Kalendarz

• Zarządzanie kalendarzami korporacyjnymi,
• Kategorie zdarzeń,
• Zarządzanie kalendarzem,
• Uprawnienia do kalendarza,
  • Uprawnienia systemowe do tworzenia, edycji i usuwania,
  • Dostęp do kalendarzy,

W ramach modułu Kalendarz administrator systemu może wprowadzić kilka zmian, które mogą być istotne z punktu widzenia użytkownika. Istotne elementy opisano w dalszej części niniejszego artykułu.

Zarządzanie kalendarzami korporacyjnymi

Użytkownicy systemu Ready_^TM w ramach modułu Kalendarz mogą mieć dostęp do tzw. kalendarzy korporacyjnych. Rozwiązanie to jest wykorzystywane do tworzenia kalendarzy, które z założenia dostępne są dla wszystkich zainteresowanych pracowników. Kalendarz korporacyjny domyślnie nie jest widoczny na koncie pracownika. Konieczna jest jego subskrypcja oraz nadanie odpowiednich uprawnień pracownikowi.

Aby utworzyć nowy kalendarz korporacyjny, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie należy kolejno kliknąć SYSTEMOWE, a potem odszukać sekcję GROUPWARE. Przy opcji Kalendarze korporacyjne należy kliknąć przycisk OTWÓRZ;

3. w nowym oknie kliknąć przycisk Nowy. W nowym oknie w polu Opis należy podać nazwę nowego kalendarza i kliknąć przycisk OK;

4. nowy kalendarz pojawi się na liście;

5. po dodaniu kalendarza konieczne jest poddanie go edycji i nadanie uprawnień. Należy zaznaczyć kalendarz na liście i kliknąć przycisk Edytuj;
6. w nowym oknie należy kliknąć przycisk Uprawnieni;

7. w nowym oknie należy wskazać pracowników, którzy będą mogli subskrybować kalendarz korporacyjny:
   • kolumna Pracownicy – odszukać i kliknąć nazwisko pracownika, który ma zyskać dostęp do kalendarza;
   • pomiędzy lewą i prawą kolumną kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę;
   • w nowym oknie określić poziom uprawnień i kliknąć przycisk OK. Opcja Użycie pozwala na dodawanie i usuwanie zdarzeń. Opcja Subskrypcja pozwala jedynie na zasubskrybowanie kalendarza i jego przeglądanie bez prawa dodawania nowych zdarzeń;

8. pracownik zostanie przeniesiony z lewej do prawej kolumny;
9. po zamknięciu okna pracownicy zobaczą kalendarz i będą mogli go zasubskrybować.

Aby usunąć kalendarz korporacyjny, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie należy kolejno kliknąć SYSTEMOWE, a potem odszukać sekcję GROUPWARE. Przy opcji Kalendarze korporacyjne należy kliknąć przycisk OTWÓRZ;

3. w nowym oknie zaznaczyć kalendarz na liście, a następnie kliknąć przycisk Usuń;

4. usunięcie kalendarza wymaga potwierdzenia w dodatkowym oknie, w którym należy kliknąć przycisk USUŃ. Dopiero po potwierdzeniu kalendarz zostanie usunięty.

Kategorie zdarzeń

Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Dodając zdarzenie do kalendarza, możliwe jest wykorzystanie opcji kategorii. Rozwiązanie to przydaje się w sytuacji, gdy zdarzenia tego samego typu są regularnie dodawane. Skorzystanie ze zdefiniowanej kategorii przyśpiesza proces dodawania zdarzenia oraz pozwala na zachowanie konwencji nazewnictwa.

Aby dodać kategorię zdarzenia, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje i wybrać opcję Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie kliknąć opcję SYSTEMOWE, a następnie w sekcji GROUPWARE przycisk OTWÓRZ widoczny przy opcji Kategorie zdarzeń;

3. w kolejnym nowym oknie kliknąć przycisk Nowa i wypełnić pola zgodnie z instrukcją poniżej;
   • Opis – opis zdarzenia, który pojawi się w polu tematu i na siatce kalendarza;
   • Typ – z listy należy wybrać typ zdarzenia. Dostępne opcje odpowiadają temu, jakiego typu zdarzenia można utworzyć – Spotkanie, Termin, Zadanie oraz Rozmowa telefoniczna;
   • Domyślna – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że dana kategoria będzie domyślnie wybierana dla konkretnego typu zdarzenia;
   • następnie kliknąć przycisk ZAPISZ;

4. nowa kategoria pojawi się na liście w oknie widocznym poniżej. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, to za pomocą przycisków Usuń lub Edytuj można usunąć lub zmienić wpis na liście. Wystarczy kliknąć daną pozycję, a potem odpowiedni przycisk;

5. po zakończeniu tworzenia, edytowania lub usuwania kategorii można zamknąć okno Kategorii zdarzeń oraz Ustawienia aplikacji;

Aby skorzystać z kategorii zdarzenia, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;
2. kliknąć przycisk Dodaj i wybrać typ zdarzenia;
3. w nowym oknie w zakładce Ogólne wybrać odpowiednią kategorię z listy;

4. wprowadzić resztę ustawień zgodnie z potrzebami i zapisać zdarzenie.

Zarządzanie kalendarzem

Domyślnie każdy użytkownik posiada jeden kalendarz, który zakłada, że tydzień roboczy trwa od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00. W ten sam sposób skonfigurowano wszystkie kolejne tygodnie. Jeżeli jednak działanie firmy wymaga specyficznych konfiguracji, to administrator systemu może dokonać korekty ustawień, tak by lepiej pasowały do potrzeb.

Aby zmienić domyślne ustawienia godzin pracy, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie kliknąć opcję SYSTEMOWE, a dalej w sekcji GROUPWARE przycisk OTWÓRZ obok opcji Kalendarze;

3. w następnym nowym oknie kliknąć Domyślny kalendarz, a potem przycisk Zarządzaj;

4. w kolejnym nowym oknie kliknąć zakładkę Tydzień pracy, potem pozycję Domyślne i przycisk z symbolem ołówka (Edycja);

5. na ekranie pojawi się kolejne okno, które pozwala na wprowadzenie zmian dla każdego dnia tygodnia;
6. dzień wolny lub roboczy – to pierwsza z opcji, jakie można zmienić;
   • w polu Wybierz dzień należy wybrać dzień, który ma zostać poddany edycji;
   • w polu Określ jako należy zaznaczyć jedną z opcji – niepracujący lub pracujący według potrzeb;
   • zmiany należy wprowadzić dla każdego dnia tygodnia, który tego wymaga;

7. godziny pracy – to druga z domyślnych opcji, które można zmienić:
   • w polu Wybierz dzień należy zaznaczyć dzień, dla którego planowane są zmiany;
   • w sekcji Zakres godzin kliknąć przycisk z symbolem ołówka (Edycja godzin pracy);
   • w nowym oknie możliwe jest wprowadzenie nowych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy;
   • zamiany trzeba zapisać, klikając przycisk ZAPISZ;

8. po wprowadzeniu zmian dla każdego z dni tygodnia należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Zmiany zostaną zachowane i pojawią się na koncie każdego pracownika, który używa domyślnego kalendarza;
9. informacje o zmianach będą widoczne w oknie podglądu, wystarczy kliknąć odpowiedni dzień na kalendarzu.

Jeżeli w organizacji praktykuje się przerwę podczas dnia pracy, to w takim wypadku należy wprowadzić dwa przedziały godzin pracy dla każdego dnia. Najpierw należy zmodyfikować domyślne godziny, na przykład od 7:00 do 14:00, a potem kliknąć przycisk Nowe godziny pracy i wprowadzić drugi przedział, na przykład od 15:00 do 18:00.

Administrator systemu może wprowadzić do kalendarza zmiany również w formie wyjątków (na przykład święta ruchome czy techniczna przerwa w pracy).

Aby dodać wyjątek, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w nowym oknie kliknąć opcję SYSTEMOWE, a dalej w sekcji GROUPWARE przycisk OTWÓRZ obok opcji Kalendarze;

3. w następnym nowym oknie kliknąć Domyślny kalendarz, a potem przycisk Zarządzaj;

4. w kolejnym nowym oknie w zakładce Wyjątki należy kliknąć zielony przycisk z symbolem plusa (Nowy);
5. definiowanie wyjątku sprowadza się do wprowadzenia wyjątków według instrukcji widocznej poniżej:
   • Nazwa – pozwala na określenie nazwy wyjątku;
   • Cykl – wyjątek może mieć charakter cykliczny. Dostępne opcje to Dzienny, Tygodniowy oraz Miesięczny;
   • Wzorzec co – odpowiada za określenie wzorca powielania wyjątku. Należy wskazać  wartość liczbową i konkretny dzień;
   • Początek – pozwala na wskazanie pierwszego dnia, w którym zaczyna obowiązywać wyjątek;
   • Koniec – pozwala na wskazanie krańcowej daty, do której wyjątek ma obowiązywać. Wartość Nigdy oznacza, że wyjątek działa bezterminowo. Po x wystąpieniach pozwala wskazać liczbę powtórzeń. Natomiast W dniu pozwala na określenie terminu końca;
   • Określ jako – umożliwia określenie, czy dni objęte wyjątkiem są pracujące czy wolne;
   • Zakres czasu – jeżeli dni są pracujące, to w tym miejscu można określić godziny pracy;

6. po wprowadzeniu zmian należy kliknąć przycisk Zapisz. Nowy wyjątek pojawi się na liście, a na kalendarzu będzie można podejrzeć, czy wszystko zadziałało zgodnie z oczekiwaniami.

Przykład opisany powyżej tworzy wyjątek, który zakłada, że co dwa tygodnie w piątek firma ma wolne z uwagi na przerwę techniczną. Wyjątek obowiązuje od 16 września 2022 roku przez 10 kolejnych wystąpień.

Każdy wyjątek można usunąć lub poddać edycji. W oknie widocznym powyżej wystarczy kliknąć nazwę wyjątku, a potem przycisk Usuń lub Edycja. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zdefiniować więcej niż jeden wyjątek.

Uprawnienia do kalendarza

Czynności, które można wykonywać w module Kalendarz są powiązane z:

• uprawnieniami systemowymi – w zakresie zarządzania zdarzeniami;
• prawami do jednostek – w zakresie zarządzania kalendarzami innych użytkowników;
• uprawnieniami do kalendarzy – związane z kalendarzami udostępnianymi.

Uprawnienia systemowe do tworzenia, edycji i usuwania

Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Aby dodać nowe, edytować i usuwać istniejące zdarzenie z poziomu modułu Kalendarz, niezbędne jest posiadanie przez pracownika uprawnienia systemowego Zadania/Dodawanie.

Aby nadać uprawnienie, należy:

1. kliknąć przycisk Centrum, a potem Pracownicy;

2. w nowym oknie odszukać i zaznaczyć pracownika na liście, a potem kliknąć przycisk Edycja;

3. kliknąć opcję PRAWA DO SYSTEMU, na liście odszukać i rozwinąć grupę Zadanie:
   • Dodawanie – znak plusa informuje, że pracownik posiada odpowiednie uprawnienia. Znak minusa mówi o tym, że pracownik nie może dodawać zadań;
   • Edycja – znak plusa informuje, że pracownik posiada odpowiednie uprawnienia. Znak minusa mówi o tym, że pracownik nie może edytować zadań;
   • Usuwanie – znak plusa informuje, że pracownik posiada odpowiednie uprawnienia. Znak minusa mówi o tym, że pracownik nie może usuwać zadań;

4. aby zmienić uprawnienie, należy je kliknąć, a potem kliknąć przycisk ze znakiem plusa na pasku narzędziowym;
5. kliknąć przycisk ZAPISZ.

Należy pamiętać o tym, że podczas tworzenia nowych zdarzeń możliwe jest powiązanie z klientami, sprawami oraz zasobami, do których nadane są oddzielne uprawnienia.

Pracownik z uprawnieniem Dodawanie/Edycja/Usuwanie może modyfikować zdarzenia dodane przez niego samego. Poza tym może modyfikować zdarzenia zlecone przez osoby, do których ma uprawnienia (prawo do jednostki). Dodatkowo może modyfikować zdarzenia przypisane użytkownikom, do których kalendarzy ma dostęp, jeśli posiada uprawnienie do edycji na udostępnionym kalendarzu.

Dostęp do kalendarzy

Pracownik może przeglądać kalendarze, które zostały mu udostępnione przez innych pracowników lub które użytkownik udostępnił sobie, korzystając z posiadania tzw. praw do jednostek.

Proces udostępniania i subskrypcji kalendarzy został szczegółowo opisany w oddzielnym artykule.