Funkcjonalność

Okno modułu Dzienniki zostało zaprojektowane w sposób spójny z innymi opisanymi wcześniej elementami systemu Ready_^TM. Oznacza to, że zawartość okna można podzielić na trzy zasadnicze części:

1. Wykaz dzienników, foldery wyszukiwania oraz filtry – w tych miejscach widoczne są różne dzienniki, które utworzono w systemie. Poza tym za pomocą filtrów możliwe jest dopasowanie zawartości centralnej części okna modułu do własnych potrzeb. Foldery wyszukiwania pozwalają na zapisanie rozbudowanych filtrów i szybki do nich powrót;
2. Pasek narzędziowy – w tym miejscu zebrano przyciski, które pozwalają m.in. na szybką rejestrację nowych dokumentów, edycję już dodanych wpisów, drukowanie czy wyszukiwanie;
3. Główna część okna – w tym miejscu prezentowane są zarejestrowane w dziennikach dokumenty. Widok zależy od wybranych w lewym panelu dzienników oraz filtrów.

Przeglądanie dzienników

W panelu z lewej strony w sekcji Dzienniki widoczne są następujące pozycje:

• Dziennik korespondencji przychodzącej – służy do rejestracji dokumentów, które wpływają do firmy;
• Dziennik korespondencji wychodzącej – służy do rejestracji dokumentów, które tworzy i wysyła firma na zewnątrz;
• Dziennik faktur przychodzących – służy do rejestracji faktur, które przychodzą z zewnątrz i firma jest ich odbiorcą;
• Dziennik faktur wychodzących – służy do rejestracji faktur, które są wystawiane przez firmę i wysyłane do podmiotów zewnętrznych.

System Ready_^TM pozwala na tworzenie własnych dzienników. Odpowiedni poradnik znajduje się w oddzielnym artykule.

Wraz z rejestracją kolejnych dokumentów określone typy dzienników będą rosły, a ich widok będzie się zmieniał.

W przypadku opcji Dziennik faktur wychodzących jeśli przed nazwą dziennika nie występuje mała ikona strzałki, to w tym miejscu nie zarejestrowano jeszcze żadnego dokumentu. Dla porównania – obok pozostałych dzienników widać wspomniany symbol strzałki, a jego kliknięcie rozwinie menu, w którym pojawią się konkretne lata. W tym miejscu, obok każdego roku, znowu widoczny będzie mały symbol strzałki, po kliknięciu którego pojawi się dodatkowe podmenu z nazwami miesięcy.

Klikając nazwę dziennika, miesiąca lub rok, w głównej części okna zostanie wyświetlona zawartość konkretnego dziennika. Jeżeli bezpośrednio kliknie się nazwę dziennika, widoczne będą wszystkie dokumenty w nim zarejestrowane. Kliknięcie roku pokaże tylko dokumenty z danego roku. Podobnie ma się sprawa z nazwami miesięcy – tutaj widok głównej części okna zostanie ograniczony do konkretnego miesiąca.

Dzienniki można przeszukiwać za pomocą pola wyszukiwania, które znajduje się w omawianej sekcji lewego panelu. Po wpisaniu w pole wyszukiwarki odpowiedniej frazy i naciśnięciu klawisza Enter odpowiedni element zostanie pokazany na liście i podświetlony na żółto. Jeżeli naciśnie się Enter kolejny raz, system automatycznie przekieruje do następnej pozycji spełniającej kryteria wyszukiwania. Warto w tym miejscu wspomnieć, że omawiane wyszukiwanie odnosi się wyłącznie do dzienników oraz lat i miesięcy w nich zapisanych i nie pozwala odszukać konkretnego dokumentu.

Jeżeli drzewko dzienników nie zawiera jakiegoś elementu, można je odświeżyć, klikając przycisk Odśwież drzewko. W wyniku tej operacji system na nowo wczyta aktualne dane.

Filtrowanie zawartości

Zanim omówione zostanie działanie filtrów, warto najpierw zwrócić uwagę na ważną sprawę – ustawienie filtrów działa wyłącznie w ramach dziennika, który został zaznaczony w sekcji Dziennik. Oznacza to, że zaznaczony filtr daty wpływu na przykład dla dziennika korespondencji przychodzącej nie będzie działał automatycznie dla dziennika faktur przychodzących. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaznaczyć oddzielny filtr dla kolejnego dziennika.

Sekcja filtrów znajduje się w lewej części okna modułu Dzienniki. Kliknięcie slidera, na którym umieszczona jest nazwa filtra, spowoduje jej rozwinięcie. Widok dostępnych filtrów będzie zależał od wybranego wcześniej dziennika. Na przykład dla dziennika dotyczącego dokumentów przychodzących będzie dostępny filtr Data wpływu. Natomiast w przypadku dziennika dokumentów wychodzących pojawi się Data wysyłki.

Aby ustawić filtr, należy:

1. uruchomić moduł Dzienniki (kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Dzienniki);
2. zaznaczyć dziennik, na którym ma zostać utworzony filtr;
3. w sekcji Filtry zaznaczyć kryterium (na przykład Data wpływu) i określić konkretne parametry (na przykład pisma od 1 do 30 czerwca 2022). Możliwe jest ustawienie kilku filtrów;

4. zawartość głównej części okna ulegnie zmianie i pojawią się w niej wyłącznie te dokumenty, które spełniają zadane kryteria filtrowania.

W celu wyłączenia filtra wystarczy odznaczyć filtry na liście. Można również kliknąć opcję Odznacz wszystko, która jest widoczna bezpośrednio nad kryteriami filtrowania.

Foldery wyszukiwania

Jeżeli częstotliwość korzystania z którychś filtrów jest zwiększona, można je zapisać jako foldery wyszukiwania. Dzięki temu jedno kliknięcie myszy wystarczy, by wyświetlić pożądane wpisy.

Aby utworzyć folder wyszukiwania, należy:

1. wykonać wszystkie kroki, które prowadzą do utworzenia filtra, opis znajduje się w oddzielnym artykule;
2. kliknąć opcję Utwórz folder wyszukiwania;

3. w nowym oknie wprowadzić nazwę folderu i kliknąć przycisk ZAPISZ;
4. nowy folder pojawi się w sekcji Foldery wyszukiwania;

5. zaznaczenie folderu na liście spowoduje, że widok głównej części okna ulegnie zmianie i zostanie dopasowany do filtrów, które użyto w ramach zapisanego folderu. O tym, że dany folder wyszukiwania jest aktualne w użyciu, informuje czerwony wykrzyknik, który pojawi się obok nazwy sekcji.

W celu wyłączenia działania danego folderu wyszukiwania należy kliknąć opcję Wszystko, która jest widoczna w sekcji Foldery wyszukiwania. Warto w tym miejscu wspomnieć, że możliwe jest stworzenie wielu folderów wyszukiwania, a sekcja posiada własną wyszukiwarkę, która pozwala na wygodne odnalezienie odpowiedniego folderu.

Wyszukiwanie zarejestrowanych dokumentów

W ramach modułu Dzienniki użytkownicy mają do dyspozycji jeszcze jedno wygodne narzędzie, które pozwala na odszukanie zarejestrowanej korespondencji. Wyszukiwarka widoczna na pasku narzędziowym umożliwia wygodne przeszukanie wybranego dziennika według następujących kryteriów:

• Numer ew.;
• Numer R-ki;
• Nadawca;
• Adresat;
• Data wpływu;
• Numer zew.;
• Opis;
• Uwagi;
• Status;
• Przekazane do.

Wymienione powyżej kryteria wyszukiwania domyślnie są włączone, a ich zmiana jest możliwa po kliknięciu przycisku Kolumny.

Omawiana wyszukiwarka pozwoli więc na wygodne odszukanie dokumentu po mniej oczywistych danych, taki jak numer R-ki.

Aby odnaleźć dokument za pomocą wyszukiwarki, należy:

1. w sekcji Dziennik kliknąć dziennik, który ma zostać przeszukany;
2. w polu wyszukiwarki wpisać żądane kryterium, na przykład nazwę nadawcy, i nacisnąć Enter;

3. w głównej części okna modułu pojawi się lista dokumentów, które spełniają zadane kryterium wyszukiwania.

W celu wyłączenia wyszukiwania należy kliknąć przycisk z symbolem krzyżyka widoczny w polu wyszukiwania. Działanie to wyczyści pole wyszukiwania i przywróci domyślnik widok listy dokumentów.