Komórka w strukturze organizacyjnej odpowiada działowi, departamentowi, pionowi lub innemu poziomowi stosowanemu w nomenklaturze firmowej. To w ramach komórki tworzone są stanowiska, na których zatrudnia się konkretne osoby.
Aby utworzyć komórkę organizacyjną, należy:
- zaznaczyć z lewej strony element, pod którym ma powstać komórka, a następnie kliknąć przycisk Nowa jednostka pod zaznaczoną (zielony przycisk ze znakiem plusa);
- w głównej części okna w sekcji Ogólne wypełnić pola według instrukcji:
- Nazwa – wpisać nazwę komórki, np. Dział handlowy (pole obowiązkowe);
- Typ – ustawić wartość Komórka organizacyjna;
- Symbol – wpisać symbol komórki. Jest to niezbędne do generowania numeracji dla spraw;
- Nadrzędna – pole nie podlega edycji i zawiera nazwę jednostki nadrzędnej;
- Repozytorium – włączenie opcji W tej jednostce będzie można zakładać teczki daje możliwość tworzenia teczek, czyli kontenerów dla spraw i dokumentów w tej komórce organizacyjnej. Zalecane jest zaznaczenie tej opcji wyłącznie dla komórek organizacyjnych. Należy pamiętać o tym, że opcja wymaga uzupełnienia pola Symbol;
- Jednostka rozliczeniowa – dla jednostki typu Komórka organizacyjna opcja powinna pozostać wyłączona;
- Dane jednostki – dla komórki należy pozostawić puste pole;
- Grupa – ustawienie jest powiązane z opcją Reguła i pozwala wskazać grupę, która będzie powiązana z komórką organizacyjną w celu automatycznej synchronizacji i powiększeniu składu grupy o pracowników tej komórki. Grupy te mogą być wykorzystane przy udostępnianiu dokumentów, spraw i przydzielaniu uprawnień;
- Reguła – umożliwia określenie reguł automatycznego przydziału pracowników do grupy wybranej w polu Grupa;
- Opis – umożliwia zamieszczenie dodatkowych informacji na temat tworzonej jednostki;
- po wypełnieniu niezbędnych pól należy kliknąć przycisk Zapisz. Nowa jednostka pojawi się na liście w panelu po lewej stronie. Powinna znaleźć się bezpośrednio pod jednostką nadrzędną, którą wcześniej oznaczono.