Podstawowe funkcje modułu

• Odbieranie poczty – synchronizacja
• Przeglądanie wiadomości
• Tworzenie nowego e-maila
• Odpowiadanie na otrzymany e-mail
• Przekazywanie e-maila
• Usuwanie zbędnych e-maili
• Filtrowanie i wyszukiwanie wiadomości
• Dodawanie załączników
• Książka adresowa

Moduł Poczta oferuje zakres funkcji podstawowych, które pokrywają się z każdym klientem poczty dostępnym na rynku. Poniżej opisano podstawowe działania, jakimi jest przeglądanie, wysyłanie, odbieranie, przekazywanie i usuwanie wiadomości.

Do korzystania z modułu Poczta niezbędne jest skonfigurowanie przynajmniej jednej skrzynki pocztowej. Proces ten został opisany w oddzielnym artykule i od niego należy zacząć, jeżeli w systemie nie ma jeszcze żadnej skrzynki pocztowej.

Odbieranie poczty – synchronizacja

Odbieranie (synchronizacja) poczty to podstawowa operacja, jaką wykonuje użytkownik. W przypadku modułu Poczta synchronizacja może odbywać się na kilka sposobów, które przestawiono poniżej.

Pierwsza opcja synchronizacji poczty pozwala na pobranie lub wysłanie oczekujących wiadomości dla konta, które aktualnie jest aktywne w panelu ze skrzynkami. Aby skorzystać z tego rozwiązania, należy kliknąć przycisk Wyślij/Odbierz na pasku narzędziowym. Po chwili odświeżona lista wiadomości z folderu INBOX pojawi się w module.

Druga opcja synchronizacji pozwala na szybką i pełną synchronizację wszystkich skrzynek pocztowych zdefiniowanych w ramach modułu Poczta. Aby wykonać pełną synchronizację, należy kliknąć przycisk Akcje, a potem opcję Pełna synchronizacja wiadomości. Ten proces może zająć chwilę. Po jego zakończeniu nowe wiadomości pojawią się w odpowiednich skrzynkach pocztowych.

Trzecim sposobem synchronizacji jest kliknięcie przycisku odświeżania, który znajduje w panelu z listą wiadomości. Synchronizacja odświeży wyłącznie aktualnie wyświetlany folder.

Czwarty sposób odświeżania poczty opiera się o automat, który w zadanych interwałach czasowych pobierze pocztę. Jest to opcja dostępna dla wybranych opcji instalacji systemu i może nie być dostępna w każdym planie w opcji cloud.

Aby zmienić automatyczne odświeżanie poczty, należy:

1. włączyć moduł Poczta, kliknąć opcję Skrzynki, a potem Konfiguracja;
2. w nowym oknie kliknąć przycisk Opcje;

3. za automatyczną synchronizację wiadomości odpowiadają następujące opcje:
   • Szybka synchronizacja wiadomości – odpowiada za synchronizację wiadomości w ramach wybranej skrzynki pocztowej i wyświetlanego folderu;
   • Pełna synchronizacja wiadomości – odpowiada za pełną synchronizację wszystkich skrzynek i folderów;
4. dla każdej z opisanych w poprzednim podpunkcie opcji można ustawić czas synchronizacji. Do wyboru są różne interwały czasowe. Ustawienie należy dopasować do własnych potrzeb;
5. kliknąć przycisk Zapisz, aby zachować nowe ustawienia.

Przeglądanie wiadomości

Przeglądanie otrzymanych wiadomości jest drugą podstawową czynnością, z jaką ma styczność użytkownik każdego klienta poczty e-mail. W przypadku modułu Poczta przeglądanie wygląda bardzo podobnie.

Aby odczytać otrzymaną wiadomość e-mail, należy:

1. uruchomić moduł Poczta;
2. wykonać synchronizację poczty (najlepiej pełną synchronizację – kliknąć przycisk Akcje, a potem Pełna synchronizacja wiadomości);
3. w ramach skrzynki foldery, w których pojawią się nowe wiadomości, zostaną wyświetlone pogrubioną czcionką oraz pojawi się niebieski licznik informujący o liczbie nieprzeczytanych e-maili;

4. kliknięcie folderu wyświetli listę wiadomości, które w nim zebrano. Dla odróżnienia wiadomości nieprzeczytane zaznaczono pogrubieniem oraz niebieskim kolorem;
5. kliknięcie wiadomości na liście spowoduje wyświetlenie jej podglądu w lewej kolumnie okna modułu. Dodatkowo pogrubienie i niebieski kolor po chwili znikną.

Jeżeli użytkownik chce przeglądać wiadomości w ramach nowego okna, należy dwukrotnie kliknąć pozycję na liście wiadomości w środkowym panelu. Otwarte zostanie nowe okno, a w nim treść wiadomości.

Tworzenie nowego e-maila

Aby utworzyć nową wiadomość, należy:

1. włączyć moduł Poczta i kliknąć przycisk Nowa;

2. otwarte zostanie nowe okno, które odpowiada za przygotowanie wiadomości e-mail;

3. pierwsze pole zawiera informację o nadawcy wiadomości. Jeżeli zdefiniowano więcej niż jedno konto pocztowe, to po kliknięciu pola nadawcy pojawi się lista dostępnych skrzynek, z których można skorzystać. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią pozycję na liście;
4. pole Do pozwala określić, kto będzie adresatem wiadomości. Po kliknięciu pola można zacząć wpisywać adres. System postara się przeszukać bazy kontaktów i podpowiedzieć odbiorcę, którego wystarczy wybrać z listy. Jeżeli w systemie nie dodano kontaktu, należy wpisać cały adres e-mail i zaczekać, aż pojawi się ono w podpowiedzi, a następnie go kliknąć. Po dodaniu jednego adresu dodać kolejnego odbiorcę wiadomości. Do uzupełnienia adresów odbiorców wiadomości można również użyć Książki adresowej;
5. pole Temat odpowiada za wprowadzenie tematu wiadomości e-mail. Temat powinien być krótki i oddawać zawartość listu;
6. największe pole, które widać bezpośrednio pod tematem, to miejsce na wprowadzenie treści wiadomości. Wystarczy kliknąć pusty obszar i rozpocząć wprowadzanie treści wiadomości. Tekst może zostać poddany formatowaniu (na przykład pogrubiony, ułożony w formie listy albo sformatowany inną czcionką). Zasada działania jest dokładnie taka sama, jak w przypadku dowolnego edytora tekstu;
7. jeżeli wiadomość ma zawierać ukrytego odbiorcę (UDW) lub ma się zamiar dołączyć kogoś w kopii (DW), należy kliknąć opcję DW/UDW. Pojawią się nowe pola na wprowadzenie adresów odbiorców. Do uzupełnienia adresów odbiorców wiadomości można również użyć Książki adresowej;
8. po kliknięciu przycisku Wyślij wiadomość zostanie wysłana do wskazanego odbiorcy. Jej kopia zapisana zostanie w folderze Wysłane.

Odpowiadanie na otrzymany e-mail

Aby odpowiedzieć na otrzymaną wiadomość, należy:

1. wyświetlić podgląd wiadomości;
2. kliknąć przycisk Odpowiedz na pasku narzędziowym (można również kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście i wybrać opcję Odpowiedz). Jeżeli odpowiedź ma trafić również do osób wpisanych w polu DW, należy kliknąć przycisk Odpowiedź wszystkim (można także kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście i wybrać opcję Odpowiedz wszystkim), który znajduje się na prawo od przycisku Odpowiedz;

3. pola tematu, odbiorcy i nadawcy będą automatycznie wypełnione danymi pobranymi z wiadomości, na którą przygotowywana jest odpowiedź;

4. w oknie treści wiadomości znajdzie się oryginalna wiadomość, kursor pojawi się przy górnej krawędzi ekranu. Dodatkowo dołączona zostanie stopka (jeżeli ją zdefiniowano). Należy wprowadzić treść odpowiedzi i kliknąć przycisk Wyślij.

Podczas odpowiadania na wiadomość można uzupełnić listę odbiorców e-maila oraz dodać załącznik.

Przekazywanie e-maila

Aby przekazać dalej otrzymaną wiadomość, należy:

1. wyświetlić podgląd wiadomości;
2. kliknąć przycisk Prześlij dalej na pasku narzędziowym lub kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście i wybrać opcję Prześlij dalej z podręcznego menu;

3. pola tematu i nadawcy będą automatycznie wypełnione danymi pobranymi z wiadomości, na którą przygotowywana jest odpowiedź. Dodatkowo w treści pojawi się oryginalna wiadomość i załączniki (jeżeli są). Do uzupełnienia pozostaje jedynie pole odbiorcy wiadomości;

4. kliknąć przycisk Wyślij.

Podczas odpowiadania na wiadomość można uzupełnić listę odbiorców e-maila oraz dodać załącznik.

Usuwanie zbędnych e-maili

Aby usunąć zbędną wiadomość, należy:

1. kliknąć wiadomość na liście, a następnie ikonę kosza na pasku narzędziowym;

2. można również kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście i z podręcznego menu wybrać opcję Usuń;
3. usunięta wiadomość zostanie przeniesiona do folderu Kosz. Aby trwale skasować wiadomość, należy wyświetlić zawartość folderu Kosz, zaznaczyć wiadomość i kliknąć ikonę kosza lub użyć prawego przycisku myszy i opcji Usuń dostępnej w menu podręcznym. Kasowanie wiadomości w folderze Kosz wymaga dodatkowego potwierdzenia operacji (w oknie ostrzeżenia należy kliknąć przycisk TAK).

Wiadomości można kasować hurtem. Używając klawisza Ctrl, należy kolejno kliknąć wiadomości na liście i je zaznaczyć. Następnie należy skorzystać z przycisku kosza lub prawego przycisku myszy i opcji Usuń.

Filtrowanie i wyszukiwanie wiadomości

Moduł Poczta posiada wygodny mechanizm, który pozwala na wyszukanie wiadomości spełniających określone kryteria. Wyszukiwanie jest możliwe po następujących kryteriach: nadawca, odbiorca, kopia, temat, treść oraz nazwa załącznika.

Aby wyszukać wiadomość, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć przycisk Kolumny i włączyć kryteria, które mają być brane pod uwagę podczas wyszukiwania. Im więcej włączonych kryteriów, tym proces wyszukiwania może być dłuższy;

3. w polu wyszukiwania wprowadzić szukaną frazę i nacisnąć Enter;

3. lista wiadomości zostanie ograniczona do tych, które spełniają zadane kryteria;
4. aby ponownie włączyć wyświetlanie wszystkich wiadomości, należy kliknąć przycisk z symbolem krzyżyka w polu wyszukiwania.

Lista wiadomości może być również filtrowana według kilku kryteriów, na przykład tylko nieprzeczytane, data, priorytet, flagi, archiwizacja, stan załatwienia lub załatwione przez.

Aby odfiltrować wiadomości nieprzeczytane na liście, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Nieprzeczytane;

3. lista wiadomości zostanie ograniczona wyłącznie do tych, które nie zostały jeszcze przeczytane;
4. aby ponownie zobaczyć wszystkie wiadomości, należy kliknąć opcję Wszystkie.

Aby odfiltrować wiadomości według innych kryteriów, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć trzy kropki widoczne obok opcji Nieprzeczytane;

3. zaznaczyć odpowiednie kryterium na liście, na przykład Flagi, i zdefiniować odpowiednią wartość, na przykład Z załącznikiem;
4. ponownie nacisnąć przycisk z trzema kropkami, a lista kryteriów zostanie schowana. Jednocześnie lista wiadomości zostanie ograniczona w sposób, jaki określono w filtrach;
5. aby ponownie zobaczyć wszystkie wiadomości, należy kliknąć trzy kropki i opcję Odznacz wszystkie. Na koniec ponownie należy kliknąć trzy kropki, aby schować menu kryteriów.

Ostatnim elementem, jaki może przydać się podczas zarządzania wiadomościami, jest sortowanie. Mechanizm ten pozwala na ułożenie wiadomości na liście według tematu, rozmiaru oraz daty.

Aby posortować wiadomości, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję zaznaczoną strzałką na rysunku poniżej;

3. wybrać z listy jedno z kryteriów sortowania;
4. lista wiadomości zostanie ułożona według zadanej kolejności. Dodatkowo za pomocą przycisku Zmień kolejność sortowania można wymusić sortowanie, na przykład od najnowszych do najstarszych lub od najstarszych do najnowszych. Każde kliknięcie przycisku zmienia kolejność.

Dodawanie załączników

Samo tworzenie nowej wiadomości jest proste i szybkie. Warto wspomnieć o tym, że do wiadomości e-mail można dołączyć załącznik. Warto tutaj podkreślić, że załączniki można dodać do nowej wiadomości, podczas odpowiedzi lub przesyłania dalej.

Aby dodać załącznik do wiadomości, należy:

1. w oknie wiadomości kliknąć przycisk Załącz plik;

2. w nowym oknie wskazać plik na dysku komputera i kliknąć przycisk Otwórz;

3. załącznik zostanie dodany do treści wiadomości i pojawi się w dolnej części okna.

Książka adresowa

Na etapie tworzenia wiadomości i dodawania jej odbiorców można skorzystać z książki adresowej. Źródłem adresów jest moduł Klienci oraz Osobista książka adresowa.

Aby skorzystać z książki adresowej podczas tworzenia wiadomości, należy:

1. w oknie wiadomości kliknąć przycisk Książka adresowa;

2. w nowym oknie w lewym górnym narożniku z listy wybrać opcję Pełna książka adresowa lub Osobista książka adresowa – w zależności od potrzeb;

3. w centralnej części okna odszukać i kliknąć kontakt, który ma zostać wykorzystany;
4. kliknąć przycisk Do, DW lub UDW w zależności od planowanego sposobu wykorzystania adresu;
5. adres pojawi w jednym z trzech okienek po prawej stronie;
6. kliknąć przycisk OK. Okno zostanie zamknięte, a adres pojawi się w odpowiednim polu okna wiadomości.

W przypadku wyboru opcji Osobista książka adresowa można dodać nowy kontakt lub poddać edycji istniejącą pozycję na liście. Możliwe jest również zaimportowanie kontaktów z pliku CSV lub wypełnienie książki danymi wprowadzonymi osobiście do modułu Klienci:

• Dodaj nową osobę kontaktową – pozwala dodać nowy kontakt. W nowym oknie należy podać następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, uwagi, zdjęcie, adres pocztowy;
• Edycja – pozwala poddać edycji zaznaczony kontakt;
• Usuń z Osobistej książki adresowej – pozwala skasować zaznaczony kontakt z Osobistej książki adresowej;
• Napełnij – pozwala pobrać kontakty z modułu Klienci, które zostały dodane tam przez pracownika. Pobieranie może odbywać się według kilku zdefiniowanych kryteriów. Można dodać wszystkie kontakty, tylko te, które mają numer telefonu lub tylko te z adresem e-mail;
• Import z pliku CSV – pozwala wskazać plik CSV z danymi, następnie zostanie uruchomiony kreator importu.