Dodatkowe możliwości

Moduł Produkty posiada szereg dodatkowych możliwości, które szerzej opisano na kolejnych kartach sekcji pomocy. Wśród dostępnych możliwości znaleźć można:

• wsparcie dla obsługi walut;
• kreator importu bazy produktów;
• grupy produktowe;
• statusy produktów;
• zbiorcze ustawianie cech;
• eksport do pliku XLS,
• arkusz inwentaryzacyjny;

Waluty

Waluty zdefiniowane w słowniku walut wyświetlane są między innymi na liście Waluta podczas dodawania nowego produktu. Panel zarządzania walutami jest dostępny na dwa sposoby:

• po kliknięciu ikony Waluty na pasku narzędzi w oknie głównym modułu Produkty;
• z poziomu Ustawienia aplikacji, zakładka PŁATNOŚCI/SŁOWNIKI po kliknięciu przycisku OTWÓRZ przy opcji Waluty.

Kwestie związane z ustawieniem walut zostały szerzej opisane w oddzielnym artykule.

Import bazy produktów

Moduł Produkty pozwala na hurtowe wprowadzenie większej liczby produktów. Rozwiązanie to jest przydatne w sytuacji, kiedy baza produktów znajduje się na przykład w arkuszu kalkulacyjnym i zaistnieje potrzeba zaimportowania jej do systemu Ready_^TM.

Import jest możliwy z pliku CSV, który można stworzyć w każdym arkuszu kalkulacyjnym. Widok przykładowego arkusza znajduje się poniżej. Pierwszy wiersz zawiera nagłówki, każdy kolejny to jeden produkt. W kolejnych kolumnach znajduje się nazwa, kod, cena netto, stawka VAT, waluta, jednostka i grupa.

Pełen wykaz danych, które może zawierać arkusz znajduje się poniżej:

• Symbol;
• Nazwa;
• Opis;
• Jednostka miary;
• Ilość;
• Ilość min.;
• Cena netto;
• Stawka VAT;
• Koszt zakupu;
• Marża;
• Waluta;
• ID grupy produktów;
• Symbol grupy produktów;
• ID dostawcy (contid);
• Inne własne cechy.

Wartości wpisane w kolumnach mapowanych na pola: jednostki, stawka VAT, waluta, grupa i tak dalej, muszą pokrywać się z wartościami słownikowymi w systemie! W przeciwnym wypadku produkt zostanie zaimportowany z wartościami domyślnymi zastępującymi brakujące lub nieistniejące w systemie wartości. W przypadku grup nie ma znaczenia poziom zagłębienia – wystarczy podać nazwę lub symbol podgrupy bez podawania nazwy grupy nadrzędnej.

Importowane mogą być także dane do pól typu input i select w zakładce Cechy. Nazwy tych pól znajdują się na dole listy w sekcji Powiązania i są zgodne ze zdefiniowanymi cechami.

Aby zaimportować arkusz z produktami, należy:

1. przygotować plik CSV zgodny z wytycznymi powyżej;
2. włączyć moduł Produkty;
3. kliknąć Akcje i wybrać Importuj produkty;

4. w nowym oknie:
   • Plik – kliknąć przycisk z trzema kropkami, w nowym oknie odszukać i wskazać plik CSV, kliknąć Otwórz;
   • Separator kolumn – ustawić separator rozdzielający poszczególne dane w pliku CSV, zwykle jest to średnik, ale warto się upewnić;
   • Separator tekstu – ustawić separator ograniczający dane tekstowe, zwykle jest to podwójny cudzysłów, ale warto się upewnić;
   • Kodowanie – ustawić stronę kodową dla polskich znaków użytych w pliku CSV;
   • kliknąć Dalej;

5. następny krok wymaga powiązania danych z pliku CSV z polami w bazie. W sekcji Podgląd importowanego pliku należy złapać nagłówek, przeciągnąć do go sekcji Powiązania i upuścić w kolumnie Powiązania przy odpowiednim polu. W ten sposób należy powiązać wszystkie dane;

6. w sekcji parametry:
   • Zacznij od wiersza – ustawić numer wiersza, od którego zaczynają się dane. Jeżeli arkusz zawiera nagłówki, to zapewne należy ustawić wartość 2;
   • Domyślny typ – jeżeli dla danego produktu nie zostanie zapisany typ, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślna grupa – jeżeli dla danego produktu nie zostanie określona grupa produktowa, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślna j.m. – jeżeli dla danego produktu nie zostanie określona jednostka miary, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślny VAT – jeżeli dla danego produktu nie zostanie zdefiniowany VAT, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
   • Domyślna waluta – jeżeli dla danego produktu nie zostanie określona waluta, to domyślnie przypisana zostanie wartość ustawiona w tym polu;
7. kliknąć Importuj, po chwili na ekranie pojawi się okno z podsumowaniem całej operacji. Raport zawiera informacje na temat całkowitej liczby wierszy, dodanych produktów oraz ewentualnych błędów;

8. kliknąć Zamknij. Nowe produkty pojawią się w oknie modułu.

Grypy produktowe

Użytkownik modułu Produkty w celu ułatwienia sobie pracy i wygodniejszego zarządzania produktami może skorzystać z grup produktowych. Rozwiązanie to pozwala na dodatkową kategoryzację, która poprawia porządek w katalogu produktów.

Aby dodać nową grupę produktową, należy:

1. kliknąć Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
2. w zakładce SYSTEMOWE przejść do sekcji BUSINESS i kliknąć przycisk OTWÓRZ przy opcji Grupy produktów;

3. w nowym oknie kliknąć Nowa i w kolejnym oknie uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Element nadrzędny – pozwala ustawić grupę nadrzędną. Wybór wymaga wskazania pozycji na liście;
   • Nazwa – nazwa grupy;
   • J. m. – należy określić domyślną jednostkę miary dla danej grupy produktowej;
   • Priorytet – pozwala określić priorytet grupy, im niższa wartość, tym wyższy priorytet;
   • Symbol – wprowadzić symbol produktu;

4. kliknąć ZAPISZ. Nowa grupa pojawi się na liście.

Aby usunąć istniejącą grupę produktową, należy:

1. włączyć narzędzie zarządzania grupami;
2. zaznaczyć grupę na liście i kliknąć Usuń;

3. w oknie komunikatu kliknąć TAK, aby potwierdzić zamiar usunięcia grupy.

Aby edytować istniejącą grupę produktową, należy:

1. włączyć narzędzie zarządzania grupami;
2. zaznaczyć grupę na liście i kliknąć Edycja;

3. w nowym oknie możliwa jest zmiana tych samych ustawień, które były omawiane podczas opisu tworzenia nowej grupy;
4. dodatkowa opcja UPRAWNIENI pozwala na przypisanie grupy do konkretnych pracowników.

Produkty można dodać do grupy pojedynczo lub hurtem.

Aby hurtem przypisać kilka produktów do grupy, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. na liście zaznaczyć kilka pozycji – wcisnąć i przytrzymać Ctrl, a następnie zaznaczać kolejne produkty;
3. kliknąć prawym przyciskiem zaznaczone pozycje i z menu podręcznego wybrać Ustaw grupę;

4. w nowym oknie w polu Grupa wybrać odpowiednią grupę z listy i kliknąć USTAW. Kliknąć TAK, aby potwierdzić zamiar wprowadzenia zmiany. Grupy zostaną ustawione dla produktów.

Aby ustawić grupę dla pojedynczego produktu, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. odszukać produkt na liście i poddać go edycji;
3. w nowym oknie w polu Grupa wybrać z listy odpowiednią grupę;

4. kliknąć Zapisz.

Jeżeli zajdzie potrzeba usunięcia produktu z grupy, użytkownik ma dwie możliwości:

• ustawić inną grupę i w ten sposób nadpisać poprzednie ustawienia;
• poddać edycji produkt i w polu Grupa obok ustawionej grupy kliknąć krzyżyk.

Status produktów

Moduł Produkty przewiduje sytuację, że dany produkt chwilowo może być niedostępny, mimo że posiada on dodatni stan magazynowy. W takim wypadku użytkownik może zmienić status produktu na Nieaktywny.

Aby hurtem ustawić status produktów, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. na liście zaznaczyć kilka pozycji – wcisnąć i przytrzymać Ctrl, a następnie klikać kolejne produkty;
3. kliknąć prawym przyciskiem zaznaczone pozycje i z menu podręcznego wybrać Ustaw status;

4. w nowym oknie w polu Status wybrać odpowiednio Aktywny lub Nieaktywny w zależności potrzeb. Kliknąć Ustaw status, a potem TAK, by potwierdzić operację;

5. nowy status zostanie ustawiony, a produkty na liście zostaną lekko wyszarzone. Dodatkowo za pomocą filtrów będzie można je ukryć lub wyświetlić.

Aby zmienić status dla pojedynczego produktu, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. odszukać produkt na liście i poddać go edycji;
3. w nowym oknie w polu Status wybrać z listy odpowiednią wartość;

4. kliknąć Zapisz.

Zbiorcze ustawianie cech

Użytkownik modułu Produkty ma możliwość wygodnego hurtowego ustawiania ceny dla wybranych produktów. Należy przypomnieć, że cechy definiuje użytkownik i są to dodatkowe pola, które pozwalają lepiej personalizować karty danego produktu.

Aby ustawić zbiorczo cechy, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. na liście zaznaczyć kilka pozycji – wcisnąć i przytrzymać Ctrl, a następnie klikać kolejne produkty;
3. kliknąć przycisk Akcje, a potem Ustaw cechy zbiorczo;

4. w nowym oknie należy uzupełnić zdefiniowane cechy zaznaczyć opcję zmień cechę i kliknąć Zapisz.

Należy tutaj podkreślić, że cechy są kwestią indywidualną każdej organizacji. Oznacza to, że okno zmian cechy może wyglądać odmiennie w zależności od sytuacji.

Export do pliku XLS

Moduł Produkty pozwala na wyeksportowanie bazy produktów do pliku w formacie XLS (arkusz kalkulacyjny Excel). Rozwiązanie to przydaje się na przykład do utworzenia szybkiej kopii bazy produktów lub do innych analiz, które wykonujemy poza systemem Ready_^TM.

Aby wyeksportować produkty do pliku XLS, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. kliknąć przycisk Akcje i wybrać opcję Eksportuj do XLS;

3. po chwili na dysk komputera zostanie pobrany plik XLS, który można poddać edycji w arkuszu Excel.

Arkusz inwentaryzacyjny

Arkusz inwentaryzacyjny jest dokumentem, który zawiera informacje o stanie wybranego magazynu w danym dniu. Warto w tym miejscu wskazać, że po utworzeniu arkusz inwentaryzacyjny pojawi się w module Dokumenty i będzie mógł zostać poddany takim samym działaniom jak inne dokumenty zapisane w tym miejscu.

Aby utworzyć arkusz inwentaryzacyjny w module Produkty, należy:

1. włączyć moduł Produkty;
2. kliknąć przycisk Akcje i z menu wybrać Utwórz arkusz inwentaryzacyjny;

3. w nowym oknie uzupełnić pola według opisu:
   • Data – wskazać datę, jeżeli jest to konieczne. Domyślnie pole jest uzupełnione o aktualną datę;
   • Magazyn – wpisać nazwę magazynu i kliknąć lupę, a następnie z listy wybrać odpowiedni magazyn. Można również zacząć od przycisku lupy i z pełnej listy wybrać odpowiedni magazyn;
   • Opis – dodać opisy arkusza;

4. w sekcji Załącznik można dodać (klikając przycisk Dodaj, wskazując plik na dysku i klikając Otwórz) skan papierowego arkusza inwentaryzacyjnego. Rozwiązanie to może być przydatne, jeżeli inwentaryzacja odbyła się w sposób analogowy;
5. po kliknięciu przycisku Zapisz zostają wyświetlone dodatkowe zakładki. Z punktu widzenia arkusza inwentaryzacyjnego istotna jest zakładka Pozycje, w której – pojedynczo lub grupowo – dodaje się pozycje do listy stanów magazynowych;
6. w celu dodania pojedynczej pozycji:
   • kliknąć przycisk Dodaj (zielony plus);
   • w polu Produkt wpisać fragment nazwy, kliknąć lupę i z listy wybrać konkretny produkt;
   • uzupełnić wartość w polu Ilość wg spisu;
   • pozostałe pola wypełnią się automatycznie;
   • kliknąć ZAPISZ;

7. w celu dodania zbiorczo wielu pozycji:
   • kliknąć Dodaj zbiorczo (zielony ptaszek na pasku narzędziowym);
   • w nowym oknie w kolumnie Ilość wprowadzić stan ze spisu. Wystarczy kliknąć pole i wprowadzić odpowiednią wartość;
   • czynności powtórzyć dla wszystkich produktów, które mają być ujęte w arkuszu;
   • w celu ułatwienia zarządzania produktami można skorzystać z wyszukiwarki oraz filtrów;
   • produkty, dla których wprowadzone zostaną wartości, automatycznie trafią do arkusza;
   • kliknąć ZAMKNIJ;

8. kliknąć Zapisz, aby zachować zmiany w dokumencie.

Jeśli jakiś produkt znajduje się w magazynie, ale nie ma go na liście, można dodać go do bazy po kliknięciu przycisku Nowy w prawym dolnym rogu okna.

Elementy na liście pozycji można edytować po ich zaznaczeniu i kliknięciu Zmień (symbol ołówka). Formularz dokumentu jest taki sam, jak przy tworzeniu arkusza.

Aby usunąć pozycje (z listy, nie z systemu!), należy zaznaczyć je na liście, przytrzymując klawisz Ctrl, i kliknąć przycisk Usuń (symbol kosza na śmieci). Chęć wykonania operacji należy potwierdzić, klikając Tak w wyświetlonym oknie.

Gotowy arkusz pojawi się w module Dokumenty i może zostać poddany takim samym działaniom, jak w inne dokumenty zapisane w tym module. Więcej informacji na temat możliwości modułu Dokumenty znajduje się w oddzielnym artykule.