Funkcjonalność

1. Dodawanie nowego kontaktu
2. Grupy osób
3. Widok osoby kontaktowej na liście
4. Modyfikacja i usuwanie kontaktu

Moduł Kontakty dostępny jest po kliknięciu przycisku Aplikacje na pasku nawigacyjnym pulpitu. Okno jest stosunkowo proste i można je podzielić na trzy główne obszary:

1. pasek narzędziowy – tutaj znajdują się funkcje, które pozwalają m.in. na dodanie nowego i edycję istniejącego kontaktu, usunięcie wybranej pozycji, import hurtowy kontaktów z pliku CSV oraz wyszukiwarka;
2. lista kontaktów – to główna część okna modułu. Tutaj wyświetlane są wszystkie kontakty, które zebrał aktualnie zalogowany użytkownik;
3. panel filtrów – zbiór opcji, które pozwalają filtrować kontakty.

Dodawanie nowego kontaktu

Aby dodać nowy kontakt, należy:

1. uruchomić moduł Kontakty, a następnie kliknąć zielony przycisk Nowa (Nowa osoba kontaktowa);
2. w nowym oknie w zakładce Podstawowe należy wypełnić podstawowe dane nowego kontaktu:
   • Imię – pole obowiązkowe, pozwala na wpisanie imienia dla tworzonego kontaktu;
   • Nazwisko – pole obowiązkowe, służy do wpisania nazwiska dla nowo utworzonego kontaktu;
   • E-mail – pozwala na podanie adresu e-mail;
   • Telefon komórkowy – w tym miejscu można podać numer telefonu komórkowego dla kontaktu, który jest tworzony;
   • Telefon stacjonarny – w tym miejscu można podać numer telefonu stacjonarnego dla kontaktu, który jest tworzony;
   • Faks – daje możliwości wprowadzeniu numeru faksu;
   • Uwagi – pole, które można wykorzystać w dowolny sposób i umieścić w nim uwagi na temat tworzonego kontaktu;
   • Domyślna firma – pozwala na powiązanie tworzonego kontaktu z firmą, która została wpisana w module Klienci. Jeżeli firma istnieje w systemie, można wpisać fragment jej nazwy w polu i kliknąć przycisk z ikoną lupy. Pozycje spełniające zadane kryteria zostaną wyszukane i będzie można je przejrzeć. W przypadku gdy dana firma nie istnieje w systemie, można kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nowy wpis. Więcej informacji na temat tworzenia nowego klienta zamieszczono w oddzielnym artykule;
   • Zdjęcie – do tworzonego kontaktu można przypisać zdjęcie. Wystarczy kliknąć przycisk Dodaj zdjęcie, w nowym oknie wskazać odpowiedni plik i wybór zatwierdzić przyciskiem Otwórz;
   • Stanowisko – to kolejna informacja, którą można dodać do tworzonego kontaktu;
   • Opis – w tym polu można zawrzeć dodatkowe informacje na temat tworzonego kontaktu;
   • Data urodzin – po kliknięciu tego pola pojawi się prosty kalendarz, za pomocą którego można określić datę urodzin tworzonego kontaktu;
   • Data imienin – po kliknięciu tego pola pojawi się prosty kalendarz, za pomocą którego można określić datę imienin tworzonego kontaktu;
   • Dodaj do osobistej książki adresowej – pozwala na dodanie tworzonego kontaktu do prywatnej książki adresowej, której poświęcono więcej miejsca w oddzielnym artykule;

3. kolejna zakładka, do której warto zajrzeć podczas tworzenia nowego kontaktu, nosi nazwę Cechy. Wygląd i zawartość tej zakładki zależy od preferencji użytkownika systemu Ready_^TM i jest całkowicie konfigurowalna. Dokładny opis konfiguracji zakładki Cechy zamieszczono w oddzielnym artykule;

4. trzecia zakładka nosi nazwę Adres i w całości odpowiada za dodanie danych adresowych. Z punktu widzenia praktyczności wprowadzanie tych danych nie jest koniecznie ani wskazane. Dane teleadresowe podaje się w przypadku kontaktów do firm, a więc należy to zrobić w module Klienci:
   • Wybierz z dostępnych adresów klienta – wybór tej opcji pozwala wykorzystać adres już zapisany w systemie i przypisany do innego kontaktu. Po zaznaczeniu opcji w polu Adres należy przy pomocy lupy wyszukać pożądany kontakt;
   • Zastosuj podany adres – pozwala na ustawienie nowego adresu dla klienta. Po zaznaczeniu tej opcji należy wypełnić pola widoczne poniżej;
   • Ulica – pole na podanie nazwy ulicy;
   • Nr domu i Nr lokalu – pola na wpisanie numeru budynku i lokalu;
   • Miasto – w tym miejscu można wpisać nazwę miasta. Używając przycisku lupy, można wyszukać nazwę miasta w bazie i skorzystać z podpowiedzi. Nazwa może również zostać ręcznie wpisana w polu;
   • Kod pocztowy i Poczta – pola na podanie kodu pocztowego i poczty;
   • Województwo – lista rozwijana, z której można wybrać nazwę województwa;
   • Powiat – miejsce na wpisanie nazwy powiatu;
   • Gmina – miejsce na wpisanie nazwy gminy;

5. po wprowadzeniu wszystkich wymaganych lub posiadanych danych należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Widok okna ulegnie zmianie i pojawią się w nim dodatkowe zakładki – Wizytówki i Zgody na kontakt;
6. Zgody na kontakt – w tym miejscu można ustawić zgody na kontakt określonymi kanałami (np. e-mail, telefon). Wystarczy kliknąć w odpowiednią kategorię i wybrać z listy jedną zwartości: Brak zgody lub Zgoda;

6. po uzupełnieniu dodatkowych danych ponownie należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Nowy kontakt zostanie utworzony w systemie i pojawi się w głównym oknie modułu Kontakty.

Grupy osób

Kontakty widoczne na liście w głównym oknie modułu Kontakty można dodatkowo podzielić na grupy. Dzięki temu łatwiej będzie zachować porządek i odnaleźć właściwe osoby.

Aby utworzyć nową grupę kontaktów, należy:

1. otworzyć moduł Kontakty i na pasku narzędziowym kliknąć przycisk Grupy osób kontaktowych;

2. w nowym oknie należy kliknąć przycisk Nowa (Nowa grupa kontaktów);

3. otwarte zostanie kolejne nowe okno, w którym w polu Nazwa należy wpisać nazwę tworzonej grupy. Dodatkowo grupa może posiadać swój opis;
4. jeżeli w polu Nadrzędna z listy wybierze się istniejącą grupę, to ta aktualnie tworzona stanie się podgrupą;
5. po określeniu nazwy grupy i podaniu innych dodatkowych informacji należy całość zatwierdzić przyciskiem Zapisz. W okienku tworzeniu nowych grup pojawi się nowa grupa;

6. dodatkowo zmianie ulegnie widok głównego okna modułu Kontakty. W lewym panelu filtrów pojawią się wszystkie dostępne grupy. W centralnej części okna nad listą kontaktów widoczne będą też nazwy grup, które zostały utworzone;

Samo tworzenie nowych grup nie jest skomplikowane, tak jak trudna nie jest edycja istniejących. Wystarczy w module Kontakty kliknąć przycisk Grupy osób kontaktowych, a następnie w nowym oknie wybrać pozycję z listy, a potem kliknąć przycisk Edycja.

Aby dodać konkretne kontakty do wybranej grupy, należy:

1. odszukać osobę na liście, a następnie umieścić kursor nad wizytówką;
2. w prawym górnym narożniku pojawi się rząd dodatkowych ikonek. Należy kliknąć środkową ikonę Zarządzaj grupami;

3. pojawi się niewielkie okno z listą dostępnych grup. Wystarczy kliknąć kwadracik obok nazwy grupy, do której zostanie dodana wskazana osoba. Warto tutaj zauważyć, że jedna osoba może być dodana do kilku grup. W celu usunięcia kontaktu z grupy wystarczy odznaczyć pole zaznaczone w punkcie poprzednim;

4. w głównym oknie kontakty zostaną domyślnie posortowane w grupach, tak jak prezentuje to rysunek powyżej.

Widok osoby kontaktowej na liście

Okno modułu Kontakty w centralnej części zawiera listę dodanych kontaktów, które można przeglądać na kilka sposobów.

Przy niewielkiej liczbie kontaktów poszczególne pozycje można przeglądać ręcznie. Każdy kontakt posiada oddzielną wizytówkę, na której znajduje się imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz przyciski mediów społecznościowych, które ułatwiają odszukanie danej osoby np. na Facebooku.

Przyciski oznaczone na rysunku powyżej pojawiają się, jeżeli kursor myszy zostanie umieszczony nad daną wizytówką. Patrząc od lewej strony, do dyspozycji są następujące przyciski:

• Znajdź na Facebooku;
• Znajdź na Linkedin;
• Zarządzaj grupami;
• Usuń osobę kontaktową;
• Edytuj.

Kliknięcie nazwiska danej osoby spowoduje otwarcie okna z kompletem informacji na jej temat. Kliknięcie adresu e-mail lub numeru telefonu uruchomi tworzenie wiadomości e-mail lub nawiązywanie połączenia telefonicznego (jeżeli na komputerze przewidziano taką możliwość).

Aby wyszukać kontakt, należy:

1. kliknąć pole wyszukiwarki widoczne w prawym górnym narożniku;
2. wpisać szukane słowo/frazę i nacisnąć klawisz Enter;
3. lista kontaktów zostanie ograniczona do tych, które spełniają żądane opcje.

4. aby wrócić do widoku pełnej listy należy kliknąć przycisk krzyżyka widoczny obok szukanego słowa lub frazy. Pole wyszukiwania zostanie wyczyszczone, a lista kontaktów wyświetli się w całości.

System Ready_^TM pozwala również na filtrowanie listy kontaktów w oparciu o grupy lub zdefiniowane cechy.

Aby przefiltrować kontakty w oparciu o podział na grupy, należy:

1. używać funkcji grup w module Kontakty. Kontakty powinny być przypisane do odpowiednich grup;
2. w panelu filtrów w sekcji Grupy kontaktów powinny być widoczne wszystkie zdefiniowane grupy. Kliknięcie w wybraną grupę spowoduje zmianę głównej części okna i wyświetlenie wyłącznie tych kontaktów, które przypisano do wybranej grupy;

3. w celu wyświetlenia wszystkich kontaktów, należy kliknąć opcję Wszystkie osoby kontaktowe w sekcji Grupy kontaktów.

Aby przefiltrować kontakty w oparciu o określone cechy, należy:

1. w sekcji Filtry wybrać opcję Cechy osób kontaktowych;
2. rozwinięta zostanie lista grup oraz konkretnych cech. Należy zaznaczyć konkretne pola. Konieczne może być wpisane pożądanej cechy;

3. lista kontaktów zostanie odfiltrowana. Dla powyższego przykładu wyświetlono kontakty, dla których dla cechy Zainteresowania zdefiniowano wartość „literatura”;
4. aby wyczyścić filtrowanie należy odznaczyć konkretne cechy, które włączono podczas ustawiania filtrów.

Warto w tym miejscu wskazać, że dla kontaktów można zdefiniować dowolne cechy i w ten sposób wygodnie nimi zarządzać. Opis definiowana cech znajduje się w oddzielnym artykule.

Usuwanie kontaktu

Aby usunąć niepotrzebny kontakt, należy:

1. odszukać kontakt na liście. Można do tego celu wykorzystać filtrowanie lub wyszukiwarkę;
2. umieścić kursor nad wizytówką kontaktu i kliknąć przycisk Usuń osobę kontaktową;

3. chęć usunięcia kontaktu należy potwierdzić, klikając przycisk OK w oknie komunikatu.