Tworzenie i praca z czatami

• Zakładanie nowego czatu,
• Prowadzenie dyskusji,
• Załączniki,
• Powiadamiania,
• Dodatkowe funkcje czatu,
  • Tworzenie zadań,
  • Tworzenie spotkań,
  • Ustawianie przypomnień,
  • Dodawanie notatek,
• Archiwum czatów.

Kliknięcie ikony Czaty widocznej na lewym boku panelu Komunikatora wyświetli listę wszystkich czatów, które zostały wcześniej założone. Na liście widoczne będą pozycje zawierające imię i nazwisko osoby oraz datę ostatniej rozmowy.

Każda pozycja będzie odpowiadać czatowi z jedną osobą. Podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy pozycji na liście otworzy okno rozmowy.

W centralnej części okna widoczne będą wiadomości przesyłane pomiędzy użytkownikami. Po prawej stronie pojawią się chmurki z wiadomościami wpisanymi przez autora, natomiast na lewo widoczne będą odpowiedzi przesyłane przez drugą stronę.

Okno czatu zawiera informacje o tym, z kim prowadzona jest rozmowa, oraz datę i godzinę wysłania wiadomości. Starsze wpisy są automatycznie archiwizowane i można do nich dotrzeć, klikając opcję Pokaz archiwum.

Warto w tym miejscu podkreślić, że czaty zawsze odbywają się tylko z jedną osobą. Nie ma możliwości dołączenia do rozmowy innego użytkownika systemu Ready_^TM – do tego służą kanały. Dodatkowo należy pamiętać, że na czacie można rozmawiać wyłącznie z pracownikami firmy, którzy mają konto w systemie Ready_^TM.

Zakładanie nowego czatu

Aby założyć nowy czat, należy:

1. kliknąć przycisk Komunikator na górnym pasku systemu Ready_^TM;
2. w głównym oknie czatu kliknąć opcję Utwórz nowy czat;

3. wyświetlona zostanie lista pracowników. Przewijając listę lub wykorzystując wyszukiwarkę, w górnej części należy odszukać osobę, z którą ma być prowadzona rozmowa na czacie, a następnie dwukrotnie kliknąć odpowiednią pozycję na liście;

4. w tej chwili otwarte zostanie nowe okno czatu, w którym można prowadzić rozmowę. Po zakończeniu konwersacji można kliknąć przycisk z czerwonym krzyżykiem i zamknąć okno. Nowy czat będzie widoczny również na liście dostępnej po kliknięciu zakładki Czaty.

Prowadzenie dyskusji

Aby wysłać nową wiadomość, należy:

1. kliknąć pole tekstowe widoczne na dole okna czatu;
2. rozpocząć wpisywanie wiadomości;

3. nacisnąć Enter (lub niebieski przycisk ze strzałką), by wysłać wiadomość;
4. czerwony krzyżyk w prawym górnym rogu okna rozmowy pozwala na jego zamknięcie.

Użytkownik nie ma możliwości usunięcia czatu z listy widocznej w zakładce Czaty.

Informacja o nowej wiadomości pojawi się w lewym dolnym narożniku pulpitu. Kliknięcie okna powiadomienia spowoduje otwarcie właściwego okna czatu i podjęcie rozmowy.

Załączniki

W ramach prowadzonego czatu nie ma możliwości przesyłania załączników w typowej formie. Mówiąc prościej, nie da się dołączyć pliku z dysku komputera i przesłać do rozmówcy. Użytkownik może jednak dołączyć do czatu dokument, który istnieje już w systemie Ready_^TM.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przesłać linki do faktur, e-maili czy innych typów dokumentów, które są dostępne w ramach systemu Ready_^TM.

Aby dołączyć dokument do czatu, należy:

1. otworzyć okno czatu, w ramach którego ma zostać przesłany dokument istniejący w systemie Ready_^TM;
2. otworzyć moduł Dokumenty i odszukać plik, który ma zostać przesłany;
3. przeciągnąć dokument z modułu Dokumenty do okna czatu i upuścić w polu wpisywania wiadomości;

4. nacisnąć Enter, aby wysłać wiadomość z linkiem do dokumentu. W treści konwersacji pojawi się niebieski link, po kliknięciu którego otwarty zostanie dokument.

Jak widać na powyższym przykładzie przesyłany jest odnośnik do dokumentu zapisanego w systemie, a nie fizyczny plik. Takie rozwiązanie pozwala uniknąć ewentualnych problemów z zaginionymi dokumentami oraz znacznie poprawia bezpieczeństwo pracy.

Powiadamiania

Czat może zostać wykorzystany jako kanał powiadomień. Na przykład po utworzeniu dokumentu można o nim powiadomić określone osoby.

Aby powiadomić użytkownika o nowym dokumencie, należy:

1. odszukać i otworzyć dokument lub fakturę;
2. na pasku narzędziowym odszukać przycisk Powiadom i kliknąć go;

3. w nowym oknie uzupełnić pola według instrukcji:
   • Treść powiadomienia – miejsce na wpisanie treści powiadomienia;
   • Odbiorcy – Pracownicy – umożliwia wskazanie odbiorcy powiadomienia. Po kliknięciu pola należy zacząć wpisywać pierwsze litery nazwiska, a potem wskazać osobę na liście. Aby usunąć błędnie dodaną osobę, należy kliknąć krzyżyk przy dodanym nazwisku;
   • Odbiorcy – Grupy – umożliwia wskazanie grupy odbiorców powiadomienia. Po kliknięciu pola należy zacząć wpisywać pierwsze litery nazwy grupy, a potem wskazać ją na liście. Aby usunąć błędnie dodaną grupę, należy kliknąć krzyżyk przy dodanej nazwie;

3. kliknąć przycisk WYŚLIJ POWIADOMIENIE. Odbiorca powiadomienia na swoim pulpicie w lewym dolnym narożniku zobaczy stosowny komunikat. Kliknięcie okna powiadomienia otworzy okno czatu.

Dodatkowe funkcje czatu

Komunikator wbudowany w system Ready_^TM poza możliwością prowadzenia rozmowy pozwala również na szybkie i wygodne reagowanie na potrzeby, które pojawiają się podczas konwersacji. Uczestnicy czatu mają możliwość:

• tworzenia zadań;
• ustawiania spotkań;
• ustawiania przypomnień;
• tworzenia notatek.

Menu odpowiedzialne za tworzenie zadań, spotkań, przypomnień oraz notatek dostępne jest po kliknięciu prawym przyciskiem myszy treści prowadzonej rozmowy.

Tworzenie zadań

Aby utworzyć nowe zadanie, należy:

1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Zadanie;
2. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Temat – miejsce na nazwanie zadania; powinien być prosty i sugestywny;
   • Data – pozwala na ustawienie daty rozpoczęcia zadania. Po kliknięciu pola w kalendarzu należy wskazać odpowiednią datę;
   • Czas trwania – pozwala na określenie, ile czasu ma trwać zadanie. Wprowadzone wartości przybierają formę na przykład 1 d (jeden dzień) 2 h (dwie godziny) i tak dalej;
   • Data do – pozwala ustawić datę, do której zadanie ma zostać zakończone. Po kliknięciu pola odpowiednią wartość należy oznaczyć w kalendarzu;
   • Dla kogo – w tym miejscu można wskazać osobę, której dane zadanie będzie dotyczyć. Domyślnie wpisana jest tutaj osoba, która tworzy zadanie. W celu wskazania adresata zadania należy kliknąć pole, rozpocząć wpisywanie nazwiska i oznaczyć na liście właściwą osobę;
   • Opis – miejsce na szerszy opis przedmiotu zadania;
   • Sprawa – pole, które pozwala na powiązanie zadania z konkretną sprawą. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać sprawę na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową sprawę;
   • Klient – pole, które pozwala na powiązanie zadania z konkretnym klientem. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać klienta na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową kartotekę klienta;

3. przejrzeć i uzupełnić pozostałe zakładki według potrzeb. Więcej informacji na temat zadań znajduje się w oddzielnym artykule;
4. kliknąć przycisk DODAJ I ZAMKNIJ lub DODAJ.

Tworzenie spotkań

Aby utworzyć nowe spotkanie, należy:

1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Spotkanie;
2. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Temat – miejsce na nazwanie spotkania; powinien być prosty i sugestywny;
   • Data – pozwala na ustawienie daty rozpoczęcia spotkania. Po kliknięciu pola w kalendarzu należy wskazać odpowiednią datę;
   • Czas trwania – pozwala na określenie, ile czasu ma trwać spotkanie. Wprowadzone wartości przybierają formę na przykład 1 d (jeden dzień) 2 h (dwie godziny) i tak dalej;
   • Data do – pozwala ustawić datę, do której spotkanie ma zostać zakończone. Po kliknięciu pola odpowiednią wartość należy oznaczyć na kalendarzu;
   • Dla kogo – w tym miejscu można wskazać osoby, które mają uczestniczyć w spotkaniu. Domyślnie wpisana jest tutaj osoba, której dotyczy spotkanie. W celu wskazania osób należy kliknąć pole, rozpocząć wpisywanie nazwiska i oznaczyć na liście właściwe osoby;
   • Opis – miejsce na szerszy opis tematu spotkania;
   • Sprawa – pole, które pozwala na powiązanie spotkania z konkretną sprawą. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać sprawę na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową sprawę;
   • Klient – pole, które pozwala na powiązanie spotkania z konkretnym klientem. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać klienta na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową kartotekę klienta;

3. przejrzeć i uzupełnić pozostałe zakładki według potrzeb. Więcej informacji na temat spotkań znajduje się w oddzielnym artykule;
4. kliknąć przycisk DODAJ I ZAMKNIJ lub DODAJ.

Ustawianie przypomnień

Aby ustawić nowe przypomnienie, należy:

1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Przypomnienie;
2. w nowym oknie w zakładce Ogólne uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Treść – wprowadzić treść przypomnienia;
   • Użytkownik – pozwala wskazać osobę, której przypomnienie ma dotyczyć. Po kliknięciu pola można zacząć wpisywać nazwisko osoby, a potem wybrać ją z listy podpowiedzi;
   • Kiedy – pozwala na ustawienie daty wyświetlenia przypomnienia. Po kliknięciu pola w kalendarzu należy wskazać odpowiednią datę;
   • Sprawa – pole, które pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretną sprawą. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać sprawę na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową sprawę;
   • Klient – pole, które pozwala na powiązanie przypomnienia z konkretnym klientem. Należy kliknąć przycisk lupy i wskazać klienta na liście. Można również kliknąć przycisk z symbolem plusa i utworzyć nową kartotekę klienta;

3. kliknąć przycisk OK.

Dodawanie notatek

Aby dodać nową notatkę, należy:

1. w oknie prowadzonego czatu kliknąć prawym przyciskiem myszy treść rozmowy i z podręcznego menu wybrać opcję Notatka;
2. w nowym oknie zakładce Dokument uzupełnić pola zgodnie z instrukcją:
   • Temat – wprowadzić temat notatki;
   • Treść notatki – miejsce na wprowadzenie treści notatki. Tekst można poddać formatowaniu;
   • przejrzeć pozostałe zakładki, dodać ewentualne załączniki i uzupełnić pola według potrzeb. Więcej informacji na temat notatek znajduje się w oddzielnym artykule;

3. kliknąć przycisk Zapisz. Po zmianie wyglądu okna można przejrzeć dodatkowe ustawienia i zakładki.

Archiwum czatów

Czat posiada swoje archiwum, w którym zapisywane są wiadomości pojawiające się w danym miejscu. Dostęp do archiwum jest możliwy po tym, jak otwarty zostanie dany czat, a następnie kliknie się opcję Pokaż archiwum. Można również kliknąć opcję Archiwum, która jest widoczna w głównym oknie komunikatora po tym, jak zaznaczona zostanie zakładka Czaty.

Archiwum można przeszukiwać na kilka sposobów, wykorzystując do tego kryterium:

• daty – ustawienie daty pozwala zawęzić liczbę zapisanych wiadomości;
• tekstu – wprowadzenie konkretnego fragmentu tekstu daje możliwość odszukania go w całym archiwum;
• użytkownika – wybierając użytkownika, możliwe jest zawężenie widoku archiwum wyłącznie do konkretnej osoby.