Dzienniki

• Tworzenie, modyfikacja i usuwanie dzienników
• Zmiana licznika numeracji
• Konfiguracja wydruku kopert
• Eksport dziennika korespondencji do pliku *.xml
• Kategorie dokumentów
• Formy wysyłki
• Uprawnienia do modułu Dzienniki

Moduł Dzienniki może zostać dopasowany do wymagań użytkownika. Oznacza to, że możliwe jest na przykład zakładanie nowych dzienników, wybór kategorii, form wysyłki czy kopert. Dostępne ustawienia opisano w dalszej części niniejszego artykułu.

Tworzenie, modyfikacja i usuwanie dzienników

Domyślnie w module Dzienniki dostępne są następujące dzienniki:

• Dziennik korespondencji przychodzącej;
• Dziennik korespondencji wychodzącej;
• Rejestr faktur przychodzących;
• Rejestr faktur wychodzących;

Organizacja może dopasować system Ready_^TM do własnych potrzeb i w ramach modułu Dziennik możliwe jest utworzenie nowych dzienników, usunięcie oraz modyfikacja już istniejących.

Aby utworzyć nowy dziennik, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;

2. w nowym oknie w menu SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Dziennik, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
3. w nowym oknie należy przycisk Nowy;

4. w nowym oknie niezbędne jest uzupełnienie dodatkowych danych, które opisano poniżej:
   • Nazwa (pole obowiązkowe) – służy do podania nazwy dziennika, pod którą dziennik pojawi się w omawianym module;
   • Typ dziennika (pole obowiązkowe) pozwala na określenie, czy dziennik służy do rejestracji faktur, czy korespondencji;
   • Rodzaj (pole obowiązkowe) odpowiada za określenie, czy rejestrowane są dokumenty przychodzące, wychodzące lub wewnętrzne;
   • Nadrzędny – pozwala wskazać, czy tworzony dziennik będzie poddziennikiem innego, już istniejącego. Jeżeli na liście wybrana zostanie opcja Dzienniki, to wtedy nowy dziennik będzie dziennikiem pierwszego poziomu. Jeżeli oznaczony zostanie inny dziennik, na przykład Faktury przychodzące, to wtedy nowy dziennik będzie poddziennikiem. W ten sposób możliwe jest lepsze zarządzanie dziennikami;
   • Priorytet – umożliwia określenie priorytetu dziennika;
   • Szablon numeracji (pole obowiązkowe) – z listy można wybrać wcześniej zdefiniowany sposób numerowania dokumentów rejestrowanych w module Dzienniki;
   • Znak akt – pozwala na dołączenie do numeru dodatkowego znaku, który jest używany wewnątrz organizacji i służy lepszemu zarządzaniu dokumentami;
   • Jednostka rozliczeniowa – pozwala określić jednostkę rozliczeniową;
   • Stanowisko rejestracji – rejestracja nowego dokumentu za pomocą formularza rejestracji korespondencji umożliwia automatyczne przekazanie utworzonego dokumentu na wskazane w tym miejscu stanowisko;
   • Wyrażenie sortujące numer ewidencyjny – w tym miejscu możliwe jest ustalenie reguły, wedle której będą sortowane dane na liście w module Dzienniki w kolumnie Nr;
   • Użyj wbudowanej funkcji do sortowania numeru ewidencyjnego – opcja narzuca automatyczne sortowanie dokumentów według założeń ustalonych w systemie;

5. następnie kliknąć przycisk ZAPISZ;
6. w tej chwili konieczne jest wylogowanie i ponowne zalogowanie użytkownika. Po ponownym wykonaniu kroków opisanych w podpunktach od 1 do 2 w oknie na liście pojawi się nowy dziennik.

Aby zmodyfikować istniejący dziennik, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;

2. w nowym oknie w menu SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Dziennik, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
3. w nowym oknie kliknąć nazwę dziennika, który ma zostać poddany modyfikacji, a następnie kliknąć przycisk Edytuj. Można również dwukrotnie kliknąć nazwę dziennika;
4.  dokonać niezbędnych zmian w nowym oknie, jeśli taka jest wola użytkownika;

5. kliknąć przycisk ZAPISZ, aby zachować wprowadzone zmiany. Dla pewności warto wylogować i ponownie zalogować użytkownika.

Aby usunąć istniejący dziennik, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;

2. w nowym oknie w menu SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Dziennik, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
3. w nowym oknie kliknąć nazwę dziennika, który ma zostać usunięty, a następnie kliknąć przycisk Usuń;

4. kliknąć przycisk TAK, gdy pojawi się monit z prośbą o potwierdzenie chęci usunięcia wskazanego dziennika.

Usuwając dziennik, należy pamiętać o tym, że operacja ta jest nieodwracalna i nie da się odzyskać raz usuniętego dziennika. Poza tym dzienniki usuwa się pojedynczo.

Zmiana licznika numeracji

Szablon numeracji rejestrowanych dokumentów zawiera znacznik numeru, który zmienia się wraz z przyrostem rejestrowanych dokumentów. Jeżeli jednak zajdzie taka potrzeba, wartość licznika można zmienić. Rozwiązanie to może się przydać na przykład w sytuacji, gdy zmianie ulegnie sposób numeracji dokumentów.

Aby zmienić wartość licznika, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;

2. w nowym oknie w menu SYSTEMOWE odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Dzienniki, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
3. w nowym oknie zaznaczyć dziennik, którego licznik ma być skorygowany, a następnie kliknąć przycisk Zmień stan licznika;

4. w nowym oknie w polu Stan licznika wprowadzić wartość o jeden niższą od tej, jaką ma mieć przypisany następny zarejestrowany dokument. Na przykład, jeżeli numeracja po korekcie ma zaczynać się od 11, to w polu widocznym poniżej trzeba wpisać 10;

5.  kliknąć przycisk ZAPISZ, aby zachować nowe dane.

Konfiguracja wydruku kopert

Koperty drukowane z poziomu modułu Dzienniki mogą być poddane niewielkiej personalizacji. Mowa jest tutaj o własnym logo oraz stemplu pocztowym.

Aby spersonalizować wygląd koperty, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia Aplikacji;

2. w nowym oknie w menu SYSTEMOWE należy odszukać sekcję KORESPONDENCJA i dalej Wydruk kopert, a następnie kliknąć OTWÓRZ;
3. w nowym oknie kliknąć prawym przyciskiem myszy plik logo.png (logo firmy na kopercie) lub stamp.png (stempel) i z menu wybrać opcję Usuń, a następnie w oknie monitu potwierdzić chęć usunięcia załącznika;

4. kliknąć przycisk Dodaj na pasku narzędziowym, w nowym oknie odszukać nowy plik z logo lub stemplem, zaznaczyć i kliknąć przycisk Otwórz. Nowy plik zostanie wgrany do systemu i pojawi się na liście;

5. kliknąć przycisk Zamknij.

Zmieniając logo lub stempel, należy pamiętać o trzech ważnych kwestiach:

• nazwa pliku – zawsze powinna być taka sama, jak ta usuwana, czyli dla logo powinno być logo.png, a dla stempla stamp.png;
• format – zawsze powinien być to format PNG z ustawioną przeźroczystością tła. Dzięki temu element nie będzie wyróżniał się na kopercie;
• wymiary – szerokość logo to maksymalnie 300 px, a stempla – 235 px.

Po zmianie logo lub stempla można spróbować ponownie uruchomić drukowanie kopert z modułu Dzienniki i sprawdzić efekt.

Eksport dziennika korespondencji do pliku *.xml

System Ready_^TM posiada liczne rozwiązania, które pozwalają na integrację platformy z innymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku. W przypadku modułu Dzienniki programiści przygotowali możliwość wygodnego eksportu danych z dziennika do aplikacji Poczty Polskiej o nazwie Elektroniczny nadawca. Rozwiązanie to opiera się o wykorzystanie formatu XML.

Zanim eksport do formatu EKN będzie możliwy, wskazane jest wcześniejsze sprawdzanie i skorygowanie szablonu, który znajduje się w następującej lokalizacji ./var/tpl/poczta_pol_n.xml. Zmiany powinien wprowadzić administrator systemu lub osoba dokonująca wdrożenia.

Należy pamiętać o tym, że eksport pliku do EKN możliwy jest wyłącznie dla dzienników korespondencji wychodzącej. Dodatkowo istnieje możliwość eksportu jedynie tych dokumentów, których forma wysyłki posiada ustawiony atrybut W książce. Poza tym Nadawca (czyli w tym przypadku użytkownik systemu) musi mieć uzupełnione pole Skrót zgodny ze skrótem, który został podany w trakcie zawierania umowy z Pocztą Polską.

Aby wyeksportować wybrany dziennik do pliku XML, należy:

1. w module Dzienniki wybrać dziennik;
2. na liście zaznaczyć (przy wciśniętym klawiszu Ctrl kliknąć w wybrany element) pozycje, które mają zostać wyeksportowane;
3. kliknąć przycisk z trzema poziomymi kreskami i wybrać opcję Eksport do EKN;

4. w tej chwili zostanie wygenerowany i pobrany plik XML. Domyślnie plik zostanie zapisany na dysku komputera w katalogu, który jest ustawiony w przeglądarce jako miejsce zapisywania pobieranych treści;
5. dalszy sposób wykorzystania pliku nie ma związku z platformą Ready_^TM, dlatego zainteresowani powinni zajrzeć do pomocy technicznej aplikacji Poczty Polskiej.

Warto w tym miejscu zauważyć, że obok opcji eksportu do formatu EKN, możliwy jest również eksport do pliku XLS, który można dalej modyfikować za pomocą arkusza Excel.

Kategorie dokumentów

Definiowanie kategorii dokumentów opisano szerzej w oddzielnym artykule.

Formy wysyłki

Forma wysyłki to element, który ustawia się w polu Dyspozycja podczas rejestracji dokumentów. Mówiąc prościej, formą wysyłki jest na przykład list ekonomiczny czy przesyłka kurierska.

Aby zdefiniować dodatkowe formy wysyłki, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i potem Ustawienia Aplikacji;
2. w nowym oknie odszukać sekcję SYSTEMOWE i KORESPONDENCJA i dalej kliknąć przycisk Otwórz widoczny obok opcji Formy wysyłki;

3. w nowym oknie niezbędne jest wypełnienie widocznych tam pól:
   • Nazwa – będzie widoczna na liście dostępnych form wysyłki;
   • Symbol – to skrócona nazwa opcji na liście wyboru;
   • Szablon R-ki – pozwala ustawić wzór numerów nadania dla danej formy wysyłki. Należy z listy wybrać odpowiednią opcję;
   • Lp. – liczba porządkowa;
   • Koszt – pozwala zdefiniować koszt wysyłki;
   • Waga – służy do określenia wagi przesyłek, które mają być wysyłane tym kanałem;
   • Kurier – należy zaznaczyć, jeżeli wysyłka opiera się o firmę kurierską;
   • W książce – włączenie tej opcji będzie skutkować pojawieniem się nowej formy wysyłki w książce pocztowej;

4. kliknąć przycisk OK, aby zapisać wprowadzone dane;
5. nowa pozycja pojawi się na liście w oknie Formy wysyłki;

6. zmiana ustawień opcji Kurier oraz Książka pocztowa jest możliwa również z poziomu listy widocznej w oknie;
7. każda z pozycji po uprzednim zaznaczeniu i kliknięciu przycisku Edytuj może zostać zmodyfikowana.

Uprawnienia do modułu Dzienniki

Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Dostęp i korzystanie z dzienników w systemie Ready_^TM jest ściśle powiązane z uprawnieniami, które szerzej omówiono poniżej.

Na poziomie konfiguracji systemu użytkownicy mogą mieć udzielony dostęp do modułu Dzienniki. Oznacza to, że te osoby będą widziały moduł i będą miały dostęp do dzienników według szczegółowych uprawnień.

Uprawnienia są nadawane w ustawieniach konta użytkownika (przycisk Centrum, opcja Pracownicy) w sekcji PRAWA DO SYSTEMU. Po rozwinięciu listy w ramach gałęzi Dzienniki pojawi się kilka pozycji, a wśród nich opcja Przeglądanie.

Symbol minusa oznacza brak uprawnień. Natomiast zielony plus w kółeczku to nadane uprawnienie. Aby zmienić uprawnienie, należy kliknąć pozycję na liście, a następnie przycisk plusa lub minusa na górnym pasku narzędziowym. Zmiany zostaną zapisane po kliknięciu przycisku ZAPISZ.

Przeglądanie wpisów wymaga nadania następujących uprawnień:

• Przeglądanie – uprawnienie nadaje się na konkretny dziennik. Oznacza to, że użytkownik może na przykład widzieć dzienniki faktur przychodzących, ale nie zobaczy faktur wychodzących.

Dodawanie wpisów wymagania nadania następujących uprawnień:

• Dodawanie wpisów;
• Przeglądanie.

Edycja wpisów wymaga nadania następujących uprawnień:

• Edycja wpisów;
• Przeglądanie.

Usuwanie wpisów wymagania nadania następujących uprawnień:

1. Usuwanie wpisów;
2. Przeglądanie.

Uprawnienie Oglądanie źródeł dokumentów daje możliwość przeglądania dokumentów źródłowych dołączonych do zarejestrowanych pozycji w module Dzienniki. Brak takiego uprawnienia przy prawie do przeglądania oznacza, że pracownik będzie mógł na przykład sprawdzić, kiedy dokument zarejestrowano, ale nie będzie wglądu do treści dokumentu.