Integracja Symfonia eDokumenty z Symfonia Handel

Możliwe jest połączenie systemów: Symfonia eDokumenty i Symfonia Handel. Proces integracji jest wielopłaszczyznowy i wymaga spełnienia szeregu warunków.

Warunki wymagane do działania integracji

  • dostęp do Symfonia Handel uniwersalny lub profesjonalny. Konfiguracja Symfonia Handel w zakresie integracji z Symfonia eDokumenty została opisana w tym miejscu:link;
  • założenie profilu firmy w Symfonia Administracja. Więcej informacji: link;
  • skonfigurowanie połączenia z Symfonia Administracja oraz dodanie organizacji i firmy w Symfonia eDokumenty. Więcejinformacji: link;
  • skonfigurowanie Eksportera w Symfonia eDokumenty do eksportu wybranych dokumentów księgowych do systemu Symfonia Handel. Więcejinformacji: link.

Dane podlegające eksportowi

Integracja zakłada przesyłanie z Symfonia eDokumenty do Symfonia Handel zakupowych faktur towarowych w zakresie:

  • nagłówka faktury;
  • danych kontrahenta;
  • kartoteki towarowej;
  • pozycji dokumentu*.

Uwaga: w obecnej wersji integracji z Symfonia Handel nie są eksportowane korekty faktur zakupu.

* Eksport pozycji dokumentu dostępny jest w pakietach:
– Symfonia Obieg Dokumentów Full z aplikacją Zakupy;
– Symfonia eDokumenty Premium z aplikacją Faktury Zakupu.

W pozostałych wariantach pakietów Symfonia Obieg Dokumentów oraz Symfonia eDokumenty integracja przewiduje eksport tabeli rozbicia na stawki VAT jako pozycji i założenie kartotek towarowych im odpowiadającym w bazie produktów w Symfonia Handel podczas pobierania dokumentów.

Konfiguracja połączenia z Symfonia Administracja oraz dodanie organizacji i firmy w Symfonia eDokumenty

Bez konfiguracji współpracy z Symfonia Administracja w ustawieniach KSeF integracja z Symfonia Handel będzie mogła się odbywać się wyłącznie poprzez plik.

W celu wykorzystania integracji poprzez szynę danych konieczne jest utworzenie konta w Symfonia Administracja i wykonanie podstawowej konfiguracji. Proces ten opisano w tym miejscu: link.

Połączenie z Symfonia Administracja w Symfonia eDokumenty odbywa się poprzez dodanie organizacji i firmy w ustawieniach aplikacji KSeF. Dostęp do ustawień KSeF dostępny jest dla użytkowników przypisanych do obu grup Administrator biznesowy oraz KSEF – Dostęp do aplikacji.

Aby uwierzytelnić integrację systemów, należy:

  1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji. W nowym oknie wybrać KSEF, a następnie Administracja;
  2. kliknąć DODAJ ORGANIZACJĘ (organizacja powinna być wcześniej utworzona w Symfonia Administracja);
  1. w nowym oknie Konfiguracja firmy w polu:
    • Wybierz jednostkę rozliczeniową – wskazać główny podmiot (element ze struktury organizacyjnej), do którego przypisana jest firma;
    • Klucz firmy – wprowadzić klucz firmy z ustawień Symfonia Administracja. Klucz firmy można uzyskać, logując się do Symfonia Administracja i przechodząc do widoku szczegółów firmy. Więcej informacji: link;
  2. kliknąć ZAPISZ;
  3. klikając DODAJ FIRMĘ,można dodać i zdefiniować połączenia z KSeF dla pozostałych jednostek rozliczeniowych w firmie.

Przygotowanie Eksportera w Symfonia eDokumenty do eksportu wybranych dokumentów księgowych do systemu Symfonia Handel

Dostęp do ustawień Eksportera dostępny jest dla użytkowników przypisanych do grupy Administrator biznesowy.

Aby skonfigurować Eksporter do pracy z Symfonia Handel, należy:

  1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia Aplikacji i dalej wybrać EKSPORTER,a następnie KONFIGURACJA;
  2. jeżeli organizacja korzysta z wielofirmowości w sekcji Jednostka rozliczeniowa, wskazać dla jakiej jednostki wprowadzane są ustawienia;
  1. w sekcji LISTA KONFIGURACJI kliknąć DODAJ, aby dodać nowy system, do którego będą eksportowane dane. Zatwierdzić komunikat dotyczący dodawania nowej konfiguracji na podstawie istniejącej;
  1. na liście systemów kliknąć Edytuj przy nowo dodanej konfiguracji;
  1. w sekcji SYSTEM, która po wykonaniu wcześniejszego kroku wyświetla nową konfigurację, dla opcji Dostawa ustawić Symfonia Sp. z o.o. oraz w polu System wskazać Symfonia Handel. Po wybraniu strona może ulec przeładowaniu;
  1. w sekcji FORMAT WYMIANY DANYCH ustawić w zależności od potrzeb:
    • Wymiana poprzez szynę danych – dla automatycznej integracji;
    • Wymiana poprzez plik – dla generowania pliku do pobrania i importu w Symfonia Handel;
  1. w obecnej wersji integracji z Symfonia Handel eksportowi nie podlegają zapisy księgowe. W związku z tym w konfiguracji można pominąć sekcję KSIĘGOWE oraz INFORMACJE DODATKOWE;
  2. w sekcji MAPOWANIE TYPÓW DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH kliknąć DODAJ, aby wskazać typ dokumentów, których systemem docelowym do eksportu będzie Symfonia Handel. Wskazanie typów dokumentów księgowych jest wymagane dla ich prawidłowego eksportu do Symfonia Handel. Należy powtórzyć czynność dla kolejnych typów dokumentów księgowych. Jeśli na liście nie widać oczekiwanych typów dokumentów księgowych, należy przejść do edycji konfiguracji systemu finansowo księgowego i w sekcji Mapowanie typów dokumentów księgowych odpiąć te, których systemem docelowym ma być Symfonia Handel i ponowić konfigurację dla tego systemu;
  1. konfiguracja została zakończona, a docelowym systemem eksportu dla wybranych typów dokumentów księgowych będzie Symfonia Handel.

Uwaga: w obecnej integracji z Symfonia Handel ujęto wyłącznie eksport faktur zakupu. W przypadku wskazania typów dokumentów księgowych dotyczących korekt faktur zakupu ich eksport nie będzie możliwy.

Eksport faktur zakupu do systemu Symfonia Handel

Dla komfortu korzystania z eksportu dokumentów do Symfonia Handel rekomenduje się wykorzystanie kolumny Status eksportu w aplikacji Faktury Zakupu w zakładkach ZAKOŃCZONE lub WSZYSTKIE. Kolumna jest uwidoczniona jako ostatnia z prawej strony tabeli dokumentów. Aby włączyć kolumnę, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy belkę z tytułami kolumn i w menu włączyć odpowiednią pozycję.

Aby wykonać eksport faktur zakupu do Symfonia Handel, należy:

  1. włączyć Faktury Zakupu i wybrać zakładkę ZAKOŃCZONE lub WSZYSTKIE;
  1. dla wygody użytkowania można odfiltrować faktury o danym typie dokumentu księgowego, którego docelowym system do eksportu jest Symfonia Handel;
  1. zaznaczyć faktury, które mają zostać wyeksportowane i kliknąć Eksport. Eksport zostanie zlecony. Po zakończeniu pojawi się stosowne powiadomienie.

W przypadku wybrania do eksportu faktur typów dokumentów księgowych, które mają trafić osobno do dwóch różnych systemów, aplikacja uruchomi dwa procesy eksportu – osobno według przypisanych typów dokumentów księgowych.

W kolumnie Status eksportu można obserwować bieżący stan przekazywania dokumentu do Symfonia Handel. Za pomocą przycisku Odśwież można zaktualizować widoczny status eksportu.

W kolumnie ERP po wyeksportowaniu dokumentu pojawi się symbol haczyka potwierdzający, że ten dokument podlegał wcześniej eksportowi. Jeśli kolumna ERP dla wybranego dokumentu jest pusta, oznacza to brak wcześniejszego wyeksportowania dokumentu. Symbol informuje o podjętej próbie eksportu niezależnie od statusu eksportu. Dokument podlegający wcześniejszemu eksportowi nie zostanie ponownie zaimportowany w Symfonia Handel.

Statusy eksportu

Status dokumentu eksportowanego do Symfonia Handel może przyjąć poniższą wartość, a także zmienić się w czasie:

  • Oczekujący na pobranie – ustawiany automatycznie po uruchomieniu eksportu;
  • Pobrany – ustawiany, gdy dokument został pobrany w Symfonia Handel;
  • W kolejce do pobrania – ustawiany, gdy dokument został usunięty w Symfonia Handel;
  • Brak eksportu – nieobsługiwany w obecnej wersji integracji;
  • Błąd – nieobsługiwany w obecnej wersji integracji.

Lista komunikatów w Symfonia eDokumenty dotycząca integracji z Symfonia Handel

  1. Brak identyfikatora (GUID) organizacji z systemu Symfonia Administracja. Proszę sprawdzić konfigurację – należy przejść do Ustawienia Aplikacji > KSEF > Administracja i zweryfikować konfigurację organizacji;
  2. Brak identyfikatora (GUID) firmy z systemu Symfonia Administracja. Proszę sprawdzić konfigurację – należy przejść do Ustawienia Aplikacji > KSEF > Administracja i zweryfikować konfigurację firmy;
  3. Proces eksportu dokumentu z wykorzystaniem Szyny danych został uruchomiony – potwierdzenie rozpoczęcia eksportu dokumentów;
  4. Zakończono eksport dokumentów do systemu Symfonia Handel – potwierdzenie zakończenia eksportu dokumentów;
  5. Symfonia Handel nie obsługuje importu dokumentów typu: Korekta faktury zakupu Wśród dokumentów zaznaczonych na liście znajdują się korekty faktur zakupu. Zostaną one pominięte podczas eksportu – komunikat wyświetlany w przypadku podjęcia próby wyeksportowania zestawu dokumentów obejmujących przynajmniej jedną korektę faktury zakupu;
  6. Symfonia Handel nie obsługuje importu wyeksportowanych wcześniej dokumentów faktur zakupu – komunikat wyświetlony w przypadku podjęcia próby ponownego eksportu dokumentu oznaczonego znacznikiem w kolumnie ERP. Symfonia Handel nie dopuszcza ponownego zaimportowania dokumentu, który podlegał wcześniej eksportowi.

Pozycje faktury zakupu

1) Pozycje pochodzące z rozliczenia zamówienia wystawionego w aplikacji Zakupy w Symfonia eDokumenty. Więcej informacji: Rozliczenie z zamówieniem

Pozycje faktury zakupu są dodawane na podstawie pozycji zamówienia wystawionego w Symfonia eDokumenty i takie też podlegają eksportowi do Symfonia Handel.

W obecnej wersji integracji nie występuje synchronizacja kartoteki towarowej oraz synchronizacja zamówień. Baza produktów może zostać zaimportowana z Symfonia Handel do Symfonia eDokumenty manualnie wraz z symbolem/kodem towaru, który pozwoli na ich automatyczne uzgodnienie po zaimportowaniu faktury do Symfonia Handel.

2) Pozycje pochodzące z faktury odebranej z KSeF

Pozycje faktury odebranej z KSeF obecnie nie zawierają kodu towaru ze względu na możliwe przyszłe zmiany w strukturze pliku faktury ustrukturyzowanej. Faktura KSeF eksportowana do Symfonia Handel w obecnej wersji wymagać będzie ręcznego uzgodnienia towarów, ponieważ zawiera towary niekartotekowe.

3) Pozycje przekazywane na podstawie tabeli rozpisu na stawki VAT

Jeśli pozycje na fakturze zakupu nie są uzupełnione lub wykorzystywany jest system Symfonia Obieg Dokumentów lub Symfonia eDokumenty w pakietach niepozwalających na obsługę pozycji, system w czasie eksportu przekaże do Symfonia Handel pozycje towarowe utworzone na podstawie tabeli rozpisu na stawki VAT. Podczas pierwszego importu pozycji dla danej stawki VAT w Symfonia Handel zostaną utworzone odpowiednie kartoteki towarowe.

What are your Feelings
Top