W przypadku kiedy w systemie ma być obsługiwanych wiele firm, poszczególne firmy powinny być zdefiniowane w strukturze organizacyjnej jako „typ Organizacja” według poniższych zasad:
- z lewej strony należy kliknąć i zaznaczyć jednostkę główną, a następnie kliknąć przycisk Nowa jednostka pod zaznaczoną (przycisk z zielonym plusem);
- wypełnić pola według instrukcji:
- Nazwa – wpisać nazwę jednostki, zwykle jest to nazwa firmy (pole obowiązkowe);
- Typ – ustawić wartość Organizacja;
- Symbol – dla jednostki typu Organizacja to pole może pozostać puste;
- Nadrzędna – pole nie podlega edycji i zawiera nazwę jednostki nadrzędnej;
- Repozytorium – zaleca się wyłączenie tej opcji;
- Jednostka rozliczeniowa – należy zaznaczyć to pole;
- Dane jednostki – to pole pozwala na wskazanie danych teleadresowych firmy. Jeżeli dane są już zapisane w module Kontakty, należy wpisać nazwę, kliknąć ikonę lupy, a następnie z listy wybrać odpowiednią pozycję. W przypadku braku danych w systemie należy kliknąć znak plusa, w nowym oknie uzupełnić niezbędne pola i kliknąć DODAJ. Dzięki wypełnieniu tego pola system domyślnie będzie podpowiadał nadawcę/odbiorcę podczas rejestracji pism bądź nabywcę przy rejestracji faktur, w tym przy rozpoznawaniu przez OCR;
- Grupa – pozwala na stworzenie i powiązanie automatycznie napełnianej grupy użytkownikami należącymi do tej firmy. Ustawienie jest powiązane z opcją Reguła;
- Reguła – umożliwia określenie reguł przydziału pracowników do grupy wybranej w polu Grupa;
- Opis – umożliwia zamieszczenie dodatkowych informacji na temat tworzonej jednostki;
- po wypełnieniu niezbędnych pól należy kliknąć przycisk Zapisz. Nowa jednostka pojawi się na liście w panelu po lewej stronie.