Kartoteka klienta to widok wszystkich danych powiązanych z klientem. Poza danymi teleadresowymi w kartotece można również znaleźć terminarz, powiązane sprawy, dokumenty oraz zaplanowane zadania.
Aby otworzyć kartotekę klienta, należy odszukać go na liście. Można to zrobić za pomocą wyszukiwarki. Wystarczy wpisać w pole wyszukiwarki nazwę szukanego klienta lub jej część, a następnie nacisnąć klawisz Enter. Lista wyników zostanie ograniczona do tych pozycji, które spełniają kryteria wyszukiwania. Następnie należy dwukrotnie kliknąć nazwę klienta na liście. Na ekranie monitora pojawi się okno kartoteki.
Zakładka Podsumowanie
Zawartość zakładki Podsumowanie dzieli się na kilka części. Pierwsza to podstawowe informacje teleadresowe, natomiast druga zawiera dane kontaktowe do klienta. Zwartość obu sekcji można poddać edycji, klikając przycisk Edytuj. Sam proces edycji został opisany w sekcji Edycja i uzupełnianie danych w profilu klienta.
Sekcja Zaplanowane zadania umożliwia podglądanie zadań powiązanych z danym klientem, jeżeli takowe zostały utworzone. Za pomocą przycisku ZAPLANUJ ZADANIE można dodać nowe zadanie, które zostanie powiązane z danym klientem. Opis tworzenia zadań opisano w oddzielnym artykule.
Znajdująca się pod spodem Linia czasu to lista zdarzeń i dokumentów powiązanych z kontrahentem wraz z informacjami, kiedy i przez kogo były modyfikowane. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy elementu na liście spowoduje wyświetlenie okna edycji zdarzenia lub dokumentu.
Ostatnim elementem, który może być przydatny, jest przycisk HISTORIA. Po jego kliknięciu otwarte zostanie okno z rejestrem wszystkich zmian wprowadzanych na karcie klienta. Rejestr zawiera dokładne dane na temat tego, kto, kiedy i co zmienił. Całość można w wygodny sposób filtrować lub przeszukiwać.
Uzupełnieniem zakładki Podsumowanie są przyciski RAPORTY i DASHBOARD. Rozwiązania oferowane przez te przyciski dostępne są w ramach specjalnego dodatku Custom, który szerzej opisano w oddzielnym artykule. Za pomocą tych przycisków można tworzyć dodatkowe raporty.
Zakładka Terminarz
Terminarz to jedna z ważniejszych zakładek w kartotece klienta. To w tym miejscu widoczny jest podgląd wszystkich wykonanych lub zaplanowanych działań związanych z klientem.
Centralna część okna zawiera wykaz zaplanowanych działań związanych z klientem. Wykaz można filtrować, używając opcji Ustaw filtrowanie listy. System daje możliwość filtrowania m.in. według typu działania, priorytetu, kategorii oraz terminu. Poza tym możliwa jest zmiana sposobu wyświetlania listy. Domyślnie lista ma chronologiczny porządek, ale można ją zmienić na zwykłą listę. Możliwe jest też szybkie odfiltrowanie pozycji, które zostały już załatwione (opcja załatwione na pasku narzędziowym) lub mają charakter cykliczny (opcja wszystkie cykliczne na pasku narzędziowym).
Podwójne kliknięcie pozycji na liście w terminarzu spowoduje otwarcie okna charakterystycznego dla konkretnego typu działania. Na przykład w przypadku zadania otwarte zostanie okno zadania. Można również wskazać pozycję na liście i kliknąć przycisk Edycja (z ikoną ołówka) na pasku narzędziowym.
Na pasku narzędziowym dostępnych jest kilka opcji, które pozwalają na szybkie utworzenie danego typu działania:
- Zadania – daje możliwość utworzenia zadania powiązanego z danymi klientem, na przykład zadzwonić w sprawie odpowiedzi na ofertę;
- Spotkanie – pozwala na utworzenie spotkania;
- Termin – pozwala na ustawienie terminu, na przykład koniec polisy ubezpieczeniowej, urodziny itp. Opis tworzenia nowego terminu znajduje się w tym miejscu;
- Nowa rozmowa telefoniczna – pozwala dodać informacje na temat przeprowadzonej rozmowy telefonicznej z danymi klientem. Opis tworzenia notatki z rozmowy telefonicznej znajduje się w tym miejscu;
- Nowe przypomnienie – odpowiada za ustawienie przypomnienia dotyczącego danego klienta. Sposób wykorzystania może być różny – można na przykład ustawić przypomnienie o tym, że z końcem miesiąca mija termin na rozliczenie konta i wystawienie faktury. Opis dodawania przypomnienia znajduje się w tym miejscu. Przypomnienia można również ustawiać do samych zadań, spotkań i terminów, a więc w sytuacjach, kiedy nie trzeba oznaczać źródłowego zdarzenia jako wykonanego. W oznaczonym czasie wyskoczy okno przypomnienia i po potwierdzeniu zostanie usunięte;
- Nowa adnotacja – pozwala podłączyć prostą notatkę do kartoteki klienta. Dodawanie adnotacji opisano w tym miejscu.
W tym miejscu warto raz jeszcze podkreślić to, że zakładka Terminarz zawiera wyłącznie działania powiązane z konkretnym klientem. Natomiast w module Terminarz można przeglądać wszystkie zdarzenia dotyczące pozostałych klientów lub niepowiązane z żadnym z nich.
W niniejszym miejscu nie opisano działań zmierzających na przykład do założenia zadania, spotkania czy notatki. Wszystkie te elementy opisano w artykule poświęconym modułowi Terminarz.
Zakładka Dokumenty
Zakładka Dokumenty to miejsce, w którym widoczne są wszystkie dokumenty powiązane z danym klientem. Dokumenty wyświetlane są w formie listy, a podwójne kliknięcie danej pozycji powoduje otwarcie okna właściwości danego elementu.
Zawartość okna może zostać w prosty sposób przeszukana lub odfiltrowana (opcja Ustaw filtrowanie listy). Na pasku narzędziowym dostępnych jest kilka przycisków, które pozwalają m.in. na utworzenie nowego dokumentu. Poza tym można edytować i drukować istniejące pozycje. Możliwe jest również szybkie przekazanie dokumentu lub odpowiedź na otrzymany.
W tym miejscu warto raz jeszcze podkreślić to, że zakładka Dokumenty zawiera wyłącznie dokumenty powiązane z konkretnym klientem. Natomiast w module Dokumenty można przeglądać dokumenty dotyczące wszystkich klientów lub niepowiązane z żadnym.
Wszelkie funkcje zakładki Dokumenty pokrywają się z tym, co ujęto w opisie modułu Dokument, dlatego informacje takie jak tworzenie nowego pisma przychodzącego czy przekazanie dokumentu, znaleźć można w tym artykule.
Zakładka Sprawy
W zakładce Sprawy widoczne są wszystkie sprawy powiązane z danym klientem. Funkcjonalność tej zakładki jest dokładnie taka sama, jak modułu Sprawy. Różnica polega na tym, że w zakładce Sprawy widać tylko to, co dotyczy danego klienta. Natomiast moduł Sprawy daje podgląd całości spraw, które mają związek z zalogowanym użytkownikiem.
Centralna część okna zawiera wykaz spraw, które można przeszukiwać i filtrować w wygodny sposób, używając dedykowanych narzędzi. Podwójne kliknięcie sprawy na liście otworzy nowe okno zawierające jej szczegóły. Można również wskazać sprawę na liście i skorzystać z przycisku Edycja na pasku narzędziowym.
Z poziomu paska narzędziowego możliwe jest również szybkie utworzenie nowej sprawy, usunięcie zbędnych już pozycji z listy oraz zamknięcie załatwionych spraw.
Zarządzanie sprawami (tworzenie, edycja, usuwanie i zamykanie) wygląda dokładnie tak samo, jak w przypadku modułu Sprawy, dlatego wszelkie informacje na temat tych działań można znaleźć w oddzielnym artykule.
Zakładka Osoby kontaktowe
Zakładkę Osoby kontaktowe można utożsamiać z miniksiążką adresową ograniczoną do danych pracowników reprezentujących klienta.
Zawartość zakładki Osoby kontaktowe można uzupełniać na kilka sposobów. Kontakty dodane w tym miejscu można też w prosty sposób przesłać do osobistej książki adresowej lub wysłać e-mailem w formie wizytówki.
Aby dodać nową osobę kontaktową, należy:
- kliknąć przycisk Nowa w zakładce Osoby kontaktowe kartoteki konkretnego klienta;
- w nowym oknie w zakładce Podstawowe wypełnić pola zgodnie z opisem:
- obowiązkowe pola oznaczono czerwoną gwiazdką. Warto pamiętać, że im więcej danych zostanie podanych, tym kontakt będzie bardziej przydatny podczas codziennej pracy;
- włączenie opcji Dodaj do osobistej książki adresowej spowoduje, że kontakt trafi również do osobistej książki adresowej. Jeżeli owa opcja nie zostanie zaznaczona na tym etapie, to w przyszłości nadal możliwe będzie szybkie dodanie kontaktu do osobistej książki adresowej;
- w zakładce Cechy można przypisać cechy dla danego kontaktu. Dostępne cechy zależą od ustawień systemu;
- zakładka Adres domyślnie zawiera główny adres klienta, do kartoteki którego użytkownik dodaje osobę kontaktową. Zmiany w tym miejscu nie są wymagane, ale można je wprowadzić i będą one miały wpływ na główny adres klienta;
- aby zapisać nową osobę kontaktową, należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Nowa osoba pojawi się na liście. Widok okna kontaktu ulegnie zmianie i pojawią się dodatkowe zakładki:
- Wizytówki – pozwalają na przypisanie tego samego kontaktu do wielu firm. W każdej przypadku należy pamiętać o tym, że musi być użyty inny adres e-mail kontaktu. Dzięki temu unikalny e-mail może być kluczem, za pomocą którego system podczas archiwizacji e-maili może automatycznie i jednoznacznie powiązać adres z kontrahentem;
- Zgoda na kontakt – pozwala na ustawienie zgód na kontakt w różnej formie;
- Konto – pozwala na szybkie utworzenie konta w systemie Ready_TM. Po zalogowaniu klient będzie mieć dostęp na przykład do systemu i udostępnionych mu opcji w trybie read-only. Możliwości udostępniania różnych danych dostępne są przy wykorzystaniu rozszerzenia Custom;
- sam proces tworzenia konta wymaga podania hasła i włączenia opcji Utwórz konto. Osoba kontaktowa otrzyma stosownego e-maila z informacją o nowym koncie;
- okno można zamknąć, klikając ponownie przycisk ZAPISZ. Nowa osoba kontaktowa automatycznie trafi też do Osobistej książki adresowej. Może być wykorzystana w pozostałych miejscach m.in. przy pisaniu e-maili (na przykład przy podpowiadaniu adresów).
Jeżeli dane osoby kontaktowej są już zapisane w systemie w module Kontakty, a dokładnej w Osobistej książce adresowej, to można je w prosty sposób przenieść do zakładki Osoba kontaktowa konkretnego klienta.
Aby dodać osobę kontaktową z modułu Kontakty, należy:
- kliknąć przycisk Menu i z menu wybrać opcję Dodaj z listy;
- w nowym oknie, korzystając z wyszukiwarki oraz filtrów, należy odszukać odpowiedni kontakt. Następnie należy go zaznaczyć i kliknąć przycisk Dodaj zaznaczone pozycje z listy osób kontaktowych do wybranych;
- po dodaniu osób kontaktowych należy kliknąć przycisk OK.
Jeżeli osoba kontaktowa została wprowadzona w zakładce Osoby kontaktowe w kartotece klienta, ale nie ma jej w module Kontakty, a dokładniej w osobistej książce adresowej, to można taki kontakt w prosty sposób tam dodać.
Aby dodać osobę kontaktową do osobistej książki adresowej, należy:
- w zakładce Osoby kontaktowe kliknąć prawym przyciskiem myszy w wybraną osobę, a w menu podręcznym wybrać opcję Dodaj do osobistej książki adresowej lub Dodaj do osobistej książki adresowej użytkownika;
Różnice pomiędzy osobistą książką adresową oraz osobistą książką adresową użytkownika opisano szerzej w oddzielnym artykule.
Wizytówkę osoby kontaktowej można w prosty sposób wysłać e-mailem w formacie standardu vcard, który jest obsługiwany przez większość klientów poczty elektronicznej na przykład Outlook, Apple Mail itp.
Aby przesłać wizytówkę e-mailem, należy
- w zakładce Osoby kontaktowe kliknąć prawym przyciskiem myszy w wybraną osobę, a w menu podręcznym wybrać opcję Przekaż wizytówkę e-mailem;
- w nowym oknie uzupełnić adres odbiorcy, temat wiadomości e-mail oraz jej treść. W załączniku będzie znajdować się załączona wizytówka;
- wiadomość zostanie wysłana po kliknięciu przycisku Wyślij.
Na koniec opisu zakładki Osoby kontaktowe warto przyjrzeć się sytuacji, w której zostanie usunięta wizytówka osoby nie będącej dłużej pracownikiem firmy.
Przykładem widniejącym poniżej będzie pracownik Janek Kowalski, który jest osobą kontaktową w Firmie handlowej Jan Nowak. Osoba ta jest widoczna w zakładce Osoby kontaktowe kartoteki klienta.
Jeżeli w polu Domyślna firma kliknięty zostanie krzyżyk, a potem od nowa ustawi się inny podmiot, to w takim przypadku na ekranie pojawi się okno z pytaniem o potwierdzenie zamiaru usunięcia powiązania Janka Kowalskiego ze starą firmą.
Kliknięcie TAK spowoduje, że kontakt zostanie usunięty ze starej firmy. W przypadku kliknięcia opcji NIE wpis zostanie w starej firmie i dodatkowo pojawi się w nowej. Dodatkowo wybór TAK/NIE wpłynie na to, czy wizytówka danej osoby pojawi się w zakładce Wizytówki kartoteki osoby. Kolejne wizytówki będą podzielone na Aktywne (wybór opcji NIE) i Nieaktywne (wybór opcji TAK).
Ważną kwestią jest to, że zmiana w polu Domyślna firma, czyli przeniesienie osoby kontaktowej z jednej firmy do innej, powoduje, że w nowej firmie zostaną usunięte niektóre dane kontaktowe, na przykład: e-mail, telefon komórkowy oraz stanowisko. Informacje należy uzupełnić od nowa.
Na mocy przepisów RODO osoba kontaktowa widoczna w zakładce Osoby kontaktowe również podlega procesowi ochrony danych osobowych i może zostać zanonimizowana.
Aby zanonimizować osobę kontaktową, należy:
- włączyć moduł Klienci,
- odszukać i otworzyć kartotekę klienta,
- przejść do zakładki Osoby kontaktowe,
- na liście zaznaczyć osobę, która ma zostać poddana anonimizacji,
- kliknąć w Menu i wybrać Anonimizuj,
- w oknie komunikatu kliknąć ANONIMIZUJ, by potwierdzić operację,
- w kolejnym kroku należy przepisać kod do dedykowanego pola. Dodatkowe zabezpieczenie jest konieczne, ponieważ anonimizacja jest procesem nieodwracalnym. Po wpisaniu kodu należy kliknąć OK,
- dane osoby kontaktowej po anonimizacji widoczne są na poniżej.
