Elementy składowe Pulpitu

1. Belka nawigacyjna
2. Menu aplikacji
   • Wyszukiwanie i uruchamianie aplikacji
   • Zmiana sposobu wyświetlania aplikacji w menu
3. Wyszukiwarka
4. Pasek zadań uruchomionych okien
5. Powiadomienia
   • Przeglądanie powiadomień
   • Wyszukiwanie powiadomień
   • Usuwanie powiadomień
6. Plan dnia
   • Przeglądanie zawartości planu dnia
   • Dodawanie nowych elementów do planu dnia
   • Dodawanie użytkowników do planu dnia
7. Komunikator
   • Zakładanie nowego czatu
   • Tworzenie i praca z kanałami
   • Status użytkownika
8. Centrum
9. Profil
   • Edycja profilu
   • Logowanie w aplikacji mobilnej
   • Wylogowywanie z systemu Ready_^TM

Pulpit roboczy w systemie Ready_^TM ma kilka składowych elementów, które odpowiadają za konkretne zadania. Poniżej omówiono znaczenie oraz sposób pracy z belką nawigacyjną, menu aplikacji, wyszukiwarką dokumentów, panelem powiadomień, planem dnia, komunikatorem oraz profilem i centrum zarządzania systemem.

Belka nawigacyjna

Przy górnej krawędzi okna przeglądarki widoczna jest belka nawigacyjna, która w systemie Ready_^TM ma specjalne znaczenie i pełni kilka funkcji. To w tym miejscu pojawiają się uruchomione aplikacje i to tutaj znajdują się skróty do aplikacji czy listy powiadomień.

Belka nawigacyjna posiada kilka wydzielonych elementów:

• Menu aplikacji – lista dostępnych aplikacji, z których może skorzystać użytkownik;
• Wyszukiwarka – narzędzie, które pozwala w prosty sposób odszukać konkretny dokument zapisany w systemie;
• Obszar powiadomień o uruchomionych aplikacjach – główna część belki służy do wyświetlania aktualnie uruchomionych aplikacji;
• Powiadomienia – panel, w którym wyświetlają się wszystkie najważniejsze informacje, o których musi wiedzieć użytkownik;
• Plan dnia – wyświetla harmonogram zalogowanego użytkownika;
• Komunikator – systemowy komunikator, który daje możliwość porozumiewania się z innymi użytkownikami systemu;
• Centrum – dostęp do centrum ustawień systemu Ready_^TM;
• Profil – dostęp do profilu użytkownika, który aktualnie jest zalogowany.

Każdy z elementów został opisany w oddzielnych sekcjach widocznych w dalszej części artykułu.

Menu aplikacji

System Ready_^TM to zbiór szeregu aplikacji, które służą do różnych celów, a ich dostępność zależy m.in. od wykupionej wersji pakietu oraz uprawnień użytkownika. Wykaz dostępnych aplikacji dla danego użytkownika dostępny jest po kliknięciu przycisku Aplikacje.

Wyszukiwanie i uruchamianie aplikacji

Wszystkie aplikacje widoczne są w centralnej części menu, które otwiera się po naciśnięciu przycisku Aplikacje. Menu ma formę przewijanej listy, a aplikacje zostały podzielone na grupy i dodatkowo oznaczone kolorami. Przykładowa zawartość menu może mieć następującą postać:

Każda z grup aplikacji posiada przypisany kolor. Na przykład grupa Delegacje jest oznaczona kolorem pomarańczowym, a Dokumenty niebieskim. Takie rozwiązanie ułatwia zapanowanie nad poszczególnymi aplikacjami i obszarami, do których się odnoszą.

W chwili pracy nad tym elementem poradnika wyznaczono następujące grupy aplikacji:

• System;
• Klienci;
• Zdarzenia;
• Produkty;
• Delegacje;
• Dokumenty;
• Faktury zakupu;
• Pipeline;
• Pracownicy;

Aby uruchomić aplikację, należy:

1. kliknąć lewym przyciskiem myszy w menu Aplikacje;
2. na liście odszukać interesującą aplikację;
3. kliknąć lewym przyciskiem myszy w ikonę aplikacji.

Aby wyszukać aplikację, należy:

1. kliknąć lewym przyciskiem myszy w menu Aplikacje;
2. po kliknięciu przycisku z symbolem lupy pojawi się nowe pole wyszukiwania. Należy w nie kliknąć lewym przyciskiem myszy. Następnie można zacząć wprowadzać nazwę szukanej aplikacji;

3. wraz z wprowadzaniem kolejnych znaków nazwy lista dostępnych aplikacji widocznych poniżej zacznie się zawężać;
4. po tym, jak pojawi się poszukiwania aplikacja, można w nią kliknąć lewym przyciskiem myszy celem uruchomienia.

Zawartość pola wyszukiwania można wyczyścić, klikając znak x widoczny w polu wyszukiwania. Wyłączenie paska wyszukiwania jest możliwe po ponownym kliknięciu przycisku lupy.

Zmiana sposobu wyświetlania aplikacji w menu

To, w jaki sposób wyświetlana jest lista aplikacji w menu Aplikacje, może polegać personalizacji. Użytkownik ma wpływ na kilka elementów, które w dużym stopniu mogą odmienić wygląd menu.

Aby zmienić sposób wyświetlania aplikacji na liście w menu Aplikacje, należy:

1. kliknąć przycisk Aplikacje;
2. przycisk Widok umożliwia kontrolę widoczności nazw i ikon aplikacji:
   1. Nazwa – wybór tej opcji spowoduje wyświetlenie wyłącznie nazw aplikacji bez ikon;
   2. Ikona i nazwa – wyświetla ikony i nazwy aplikacji;
   3. Domyślny widok – przywraca domyślny widok menu;

3. przycisk Grupuj umożliwia kontrolę sortowania/grupowania aplikacji w menu:
   1. Według litery – aplikacje będą posortowane alfabetycznie. Znikną typowe nazwy grup, a ich miejsce zastąpią grupy odpowiadające literom;
   2. Według koloru – aplikacje będą sortowane według kolorów. Pojawią się nazwy konkretnych grup;
   3. Wyłącz grupowanie / Włącz grupowanie – pozwala wyłączyć lub włączyć podział aplikacji na grupy z nazwami własnymi bądź przypisanymi literami alfabetu;

4. wszelkie zmiany wprowadzane w wyglądzie menu widoczne są w czasie rzeczywistym i nie wymagają dodatkowego zatwierdzania.

Wyszukiwarka

Wyszukiwarka jest kolejnym elementem pulpitu, który w znaczącym stopniu ułatwia pracę w systemie. To dzięki temu narzędziu można w prosty sposób odszukać konkretny dokument zapisany w systemie.

Aby przy pomocy wyszukiwarki odszukać konkretny dokument, należy:

1. kliknąć przycisk z symbolem lupy widoczny na belce nawigacyjnej w górnej części ekranu;

2. nazwę szukanego dokumentu należy wpisać w polu wyszukiwania, a następnie kliknąć przycisk z symbolem lupy;
3. proces wyszukiwania może chwilę potrwać. Po jego zakończeniu poniżej pola wyszukiwania pojawi się lista wyników. Kliknięcie nazwy dokumentu spowoduje jego otwarcie;
4. przy niektórych wynikach wyszukiwania widoczne będą dodatkowe opcje: Podgląd, Pobierz oraz Dziennik błędów. Ich kliknięcie pozwoli na podgląd zawartości dokumentu, pobranie pliku na dysk komputera lub analizę dziennika błędów;
5. obok każdej pozycji na liście wyników widoczna jest data i godzina utworzenia oraz dane autora pliku.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że wyszukiwanie można ograniczyć tylko do wybranych typów dokumentów, okresu lub autora. Niezbędne filtry dostępne są bezpośrednio pod paskiem wyszukiwania:

• Pliki/Notatki – przeszukuje wyłącznie dokumenty typu pliki i notatki;
• Pisma/Faktury – przeszukuje pliki typu pisma oraz faktury;
• @E-maile – przeszukuje e-maile;
• Kiedy – pozwala na ograniczenie wyszukiwań do ostatniego kwartału, roku lub przeszukanie całej zawartości;
• Tylko moje – włączenie tej opcji ogranicza wyszukiwanie jedynie do plików, które utworzyła zalogowana w danym momencie w systemie i korzystająca z funkcji szukania osoba.

KORZYSTANIE Z WYSZUKIWARKI MOŻE WYMAGAĆ WCZEŚNIEJSZEJ KONFIGURACJI POLEGAJĄCEJ NA INSTALACJI SPECJALNEGO SŁOWNIKA WYSZUKIWANIA PEŁNOTEKSTOWEGO. NIEZBĘDNE DZIAŁANIA ZOSTAŁY OPISANE W ODDZIELNYM ARTYKULE.

Pasek zadań uruchomionych okien

Obszar powiadomień o uruchomionych aplikacjach to nic innego, jak pusta część paska pomiędzy przyciskami Aplikacje i Znajdź w systemie a Powiadomieniami, Planem dnia i resztą elementów paska nawigacyjnego. W tym obszarze pojawiają się przyciski, które informują o aktualnie włączonych aplikacjach – podobnie jak w innych systemach operacyjnych. Każde uruchomione okno posiada własny przycisk, na który składa się jego ikona oraz nazwa.

Kliknięcie przycisku z nazwą aplikacji powoduje wyświetlenie lub schowanie aktywnego okna. Jeżeli włączono kilka aplikacji, to na pasku widocznych jest kilka przycisków. Kliknięcie przycisku spowoduje przeniesienie aplikacji na wierzch i wyświetlenie ich nad innymi. Ponowne kliknięcie tego samego przycisku schowa okno aplikacji. Wybranie ikony innej aplikacji spowoduje przeniesienie jej na wierzch i wyświetlenie nad innymi oknami.

Sekcja powiadomień dostępna jest po prawej stronie belki nawigacyjnej. Na przycisku może pojawiać się czerwone kółko z numerem, który oznacza liczbę powiadomień wymagających uwagi użytkownika. Pierwsze kliknięcie przycisku Powiadomienia otwiera panel. Ponowne kliknięcie przycisku chowa panel.

Powiadomienia

Przeglądanie powiadomień

Po kliknięciu przycisku Powiadomienia rozwinięte zostanie okno zawierające wykaz wszystkich powiadomień, które zostały przesłane do zalogowanego użytkownika. Powiadomienia mogą mieć różny wygląd i charakter. Na przykład na zrzucie ekranu widocznym powyżej pierwsze z powiadomień to zwyczajny komunikat informujący o aktualizacji jednego z elementów systemu Ready_^TM. Natomiast drugie powiadomienie sygnalizuje, że użytkownik Jan Kowalski przekazał dokument. Dodatkowo widoczny jest tam przycisk, który może przybierać jedną z poniższych form:

• DOKUMENT – otwiera dokument, o którym mowa w powiadomieniu;
• SPRAWA – otwiera sprawę, o której mowa w powiadomieniu;
• ZADANIE – otwiera zadanie, o którym mowa w powiadomieniu.

Każde powiadomienie poza elementami, o których mowa powyżej, zawiera datę i dwa przyciski. Przycisk z symbolem pinezki pozwala na przypięcie powiadomienia do tablicy. Dzięki temu przypięty element jest dodatkowo wyróżniony czerwonym kolorem pinezki. Drugi z przycisków (krzyżyk) pozwala usunąć powiadomienie z listy. Jego kliknięcie kasuje powiadomienie bez dodatkowego potwierdzenia.

Wyszukiwanie powiadomień

Osoby, które każdego dnia otrzymują wiele powiadomień, docenią możliwość wyszukiwania odpowiedniego komunikatu.

Aby wyszukać powiadomienie, należy:

1. kliknąć przycisk Powiadomienia;

2. w panelu powiadomień kliknąć przycisk z symbolem lupy;
3. w polu wyszukiwania, które pojawi się pod przyciskiem lupy, należy wpisać szukane słowo. Lista komunikatów będzie się kurczyć wraz z każdym kolejnym wprowadzonym znakiem;
4. czyszczenie pola wyszukiwania możliwe jest po kliknięciu przycisku krzyżyka widocznego w pasku wyszukiwania;
5. wyłączenie paska wyszukiwania odbywa się poprzez ponowne kliknięcie przycisku lupy.

Usuwanie powiadomień

Powiadomienia należy na bieżąco usuwać. W ten sposób lista powiadomień nie ulegnie zaśmieceniu i nadal będzie pełnić przydatną funkcję. Elementy, które chcemy zostawić na później, można ominąć lub, aby przez pomyłkę ich nie usunąć, oznaczyć pinezką jako Przypięte.

Aby usunąć powiadomienie z listy, należy:

1. kliknąć przycisk Powiadomienia;
2. kliknąć przycisk krzyżyka przy powiadomieniu widocznym na liście;
3. usunięcie pojedynczego powiadomienia nie wymaga dodatkowych potwierdzeń.

Możliwe jest również usunięcie hurtem wszystkich powiadomień z listy. Wystarczy kliknąć przycisk Usuń wszystkie (ikona kosza, tuż obok lupy). Działa to także z wyszukanymi elementami, co jest bardzo przydatne, np. przy czyszczeniu przeczytanych komentarzy (wpisz PRZECZYTANE) albo od jednego użytkownika. Operacja hurtowego kasowania powiadomień wymaga potwierdzenia w oddzielnym oknie (zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem). Warto też pamiętać o tym, że podczas hurtowego usuwania powiadomień nie są kasowane te elementy, które wcześniej przypięto przy pomocy pinezki.

Plan dnia

Ważnym elementem pulpitu systemu Ready_^TM jest Plan dnia. Element ten widoczny jest na belce nawigacyjnej przy prawej krawędzi ekranu. Sekcja zawiera informacje o wszystkich działaniach dotyczących zalogowanego użytkownika, które mają określoną datę, a termin przypada na dany dzień.

Przeglądanie zawartości planu dnia

Lista, która pojawi się na ekranie po kliknięciu przycisku Plan dnia, zawiera wykaz wszystkich elementów spełniających kryteria wyświetlania w tym miejscu. Widok planu dnia został podzielony na cztery sekcje:

• Zaplanowane na dzisiaj – informacje na temat spotkań, zadań oraz terminów zapisanych w systemowej aplikacji Kalendarz;
• W TRAKCIE (DAILY) – informacje na temat zadań, które wpisano do modułu Kanban. W tej sekcji pojawiają się wyłącznie te zadania, które znajdują się w kolumnie W TRAKCIE (DAILY) – lub, jeśli zmieniono domyślne statusy, pojawią się zadania oznaczone statusem typu TEMPORARY;
• Przypięte – w tym miejscu widoczne są zadania, które oznaczono jako przypięte (zakładka Dodatkowe, opcja Przypięte). Nie ma znaczenia, w jakim miejscu ścieżki kanban się znajdują;
• Czas pracy – wyświetla informacje na temat zarejestrowanego czasu pracy w zadaniach.

Kliknięcie nazwy pozycji na liście planu dnia spowoduje otwarcie danego elementu. W otwartym oknie możliwe jest dodanie dodatkowych informacji, zmiana ustawień, powiązanie z innymi elementami oraz dołączenie załączników.

Elementy, które zostały już załatwione, można łatwo i szybko oznaczyć jako załatwione. W tym celu wystarczy kliknąć pole wyboru na prawo od nazwy. W ten sposób pozycja zostanie oznaczona jako załatwiona i zniknie z listy.

Dodawanie nowych elementów do planu dnia

Plan dnia można wykorzystać również w mniej oczywisty sposób i z jego poziomu zakładać konkretne zadania lub spotkania.

Aby założyć nowe spotkanie lub zadanie, należy:

1. kliknąć przycisk Plan dnia;
2. w tytule sekcji, w której ma pojawić się nowa pozycja, kliknąć przycisk Dodaj (zielona ikonka z symbolem plusa);

3. bezpośrednio pod nazwą danej grupy pojawi się pole tekstowe, w którym należy wpisać tytuł nowej pozycji. Całość zatwierdzić przyciskiem ZAPISZ;
4. nowy wpis pojawi się na liście oraz zostanie dodany do odpowiedniego modułu. W przypadku niniejszego wpisu w module Kanban pojawi się nowe zadanie;

5. wpis na liście należy dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy, aby otworzyć jego właściwości. Na ekranie pojawi się nowe okno, w którym możliwe będzie dostrojenie danego elementu do własnych potrzeb. Dokładne opisy właściwości konkretnych okien dostępne są w artykułach poświęconych modułom Kalendarz i Kanban.

Dodawanie użytkowników do Planu dnia

Ciekawą cechą sekcji Plan dnia jest możliwość podłączenia planu dnia wskazanego użytkownika. Dzięki temu w prosty sposób możliwe jest podejrzenie, jak wygląda plan dnia najbliższych współpracowników. Umożliwia to również szybkie zlecanie im zadań lub spotkań.

Aby dodać widok planu dnia innego użytkownika, należy:

1. kliknąć przycisk Plan dnia;
2. kliknąć przycisk Kliknij, aby dodać, znajdujący się w dolnej części nowego panelu;

3. na ekranie monitora pojawi się nowe okno. Z listy należy wybrać osobę, której plan dnia chcemy podłączyć. Wystarczy rozwinąć listę, odszukać odpowiednią pozycję i w nią kliknąć;

4. wybór należy zatwierdzić przy pomocy przycisku OK;
5. nowa pozycja pojawi się przy lewej krawędzi panelu planu dnia. Będzie zawierać ikonę lub zdjęcie użytkownika oraz jego nazwę. Kliknięcie w taką pozycję przełączy widok głównej części panelu planu dnia;
6. aby usunąć plan dnia użytkownika, z którego obserwacji chce się zrezygnować, wystarczy kliknąć w ikonę lub zdjęcie użytkownika prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybrać opcję Usuń użytkownika. W nowym oknie należy potwierdzić chęć usunięcia, klikając przycisk Usuń.

Na plan dnia można przeciągać dokumenty i e-maile – wówczas system automatycznie utworzy zadanie z linkiem do przeciągniętego dokumentu.

Komunikator

Sposób pracy nieustannie ulega zmianie, a pracownicy potrzebują oraz wykorzystują nowe narzędzia komunikacji. Nowe potrzeby zostały dostrzeżone również w ramach systemu Ready_^TM, gdzie poza e-mailem, wygodnym przekazywaniem dokumentów i zadań wprowadzono prosty komunikator, który daje możliwość szybkiego uzyskania informacji od innych pracowników firmy.

Narzędzie komunikatora dostępne jest z poziomu belki nawigacyjnej. Po kliknięciu przycisku Komunikator otwarty zostanie panel omawianego narzędzia.

Zakładanie nowego czatu

Kliknięcie ikony Czaty widocznej na lewym boku panelu Komunikatora wyświetli listę wszystkich czatów, które zostały wcześniej założone. Na liście widoczne będą pozycje zawierające imię i nazwisko osoby oraz daty ostatniej rozmowy. Każda pozycja będzie odpowiadać czatowi z jedną osobą. Podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy w pozycję na liście otworzy okno rozmowy.

W centralnej części okna widoczne będą wiadomości przesyłane pomiędzy użytkownikami. Po prawej stronie pojawią się chmurki z wiadomościami wpisanymi przez autora, natomiast na lewo widoczne będą odpowiedzi przesyłane przez drugą stronę.

Okno czatu zawiera informacje o tym, z kim prowadzimy rozmowę, oraz datę i godzinę wysłania wiadomości. Starsze wpisy są automatycznie archiwizowane i można do nich dotrzeć, klikając w opcję Pokaz archiwum.

Aby wysłać nową wiadomość, należy:

1. kliknąć w pole tekstowe widoczne na dole okna czasu;
2. rozpocząć wpisywanie wiadomości;
3. nacisnąć Enter (lub niebieski przycisk ze strzałką), by wysłać wiadomość;
4. czerwony krzyżyk w prawym górnym rogu okna rozmowy pozwala na jego zamknięcie.

Warto w tym miejscu podkreślić, że czaty zawsze odbywają się tylko z jedną osobą. Nie ma możliwości dołączenia do rozmowy innego użytkownika systemu Ready_^TM, – do tego służą kanały. Dodatkowo należy pamiętać, że na czacie można rozmawiać wyłącznie z pracownikami firmy, którzy mają konto w systemie Ready_^TM.

Tworzenie i praca z kanałami

Komunikat poza prowadzeniem rozmów z konkretnymi osobami pozwala na założenie kanałów, które dają możliwość rozmowy kilku osób jednocześnie. Mówiąc precyzyjniej, do danego kanału możemy dopisać konkretne osoby i każda dodana wiadomość trafi do wszystkich pracowników na danym kanale. Domyślnie nie istnieją żadne kanały i trzeba je najpierw utworzyć.

Aby utworzyć nowy kanał, należy:

1. kliknąć lewym przyciskiem myszy przycisk Komunikator na belce nawigacyjnej, a następnie wybrać opcję Kanały widoczną na granatowej belce przy lewej krawędzi okna;
2. w centralnej części okna wybrać opcję Utwórz Twój pierwszy kanał (jeżeli jakieś kanały zostały utworzone wcześniej, to opcja zmieni nazwę na Utwórz nowy kanał);

3. na ekranie pojawi się nowe okno, w którym należy:
   • wpisać nazwę kanału – pierwsze pole od góry;
   • wskazać uczestników mających dostęp do kanału. W tym celu należy kliknąć w drugie z pól i zacząć wpisywać nazwę użytkownika. System podpowie konkretną osobę, w której nazwisko należy kliknąć. Nowa osoba pojawi się na liście;
   • po skompletowaniu nazwy i uczestników należy kliknąć DODAJ;

4. nowy kanał pojawi się na liście w centralnej części okna wyskakującego po kliknięciu przycisku Komunikator oraz wybraniu opcji Kanały;
5. w ten sam sposób można utworzyć wiele kanałów poświęconych różnymi zagadnieniom.

Aby dodać nowych użytkowników do istniejącego kanału, należy:

1. otworzyć okno komunikatora, kliknąć przycisk Komunikator, wybrać opcję Kanały;
2. na liście kanałów należy odszukać kanał, do którego chce się dodać nowych użytkowników, i dwukrotnie kliknąć w jego nazwę;
3. na ekranie pojawi się nowe okno, w którym należy kliknąć przycisk Zarządzaj kanałem;

4. w kolejnym oknie należy kliknąć przycisk oznaczony za pomocą strzałki w polu Członkowie i z listy wybrać osoby, które chce się dołączyć. Po dodaniu wszystkich nowych uczestników należy kliknąć przycisk ZAPISZ.

Aby usunąć użytkownika z kanału, należy:

1. otworzyć okno komunikatora, kliknąć przycisk Komunikator, wybrać opcję Kanały;
2. na liście kanałów należy odszukać kanał, do którego chce się dodać nowych użytkowników i dwukrotnie kliknąć w jego nazwę;
3. na ekranie pojawi się nowe okno, w którym należy kliknąć przycisk Zarządzaj kanałem;
4. w nowym oknie w sekcji Członkowie widoczna będzie lista wszystkich osób, które są członkami kanału. Aby usunąć kogoś z listy, wystarczy kliknąć w krzyżyk na końcu danej pozycji.

Aby usunąć istniejący kanał, należy:

1. otworzyć okno komunikatora, kliknąć przycisk Komunikator, wybrać opcję Kanały;
2. na liście kanałów należy odszukać kanał, który ma zostać usunięty. Następnie kliknąć przycisk z symbolem trzech kropek;

3. z podręcznego menu należy wybrać opcję Usuń kanał;
4. chęć usunięcia kanału wymaga potwierdzania. Jeżeli zdanie nie zostało zmienione, w oknie komunikatu należy kliknąć przycisk USUŃ.

Okno komunikacji w ramach kanału jest stosunkowo proste i pozwala na przesyłanie wiadomości tekstowych, które wpisuje się w dolnej części. Wysyłanie tekstu odbywa się po naciśnięciu klawisza Enter na klawiaturze (lub strzałki obok pola, w którym wpisuje się wiadomość).

Dodatkowo do wiadomości można dołączyć pliki z dysku. W tym celu należy kliknąć ikonę spinacza. Na ekranie pojawi się okno, które pozwoli na wskazanie konkretnego pliku z dysku komputera. Po wybraniu pliku należy kliknąć przycisk Utwórz. Do załączonego pliku można dodać treść i wysłać za pomocą klawisza Enter.

Ciekawostką jest to, że na kanale można zwrócić się do konkretnej osoby. W tym celu należy wprowadzić znak @ i zacząć wpisywać nazwisko użytkownika. System podpowie nazwę konkretnej osoby, którą należy kliknąć.

Status użytkownika

Korzystając z komunikatora, każdy użytkownik może ustawić swój status. Dzięki temu inni pracownicy wiedzą, czy osoba, do której planują się odezwać, jest aktualnie w pracy i czy jest dostępna.

Aby ustawić status, należy:

1. otworzyć okno komunikatora, kliknąć przycisk Komunikator;
2. w dolnej części panelu kliknąć ikonę oznaczoną przy pomocy strzałki na poniższym rysunku:

3. do wyboru jest kilka statusów, które opisano bardzo sugestywnie (np. Nie przeszkadzać) i przypisano im kolory. Pożądany status należy wybrać z listy;
4. ikona w dolnej części panelu komunikatora ulegnie zmianie i uzyska nowy status, który został wybrany z listy.

Centrum

Sekcja Centrum, która jest dostępna z belki nawigacyjnej, pozwala na dostęp do zaawansowanych elementów systemu.

Klikając przycisk z trzema kropkami, użytkownik może:

• sprawdzić aktualną datę i godzinę;
• dostać się do pomocy lub sprawdzić wersję systemu – przycisk O programie i opcje Pomoc oraz Informacje;
• zobaczyć listę ostatnio otwartych elementów – przycisk Ostatnio otwarte;
• uzyskać dostęp do zaawansowanych ustawień systemu i narzędzi – przycisk Narzędzia;
• zarządzać strukturą organizacyjną i pracownikami – przycisk Pracownicy dostępny na koncie z uprawnieniami administratora;
• w szybki sposób dostać się do wybranych elementów systemu lub konkretnych czynności – przycisk Otwórz.

Elementy dostępne pod opcją Centrum w większości są proste i nie wymagają dodatkowych wyjaśnień. Natomiast te z elementów, które prowadzą do zaawansowanych ustawień i narzędzi, opisano w oddzielnych artykułach.

Profil

Praca w systemie Ready_^TM odbywa się na podstawie połączonego z profilem konta użytkownika, w ramach którego użytkownik może wprowadzić kilka ważnych zmian. Profil dostępny jest na belce nawigacyjnej po prawej stronie. Wystarczy kliknąć przycisk Profil.

Domyślnie widok panelu profilu użytkownika zawiera informację o jego nazwie (imię i nazwisko), adresie e-mail i organizacji, dla której pracuje. Poza tym bezpośrednio z poziomu panelu możliwe jest edytowanie ustawień profilu użytkownika oraz autoryzacja aplikacji Ready_^TM pracującej na smartfonie.

Edycja profilu

Pierwszą rzeczą w systemie, jaką powinien zrobić każdy nowy użytkownik Ready_^TM, jest uzupełnienie danych w profilu. Warto dodać zdjęcie, numery telefonu, adres e-mail i numer pokoju. Poza tym warto sprawdzić ustawienia powiadomień, wskazać zastępcę oraz skonfigurować kilka innych mniej istotnych ustawień.

Aby uzupełnić dane w profilu użytkownika, należy:

1. kliknąć przycisk Profil na belce nawigacyjnej. Po otwarciu karty profilu należy kliknąć przycisk Edytuj profil. Na ekranie monitora pojawi się nowe okno właściwości profilu aktualnie zalogowanego użytkownika;
2. zakładka Ogólne pozwala na zmianę zdjęcia profilowego i danych kontaktowych:

• Zmiana hasła – po kliknięciu przycisku ZMIANA HASŁA otwarte zostanie nowe okno, w które należy wpisać aktualne hasło, nowe hasło oraz ponownie wpisać nowe hasło. Po wypełnieniu wszystkich trzech pól zmianę trzeba zatwierdzić za pomocą przycisku ZMIEŃ HASŁO. Nowe hasło musi spełniać podstawowe wymagania – minimalnie 6 znaków, przynajmniej dwie cyfry oraz dwie litery. Możliwe jest skonfigurowanie wymagalności bardziej złożonego hasła;
• Numer telefonu – w tej sekcji możliwe jest uzupełnienie numeru telefonu – Wewnętrzny, Zewnętrzny oraz Komórkowy. Dodatkowo w ramach sekcji możliwe jest wskazanie numeru pokoju oraz lokalizacji biura;
• Język aplikacji – pozwala zmienić język interfejsu aplikacji. Do wyboru dostępne są języki polski i angielski;
• E-mail – umożliwia wpisanie adresu e-mail użytkownika;
• Ustaw zdjęcie – po kliknięciu przycisku z trzema kropkami otwarte zostanie okno, w którym można wskazać plik ze zdjęciem użytkownika. Wybór zdjęcia należy zatwierdzić, klikając w przycisk Otwórz. Zdjęcie zostanie załadowane do systemu i wyświetlone w zakładce Ogólne oraz będzie widoczne dla innych użytkowników systemu;

3. Zakładka Powiadomienia – możliwe jest włączenie lub wyłączenie określonych powiadomień systemowych:

• użytkownik może zdecydować o tym, czy powiadomienia mają pojawiać się w oknie w przeglądarce, na telefonie (jeżeli zainstalowano aplikację mobilną i połączono ją z kontem) lub mają być wysyłane na e-maila;
• nic nie stoi na przeszkodzie, aby pewne grupy powiadomień pojawiały się w więcej niż jednym kanale;
• użytkownik może również włączyć lub wyłączyć zbiorcze podsumowanie zadań, które trafi na wskazany adres e-mail;

4. zakładka Urządzenia – daje pogląd listy urządzeń mobilnych, na których zainstalowano aplikację Ready_^TM i powiązano ją z kontem użytkownika:

• funkcja Nowy pozwala podłączyć nowy telefon. Kliknięcie tego przycisku otworzy okno z linkiem do pobrania aplikacji mobilnej oraz specjalnym kodem, który pozwoli dokonać autoryzacji. Opis logowania w aplikacji mobilnej znajduje się w dalszej części niniejszego artykułu;
• przycisk Usuń daje możliwość usunięcia urządzenia z listy i cofnięcia mu w ten sposób dostępu do systemu;

5. zakładka Zastępstwo służy do wskazania osoby, która zastąpi danego pracownika np. podczas urlopu lub choroby:

• dodanie nowego zastępstwa odbywa się przez kliknięcie zielonego przycisku ze znakiem plus. W nowym oknie w polu Od i Do należy wskazać czas trwania zastępstwa. Odpowiednie daty trzeba wybrać z wygodnego kalendarza. Następnie w polu Kto zastępuje należy wskazać osobę, która ma być zastępcą danego użytkownika. Można zacząć wpisywać jej nazwisko i kliknąć przycisk z symbolem lupy, a potem wybrać z listy właściwą pozycję. Całą operację należy zatwierdzić, klikając przycisk Zapisz;
• możliwe jest wskazanie kilku zastępców. Każdy z nich może mieć zdefiniowany inny czas trwania zastępstwa;
• zastępcę można usunąć z listy. Wystarczy zaznaczyć osobę na liście i kliknąć przycisk Usuń (ikona kosza). Działanie wymaga zatwierdzenia w oknie komunikatu, gdzie należy kliknąć przycisk USUŃ;
• pozycję na liście można poddać edycji. Wystarczy ją zaznaczyć i kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka). Okno edycji daje możliwość zmiany osoby lub czasu trwania zastępstwa;

6. Zakładka Pozostałe pozwala na zmiany innych ustawień systemu, które mogą być potrzebne w niektórych przypadkach:

• Data wprowadzania dokumentów – pozwala na ustawienie daty dodania dokumentów w systemie. Dzięki tej opcji możliwe jest np. wprowadzanie daty wcześniejszej niż bieżąca i uzupełnienie luk w dokumentacji. Data jest pamiętana wyłącznie na czas trwania sesji i po wylogowaniu jest domyślnie usuwana;
• Rok obrachunkowy – pozwala na ustawienie roku obrachunkowego. Dzięki tej opcji możliwe jest np. wprowadzenie dokumentów z domyślnie ustawionym innym rokiem obrachunkowym. Data jest pamiętana wyłącznie na czas trwania sesji i po wylogowaniu jest automatycznie usuwana.
• Ilość miejsc po przecinku – domyślnie system pokazuje dwa miejsca po przecinku. Jeżeli potrzebna jest zmiana tej wartości (np. zwiększenia liczby miejsc po przecinku), można to zrobić w tym polu. Ma to znaczenie zwłaszcza w kwestiach finansowych i przynosi efekty na fakturach sprzedaży. Zmiana ma charakter trwały i nie jest zależna od sesji;
• Hasło (CalDAV) – pozwala na ustawienie hasła do protokołu CalDAV, który jest wykorzystywany np. do synchronizacji kalendarza systemu Ready_^TM z innymi kalendarzami np. Google czy Apple;

7. W niektórych przypadkach system może prosić o wylogowanie się i ponowne zalogowanie, aby zmiany zostały wprowadzone do systemu i były widoczne.

Logowanie w aplikacji mobilnej

System Ready_^TM posiada swój mobilny odpowiednik, który można zainstalować na urządzeniach pracujących pod kontrolą systemu Android oraz Apple IOS. Aplikacje można znaleźć w sklepach z aplikacjami działającymi na wybranych platformach systemowych.

Aby podłączyć i aktywować aplikację mobilną, należy:

1. na urządzeniu mobilnym uruchomić sklep z aplikacjami, a następnie pobrać i zainstalować aplikację Ready_^TM;
2. w systemie Ready_^TM w oknie przeglądarki należy kliknąć przycisk Profil, a potem wybrać opcję Logowanie w aplikacji mobilnej;

• na ekranie monitora pojawi się okno z kodem, który będzie potrzebny do zalogowania się w aplikacji. Okna nie należy zamykać;
• po zainstalowaniu aplikacji mobilnej należy ją uruchomić. Na głównym ekranie należy kliknąć przycisk Logowanie z kodem. Uruchomiony zostanie aparat, za pomocą którego trzeba zeskanować kod widoczny na ekranie monitora;
• aplikacja mobilna zacznie łączyć się z systemem Ready_^TM i po chwili użytkownik zostanie zalogowany na swoim koncie;
• lista urządzeń mobilnych powiązanych z kontem użytkownika jest widoczna w Profilu w zakładce Urządzenia.

Szczegółowy opis możliwości aplikacji mobilnej dostępny jest w oddzielnym artykule.

Wylogowywanie z systemu Ready_^TM

Użytkownik systemu Ready_^TM musi pamiętać o tym, że dla własnego bezpieczeństwa, kończąc pracę w systemie lub na chwilę odchodząc od komputera, powinien się bezwzględnie wylogować ze swojego konta. W tym celu należy kliknąć przycisk Profil na belce nawigacyjnej i wybrać opcję WYLOGUJ.