CUSTOM

Definicje dokumentów

Opcja została opisana w oddzielnym artykule.

Procedury

Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Obieg dokumentów w systemie powinien być zdefiniowany w taki sposób, by możliwie jak najlepiej współgrał z potrzebami organizacji. Administrator systemu ma możliwość korekty istniejących ścieżek obiegu.

Za zarządzanie procedurami procesów workflow odpowiada opcja Procedury, która dostępna jest w Ustawieniach aplikacji w zakładce SYSTEMOWE w sekcji BUSINESS. Po kliknięciu przycisku OTWÓRZ pojawi się narzędzie zarządzania procedurami workflow.

Procedury workflow oparte są o notację BPMN i uwzględniają wszystkie najważniejsze elementy tej notacji. Składają się na nią:

  1. Początek obiegu;
  2. Decyzje (diament powodujący wyświetlenie decyzji dla użytkownika);
  3. Etapy użytkownika (Czynności – bloczki);
  4. Etapy systemowe (Czynności – bloczki);
  5. Akcje;
  6. Własności;
  7. Przypisania;
  8. Dane wejściowe;
  9. Koniec;
  10. Złączenia (JOIN – w przypadku wymagania spełnienia poprzednich etapów);
  11. Przejścia (strzałki);
  12. Warunki (diament dokonujący ewaluacji warunków SQL);
  13. Pętle multi-instance z podprocesami (etapy ze znakiem +);
  14. Definiowanie czasu na realizację etapu, powiadomienia o opóźnieniach.

W elemencie typu Etap można wyróżnić:

  • Akcje (możliwość wykonywania akcji na początku bądź na końcu danego etapu);
  • Dane wejściowe (możliwość pobrania od użytkownika danych różnego typu: znakowe, liczbowe, listy pracowników, listy wyboru pobierane ze słowników kwerendami SQL i tak dalej);
  • Właściwości (definiowalne zmienne);
  • Przypisania (możliwość operowania na zmiennych).

Konfiguracja procedur pozwala tworzyć mapy procesów odnoszące się zarówno do dokumentów, spraw, spraw windykacyjnych, jak i do  kart RCP.

Aby utworzyć nową procedurę, należy:

  1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
  2. w nowym oknie przejść do zakładki SYSTEMOWE i odszukać sekcję CUSTOM;
  3. przy opcji Procedury kliknąć OTWÓRZ;
  1. kliknąć Nowa (zielony przycisk z symbolem plusa);
  2. uzupełnić pola według instrukcji:
    • Nazwa – wpisać nazwę procesu biznesowego, który podlega konfiguracji;
    • Typ procedury – z listy należy wybrać obiekt, dla którego ma być użyta procedura, na przykład dokument, sprawa;
    • Lp. – wartość wypełniona automatycznie, nie wymaga ingerencji;
    • Właściciel procesu – z listy należy wybrać dział, który będzie właścicielem nowego procesu;
    • Możliwa do użycia jako podproces – zaznaczyć, jeśli proces ma być wykorzystany jako podproces w innej procedurze;
    • Zezwalaj na dokonywanie zmian w powiązanym obiekcie – zaznaczyć, jeśli zezwala się na modyfikację obiektu, dla którego aktywna jest procedura;
    • Nadaj uprawnienia osobom wykonującym zadanie – zaznaczyć, jeśli wymagane jest, aby procedura nadawała uprawnienia do powiązanego obiektu na stałe, a nie tylko na czas trwania etapu;
    • Czy procedura jest aktywna – określić, czy procedura ma być widoczna na liście Procedura na obiekcie;
  1. kliknąć OK. Nowa procedura pojawi się na liście.

Po tym jak procedura zostanie utworzona, należy ją dwukrotnie kliknąć (lub zaznaczyć i kliknąć przycisk Edycja). Otwarty zostanie graficzny edytor, w którym należy zbudować schemat działania procedury.

W celu dodania elementu na obszar roboczy należy go kliknąć na pasku narzędzi nad edytorem, po czym kliknąć miejsce w obszarze roboczym, w którym element ma się pojawić. Po pojedynczym kliknięciu elementu można zmieniać jego wielkość, przesuwać lub usuwać (wciskając klawisz Delete). Po dwukrotnym kliknięciu elementu uruchomiony zostanie edytor definicji elementu.

Do dyspozycji są następujące rodzaje bloczków:

  • Start;
  • Koniec;
  • Czynność/Zadanie;
  • Decyzja;
  • Warunek;
  • Złączenie.

Bloczki można łączyć za pomocą strzałki, która wskazuje kierunek przebiegu procesu. Proces należy rozpocząć od ustawienia bloczku typu Start (w procesie może istnieć tylko jeden taki bloczek). Proces może być rozgałęziony, wskutek czego może posiadać wiele bloczków typu Koniec.

Więcej informacji na temat tworzenia procedur znajduje się w dokumentacji adresowanej dla deweloperów, która dostępna jest w tym miejscu.

Cechy

Administrator systemu ma możliwość zdefiniowania dodatkowych pól w systemie w ramach następujących kwestii: Sprawy, Zdarzenia, Użytkownicy, Klienci oraz Osoby kontaktowe. Pola nazywane są cechami, a zarządzanie nimi jest możliwe z poziomu opcji Cechy, która dostępna jest w Ustawieniach aplikacji w zakładce SYSTEMOWE w sekcji CUSTOM. W ramach tej opcji dostępne są następujące przyciski: SPRAWY, ZDARZENIA, UŻYTKOWNICY, KLIENCI, OSOBY KONTAKTOWE. Niezależnie od wybranego przycisku sam proces definiowania nowej cechy przebiega tak samo i dlatego został opisany wspólnie.

Tworzenie cech jest identyczne w każdym z przypadków i dlatego został on opisany wspólnie.

Aby utworzyć nową cechę, należy:

  1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
  2. w nowym oknie przejść do zakładki SYSTEMOWE i odszukać sekcję CUSTOM;
  3. przy opcji Cechy kliknąć jeden z przycisków: SPRAWY, ZDARZENIA, UŻYTKOWNICY, KLIENCI, OSOBY KONTAKTOWE;
  4. kliknąć Nowa;
  1. w kolejnym nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
    • Nazwa – nazwa pola, które pojawi się w zakładce Cechy;
    • Typ pola – z listy należy wybrać odpowiedni typ pola. Do wyboru są między innymi: pola tekstowe, pola wyboru, adresy z książki adresowej i wiele innych. Należy wskazać takie pole, które będzie najodpowiedniejsze dla danej cechy;
    • Priorytet – wpisać wartość liczbą, na przykład 1;
    • Symbol – pole nie jest obowiązkowe, można podać symbol pola;
    • Alias – pole nie jest obowiązkowe, można podać alias nazwy pola;
    • Podpowiedź – pole nie jest obowiązkowe, pozwala na dodanie podpowiedzi, która wyświetli się w formie chmurki po najechaniu na pole;
    • Grupa – pozwala na przypisanie danej cechy do jednej z grup, na przykład: kadrowe, marketing, płatności i tak dalej;
    • Wymagana – włączenie tej opcji spowoduje, że dane pole będzie obowiązkowe do wypełnienia;
    • Wyłącz z filtrowania – włączenie tej opcji spowoduje, że dana cecha nie będzie brana pod uwagę w mechanizmach filtrowania;
  1. kliknąć DODAJ CECHĘ. Nowa pozycja pojawi się na liście w głównym oknie zarządzania cechami. Co więcej, wygląd okna widocznego powyżej ulegnie zmianie i pojawi się dodatkowa zakładka Uprawnienia do pola. W tym miejscu można wskazać osoby, które będą widzieć dane pole. Wystarczy kliknąć osobę w lewej kolumnie, potem strzałkę na środku i osoba zostanie przeniesiona do prawej kolumny. Na koniec kliknąć OK.

Cechy widoczne na liście można poddać edycji. Zakres możliwych zmian odpowiada temu, co opisano przy okazji zakładania nowej cechy. W celu edycji cechy należy dwukrotnie kliknąć jej nazwę. Można również zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edycja. Aby usunąć cechę, należy zaznaczyć ją na liście, a potem kliknąć Usuń. Dodatkowo za pomocą przycisków Przesuń w górę oraz Przesuń w dół można zmienić kolejność cech na liście.

Na rysunku poniżej widać przykład widoku zakładki Cechy dla sprawy.

Grupy cech

System Ready_TM daje możliwość dodatkowego podziału zdefiniowanych cech na grupy. Dzięki temu zarządzanie cechami jest znacznie wygodniejsze i sprawniejsze. Grupy są wykorzystywane podczas tworzenia konkretnych cech.

Zarządzanie grupami cech jest możliwe z poziomu opcji Grupy cech, która dostępna jest w Ustawieniach aplikacji w zakładce SYSTEMOWE w sekcji CUSTOM. Po kliknięciu przycisku OTWÓRZ pojawi się wygodny panel, który pozwala na tworzenie nowych oraz edycję lub usuwanie istniejących grup.

Aby utworzyć nową grupę cech, należy:

  1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
  2. w nowym oknie przejść do zakładki SYSTEMOWE i odszukać sekcję CUSTOM;
  3. przy opcji Cechy kliknąć OTWÓRZ;
  4. kliknąć Nowa i uzupełnić pola według opisu:
    • Nazwa – wprowadzić nazwę grupy;
    • Pokazuj w – z listy wybrać miejsce, gdzie dana cecha będzie się pokazywać;
    • Priorytet – wprowadzić liczbowy priorytet;
    • Domyślnie otwarta – zaznaczyć, jeżeli grupa cech ma być domyślnie otwarta;
    • kliknąć ZAPISZ;
  1. nowa grupa pojawi na liście w głównym oknie.

Grupy widoczne na liście można poddać edycji. Zakres możliwych zmian odpowiada temu, co opisano przy okazji zakładania nowej grupy. W celu edycji grupy należy dwukrotnie kliknąć jej nazwę. Można również zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edycja. Aby usunąć grupę, należy zaznaczyć ją na liście, a potem kliknąć Usuń. Dodatkowo za pomocą przycisków Przesuń w górę oraz Przesuń w dół można zmienić kolejność grup na liście.

Statusy

Ustawienie dostępne tylko w Symfonia eDokumenty Ready.

Użytkownik podczas pracy może nadawać statusy. Do tego celu wykorzystywany jest systemowy słownik statusów, który zawiera definicje statusów dla różnych aktywności w ramach systemu Ready_TM. Administrator systemu może dodać nowe statusy lub zmienić/usunąć te, które tego wymagają.

Zarządzanie statusami jest możliwe z poziomu opcji Statusy, która dostępna jest w Ustawieniach aplikacji w zakładce SYSTEMOWE w sekcji CUSTOM. Po kliknięciu przycisku OTWÓRZ pojawi się wygodny panel, który pozwala na tworzenie nowych oraz edycję lub usuwanie istniejących statusów. 

Aby utworzyć nowy status, należy:

  1. kliknąć przycisk Aplikacje, a potem Ustawienia aplikacji;
  2. w nowym oknie przejść do zakładki SYSTEMOWE i odszukać sekcję CUSTOM;
  3. przy opcji Statusy kliknąć OTWÓRZ;
  4. kliknąć Nowy i uzupełnić pola według opisu:
    • Opis – opis statusu, który ma zostać utworzony;
    • Klasa – z listy wybrać element, którego ma dotyczyć dany status. Dostępne ustawienia to: Sprawa, Dokument, Urządzenie, Kampania, Rejestry, Karta RCP, Element listy zapotrzebowania, Element listy zamówienia obcego, Element listy zamówienia własnego, Zdarzenie;
    • Podtyp – wskazać podtyp, jeżeli jest to wymagane;
    • Typ statusy – wybrać jedno z ustawień: FINAL – końcowy, INITIAL – początkowy, TEMPORARY – przejściowy, ACCEPTED – zaakceptowany oraz CANCELLED – anulowany,
    • Kod statusu – wprowadzić wartość będącą liczbą całkowitą. Jeżeli liczba jest już wykorzystana, to podczas zapisu pojawi się odpowiedni komunikat i trzeba wprowadzić inną wartość;Kolor – kliknąć pole i wybrać kolor, który będzie wykorzystywany do dodatkowego wizualnego wyróżnienia statusu;
    • ukryty – zaznaczyć, jeżeli status ma zostać ukryty;
  1. kliknąć ZAPISZ. Status pojawi się na liście w sekcji, która dotyczy danej klasy, na przykład. Klient.

Od tej chwili w danym module nowy status będzie mógł zostać wykorzystany do oznaczania elementów, na których prowadzone są działania.

Statusy widoczne na liście można poddać edycji. Zakres możliwych zmian odpowiada temu, co opisano przy okazji zakładania nowego statusu. W celu edycji statusu należy dwukrotnie kliknąć jej nazwę. Można również zaznaczyć pozycję na liście i kliknąć Edycja. Aby usunąć grupę, należy zaznaczyć ją na liście, a potem kliknąć Usuń.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na kilka kwestii:

  • Kod statusu – wartość liczbowa w ramach danej klasy nie może się powtarzać;
  • Kolor – w ramach danej klasy warto używać kolorów, które będą wyraźnie od siebie się różnić. Dodatkowo warto spójnie stosować oznaczenia kolorystyczne w ramach różnych klas, co pozwoli na poprawę komfortu pracy i pozwoli uniknąć błędów.
  •  definiowanie nadmiarowej liczby statusów jest niewskazane. Należy tworzyć wyłącznie te statusy, które faktycznie są wykorzystywane i potrzebne. Nadmiar niepotrzebnych statusów tylko komplikuje procesy.

Szablony znaków

Szablony znaków dokumentów opisano w oddzielnym artykule.

What are your Feelings
Top