System Ready_TM wspiera administratorów dużych organizacji w wielu obszarach. Również w kwestii definiowania struktury organizacyjnej oferuje rozwiązanie, które ułatwia szybkie utworzenie całego modelu. Rozwiązanie opiera się o plik CSV, w którym można zdefiniować wszystkie komórki, stanowiska oraz za pomocą identyfikatorów określić zależności między nimi. Następnie taki plik można zaimportować do systemu za pomocą przycisku Importuj.
Formatka CSV
Pierwszym krokiem jest plik CSV, który musi zawierać niezbędne dane. Struktura pliku jest stosunkowo prosta. Poniżej znajduje się lista kolumn, które można wykorzystać podczas importu. W każdym wierszu należy dodać jedną pozycję i uzupełnić niezbędne kolumny.
- ID jednostki – identyfikator jednostki (pole obowiązkowe);
- ID jednostki nadrzędnej – identyfikator jednostki nadrzędnej (pole obowiązkowe);
- Nazwa jednostki – pełna nazwa jednostki (pole obowiązkowe);
- Typ jednostki – typ jednostki (pole obowiązkowe);
- Opis – opis jednostki;
- Symbol – symbol jednostki;
- Jednostka rozliczeniowa – nazwa jednostki rozliczeniowej;
- Typ użytkownika – bez wypełnienia tego pola nie da się wykonać importu. Do wyboru są dwie opcje: REGULAR lub PORTAL;
- Nazwa konta – nazwa konta pracownika;
- Hasło – hasło do konta pracownika;
- LDAP/AD – adres LDAP/AD;
- Imię – imię pracownika;
- Nazwisko – nazwisko pracownika;
- Inicjały – inicjały pracownika;
- Ważność – data ważności konta;
- E-mail – adres e-mail pracownika;
- Tel. komórkowy – numer telefonu komórkowego pracownika;
- Tel. wewn. – numer wewnętrzny telefonu stacjonarnego;
- Nr pokoju – numer pokoju;
- Symbol zewn. – zewnętrzny symbol;
- Inf. dodatkowe – miejsce na dodatkowe informacje, które nie pasują do innych pól;
- Grupy – grupy, do których przynależy pracownik. Zaleca się ręczne przypisanie grup do pracowników. To pozwoli uniknąć ewentualnych problemów;
- Nazwa konta pocztowego – nazwa konta pocztowego pracownika;
- Adres e-mail – adres e-mail pracownika;
- Login do konta pocztowego – login do konta e-mail;
- Hasło do konta pocztowego – hasło do konta e-mail;
- Nr konta bankowego ROR – numer konta bankowego pracownika, na które będzie przelewane wynagrodzenie;
- Nr karty firmowej (ostatnie 4 cyfry) – ostatnie cztery cyfry numeru firmowej karty płatniczej;
- Nr rachunku bankowego karty – numer rachunku bankowego powiązanego z kartą firmową;
- Stawka h – wynagrodzenie pracownika w formie stawki za godzinę pracy;
- Repozytorium – należy wpisać true.
Samo przygotowanie pliku z danymi warto wykonać za pomocą arkusza kalkulacyjnego (na przykład Excel albo Calc). Należy utworzyć arkusz w postaci tabeli z danymi. Dla wygody najlepiej nadać nagłówkom nazwy pokrywające się z tymi w kartotece klienta lub innego elementu, na przykład Nazwa, Miasto, Telefon i tak dalej. Jeżeli korzysta się z nowej wersji MS Excel, gotowy arkusz należy zapisać jako CSV (rozdzielony przecinkami) – przykładowy plik stanowi załącznik do niniejszego artykułu. W przypadku innych programów przy zapisie należy zwrócić uwagę na ustawienia separatorów. Może bowiem zdarzyć się tak, że wartość „Jurek Kowalski, Anna Nowak” zostanie potraktowana jako wartość dwóch kolumn. Aby tego uniknąć, jako separator pola należy wybrać przecinek, a jako separator tekstu – cudzysłów.
W ostatnim wypadku pamiętać, aby wcześniej pozbyć się wszystkich separatorów tekstu. Można to zrobić za pomocą funkcji Znajdź i zamień, zamieniając wszystkie znaki «”» na puste wartości.
Przy zapisie arkusza kalkulacyjnego do formatu *.csv należy zwrócić uwagę, czy poprawnie zostały zapisane znaki diakrytyczne. Jeśli znaki te nie wyświetlają się prawidłowo, zaleca się edycję pliku w programach takich jak Notepad++.
Przed wprowadzeniem danych do systemu Ready_TM należy przygotować plik *.csv. W kolumnie, w której określa się typ jednostki, należy wpisać następujące wartości:
- ORGCELL dla komórki organizacyjnej/działu;
- POST dla stanowiska.
Istotne jest również oznaczenie komórki organizacyjnej jako Repozytorium. Wpisanie wartości true w tej kolumnie spowoduje, że w danej komórce organizacyjnej będzie można zakładać teczki. Symbol teczki będzie zawierał skrót nazwy komórki organizacyjnej wpisanej w kolumnie Symbol.
Symbole literowe i możliwość zakładania teczek przypisuje się tylko komórkom organizacyjnym, nie pracownikom.
Kreator importu
Aby zaimportować strukturę z pliku, należy:
- kliknąć przycisk Aplikacje, a potem wybrać Ustawienia aplikacji;
- w nowym oknie w sekcji SYSTEMOWE kliknąć przycisk OTWÓRZ widoczny obok opcji Struktura organizacyjna;
- w nowym oknie kliknąć Import;
- uruchomiony zostanie kreator importu, który pozwoli pobrać dane z pliku CSV i wykorzystać w nowej strukturze organizacyjnej. W pierwszym kroku należy:
- kliknąć pole Plik i wskazać na dysku komputera odpowiedni plik CSV;
- w polu Separator i Separator tekstu ustawić właściwy separator do rozdziału danych w pliku CSV – średnik;
- w polu Kodowanie należy z listy wybrać odpowiednie kodowanie tekstu;
- kliknąć przycisk Dalej;
- jeżeli poprawnie ustawiono kodowanie i separatory w poprzednim kroku, to w sekcji Podgląd importowanego pliku widoczne będą dane pobrane z pliku CSV. Należy teraz przeciągać (metodą drag’n’dop – przeciągnij i upuść) nazwy kolumn do sekcji Powiązania i upuszczać w odpowiednich polach, tak jak to pokazano na grafice poniżej. W ten sposób należy powiązać dane z arkusza lub przynajmniej wymagane pola (te oznaczone gwiazdką). W polu Zacznij od ustawić wartość, od której zaczynają się dane. Jeżeli tabela ma nagłówki, to najczęściej dane zaczynają się dopiero od drugiego wiersza.
- z listy Jednostka nadrzędna należy wybrać element, dla którego importowana struktura będzie podrzędna. W przypadku wprowadzania struktury „od zera” będzie to nazwa organizacji. Strukturę można importować jedynie dla jednostek, które jej nie posiadają;
- w kolejnym kroku należy skonfigurować ustawienia pocztowe, po czym kliknąć Importuj. Należy tutaj uzupełnić dane serwerów pocztowych i kliknąć przycisk Importuj (krok nie jest obowiązkowy);
- po imporcie wyświetlony zostaje raport z podsumowaniem zawierającym informacje o ilości elementów odczytanych, dodanych, zamienionych, usuniętych, pominiętych duplikatów, z błędem i dodanych;
- po kliknięciu Zakończ następuje powrót do okna zarządzania strukturą organizacyjną. Fragment zaimportowanej na podstawie załączonego pliku struktury przedstawia poniższa grafika.
W tym miejscu warto podkreślić, że na przykład import z pliku CSV można wykorzystać do importu pracowników. W Excelu należy utworzyć listę kont pracowników z wszystkimi danymi. Następnie można te konta zaimportować do istniejącej struktury, która na przykład została utworzona ręcznie lub też jest efektem importu.