Oznaczanie wiadomości

Moduł Poczta pozwala na oznaczanie wiadomości na kilka różnych sposobów. Dzięki temu praca ze skrzynką pocztową i wieloma wiadomościami jest prosta i przyjemna.

Użytkownik może:

• oznaczyć wiadomość jako przeczytaną lub nieprzeczytaną;
• oznaczyć wiadomość za pomocą flagi;
• oznaczyć wiadomość za pomocą statusu załatwione, załatwię to lub przekaż do załatwienia.

Oznaczanie wiadomości jako przeczytane lub nieprzeczytane

Wiadomości odebrane można oznaczać jako przeczytane lub nieprzeczytane (na przykład kiedy odczytanie wiadomości było przypadkowe lub nastąpiło za szybko). Wiadomości nieprzeczytane wyświetlane są w postaci pogrubionego tekstu.

Aby oznaczyć wiadomość jako przeczytaną/nieprzeczytaną, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z podręcznego menu wybrać opcję Oznacz jako przeczytaną lub Oznacz jako nieprzeczytaną. Można również kliknąć przycisk Akcje i tam wybrać jedną z powyższych opcji;

W tym miejscu warto zaznaczyć, że po tym, jak treść wiadomości zostanie wyświetlona, w sposób automatyczny jest ona oznaczana jako przeczytana.

Oznaczanie wiadomości za pomocą flagi

Ważne wiadomości wysłane i odebrane można wyróżnić za pomocą flagi, która będzie wyświetlana w postaci ikony obok informacji o nadawcy wiadomości. Oznaczenie wiadomości w ten sposób sprawi, że e-mail zarówno w systemie, jak i na serwerze będzie tak oznaczony. Używanie flag pozwala m.in. na wygodne oznaczenie ważnych wiadomości, które wymagają ponownego przejrzenia w bliższej lub dalszej przyszłości.

Aby nadać flagę, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z podręcznego menu wybrać opcję Oznacz flagą;

3. wiadomość z przypisaną flagą będzie wyróżniona za pomocą ikony czerwonej flagi.

Aby usunąć flagę, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z podręcznego menu wybrać opcję Usuń flagę.

Flagi można wykorzystać podczas filtrowania wiadomości. Wśród dostępnych kryteriów filtrowania jest opcja, która pozwala ograniczyć listę wiadomości wyłącznie do tych, które mają ustawioną flagę.

Oznaczanie wiadomości jako: Załatwione, Przekaż do załatwienia, Załatwię to

Każdej z otrzymanych wiadomości można nadać status, który jest widoczny tylko w systemie Ready_™: Załatwione, Przekaż do załatwienia lub Załatwię to. Dzięki temu rozwiązaniu w prosty sposób można oznaczać wiadomości i mieć wgląd w to, czy ktoś ze współpracowników podjął niezbędne działania lub zlecić ich realizację konkretnej osobie.

Statusy mają określone znaczenie, które warto poznać już na wstępie:

• Załatwione – nadaje status, który informuje o tym, że wiadomość została załatwiona;
• Załatwię to – nadaje status, który informuje o tym, że wiadomość wymaga załatwienia;
• Przekaż do załatwienia – tworzy zadanie i przypisuje do wskazanej osoby.

Status można wykorzystać podczas filtrowania wiadomości. Wśród dostępnych kryteriów filtrowania jest opcja, która pozwala ograniczyć listę wiadomości wyłącznie do tych o ustawionym określonym statusie.

Aby ustawić status Załatwione, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z podręcznego menu wybrać opcję Załatwione;

3. status pojawi się na liście wiadomości obok daty.

Aby ustawić status Załatwię to, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z podręcznego menu wybrać opcję Załatwię to;

3. status pojawi się na liście wiadomości obok daty.

Aby ustawić status Przekaż do załatwienia i utworzyć zadanie, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z podręcznego menu wybrać opcję Przekaż do załatwienia;

3. otwarte zostanie nowe okno, w którym należy uzupełnić elementy opisanej poniżej:
   • Użytkownik – wybrać z listy pracownika, który otrzyma zadanie;
   • Co chcesz zrobić – kliknąć Utwórz zadanie;
   • Na kiedy – kliknąć pole, za pomocą prostego kalendarza wskazać, na kiedy ma zostać zrealizowane zadanie;
   • Temat – domyślnie znajduje się tutaj temat wiadomości e-mail, który można zmienić i dopasować do własnych potrzeb;
   • Opis – pole na wprowadzenie dodatkowych uwag dla pracownika, który ma otrzymać zadanie;
   • W sprawie – po kliknięciu pola można wybrać z listy sprawę, z którą ma być powiązane nowe zadanie;

4. kliknąć PRZEKAŻ;
5. na liście wiadomości obok daty pojawią się dwie nowe ikony:
   • Załatwianie przez (pierwsza od lewej strony) – zawiera informację, kto jest odpowiedzialny za wykonanie zadania. Kliknięcie ikony otworzy okno ze zleconym zadaniem;
   • Zarchiwizowany dokument (druga od lewej) – zawiera informację o archiwizacji wiadomości. Kliknięcie ikony otworzy dokument, który zostanie automatycznie utworzony i zapisany w module Dokumenty.

Jeżeli w kroku 3 zostanie wybrana opcja Powiadom, to wtedy widok okna ulegnie zmianie i pojawi się jedynie pole wyboru pracownika oraz miejsce na wpisanie treści powiadomienia. Po kliknięciu przycisku PRZEKAŻ wskazana osoba otrzyma powiadomienie, ale nie zostanie utworzone dla niej żadne zadanie.

Aby usunąć status, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z podręcznego menu wybrać opcję Usuń status;

3. ikona informująca o statusie widoczna obok daty zniknie. W przypadku statusu Przekaż do załatwienia zniknie jedynie pierwsza ikona informująca o tym, komu przydzielono zadanie powiązane z daną wiadomością e-mail.

Zmiana statusu zadania na Załatwione nie spowoduje zmiany statusu wiadomości na załatwioną. Status ten należy zmienić, klikając zadanie na liście prawym przyciskiem myszy i wybierając z rozwiniętego menu pozycję Załatwione.