Podstawowe działania, które można wykonać w module Produkty, to dodawanie nowych pozycji oraz edycja i usuwanie istniejących.
Dodawanie nowego produktu
Aby dodać nowy produkt, należy:
- włączyć moduł Produkty;
- kliknąć Nowy (zielony znak plusa);
- w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
- Nazwa – nazwa produktu, powinna być sugestywna, pole obowiązkowe;
- Szybki opis – miejsce na dodanie szerszego opisu produktu;
- Symbol – miejsce na wpisanie symbolu. Jeżeli zostanie włączona opcja Generuj, to symbol zostanie utworzony automatycznie, pole obowiązkowe;
- Grupa – pozwala na dodanie produktu do istniejącej grupy towarów. Grupę należy wybrać z listy, która pojawi się w omawianym polu;
- Dostawca – pozwala na wskazanie dostawcy danego produktu. Należy wpisać fragment nazwy podmiotu, a następnie kliknąć lupę i wybrać firmę z listy. Dane pobierane są z modułu Klienci;
- Jedn. rozlicz. – opcja przydatna w modelu wielofirmowości, pozwala na powiązanie danego produktu z konkretnym podmiotem;
- Rodzaj kosztu – pozwala na przypisanie rodzaju kosztu. Wybór następuje z listy. Za pomocą przycisku ze znakiem plus można dodać nowy rodzaj kosztu;
- Rodzaj przychodu – pozwala na przypisanie rodzaju przychodu. Wybór następuje z listy. Za pomocą przycisku ze znakiem plus można dodać nowy rodzaj przychodu;
- PKWiU – pozwala na wpisanie symbolu PKWiU;
- Kod GTU – pozwala na przypisanie oznaczenia GTU. Wybór następuje z listy zdefiniowanej w systemie;
- Typ – pozwala na określenie typu produktu. Wybór następuje z listy;
- Status – pozwala na ustawienie statusu produktu. Dostępne ustawienia to Aktywny oraz Nie aktywny;
- Jednostka pod. – pozwala na określenie jednostki miary stosowanej względem danego produktu. Wybór następuje z listy;
- Koszt zakupu – w tym miejscu należy podać jednostkową cenę netto, za jaką kupiony zostanie dany produkt;
- Netto – miejsce na wpisanie ceny netto produktu;
- Stawka VAT – lista pozwala na określenie stawki podatku VAT;
- Waluta – pozwala na ustawienie waluty. Domyślną wartością jest PLN;
- Ilość minimalna – pozwala na określenie ilości minimalnej danego produktu, która ma być utrzymywana na magazynie;
- Stan na mag. – pokazuje stan magazynowy danego produktu, jest to wartość łączna ze wszystkich zdefiniowanych magazynów;
- w polu Zdjęcie można dodać własne zdjęcie produktu;
- kliknąć przycisk plusa obok opcji Zdjęcie;
- w nowym oknie wskazać zdjęcie w lewej kolumnie, w przypadku braku zdjęcia kliknąć przycisk Dodaj i wskazać na dysku plik .jpg ze zdjęciem, a potem kliknąć Otwórz;
- kliknąć Wybierz;
- zdjęcie zostanie dodane i pojawi się w odpowiednim polu;
- kliknąć Zapisz, widok okna ulegnie zmianie i pojawią się nowe zakładki. Nowe opcje są tożsame z tymi, które są dostępne podczas edycji produktu. Z tego powodu całość opisano w sekcji poświęconej edytowaniu istniejącego produktu.
Edycja istniejącego produktu
Aby edytować istniejący produkt, należy:
- włączyć moduł Produkty;
- odszukać produkt na liście i otworzyć go do edycji. Można to zrobić na dwa sposoby:
- dwukrotnie klikając produkt;
- zaznaczając produkt i klikając Edycja;
- nowe okno zawiera osiem zakładek, które szerzej opisano w kolejnych podpunktach;
- zakładka Ogólne odpowiada temu, co zostało opisane podczas tworzenia nowego produktu. Każde z pól można poddać edycji i wprowadzić do nich zmiany. Wyjątkiem jest pole Stan na mag., które wypełnia się automatycznie;
- zakładka Dodatkowe zawiera następujące opcje:
- Uwagi – pozwala na dodanie komunikatu, który pojawi się przy otwieraniu produktu lub dodawaniu go na listę. Aby komunikat działał, należy dodatkowo włączyć opcję Z alarmem;
- URL strony produktu – pozwala na dodanie adresu strony WWW produktu. Dzięki temu w przyszłości łatwo będzie można odszukać dany produkt, na przykład w celu sprawdzenia dokładnej jego specyfikacji;
- Wyłącz obrót magazynowy – należy zaznaczyć tę opcję, jeżeli wymagane jest, aby wydania i przyjęcia nie miały wpływu na stany magazynowe produktu. Po zaznaczeniu tej opcji produkt nie będzie podlegał przesunięciom i nie będzie możliwości określenia stanu magazynowego;
- Z alarmem – opcja powiązana z polem Uwagi. Po jej włączeniu przy otwieraniu produktu lub dodawaniu go do listy pojawi się komunikat o treści widocznej w polu Uwagi;
- zakładka Opis daje możliwość dodania opisu produktu, który będzie zawierać na przykład dokładną specyfikację. Sam opis można formatować w podobny sposób jak podczas pracy w edytorze tekstu. Użytkownik może skorzystać z pogrubienia, kursywy, pokreślenia, wyrównania do lewej, prawej i środka oraz list numerowanych i punktowanych;
- zakładka Magazyny ma charakter informacyjny. Lista wyświetlana w tej karcie zawiera informacje o wszystkich magazynach i o stanie edytowanego produktu w każdym z nich. Wartości te są aktualizowane między innymi po wygenerowaniu dokumentów takich jak WZ, PZ, Zamówienie i tak dalej;
- zakładka Cennik pozwala na zarządzanie cennikami powiązanymi z danym produktem. Zagadnienie zostało opisane w oddzielnym artykule;
- zakładka Historia cen umożliwia śledzenie zmian ceny danego produktu na podstawie historii zamówień;
- zakładka Załączniki pozwala na dodanie dowolnych plików, które mają związek z danym produktem. Na przykład załącznikiem może być plik PDF, który zawiera specyfikację danego produktu. Aby dodać załącznik, wystarczy kliknąć Dodaj, w nowym oknie wskazać plik, kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i dodany do listy. Zbędne załączniki można skasować. Możliwe jest też wprowadzenie załącznika za pomocą skanera, który musi zostać wcześniej skonfigurowany w systemie. Ciekawym rozwiązaniem jest możliwość wysłania załącznika pocztą e-mail. Wystarczy zaznaczyć plik na liście i kliknąć Wyślij pocztą. W nowym oknie należy następnie dodać adresata wiadomości, zamieścić jej treść i kliknąć Wyślij;
- zakładka Cechy zawiera dodatkowe pola, które zostały zdefiniowane przez użytkownika systemu. Dzięki cechom można spersonalizować kartę informacji na temat produktu. Opis tworzenia własnych cech znajduje się w oddzielnym artykule;
- kliknąć przycisk Zapisz.
Na uwagę zasługuje przycisk Nowy produkt (zielony plus), który znajduje się w oknie edycji produktu. Po jego kliknięciu dostępne są dwie opcje Nowy oraz Nowy z istniejącego. Pierwszy z przycisków wyłącznie otworzy okno tworzenia nowego produktu. Natomiast drugi otworzy okno i wypełni je danymi z istniejącego produktu. Rozwiązanie to przydaje się podczas wprowadzania produktów, które są do siebie bardzo podobne.
Przycisk Historia pozwala podejrzeć historię zmian danego produktu. Natomiast przycisk Przypomnienie daje możliwość ustawienia przypomnienia o danym produkcie, na przykład w celu uzupełnienia załączników, o które został poproszony producent.
Usuwanie i przywracanie produktu
Aby usunąć istniejący produkt, należy:
- włączyć moduł Produkty;
- odszukać produkt na liście i usunąć go. Można to zrobić na dwa sposoby:
- zaznaczając produkt i klikając Usuń;
- kliknąć prawym przyciskiem myszy produkt i z menu wybrać Usuń;
- potwierdzić chęć usunięcia, klikając TAK w oknie komunikatu. Usunięty produkt zostanie wyświetlony na liście jako przekreślony. Za pomocą filtra Usunięty można wymusić wyświetlanie lub ukrycie danej pozycji na liście.
Aby przywrócić usunięty produkt, należy:
- włączyć moduł Produkty;
- odszukać produkt na liście i usunąć go. Kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Przywróć usunięte produkty;
- potwierdzić chęć przywrócenia klikając TAK w oknie komunikatu. Przywrócony produkt zostanie wyświetlony na liście bez przekreślenia.