Podstawowe funkcjonalności

W niniejszej części pomocy przestawiono budowę modułu Dokumenty, praktyczne wykorzystanie dostępnych funkcjonalności, konfigurację oraz inne porady, które mogą być przydatne podczas codziennej pracy.

Układ okna i prezentacja treści

Główne okno aplikacji Dokumenty składa się z trzech podstawowych obszarów:

1. Menu – w tym miejscu zebrano kilka przycisków, które pozwalają na szybkie wykonanie podstawowych działań, na przykład przekazanie dokumentu, jego usunięcie lub stworzenie nowego elementu. Zmiana widoku tego elementu nie jest możliwa;
2. Lista dokumentów – centralna część okna zawiera widok wszystkich dokumentów, które są widoczne dla użytkownika. Widok ten zmienia się w zależności od kilku czynników, które omówiono poniżej;
3. Foldery – w formie zakładek widać foldery, w których automatycznie segregowane są dostępne dokumenty. Na przykład w folderze ZAŁATWIONE znaleźć można dokumenty, które mają ustawiony status załatwione. Natomiast folder USUNIĘTE to nic innego jak odpowiednik kosza. Zmiana widoku tego elementu nie jest możliwa. Boczny panel można schować lub pokazać, klikając w trzy kropki.

Widok części okna zawierającego listę dokumentów zmienia się w zależności od folderu, który zostanie wybrany w lewej części okna. Oznacza to, że możliwe jest zobaczenie innej listy dokumentów, na przykład dla folderu DO ZAŁATWIENIA oraz ZAŁATWIONE.

Widok listy dokumentów można również zmodyfikować, dodając lub usuwając kolumny w tabeli. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy w nagłówek tabeli, a następnie w podręcznym menu zaznaczyć lub odznaczyć interesujące elementy. Dostępne kolumny to: Szczegóły dokumentu, Typ dokumentu, Informacje o sprawie, Informacje z dziennika, Załączniki, Instrukcje, Opis, Klient, Data, Data dodania do systemu, Data wpływu, Data zmiany statusu, Autor, Otrzymane od, Przekazane do, Stan załatwienia oraz Status.

Dopasowując widok listy dokumentów, warto pamiętać o tym, że każda włączona kolumna wpływa na czytelność okna. Dlatego dobrze przemyśleć to, jakie informacje są niezbędne w widoku list. Szczegółowe dane na temat dokumentu są również dostępne po dwukrotnym kliknięciu w jego nazwę na liście. Otworzy się wtedy nowe okno, w którym można poznać interesujące szczegóły. Domyślny widok kolumn może się zmieniać w zależności od wybranego folderu.

Przeglądanie i filtrowanie dokumentów

Wybór opcji w panelu po lewej stronie pozwala przemieszczać się po folderach, które można porównać do „filtrów”. Każdy z folderów ma ściśle określone zadanie, które dokładnie omówiono poniżej:

• ROBOCZE – w tym miejscu widoczne są wszystkie dokumenty, które zostały utworzone przez danego użytkownika. Mowa o dokumentach, które nadal znajdują się „na biurku” i nie zostały przekazane do innych pracowników organizacji;
• DO ZAŁATWIENIA – po wybraniu tego folderu w głównej części okna zostaną wyświetlone wszystkie dokumenty, które zostały przekazane użytkownikowi przez innych współpracowników lub wymagają podjęcia działań określonych w ramach wewnątrzfirmowych procedur (na przykład wymagają akceptacji lub podpisu). Warto pamiętać o tym, że dokumenty na liście mogą się nieznacznie od siebie różnić wizualnie. Pozycja wyświetlona przy pomocy pogrubionego tekstu oznacza, że dany dokument nie został jeszcze otwarty przez użytkownika. Jasno szary kolor tekstu oznacza, że dokument znajduje się na innym stanowisku (bardzo często w przypadku dokumentów objętych procedurą Workflow dokument znajduje się na innym stanowisku, a użytkownik otrzymuje zadanie do wykonania na tym dokumencie). Dla dokumentów widocznych w folderze domyślnie zostanie dodana kolumna Otrzymane od, która będzie zawierać informacje na temat osoby, która dany dokument udostępniła;

• ZLECONE – folder pozwala w szybki sposób zobaczyć dokumenty, które zostały powiązane z zadaniem i zlecone przez danego użytkownika innej osobie. W tym widoku automatycznie pojawią się dodatkowe kolumny Przekazane do (informacja o osobie, której przekazano dokument) oraz Stan załatwienia powiązanego zadania (informacja o tym, czy powiązane z dokumentem zadanie zostało załatwione lub nie). W kolumnie Stan załatwienia powiązanego zadania pojawią się symbole, które w zależności od koloru oznaczają stan zadania – zielony (załatwione) i szary (jeszcze nie zostało załatwione). Dodatkowo kliknięcie w ikonę otworzy konkretne zadanie;

• ZAŁATWIONE – w tym miejscu widoczne są dokumenty, które oznaczono jako załatwione lub przekazano je innemu użytkownikowi bez zakładania zadania;
• USUNIĘTE – widok ten zawiera wszystkie dokumenty, które zostały usunięte przez użytkownika. Z poziomu kosza możliwe jest przywrócenie dokumentów lub trwałe ich usunięcie;
• WSZYSTKIE – system Ready_^TM umożliwia podglądanie dokumentów pozostałych pracowników w zależności od nadanych uprawnień. Przykładem wykorzystania możliwości kontroli skrzynek jest nadzór przełożonego nad pracą wykonywaną przez pracownika.

Po wybraniu folderu WSZYSTKIE w polu wyszukiwania należy wpisać pierwsze dwie (lub więcej) litery szukanego nazwiska, a następnie na liście wskazać konkretną osobę. Pod wyszukiwarką widoczne są elementy, które opisano poniżej:

• Biurko – wyświetla dokumenty znajdujące się na biurku wskazanej osoby. Folder zawiera dodatkowe podfoldery: Nadesłane, Załatwione, Robocze oraz Kosz (USUNIĘTE), mające takie znaczenie, jak wyjaśniono powyżej;
• Workflow – umożliwia podejrzenie dokumentów, które mają przypisane procedury do wykonania, na stanowisku którego biurko zostało wybrane. W tym miejscu na przykład widoczne są dokumenty, które wymagają akceptacji;
• Zarchiwizowana poczta e-mail – zawiera wszystkie wiadomości e-mail, które zostały zarchiwizowane na wybranym biurku i tym sposobem zostały zapisane w module Dokumenty;
• Foldery – zawiera podgląd folderów utworzonych w systemie w celu dodatkowej segregacji archiwum dokumentów;
• Foldery wyszukiwania – pozwala na podejrzenie dokumentów, które zostaną wyszukane według zdefiniowanych przez użytkownika filtrów. Takie często używane filtry można zapisać w formie folderów, które ułatwią ich wykorzystanie;
• Udostępnione dokumenty – w tym miejscu znajdują są wszystkie dokumenty, które zostały udostępnione (pracownikowi lub grupie pracowników).

Widoki w ramach folderów można dodatkowo sortować. Na przykład można posortować wyświetlanie list według kryterium daty. W tym celu należy kliknąć w tytuł tabeli w kolumnie Data. Pierwsze kliknięcie ułoży listę od najstarszych do najnowszych pozycji. Ponowne kliknięcie odwróci kolejność – od najnowszych do najstarszych. Sortowanie możliwe jest w ramach każdej kolumny, ale należy pamiętać o tym, że w tym samym czasie można sortować tylko według jednej kolumny. Oznacza to, że nie da się listy posortować najpierw według daty, a potem według opisu.

Opisane powyżej foldery są pewnego rodzaju filtrami, które pozwalają w prosty i szybki sposób przeglądać większe zbiory dokumentów. Jednak moduł Dokumenty wyposażono również w rozbudowany mechanizm filtrów, które można elastycznie dopasować do własnych potrzeb. Filtry można ustawiać dla każdego z folderów. Przydatność tego rozwiązania rośnie wraz z przyrostem dokumentów, które zebrano w omawianym module. Po kliknięciu opcji Filtry oznaczonej na rysunku poniżej przy pomocy strzałki pojawi się dodatkowy panel, w którym można zdefiniować pożądane filtry. Ponowne kliknięcie opcji Filtry zamyka panel.

Filtrowanie możliwe jest według kilku kryteriów. Nakładanie filtrów wygląda podobnie, ale w zależności od konkretnego kryterium może się nieznacznie różnić. Na przykład cechą, którą należy określić, może być data, nazwisko, status, itp.

Aby ustawić przykładowe filtrowanie według kryterium Data, należy:

1. kliknąć opcję Filtry;
2. w nowym panelu kliknąć kryterium Data;
3. pojawi się dodatkowe pole, w którym należy ustawić datę początkową i końcową. Możliwe jest ustawienie jednego lub obu zakresu czasowych;
4. zawartość głównego okna modułu zostanie automatycznie dopasowana do ustawionego filtra;
5. o tym, że filtr jest aktywny, informuje:
6. czerwony wykrzyknik obok opcji Filtry;
7. „ptaszek” przy nazwie kryterium, według którego filtrowana jest zawartość głównego okna.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby jednocześnie ustawić kilka filtrów. Można na przykład wyszukać dokumenty, które zostały stworzone przez Jana Kowalskiego w 2021 roku.

Filtr można wyłączyć, klikając w pole wyboru obok nazwy kryterium lub wybierając opcję Odznacz wszystkie.

Szczegóły dokumentu

Aby zapoznać się z kluczowymi informacjami o dokumencie, należy kliknąć dwukrotnie w wybrany rekord na liście. Powoduje to otwarcie okna edycji dokumentu i wyświetlenie zakładki Dokument.

Po prawej stronie wyświetlone są m.in. informacje o:

• kliencie, do którego wysłano/od którego otrzymano dokument. Kliknięcie nazwy klienta otworzy jego kartotekę zawierającą wszystkie powiązane z nim dane;
• sprawie, do której dołączony jest dokument. Kliknięcie numeru sprawy otworzy jej kartotekę;
• statusie, który można dowolnie zmieniać w zależności od sytuacji i stanu dokumentu.

Zakładka Dokument zawiera również podgląd załączonych plików (w centralnej części) oraz pozwala podjąć na nich dodatkowe działania, na przykład edycję, pobranie i zapisane na dysku komputera, podpisanie czy otwarcie pełnego podglądu.