Funkcjonalność modułu Kalendarz

• Podgląd zdarzenia,
• Dodawanie zdarzeń,
  • Zadanie,
  • Spotkanie,
  • Termin,
  • Rozmowa telefoniczna,
  • Zdarzenie cykliczne,
  • Zdarzenie prywatne,
  • Kolizje w czasie,
• Modyfikacja i usuwanie zdarzeń,
• Oznaczanie zdarzenia jako załatwione,
• Wydruk kalendarza,
• Wykres obciążenia zasobów,
• Subskrypcja i udostępnianie kalendarzy,

Funkcjonalność Kalendarza nie różni się od innych podobnych aplikacji. Oznacza to, że użytkownik może przeglądać i modyfikować istniejące oraz dodawać nowe zdarzenia. Poza tym możliwe jest subskrybowanie i udostępnianie kalendarzy.

Podgląd zdarzenia

Przeglądanie zdarzeń bezpośrednio w Kalendarzu jest jedną z podstawowych funkcji wykorzystywanych przez każdego użytkownika. Należy tutaj pamiętać, że sam widok kalendarza można zmieniać, co zostało szerzej omówione w oddzielnym artykule.

Pojedyncze zdarzenie jest widoczne na siatce kalendarza w formie kolorowej kafelki. Kolor zmienia się w zależności od kalendarza, z którego pochodzi dane zdarzenie. W zdarzeniu znajduje się:

• godzina rozpoczęcia i zakończenia (nie zawsze ją widać);
• temat informujący o tym, czego dotyczy zdarzenie;
• ikona symbolizująca rodzaj zdarzenia. Dostępne są dedykowane ikony dla spotkań, zadań, rozmów telefonicznych oraz terminów.

Podwójne kliknięcie kafelka zdarzenia otworzy okno zawierające szczegółowe informacje. Wygląd okna oraz zawarte w nim dane są niezależnie od typu zdarzenia.

Szczegółowe omówienie wszystkich dostępnych pól znajduje się oddzielnym artykule poświęconym dodaniu zdarzeń określonych typów.

Dodawanie zdarzeń

Użytkownik modułu Kalendarz może utworzyć następujące rodzaje zdarzeń:

• Zadanie – służy zlecaniu poleceń służbowych, najlepiej pojedynczej czynności;
• Termin – dowolne zdarzenie, na przykład urlop, termin ważności ubezpieczenia, rocznica, płatność;
• Spotkanie – służy do rejestracji zdarzeń, w których uczestniczą inne osoby;
• Rozmowa telefoniczna – miejsce, w którym zapisuje się informację o odbytej przez telefon rozmowie z klientem. Do rejestracji zaplanowanej rozmowy należy użyć zadania, a informację o tym, że ktoś nie odbiera lub jest nieobecny, umieścić w komentarzu. Dopiero zrealizowana rozmowa powinna być odnotowana jako Rozmowa telefoniczna;
• Przypomnienie – powiadomienie wyskakujące jako okno komunikatu w ustalonym czasie. Zwykle jest powiązane z innym zdarzeniem.

Każdy typ zdarzenia można dodać na kilka sposobów:

1. przycisk Dodaj – po kliknięciu przycisku pojawi się menu wyboru typu zdarzenia. Użycie tej metody zobrazowano w dalszych opisach;
2. siatka kalendarza – na siatce kalendarza (w widoku dnia, tygodnia i miesiąca) można kliknąć odpowiedni dzień i godzinę, a potem z menu wybrać typ zdarzenia. Można również kliknąć początkową godzinę spotkania, przytrzymać przycisk myszy i przesunąć kursor, tak by oznaczyć koniec zdarzenia. Po zwolnieniu przycisku należy wskazać typ zdarzenia.

Zadanie

Zdarzenie typu Zadanie najlepiej sprawdza się do oznaczania konkretnych działań, które mają być wykonane w przyszłości. Zaleca się używania zadań do pojedynczych działań.

Aby dodać zadanie, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;
2. kliknąć przycisk Dodaj i wybrać opcję Zadanie;

3. w nowym oknie dostępnych jest kilka zakładek, które należy wypełnić według instrukcji zawartych w kolejnych podpunktach;
4. zakładka Ogólne zawiera podstawowe dane na temat tworzonego zadania:
   • Temat – pozwala na wpisanie tematu tworzonego zadania. Powinien on być sugestywny i pozwalać na identyfikację tego, co należy zrobić, bez potrzeby otwierania zdarzenia;
   • Data – data rozpoczęcia zadania. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia zadania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
   • Czas trwania – pozwala na wpisanie planowanego czasu trwania zadania. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30m (trzydzieści minut) albo 2h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać literkę: m (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
   • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane zadanie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretną datę i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków: PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
   • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób, którym ma być przypisane zadanie. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby zakładającej zdarzenie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
   • Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu zadania. To w tym miejscu można dodać dokładne instrukcje związane z zadaniem;
   • Powiązania – pozwala na powiązanie zdarzenia z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub z klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć klikając przycisk x, który pojawi obok pola;

5. zakładka Dodatkowe zawiera dodatkowe ustawienia dla tworzonego zadania:
   • Przypomnienie – pozwala na ustawienie przypomnienia, które wyskoczy w formie komunikatu na pulpicie na pewną chwilę przed upływem czasu rozpoczęcia;
   • Identyfikator – wpisywany jest ciąg znaków (na przykład SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie zadań przez procedury;
   • Postęp – umożliwia procentowe określenie postępu wykonania zadania w danym momencie;
   • Kampania – pozwala na ustawienie powiązania z aktywną kampanią, która została zdefiniowana w module Kampanie;
   • Termin od i do planu bazowego – pozwala na ustawienie alternatywnych dat początku i końca zgodnych z innym, szerszym planem;
   • Status – pozwala na określenie statusu zadania. Dostępne ustawienia to PRZYJĘTY, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONY i odpowiadają one temu, co widać na tablicy Kanban;
   • Kamień milowy – jeśli zadanie ma charakter kamienia milowego w projekcie, to za pomocą tej opcji można ten fakt oznaczyć;
   • Priorytet – umożliwia określenie ważności zadania. Dostępne opcje to Niski, Brak oraz Wysoki;
   • Poinformuj mnie, jeżeli wykonano – włączenie tej opcji spowoduje, że osoba zlecająca zadanie za pomocą kalendarza otrzyma powiadomienie o jego wykonaniu i oznaczeniu jako załatwione;
   • Prywatne – jeżeli zdanie ma być prywatne, to należy zaznaczyć tę opcję. Doprecyzowując – zdanie będzie widoczne wyłącznie dla osoby lub osób, które wpisano w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;
   • Przypięte – po zaznaczeniu tej opcji zadanie zostanie przypięte w planie dania osoby, która została wpisana w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;

6. zakładka Zasoby umożliwia powiązanie z dodawanym do kalendarza zadaniem koniecznych zasobów, na przykład do zadania „Konferencja” można dodać zasób „sala konferencyjna”, która jest w posiadaniu firmy. Dodanie zasobu spowoduje, że będzie on zarezerwowany na potrzeby tworzonego zadania. Sam proces dodania zasobu wymaga:
   • kliknięcia przycisku Nowy zasób (zielony przycisk ze znakiem plusa);
   • w nowym oknie odszukania wymaganego zasobu;
   • kliknięcia przycisku DODAJ;
   • zasób pojawi się na liście widocznej w zakładce Zasoby;
   • zasoby można również usunąć z listy, klikając przycisk z symbolem kosza (Usuń zasób) lub poddać edycji (przycisk Edytuj zasób);

7. zakładka Poprzedniki umożliwia podłączenie do tworzonego zdarzenia zadań, które należy wykonać wcześniej. Dodanie poprzednika sprowadza się do:
   • kliknięcia przycisku Dodaj poprzedniki;
   • odszukania i wskazania zadań w nowym oknie;
   • kliknięcia przycisku DODAJ WYBRANE;
   • dodany poprzednik można usunąć, klikając przycisk z ikoną kosza (Usuń poprzedniki);

8. zakładka Czas pracy zawiera wszelkie informacje na temat czasu pracy. W tym miejscu pojawiają się wszystkie informacje na temat czasu, jaki zajęło dane zadanie. Można również ręcznie dodać informacje o przepracowanych godzinach. W tym celu należy:
   • kliknąć przycisk Nowy wpis;
   • w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola, kliknąć przycisk ZAPISZ;
   • nowy wpis pojawi się na liście;
   • usunięcie wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Usuń z menu podręcznego;
   • edycja wpisu wymaga kliknięcia  go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Edytuj z menu podręcznego;

9. zakładka Załącznik gromadzi wszystkie załączniki w formie plików, które mają związek z tworzonym zdarzeniem. Dodanie nowego załącznika możliwe jest na dwa sposoby:
   • przycisk Dodaj – po jego kliknięciu w nowym oknie należy wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i podłączony w omawianej zakładce;
   • przycisk Skanuj – jeżeli w systemie ustawiono skaner, to po kliknięciu omawianego przycisku uruchomi się moduł skanowania, który pozwoli zeskanować i dołączyć dokument do tworzonego zdarzenia;
   • załączniki można usunąć z listy. W tym celu należy je zaznaczyć, a potem kliknąć przycisk Usuń;

10. kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ. Pierwsza z opcji doda zadanie, ale okno pozostanie nadal otwarte i będzie można wprowadzić w nim ewentualne zmiany. Natomiast druga z opcji utworzy w kalendarzu nowy wpis i zamknie okno;
11. nowe zdarzenie pojawi się na siatce kalendarza u osób, które oznaczono w zakładce Ogólne w polu Dla kogo. W zależności od czasu trwania graficzny wskaźnik może zajmować kilka kratek na siatce. Dodatkowo w różnych widokach zajęty obszar będzie prezentowany inaczej.

Spotkanie

Zdarzenie typu spotkanie najlepiej nadaje się do oznaczana konkretnych spotkań z innymi osobami, które mają się odbyć w określonym czasie i składzie.

Aby dodać spotkanie, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;
2. kliknąć przycisk Dodaj i wybrać opcję Spotkanie;

3. w nowym oknie dostępnych jest kilka zakładek, które należy wypełnić według instrukcji zawartych w kolejnych podpunktach;
4. zakładka Ogólne zawiera podstawowe dane na temat tworzonego spotkania:
   • Temat – pozwala na wpisanie tematu spotkania. Powinien on być sugestywny i pozwalać na identyfikację przedmiotu spotkania, na przykład spotkanie z działem handlowym;
   • Data – data rozpoczęcia spotkania. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia spotkania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
   • Czas trwania – pozwala na wpisanie planowanego czasu trwania spotkania. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30m (trzydzieści minut) albo 2h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać literkę: m (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
   • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane spotkanie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretny termin i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
   • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób mających uczestniczyć w spotkaniu. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada spotkanie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
   • Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu spotkania. To w tym miejscu można dodać dokładny opis spotkania albo wpisać instrukcje dla osób, które będą w nim uczestniczyć;
   • Powiązania – pozwala na powiązanie spotkania z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając przycisk x, który pojawi obok pola;

5. zakładka Dodatkowe zawiera dodatkowe ustawienia dla tworzonego spotkania:
   • Przypomnienie – pozwala na ustawienie przypomnienia, które wyskoczy w formie komunikatu na pulpicie na pewną chwilę przed upływem czasu rozpoczęcia;
   • Identyfikator – wpisywany jest ciąg znaków (na przykład SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie zadań przez procedury;
   • Postęp – umożliwia procentowe określenie postępu. W przypadku spotkań w ten sposób można oznaczyć postęp spraw omawianych na więcej niż jednym spotkaniu;
   • Kampania – pozwala na ustawienie powiązania z aktywną kampanią, która została zdefiniowana w module Kampanie;
   • Termin od i do planu bazowego – pozwala na ustawienie alternatywnych dat początku i końca zgodnych z innym, szerszym planem;
   • Status – pozwala na określenie statusu spotkania. Dostępne ustawienia to PRZYJĘTY, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONY i odpowiadają one temu, co widać na tablicy Kanban;
   • Kamień milowy – jeśli zadanie ma charakter kamienia milowego w projekcie, to za pomocą tej opcji można ten fakt oznaczyć;
   • Priorytet – umożliwia określenie ważności spotkania. Dostępne opcje to Niski, Brak oraz Wysoki;
   • Prywatne – jeżeli spotkanie ma być prywatne, to należy zaznaczyć tę opcję. Doprecyzowując – spotkanie będzie widoczne wyłącznie dla osoby lub osób, które wpisano w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;
   • Przypięte – po zaznaczeniu tej opcji spotkanie zostanie przypięte w planie dnia osoby, która została wpisana w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;

6. zakładka Zasoby umożliwia powiązanie z dodawanym do kalendarza spotkaniem koniecznych zasobów, na przykład do zadania „Konferencja” można dodać zasób „sala konferencyjna”, która jest w posiadaniu firmy. Dodanie zasobu spowoduje, że będzie on zarezerwowany na potrzeby tworzonego zdarzenia. Sam proces dodania zasobu wymaga:
   • kliknięcia przycisku Nowy zasób (zielony przycisk ze znakiem plusa);
   • w nowym oknie odszukania wymaganego zasobu;
   • kliknięcia przycisku DODAJ;
   • zasób pojawi się na liście widocznej w zakładce Zasoby;
   • zasoby można również usunąć z listy, klikając przycisk z symbolem kosza (Usuń zasób) lub poddać edycji (przycisk Edytuj zasób);

7. zakładka Czas pracy zawiera wszelkie informacje na temat czasu pracy. W tym miejscu pojawiają się wszystkie informacje na temat czasu, jaki zajęło dane spotkanie. Dodatkowo można ręcznie dodać informacje o przepracowanych godzinach. W tym celu należy:
   • kliknąć przycisk Nowy wpis;
   • w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola, kliknąć przycisk ZAPISZ;
   • nowy wpis pojawi się na liście;
   • usunięcie wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Usuń z menu podręcznego;
   • edycja wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Edytuj z menu podręcznego;

8. zakładka Załącznik gromadzi wszystkie załączniki w formie plików, które mają związek z tworzonym spotkaniem (na przykład prezentacje, raporty, etc.). Dodanie nowego załącznika możliwe jest na dwa sposoby:
   • przycisk Dodaj – po jego kliknięciu w nowym oknie należy wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i podłączony w omawianej zakładce;
   • przycisk Skanuj – jeżeli w systemie ustawiono skaner, to po kliknięciu omawianego przycisku uruchomi się moduł skanowania, który pozwoli zeskanować i dołączyć dokument do tworzonego zdarzenia;
   • załączniki można usunąć z listy. W tym celu należy je zaznaczyć, a potem kliknąć przycisk Usuń;

9. kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ. Pierwsza z opcji doda spotkanie, ale okno pozostanie nadal otwarte i będzie można wprowadzić w nim ewentualne zmiany. Natomiast druga z opcji utworzy w kalendarzu nowy wpis i zamknie okno;
10. nowe spotkanie pojawi się na siatce kalendarza u osób, które oznaczono w zakładce Ogólne w polu Dla kogo. W zależności od czasu trwania graficzny wskaźnik może zajmować kilka kratek na siatce. Dodatkowo w różnych widokach zajęty obszar będzie prezentowany inaczej.

Termin

Zdarzenie typu termin najlepiej sprawdza się do oznaczana dowolnych zdarzeń, na przykład urlopu, terminu ważności ubezpieczenia, rocznicy czy daty urodzin współpracownika.

Aby dodać spotkanie, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;
2. kliknąć przycisk Dodaj i wybrać opcję Termin;

3. w nowym oknie dostępnych jest kilka zakładek, które należy wypełnić według instrukcji zawartych w kolejnych podpunktach;
4. zakładka Ogólne zawiera podstawowe dane na temat tworzonego spotkania:
   • Temat – pozwala na wpisanie tematu spotkania. Powinien on być sugestywny i pozwalać na identyfikację przedmiotu spotkania, na przykład spotkanie z działem handlowym;
   • Data – data rozpoczęcia spotkania. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia spotkania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
   • Czas trwania – pozwala na wpisanie planowanego czasu trwania spotkania. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30m (trzydzieści minut) albo 2h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać literkę: m (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
   • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane spotkanie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretną datę i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
   • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób mających uczestniczyć w spotkaniu. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada spotkanie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
   • Opis – to w tym miejscu można dodać dokładny opis spotkania albo wpisać instrukcje dla osób, które będą w nim uczestniczyć;
   • Powiązania – pozwala na powiązanie spotkania z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając przycisk x, który pojawi obok pola;

5. zakładka Dodatkowe zawiera dodatkowe ustawienia dla tworzonego spotkania:
   • Przypomnienie – pozwala na ustawienie przypomnienia, które wyskoczy w formie komunikatu na pulpicie na pewną chwilę przed upływem czasu rozpoczęcia;
   • Identyfikator – wpisywany jest ciąg znaków (na przykład SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie zadań przez procedury;
   • Postęp – umożliwia procentowe określenie postępu;
   • Kampania – pozwala na ustawienie powiązania z aktywną kampanią, która została zdefiniowana w module Kampanie;
   • Termin od i do planu bazowego – pozwala na ustawienie alternatywnych dat początku i końca zgodnych z innym, szerszym planem;
   • Status – pozwala na określenie statusu terminu. Dostępne ustawienia to PRZYJĘTY, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONY i odpowiadają one temu, co widać na tablicy Kanban;
   • Kamień milowy – jeśli termin ma charakter kamienia milowego w projekcie, to za pomocą tej opcji można ten fakt oznaczyć;
   • Priorytet – umożliwia określenie ważności terminu. Dostępne opcje to Niski, Brak oraz Wysoki;
   • Prywatne – jeżeli termin ma być prywatny, to należy zaznaczyć tę opcję. Doprecyzowując – zdarzenie będzie widoczne wyłącznie dla osoby lub osób, które wpisano w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;
   • Przypięte – po zaznaczeniu tej opcji termin zostanie przypięty w planie dnia osoby, która została wpisana w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;

6. zakładka Zasoby umożliwia powiązanie z dodawanym do kalendarza terminem koniecznych zasobów, na przykład do zadania „Konferencja” można dodać zasób „sala konferencyjna”, która jest w posiadaniu firmy. Dodanie zasobu spowoduje, że będzie on zarezerwowany na potrzeby tworzonego terminu. Sam proces dodania zasobu wymaga:
   • kliknięcia przycisku Nowy zasób (zielony przycisk ze znakiem plus);
   • w nowym oknie odszukania wymaganego zasobu;
   • kliknięcia przycisku DODAJ;
   • zasób pojawi się na liście widocznej w zakładce Zasoby;
   • zasoby można również usunąć z listy, klikając przycisk z symbolem kosza (Usuń zasób) lub poddać je edycji (przycisk Edytuj zasób);

7. zakładka Czas pracy zawiera wszelkie informacje na temat czasu pracy. W tym miejscu pojawiają się wszystkie informacje na temat czasu, jaki zajęło dane zdarzenie. Dodatkowo można ręcznie dodać informacje o przepracowanych godzinach. W tym celu należy:
   • kliknąć przycisk Nowy wpis;
   • w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola, kliknąć przycisk ZAPISZ;
   • nowy wpis pojawi się na liście;
   • usunięcie wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Usuń z menu podręcznego;
   • edycja wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Edytuj z menu podręcznego;

8. zakładka Załącznik gromadzi wszystkie załączniki w formie plików, które mają związek z tworzonym terminem (na przykład prezentacje, raporty, etc.). Dodanie nowego załącznika możliwe jest na dwa sposoby:
   • przycisk Dodaj – po jego kliknięciu w nowym oknie należy wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i podłączony w omawianej zakładce;
   • przycisk Skanuj – jeżeli w systemie ustawiono skaner, to po kliknięciu omawianego przycisku uruchomi się moduł skanowania, który pozwoli zeskanować i dołączyć dokument do tworzonego zdarzenia;
   • załączniki można usunąć z listy. W tym celu należy je zaznaczyć, a potem kliknąć przycisk Usuń;

9. kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ. Pierwsza z opcji doda termin, ale okno pozostanie nadal otwarte i będzie można wprowadzić w nim ewentualne zmiany. Natomiast druga z opcji po prostu utworzy w kalendarzu nowy wpis i zamknie okno;
10. nowy termin pojawi się na siatce kalendarza u osób, które oznaczono w zakładce Ogólne w polu Dla kogo. W zależności od czasu trwania graficzny wskaźnik może zajmować kilka kratek na siatce. Dodatkowo w różnych widokach zajęty obszar będzie prezentowany inaczej.

Rozmowa telefoniczna

Zdarzenie typu rozmowa telefoniczna przeznaczone jest do zapisywania informacji o rozmowie telefonicznej. W kalendarzu zostanie ślad, a w opisie można zawrzeć dodatkowe informacje, na przykład na temat ewentualnych ustaleń wynikających rozmowy, deklaracji dotyczącej kolejnej rozmowy czy po prostu tego, że adresat rozmowy nie odbierał telefonu.

Aby dodać spotkanie, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;
2. kliknąć przycisk Dodaj i wybrać opcję Rozmowa telefoniczna;

3. w nowym oknie dostępnych jest kilka zakładek, które należy wypełnić według instrukcji zawartych w kolejnych podpunktach;
4. zakładka Ogólne zawiera podstawowe dane na temat rozmowy telefonicznej:
   • Temat – pozwala na wpisanie tematu rozmowy. Powinien on być sugestywny i umożliwiać identyfikację tego, co należy zrobić, bez potrzeby otwierania zdarzenia;
   • Data – data przeprowadzenia rozmowy. Kliknięcie pola daty pozwoli na wskazanie konkretnego terminu. Kliknięcie pola godziny pozwoli na wskazanie konkretnej godziny rozpoczęcia zadania. Domyślnie pola są wypełnione aktualną datą i godziną;
   • Czas trwania – pozwala na wpisanie czasu trwania zdarzenia. Należy wpisać określoną wartość, na przykład 30m (trzydzieści minut) albo 2h (dwie godziny). Ważne jest to, by poza wartością liczbową dodać literkę: m (minuty), h (godziny) lub d (dni). Po wpisaniu wartości i naciśnięciu Enter wartość pola Data do ulegnie zmianie;
   • Data do – pozwala ustawić datę, do której ma trwać dane zdarzenie. Po kliknięciu opcji Ustaw pojawi się małe okno, w którym można wskazać konkretną datę i godzinę. Po wpisaniu daty i godziny niezbędne jest kliknięcie jednego z przycisków – PRZELICZ DATĘ STARTU zmieni datę początku, jeżeli będzie to konieczne, natomiast PRZELICZ CZAS TRWANIA spowoduje przeliczenie wartości w polu Czas trwania;
   • Dla kogo – pozwala na wskazanie osób, które mogą być zainteresowane wynikami rozmowy. Domyślnie w polu widoczne będą dane osoby, która zakłada zdarzenie. Kliknięcie przycisku Pokaż listę spowoduje otwarcie listy pracowników. Z listy można wybrać konkretną osobę i w ten sposób dodać ją do pola. Można również kliknąć opcję Kliknij, aby wyszukać, a następnie wpisać na przykład nazwisko szukanej osoby. System pokaże pracowników, którzy spełniają zadane kryterium wyszukiwania. Dalej wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję na liście podpowiedzi;
   • Opis – umożliwia dodanie szerszego opisu, na przykład streszczenia rozmowy;
   • Powiązania – pozwala na powiązanie rozmowy telefonicznej z konkretną sprawą (pole Sprawa) lub z klientem (pole Klient). Samo powiązanie sprowadza się do wpisania fragmentu nazwy szukanego klienta lub sprawy, kliknięcia przycisku lupy i wskazania na liście z wynikami wyszukiwania odpowiedniej pozycji. Jeżeli sprawy lub klienta nie ma w systemie, można kliknąć przycisk plusa i założyć dany element od nowa. Błędnie ustawione powiązanie można usunąć, klikając w przycisk x, który pojawi obok pola;

4. zakładka Dodatkowe zawiera dodatkowe ustawienia dla tworzonego zdarzenia:
   • Przypomnienie – pozwala na ustawienie przypomnienia, które wyskoczy w formie komunikatu na pulpicie na pewną chwilę przed upływem czasu rozpoczęcia;
   • Identyfikator – wpisywany jest ciąg znaków (na przykład SP01Z01), który wykorzystywany jest przy tworzeniu struktury zadań z szablonu projektu i umożliwia dalsze przetwarzanie przez procedury;
   • Postęp – umożliwia procentowe określenie postępu wykonania w danym momencie;
   • Kampania – pozwala na ustawienie powiązania z aktywną kampanią, która została zdefiniowana w module Kampanie;
   • Termin od i do planu bazowego – pozwala na ustawienie alternatywnych dat początku i końca zgodnych z innym, szerszym planem;
   • Status – pozwala na określenie statusu rozmowy. Dostępne ustawienia to PRZYJĘTY, W TRAKCIE, WERYFIKACJA oraz ZAKOŃCZONY i odpowiadają one temu, co widać na tablicy Kanban;
   • Kamień milowy – jeśli rozmowa ma charakter kamienia milowego w projekcie, to za pomocą tej opcji można ten fakt oznaczyć;
   • Priorytet – umożliwia określenie ważności rozmowy. Dostępne opcje to Niski, Brak oraz Wysoki;
   • Prywatne – jeżeli rozmowa ma być prywatna, to należy zaznaczyć tę opcję; Doprecyzowując – zdarzenie będzie widoczne wyłącznie dla osoby lub osób, które wpisano w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;
   • Przypięte – po zaznaczeniu tej opcji zdarzenie zostanie przypięte w planie dnia osoby, która została wpisana w zakładce Ogólne w polu Dla kogo;

5. zakładka Czas pracy zawiera wszelkie informacje na temat czasu pracy. W tym miejscu pojawiają się wszystkie informacje na temat czasu, jaki zajęła rozmowa. Dodatkowo można ręcznie dodać informacje o przepracowanych godzinach. W tym celu należy:
   • kliknąć przycisk Nowy wpis;
   • w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola, kliknąć przycisk ZAPISZ;
   • nowy wpis pojawi się na liście;
   • usunięcie wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Usuń z menu podręcznego;
   • edycja wpisu wymaga kliknięcia go prawym przyciskiem myszy i wybrania opcji Edytuj z menu podręcznego;

6. zakładka Załącznik gromadzi wszystkie załączniki w formie plików, które mają związek z tworzonym zdarzeniem. Dodanie nowego załącznika możliwe jest na dwa sposoby:
   • przycisk Dodaj – po jego kliknięciu w nowym oknie należy wskazać plik na dysku komputera i kliknąć Otwórz. Załącznik zostanie przesłany na serwer i podłączony w omawianej zakładce;
   • przycisk Skanuj – jeżeli w systemie ustawiono skaner, to po kliknięciu omawianego przycisku uruchomi się moduł skanowania, który pozwoli zeskanować i dołączyć dokument do tworzonego zdarzenia;
   • załączniki można usunąć z listy. W tym celu należy je zaznaczyć na liście, a potem kliknąć przycisk Usuń;

7. kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ. Pierwsza z opcji doda zdarzenie, ale okno pozostanie nadal otwarte i będzie można wprowadzić w nim ewentualne zmiany. Natomiast druga z opcji utworzy w kalendarzu nowy wpis i zamknie okno;
8. nowy wpis pojawi się na siatce kalendarza u osób, które oznaczono w zakładce Ogólne w polu Dla kogo. W zależności od czasu trwania graficzny wskaźnik może zajmować kilka kratek na siatce. Dodatkowo w różnych widokach zajęty obszar będzie prezentowany inaczej;

W kolejnych zakładkach okna dodawania zdarzenia Rozmowa telefoniczna widoczny jest przycisk PONOWNY KONTAKT. Kliknięcie go otworzy okno tworzenia nowego zadania w kalendarzu. Podczas tego procesu będzie można określić szczegóły. Cały proces opisano w oddzielnym artykule. Warto pamiętać o tym, że kliknięcie omawianego przycisku automatycznie zapisze i zamknie wcześniejsze okno zdarzenia. Dzięki temu w prosty sposób możliwe jest zaplanowanie kolejnej rozmowy telefonicznej.

Zdarzenie cykliczne

Zdarzenia cykliczne to te elementy, które w kalendarzu wracają w określonych interwałach czasowych. Na przykład dodając czyjeś urodziny w dniu 1 kwietnia, można je oznaczyć jako zdarzenie cykliczne i w ten sposób wymusić, aby co roku odpowiedni wpis znalazł się w kalendarzu w zadanej dacie.

Aby dodać zdarzenie cykliczne, należy:

1. rozpocząć tworzenie zdarzenia (spotkanie, rozmowa telefon, zadanie, termin) według stosownej instrukcji;
2. uzupełnić niezbędne pola, ale nie klikać przycisku DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ;
3. pole Data powinno pozostać puste, jeżeli jednak znajdzie się tutaj data, to wtedy w tym dniu dodane zostanie pierwsze zdarzenie, a reszta według określonych cykli;
4. po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych danych kliknąć przycisk Cykl na pasku narzędziowym w górnej części okna;

5. w nowym oknie konieczne jest wprowadzanie zmiennych, a ich zakres zależy od ustawień w polu Cykl;
6. cykl Dzienny – określa parametry działania interwału dziennego:
   • co – określa interwał, co jaki ma być dodane zdarzenie, na przykład wpisanie wartości 2 spowoduje, że zadanie będzie pojawiało się co drugi dzień;
   • w każdy dzień powszedni – zdarzenie zostanie dodane w każdy dzień roboczy;

7. cykl Tygodniowy – określa parametry działania interwału tygodniowego:
   • co – określa interwał, co jaki ma być dodane zdarzenie, na przykład wpisanie wartości 2 spowoduje, że zdarzenie będzie pojawiało się co dwa tygodnie;
   • dni tygodnia – umożliwia wskazanie konkretnego dnia tygodnia, w którym zdarzenie pojawi się w kalendarzu;

8. cykl Miesięczny – określa parametry działania interwału miesięcznego:
   • dzień miesiąca – zdarzenie zostanie dodane zawsze w określonym dniu miesiąca, bez sprawdzania, czy jest to dzień wolny czy roboczy;
   • dzień tygodnia – reguła pozwala określić konkretny dzień tygodnia w ramach cyklu miesięcznego. Na przykład możliwe jest dodanie zdarzenia w drugi wtorek miesiąca albo ostatni piątek miesiąca;
   • powtarzaj co – pozwala określić interwał powtarzania zdarzenia, na przykład co dwa miesiące;

9. cykl Roczny – określa parametry działania interwału miesięcznego:
   • powtarzaj co – pozwala na określenie, co ile lat zdarzenie ma być powielone w kalendarzu, na przykład co dwa lata;

10. po zdefiniowaniu Cyklu konieczne jest określenie Zakresu cyklu. Zakres ustawień jest dokładnie taki sam dla każdego z czterech cykli:
    • Początek – kliknięcie pola pozwala na określenie daty pierwszego wystąpienia zdarzenia;
    • Koniec – tutaj należy wskazać, kiedy ma nastąpić koniec dodawanego zdarzenia cyklicznego. Opcja Nigdy oznacza, że zdarzenie będzie powtarzane bez przerwy. Po x wystąpieniach umożliwia wskazanie, ile razy ma zostać powielone zdarzenie. Ostatnie z ustawień – W dniu – pozwala na wskazanie konkretnej daty, do której ma być utworzone zadanie cykliczne;
    • po zdefiniowaniu Cyklu i Zakresu cyklu należy kliknąć przycisk OK;

11. informacja o cyklu zostanie wyświetlona w prawym górnym narożniku okna dodawania nowego zdarzenia. Jeżeli wszystko się zgadza, można kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ. Zdarzenie cykliczne zostanie wpisane do kalendarza w odpowiednich dniach.

Zdarzenie prywatne

Każdy z typów zdarzeń dodawanych do kalendarza może mieć prywatny charakter. Dzięki temu jeden kalendarz może być używany do wielu celów. Aby określić zdarzenie jako prywatne, wystarczy w zakładce Dodatkowe zaznaczyć opcję prywatne.

Prywatne zdarzenie w kalendarzu nie będzie widoczne dla innych współpracowników, którym udostępniono kalendarz.

Kolizje w czasie

W przypadku rozbudowanych kalendarzy zawierających wiele zdarzeń może się okazać, że podczas dodawania kolejnych spotkań wystąpi konflikt ( na przykład wskazany zostanie termin zajęty przez inne spotkanie). Moduł Kalendarz wyposażono w mechanizm wykrywania takich kolizji.

Informacja o kolizji pojawi się w formie komunikatu wyświetlonego na ekranie. Komunikat pojawi dokładnie w chwili, gdy użytkownik doda nowe zdarzenie i kliknie przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ.

Okno komunikatu zawiera informację o tym, jakie inne zdarzenie powoduje konflikt. Dalsze kroki mogą wyglądać następująco:

• przycisk Anuluj – jego kliknięcie wyłączy okno komunikatu. Użytkownik może w oknie dodawania zdarzenia wprowadzić korektę i ponownie kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ;
• przycisk DODAJ/ZAPISZ – konflikt zostanie zignorowany, zdarzenie zostanie dopisane w kalendarzu;
• przycisk ZAPLANUJ INNY TERMIN – otwarty zostanie plan, który w założeniu ma uprościć rozwiązanie konfliktu. Okno plannera zawiera oznaczone na zielono zdarzenie, które już istnieje w kalendarzu. Aby wskazać inny termin, wystarczy kliknąć pasek godzin, przytrzymać przycisk i przesunąć kursor, tak by zaznaczyć potrzebny czas. Dokładność tego rozwiązania liczona jest w modułach po 30 minut. Zaznaczanie godziny automatycznie poprawi wartości w oknie tworzonego zdarzenia. Po ustawieniu wolnego terminu należy zamknąć okno plannera, a następnie w oknie zdarzenia kliknąć przycisk DODAJ lub DODAJ I ZAMKNIJ.

Modyfikacja i usuwanie zdarzeń

Zdarzenia zapisane module Kalendarz można poddać edycji w zależności od potrzeb. Moduł przewiduje kilka ciekawych rozwiązań, które opisano w dalszej części.

Podstawową czynnością jest przenoszenie zdarzenia na inny termin. Tutaj najwygodniej zrobić to poprzez wykorzystanie myszki i przeciągnie elementów na siatce.

Aby przenieść zdarzenie na inny termin, należy:

1. odszukać zdarzenie na siatce kalendarza (w dowolnym widoku);
2. kliknąć zdarzenie, przytrzymać wciśnięty przycisk myszy;
3. przesunąć zdarzenie na przykład na inny dzień lub godzinę, a potem zwolnić przycisk myszy;

4. zdarzenie pojawi się w wybranym miejscu.

Zdarzenie może wymagać dokładniejszej edycji. Poza zmianą terminu konieczne może być na przykład dołączenie innych osób, aktualizacja opisu, dodanie załączników, etc.

Aby zmodyfikować zdarzenie, należy:

1. odszukać i dwukrotnie kliknąć zdarzenie na siatce kalendarza. Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy pozycję widoczną na siatce kalendarza i z menu wybrać opcję Pokarz szczegóły;
2. otwarte zostanie nowe okno zawierające szczegóły zdarzenia;

3. okno edycji będzie dopasowane do typu zdarzenia i jest dokładnie takie samo, jak w przypadku opisów tworzenia nowych pozycji w kalendarzu.

Historię zmian zdarzenia można podejrzeć, klikając przycisk Akcje i wybierając opcję Historia. W nowym oknie będzie można prześledzić szczegóły wszystkich zmian wprowadzonych dla danego zdarzenia.

Oznaczanie zdarzenia jako załatwione

Zdarzenie w kalendarzu można oznaczyć jako załatwione. Dzięki temu zniknie ono z siatki kalendarza. Jako załatwione można oznaczyć wyłącznie te pozycje, których czas już minął (np. w danym dniu odznaczenie będzie możliwe tylko w przypadku spotkań, które już się odbyły).

Aby oznaczyć zdarzenia jako załatwione, należy:

1. odszukać zdarzenia na siatce kalendarza;
2. kliknąć prawym przyciskiem myszy zdarzenie i wybrać opcję Oznacz jako załatwione;

3. można również poddać edycji zdarzenie i w oknie szczegółów kliknąć przycisk OZNACZ JAKO ZAŁATWIONE.

Zdarzenia oznaczone jako zakończone znikną z siatki kalendarza, ale nie zostaną trwale usunięte. Jeżeli zajdzie potrzeba wyświetlenia załatwionych zdarzeń, należy zmienić ustawienie filtra. Aby to zrobić, należy kliknąć przycisk Filtry, a potem zaznaczyć opcję Załatwione.

Zdarzenia pojawią się na siatce kalendarza. W szczegółach konkretnego zdarzenia w prawym górnym narożniku okna pojawi się zielony napis informujący o zamknięciu wraz z dokładną datą i godziną. Dodatkowo przycisk OZNACZ JAKO ZAŁATWIONE zostanie zastąpiony przez OZNACZ JAKO NIEZAŁATWIONE. W ten sposób można zmienić status zdarzenia i ponownie je otworzyć.

Wydruk kalendarza

W systemie Ready_^TM istnieje możliwość wydruku kalendarza. W zależności od tego, jakie kalendarze udostępniono, wydruk będzie uwzględniał podział na pracowników. Drukowany jest zakres aktualnego widoku.

Aby wydrukować terminarz, należy kliknąć przycisk Akcje, a potem Drukuj w pasku narzędzi.

Na ekranie pojawi się podgląd wydruku. Jeżeli nadal ma się zamiar wydrukować kalendarz, należy kliknąć przycisk Drukuj. Przykładowy widok wydruku kalendarza przestawiono poniżej.

Wykres obciążenia zasobów

Definiowanie, modyfikacja i usuwanie zasobów w systemie Ready_^TM odbywa się w module Ustawień aplikacji. Każdy zasób ma przypisanego opiekuna i kalendarz. Zasoby te można rezerwować na etapie dodawania zdarzeń (na przykład rezerwacja samochodu na wyjazd służbowy) oraz sprawdzać ich dostępność na wykresie obciążania zasobów i w kalendarzu.

Aby wyświetlić wykres obciążenia zasobów, należy kliknąć na pasku narzędziowym przycisk Akcje i Obłożenie zasobów. Na ekranie pojawi się tabela, z której można odczytać informacje o dostępności danych zasobów.

Subskrypcja i udostępnianie kalendarzy

Każdy z użytkowników systemu Ready_^TM domyślnie ma dostęp do swojego kalendarza i widzi w nim zaplanowane przez siebie zdarzenia lub te, które mają z nim związek (na przykład zaproszenie na spotkanie).

System Ready_^TM pozwala na udostępnianie kalendarzy, co ułatwia współpracę i komunikację między pracownikami.

Każdy pracownik ma możliwość udostępnienia swojego kalendarza. Mając prawa do stanowisk innych osób (tzw. prawa do jednostki), można również udostępnić sobie kalendarz danego pracownika.

Aby udostępnić kalendarz innemu pracownikowi, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;
2. kliknąć przycisk UDOSTĘPNIJ;

3. w nowym oknie w zakładce Pracownicy kliknąć UPRAWNIJ;
4. w następnym nowym oknie konieczne jest wprowadzenie niezbędnych ustawień według instrukcji poniżej:
   • Wybierz użytkowników – kliknąć pole i zacząć wpisywać nazwisko pracownika, a następnie wybrać go z listy;
   • Określ poziom dostępu – zaznaczyć jedną z dostępnych opcji. Podgląd wolny/zajęty, Podgląd szczegółów, Edycja;

5. po tym jak wskazany zostanie pracownik oraz zakres uprawnień, należy kliknąć przycisk ZAPISZ. Wskazany pracownik pojawi się na liście poniżej;
   • klikając ikonę kosza, można usunąć pracownika z listy osób mających dostęp do kalendarza;
   • klikając pola pod konkretnymi uprawnieniami, można nadać/odebrać uprawnienia;

6. u osoby, której udostępniono kalendarz, pojawi się on w oknie modułu Kalendarz. Jeżeli tak się nie stanie, to warto wyłączyć i ponownie włączyć moduł Kalendarz lub po prostu skorzystać z klawisza F5.

Dobrą praktyką jest oznaczanie kalendarzy kolorem. Dzięki temu na podglądzie zdarzenia z różnych kalendarzy będą miały one inny kolor co ułatwią codzienną pracę. Zmiana koloru ogranicza się do kliknięcia pola koloru po prawej stronie nazwy kalendarza i wskazania innego.

W ramach organizacji mogą funkcjonować kalendarze, które domyślnie są dostępne dla wszystkich zainteresowanych. Jeżeli użytkownik chce zobaczyć ten kalendarz, to musi go zasubskrybować.

Aby subskrybować kalendarz, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz i kliknąć przycisk UDOSTĘPNIJ;
2. w nowym oknie kliknąć zakładkę Korporacyjny, w lewej kolumnie wskazać kalendarz, który ma zostać zasubskrybowany i kliknąć strzałkę skierowaną w prawą stronę. Kalendarz przeskoczy z lewej do prawej kolumny;

3. dla subskrybowanego kalendarza można ustawić dodatkowe uprawnienia. Opcja podgląd wolny/zajęty daje możliwość sprawdzenia, czy właściciel kalendarza w danym czasie jest dyspozycyjny. Szczegóły zdarzeń nie są widoczne. Opcja podgląd szczegółów pozwoli zobaczyć szczegółowe informacje na temat zdarzenia. Natomiast opcja edycja daje pełen wgląd wraz z możliwością wprowadzania zmian;
4. zamknąć okno.

Aby przestać udostępniać kalendarz, należy:

1. włączyć moduł Kalendarz;
2. kliknąć przycisk UDOSTĘPNIJ;
3. w nowym oknie w zakładce Pracownicy należy kliknąć ikonę kosza na śmieci przy pracowniku widocznym na liście, a następnie potwierdzić swoją decyzję, klikając USUŃ;

4. zamknąć okno. Osoba, której odebrano uprawnienia, po wyłączeniu i włączeniu modułu Kalendarz przestanie widzieć udostępniony zasób.

Użytkownik modułu Kalendarz może czasowo wyłączyć pokazywanie zdarzeń z udostępnionego kalendarza. Aby to zrobić, wystarczy wyłączyć „ptaszka” przy nazwie kalendarza. Wpisy znikną z siatki kalendarza. Jednocześnie w każdej chwili można włączyć ponownie dany kalendarz.