownika] należy podać login do systemu. Przykładowy zapis może wyglądać w następujący sposób:
     https:// demo/dav.php/principals/demo@ready-os.com,
   • Użytkownik – tutaj należy wpisać nazwę użytkownika używaną podczas logowania do systemu Ready_^TM;
   • Hasło – tutaj należy podać hasło używane do logowania do systemu Ready_^TM;
   • Opis – w tym miejscu należy podać nazwę, pod jaką kalendarz będzie widoczny w systemie iOS;

5. po wprowadzeniu ustawień zgodnie z instrukcją z punktu 4. należy kliknąć opcję Gotowe. Jeżeli wszystko zostało poprawnie wpisane, to przy każdej z pozycji pojawi się „ptaszek”, a użytkownik zostanie przeniesiony do ekranu widocznego poniżej. Opcje Kalendarz i Przypomnienia powinny być włączone;

6. w tej chwili na urządzeniu Apple można włączyć aplikację Kalendarz. Po jej uruchomieniu należy kliknąć opcję Kalendarze. Otwarte zostanie menu z listą dostępnych kalendarzy. Nowy kalendarz powinien być widoczny na liście;

7. na siatce kalendarza widoczne będą zdarzenia, które pobrano z modułu Kalendarz w systemie Ready_^TM. Jeżeli na urządzeniu Apple zostanie dodane zdarzenie, to pojawi się ono również w systemie Ready_^TM.

Mozilla Thunderbird

Użytkownicy programu Mozilla Thunderbird bez większych problemów mogą podłączyć kalendarz z systemu Ready_^TM. Wsparcie dla protokołu CalDAV jest wbudowane w program i nie jest wymagane instalowanie żadnych dodatków.

Aby podłączyć kalendarz Ready_^TM do programu Mozilla Thunderbird, należy:

1. włączyć klienta pocztowego Mozilla Thunderbird i przejść do kalendarza;
2.  kliknąć prawym przyciskiem myszy miejsce wskazane strzałką na rysunku, z menu wybrać opcję Nowy kalendarz;

3. w oknie kreatora należy zaznaczyć opcję Kalendarz zdalny i kliknąć przycisk Następna;
4. następny krok wymaga wprowadzania kluczowych danych:
   • Nazwa użytkownika – tutaj należy podać login do systemu Ready_^TM, który jest używany do logowania w przeglądarce;
   • Położenia – tutaj należy podać adres, pod którym działa system Ready_^TM uzupełniony o dodatkowe elementy. Uniwersalna konstrukcja wygląda tak: https://[adres-instacji.ready-os.com]/dav.php/principals i zmianie podlega wyłącznie [adres-instacji.ready-os.com];
   • To połączenie nie wymaga danych logowania – ta opcja ma być wyłączona;
   • Dostępność offline – opcję należy włączyć;

5. w oknie powyżej po wprowadzeniu niezbędnych ustawień należy kliknąć przycisk Znajdź kalendarze. Po chwili na ekranie pojawi się nowe okno, w którym należy podać hasło powiązane z podanym wcześniej loginem. Po kliknięciu przycisku OK cały proces przejdzie do następnego etapu;

6. jeżeli adres kalendarza, login i hasło zostały podane prawidłowo, to wynikiem działań opisanych w poprzednich podpunktach będzie pojawienie się okna widocznego poniżej;
   • na liście będą widoczne wszystkie dostępne kalendarze;
   • ptaszek przy nazwie kalendarza oznacza, że będzie on subskrybowany w Mozilla Thunderbird;
   • przycisk Właściwości obok nazwy kalendarza pozwala między innymi na zmianę nazwy, koloru, częstotliwości odświeżania i kilku innych elementów;

7. po dopasowaniu sposobu obsługi kalendarzy należy kliknąć przycisk Subskrybuj. Nowy kalendarz pojawi się na liście obok innych pozycji. Dodatkowo na siatce kalendarza widoczne będą nowe zdarzenia.

Warto zwrócić uwagę, że w opisie powyżej dokonano subskrypcji kalendarzy o nazwie work oraz prywatny. Pierwszy z nich zawiera zdarzenia, które mogą być dostępne dla innych osób. Natomiast kalendarz prywatny wyświetla wyłącznie te zdarzenia, które oznaczono jako prywatne.

Po podłączeniu kalendarza Ready_^TM w programie Mozilla Thunderbird będą w nim widoczne wszystkie zdarzenia dodane bezpośrednio z poziomu modułu Kalendarz w systemie Ready_^TM. Zdarzenia dodane w programie Mozilla Thunderbird do odpowiedniego kalendarza pojawią się w systemie Ready_^TM. Należy jednak pamiętać o tym, że domyślny interwał synchronizacji wynosi 30 min. Oznacza to, że jeżeli synchronizacja nie zostanie wymuszona ręcznie, to zdarzenia mogą pokazywać się z opóźnieniem, co może być nieco mylące.

MS Outlook

W dalszej części artykułu wykorzystano najnowszą wersję aplikacji Microsoft Outlook dostępną w ramach pakietu Office 365. Do obsługi protokołu CalDAV konieczna jest instalacja dodatku, który należy pobrać ze strony https://caldavsynchronizer.org/download-2/ i zainstalować na komputerze pracującym pod kontrolą systemu Windows. Na czas instalacji dodatku program Microsoft Outlook powinien być wyłączony.

Aby podłączyć kalendarz Ready_^TM do programu Microsoft Outlook, należy:

1. włączyć Microsoft Outlook i przejść do kalendarza;
2. kliknąć zakładkę CalDAV Synchronizer, a potem opcję Synchronization Profiles;

3. w nowym oknie kliknąć przycisk z zielonym plusem – Add new profile;

4. w kolejnym nowym oknie zaznaczyć opcję Generic CalDAV/CardDAV i kliknąć przycisk OK;

5. w polu Name w pierwszej kolejności należy podać nazwę nowego profilu;
6. następnie w polu Outlook Settings należy kliknąć przycisk z trzema kropkami;

7. otwarte zostanie nowe okno. W polu Folder na liście odszukać i zaznaczyć pozycję Kalendarz, a potem kliknąć przycisk Nowy…;

8. w kolejnym oknie należy:
   • Nazwa – wpisać nazwę kalendarza;
   • Folder zawiera – ustawić wartość Elementy typu Kalendarz;
   • Wybierz lokalizację folderu – zaznaczyć pozycję Kalendarz;
   • kliknąć przycisk OK;

9. w sekcji Folder odszukać Kalendarz oraz nazwę utworzonego kalendarza, następnie ją zaznaczyć i kliknąć przycisk OK;

10. po powrocie do głównego okna konfiguracyjnego uzupełnić pozostałe pola według instrukcji:
    • DAV URL – wprowadzić adres kalendarza według schematu https://[adres-serwera]/dav.php/calendars/[twoj-login@domena.pl]/work/. Zamiast [adres-serwera] należy podać adres, pod którym znajduje się system Ready_^TM. Zamiast [twój-login@domena.pl] trzeba wpisać login do systemu Ready_^TM. Zarówno adres, jak i login należy wprowadzić bez nawiasów kwadratowych;
    • Username i Password – wpisać login i hasło do systemu;
    • Pozostałe opcje ustawić zgodnie z tym, co widać na zrzucie ekranu i kliknąć przycisk OK;

11. po powrocie do głównego okna programu Microsoft Outlook w sekcji z listą kalendarzy pojawi się nowa pozycja. Natomiast po kliknięciu przycisku Synchronize now nastąpi synchronizacja kalendarza.

Konfiguracja ma charakter jednorazowej operacji. Po jej wykonaniu Microsoft Outlook będzie automatycznie synchronizować się z kalendarzem. Wymiana informacji jest dwukierunkowa – dodanie spotkania z poziomu Outlooka będzie skutkować pojawieniem się go w kalendarzu. Należy pamiętać o tym, że synchronizacja odbywa się w określonych interwałach czasowych, które można zmienić w oknie opisanym w punkcie 10. Przyśpieszenie pojawienia się danego wpisu w synchronizowanym kalendarzu wymaga kliknięcia przycisku Synchronize now.