Poczta

• Dodawanie pierwszego konta pocztowego
• Dodawanie kolejnych kont pocztowych
• Dodawanie konta pocztowego Gmail
• Usuwanie konta pocztowego
• Zarządzanie strukturą katalogów
  • Tworzenie nowych folderów
  • Usuwanie folderów oraz anulowanie subskrypcji
  • Zmiana priorytetu synchronizacji
• Kontrola spamu
• Reguły wiadomości
• Opcje zaawansowanie i narzędzia
• Archiwizacja wiadomości

Aby móc skorzystać z modułu Poczta, konieczne jest jego skonfigurowanie. Najważniejszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest ustawienie konta pocztowego. Poza tym użytkownik ma możliwość wprowadzenia szeregu innych zmian, które pozwolą dopasować sposób działania klienta poczty do własnych wymagań.

Dodawanie pierwszego konta pocztowego

Dodanie i konfiguracja konta pocztowego to jedna z najważniejszych rzeczy, jakie należy zrobić. Bez tego nie można korzystać modułu ani dopasować do własnych potrzeb reszty funkcji w nim oferowanych.

W module Poczta konfiguruje się (dodaje się) istniejące na innych serwerach konta pocztowe, które obsługują protokół IMAP. Większość współczesnych usług poczty elektronicznej oferuje taką możliwość.

Aby dodać konto pocztowe, należy:

1. włączyć moduł Poczta – przycisk Aplikacje na pasku narzędziowym, a potem opcja Poczta;
2. jeżeli nie ustawiono jeszcze żadnej skrzynki pocztowej, na ekranie pojawi się jej kreator;
   • Adres e-mail oraz Hasło – należy wpisać adres e-mail oraz hasło do konta, które ma zostać dodane w module Poczta;
   • Pobierz wiadomości nie starsze niż wybrana data – w polu można ustawić datę, do której moduł Poczta cofnie się w pobieraniu archiwalnych wiadomości przechowywanych na koncie;

3. kliknąć przycisk UTWÓRZ KONTO, system spróbuje automatycznie rozpoznać ustawienia serwerów pocztowych. Jeżeli wszystko się uda, poczta zacznie działać. W przypadku problemów pojawi się okno ustawień szczegółowych i konieczna będzie korekta ustawień;
4. zakładka Ogólne – nie ma bezpośredniego związku z działaniem poczty, ale zawiera szereg podstawowych ustawień, które opisano poniżej:
   • Nazwa – nazwa konta, które będzie widoczne na liście skrzynek pocztowych;
   • Imię i nazwisko – dane będą widoczne jako nadawca wiadomości;
   • Adres e-mail – adres konta, które jest właśnie ustawiane;
   • Zwrotny adres e-mail – adres, na który ma trafić odpowiedź. Pole może zostać puste i wtedy odpowiedzi domyślnie trafią na adres podany w polu Adres e-mail. Można podać inny adres niż ten, z którego wysłano wiadomość, dzięki temu odpowiedzi będą trafiały na inne konto pocztowe;
   • Szablon i stopka – na tym etapie warto wybrać opcję default. Jeżeli specyfika pracy wymaga określonych typów wiadomości, można stworzyć własne szablony i ustawić w tym miejscu. Więcej informacji na temat szablonów znajduje się w oddzielnym artykule;
   • Stopka wiadomości – domyślny podpis dodawany do każdej wiadomości e-mail;
   • Konto synchronizowane – włączenie tej opcji spowoduje, że skrzynka będzie brana pod uwagę podczas pobierania wiadomości z serwera;
   • Konto prywatne – ustawia konto jako prywatne. Adres nie będzie wyświetlany jako podpowiedź podczas wpisywania adresu odbiorcy przez innych użytkowników;
   • Powiadamiaj o nowych wiadomościach – włączenie tej opcji spowoduje, że na pasku powiadomień systemu Windows będą się pojawiać powiadomienia o nowej poczcie. Działanie tej opcji wymaga instalacji i konfiguracji specjalnego dodatku eDokumentyNotifier opisanego w oddzielnym artykule;

5. zakładka Serwery to kluczowa zakładka, która odpowiada za działanie (lub nie) konfigurowanego konta. W przypadku serwera poczty przychodzącej zawsze należy korzystać z protokołu IMAP. Natomiast dla poczty wychodzącej należy ustawić SMTP. Pozostałe pola należy wypełnić danymi, które udostępnia dostawca konta pocztowego. Bardzo ważne jest to, aby poprawnie wpisać nazwy serwerów, porty, login i hasło;

6. zakładka Foldery specjalne wymaga kliknięcia przycisku Ustaw domyślne. System dokona analiz i po chwili pola nad przyciskiem zostaną automatycznie wypełnione. Jeżeli w tym momencie pojawi się komunikat błędu, to należy wrócić do poprzedniego podpunktu (zakładka Serwery) i sprawdzić wszystkie ustawienia;

7. następnie należy kliknąć przycisk OK. Konto zostanie zapisane i pojawi się na liście w nowym oknie, które można zamknąć, klikając krzyżyk widoczny w prawnym górnym rogu.

Dodawanie kolejnych kont pocztowych

Moduł Poczta pozwala na zdefiniowanie kilku kont pocztowych. Dzięki temu z jednego konta pracowniczego można obsługiwać kilka różnych skrzynek, na przykład imienne konto pracownika oraz ogólne konto firmowe.

Aby dodać kolejne konto pocztowe, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Skrzynki, a następnie Konfiguracja;

3. w nowym oknie kliknąć przycisk Dodaj (zielony plus);

4. na ekranie monitora pojawi się okno kreatora konfiguracji konta pocztowego. Jest to dokładnie ten sam kreator, który opisano przy okazji zakładania pierwszego konta pocztowego. Sam proces konfiguracji wygląda dokładnie tak samo, jak za pierwszym razem;

5. nowe konto pojawi się na liście jako kolejna pozycja.

Dodawanie konta pocztowego Gmail

Odpowiednie zabezpieczenie poczty jest podstawową częścią korzystania z usługi poczty elektronicznej. Ready_^TM wspierając najnowsze zabezpieczenia, jest w stanie poprawnie łączyć się z pocztą posiadającą podwójne zabezpieczenie. W dalszej części pokazano, w jaki sposób podłączyć konto Gmail oferowane przez firmę Google.

Aby dodać konto Gmail, należy:

1. przejść do Zarządzania Kontem Google, korzystając z https://myaccount.google.com;
2. kliknąć opcję Bezpieczeństwo, a potem Hasła do aplikacji;

3. konieczne będzie ponowne zalogowanie się na koncie Google. Po wykonaniu tej operacji w przeglądarce pojawi się nowa strona z listą wcześniej wygenerowanych haseł. Należy kliknąć pole oznaczone strzałką;

4. wybrać opcję Inna opcja (własna nazwa);

5. w oznaczonym polu wprowadzić nazwę, która pozwoli jasno określić przeznaczenie hasła, na przykład Ready, i kliknąć przycisk Wygeneruj;

6. na kolejnej stronie pojawi się dedykowane hasło, które należy zaznaczyć i skopiować do schowka (lub zapisać na kartce), a następnie kliknąć przycisk GOTOWE;

7. na liście wygenerowanych haseł pojawi się nowa pozycja. Jeżeli hasło przestanie być potrzebne, należy je skasować, klikając ikonę kosza;

8. w tej chwili należy rozpocząć konfigurację konta pocztowego w systemie Ready_^TM i module Poczta. Tutaj należy zastosować się do procedury opisanej w tym artykule. W podpunkcie 5. w polu Hasło należy podać hasło wygenerowane na stronie Google;

9. wykonać pozostałe kroki związane z konfiguracją poczty opisane we wspomnianym wcześniej artykule.

Usuwanie konta pocztowego

Aby usunąć niepotrzebne konto pocztowe, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Skrzynki, a następnie Konfiguracja;

3. w nowym oknie zaznaczyć konto, które ma zostać skasowane, a następnie kliknąć przycisk Usuń. Chęć usunięcia konta wymaga potwierdzenia w oddzielnym oknie;

4. wraz z usuniętym kontem skasowana zostanie również cała poczta, która została z niego pobrana do modułu Poczta.

Zarządzanie strukturą katalogów

Podczas codziennej pracy z klientem poczty rzeczą normalną jest to, że użytkownik zakłada dodatkowe foldery i trzyma w nich wiadomości e-mail. System Ready_^TM także umożliwia zakładanie własnych folderów i wykorzystanie ich do optymalizacji pracy w module Poczta. Moduł ten pozwala również na usunięcie zbędnych folderów oraz wyłączenie ich subskrypcji.

Tworzenie nowych folderów

Użytkownik może utworzyć trzy rodzaje nowych folderów:

• Na serwerze pocztowym – folder będzie zapisany na serwerze pocztowym. Podłączenie danej skrzynki w dowolnym kliencie poczty będzie zawierać zawsze aktualną listę folderów;
• Lokalny – folder powstanie w ramach konkretnej skrzynki ustawionej w module Poczta na koncie użytkownika. Podłączenie takiej skrzynki w innym kliencie poczty nie będzie uwzględniać folderów lokalnych;
• Wyszukiwania – tworzy folder, z którym powiązany jest trwały filtr. Na przykład, jeżeli utworzony zostanie folder wyszukiwania z kryterium nadawca Barbara Cacko, to wtedy otwarcie takiego folderu wyświetli wszystkie wiadomości, które wysłała ta osoba. Folder wyszukiwania to alternatywa dla filtrowania wiadomości, które opisano nieco wcześniej.

Aby utworzyć nowy folder (lokalny lub na serwerze pocztowym), należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Skrzynki, a następnie Konfiguracja;

3. w nowym oknie kliknąć skrzynkę, dla której planowane jest utworzenie nowego folderu, a później kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka) na pasku narzędziowym;

4. w oknie widocznym poniżej kliknąć zakładkę Foldery;
5. na pasku narzędziowym kliknąć przycisk Dodaj folder na serwerze pocztowym lub Dodaj folder lokalny. Niezależnie od wybranej opcji dalsza procedura postępowania wygląda tak samo;

5. w nowym okienku w polu Nazwa folderu należy wpisać nazwę, która będzie czytelna i sugestywna;
6. jeżeli tworzony folder ma być podfolderem innego, już istniejącego, to należy kliknąć pole Folder nadrzędny. W nowym oknie należy wskazać folder, pod który ma zostać podłączony tworzony element;
7. kliknąć przycisk Zapisz. Nowy folder pojawi się na liście (jeżeli tak się nie stanie, należy kliknąć przycisk Synchronizuj widoczny na pasku narzędziowym);

8. kliknąć nowy folder na liście, a potem przycisk Zasubskrybuj folder;

9. kliknąć przycisk OK i zamknąć okno Moje konta pocztowe. Wyłączyć i ponownie włączyć moduł Poczta. Nowy folder pojawi się na liście folderów przy wskazanej skrzynce.

Aby utworzyć nowy folder wyszukiwania, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Skrzynki, a następnie Konfiguracja;

3. w nowym oknie kliknąć skrzynkę, dla której planowane jest utworzenie nowego folderu, a potem przycisk Edytuj (ikona ołówka) na pasku narzędziowym;

4. w oknie widocznym poniżej kliknąć zakładkę Foldery i dalej przycisk Dodaj folder wyszukiwania, który jest dostępny na pasku narzędziowym;

5. w kolejnym oknie należy:
   • w polu Nazwa folderu podać nazwę dla tworzonego folderu. Dobra nazwa powinna być czytelna i zrozumiała;
   • kliknąć przycisk ze znakiem plusa;
   • dla pola Typ elementu ustawić Filtr;
   • określić kryterium wyszukiwania, na przykład Nazwa => Zawiera => Barbara Cacko. Takie ustawienie spowoduje, że folder domyślnie pokazywać będzie wiadomości, które przyszły od Barbary Cacko. Oczywiście w każdym z pól można ustawić różne wartości, na przykład nadawca, temat, zawiera, nie zawiera, równa się i tak dalej. Wybór jest bardzo szeroki i pozwoli na utworzenie dowolnej reguły;
   • w oknie Element filtra kliknąć Zapisz;

6. nowy filtr pojawi się na liście. Aby kontynuować, należy kliknąć Zapisz;

7. nowy folder wyszukiwania pojawi się w zakładce Foldery w sekcji Foldery wyszukiwania. Jeżeli folder nie będzie widoczny, należy kliknąć przycisk Synchronizuj;

8. kliknąć przycisk Zasubskrybuj folder, a potem OK. Dalej można zamknąć okno Moje konta pocztowe;
9. wyłączyć i ponownie włączyć moduł Poczta. Nowy folder pojawi się w sekcji Foldery wyszukiwania. Wybranie folderu z listy spowoduje, że wyświetlą się wyłącznie te wiadomości, które spełniają zadane kryteria. W opisywanym przypadku widoczne będą wiadomości od Barbary Cacko.

Usuwanie folderów oraz anulowanie subskrypcji

Foldery, które zostały utworzone przez użytkownika, można usunąć lub ukryć przez wyłączenie synchronizacji.

Aby usunąć lub wyłączyć subskrypcję istniejącego folderu, należy:

1. kliknąć opcję Skrzynki, a potem Konfiguracja;

2. w nowym oknie zaznaczyć skrzynkę pocztową na liście i kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka) na pasku narzędziowym;

3. w kolejnym oknie kliknąć zakładkę Foldery i nazwę folderu, co do którego mają być podjęte dalsze działania;

4. aby usunąć folder, należy kliknąć przycisk Usuń (ikona kosza) na pasku narzędziowym. Folder zostanie usunięty bez dodatkowych potwierdzeń;
5. aby wyłączyć subskrypcję, należy kliknąć przycisk Odsubskrybuj folder (ikona przekreślonego oka) na pasku narzędziowym. Folder zostanie wyszarzony na liście;
6. wyłączyć okna: Konfiguracja konta email i Moje konta pocztowe;
7. wyłączyć i ponownie włączyć moduł Poczta. Folder, który został usunięty lub dla którego wyłączono subskrypcję, zniknie z listy folderów danej skrzynki.

Zmiana priorytetu synchronizacji

Niektóre foldery mogą być synchronizowanie z większą częstotliwością niż pozostałe. Są to katalogi o tzw. wysokim priorytecie. Na drzewku w oknie Konfiguracja konta e-mail ich nazwy wyróżnione są kolorem czerwonym. Domyślnie takim folderem jest Skrzynka odbiorcza (INBOX), ale nic nie stoi na przeszkodzie, by zmienić priorytet dla innych folderów.

Aby zmienić priorytet synchronizacji, należy:

1. kliknąć opcję Skrzynki, a potem Konfiguracja;

2. w nowym oknie zaznaczyć skrzynkę pocztową na liście i kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka) na pasku narzędziowym;

3. w kolejnym oknie kliknąć zakładkę Foldery i nazwę folderu, co do którego mają być podjęte dalsze działania;
   • aby włączyć wysoki priorytet, należy kliknąć przycisk Ustaw wysoki priorytet synchronizacji. Folder, dla którego włączono wysoki priorytet, zostanie wyróżniony za pomocą czerwonego koloru;
   • aby włączyć niski priorytet, należy kliknąć przycisk Ustaw niski priorytet synchronizacji;

4. w oknie Konfiguracja konta e-mail kliknąć przycisk OK;
5. zamknąć okno Moje konta pocztowe;
6. wyłączyć i ponownie włączyć moduł Poczta.

Kontrola spamu

Moduł Poczta pozwala na oznaczenie wiadomości jako spam lub treści pożądane.

Aby oznaczyć wiadomość jako spam, należy:

1. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
2. z menu podręcznego wybrać opcję Spam;

3. w nowym oknie potwierdzić (klikając przycisk TAK), że wiadomość ma zostać oznaczona jako spam;
4. w tej chwili wiadomość oznaczona jako spam zostanie przeniesiona do folderu Spam. Dodatkowo zostaną zmodyfikowane reguły, dzięki czemu w przyszłości podobne wiadomości automatycznie trafią do wyznaczonego folderu.

Aby oznaczyć wiadomość jako pożądaną, należy:

1. kliknąć folder Spam;
2. kliknąć prawym przyciskiem myszy wiadomość na liście;
3. z menu podręcznego wybrać opcję Nie Spam;

4. wiadomość zostanie automatycznie przeniesiona do folderu Odebrane. Dodatkowo reguły antyspamowe zostaną zmodyfikowane tak, by w przyszłości podobne wiadomości nie trafiały do spamu.

Reguły wiadomości

Definiowanie reguł w module Poczta polega na określaniu, jakie warunki musi spełniać nowa wiadomość, żeby została przeniesiona do wskazanego katalogu spośród folderów lokalnych lub na serwerze, na przykład jeśli adresatem jest osoba Barbara Cacko, to wiadomość zostanie przeniesiona do folderu Korespondencja z Barbara Cacko.

Szczególnym przypadkiem reguły jest klasyfikacja wiadomości jako spam. Zarządzanie spamem opisano w oddzielnym artykule.

Aby utworzyć nową regułę, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć kolejno Skrzynki, a potem Konfiguracja;

3. w oknie Moje konta pocztowe kliknąć skrzynkę, dla której ma być dodana nowa reguła, a potem przycisk Edytuj (ikona ołówka na pasku narzędziowym);

4. w oknie Konfiguracja konta e-mail kliknąć zakładkę Reguły, a potem przycisk Dodaj regułę (ikona zielonego znaku plusa) na pasku narzędziowym;

5. w oknie Reguła filtrowania nowych wiadomości należy wprowadzić niezbędne ustawienia:
   • Nazwa reguły – w przyszłości pozwoli na sprawne określenie, za co odpowiada dany element;
   • Przenieść do – kliknąć pole i z listy wybrać folder, do którego ma być przeniesiona wiadomość, która spełni warunki ustawione w filtrze. Jeżeli folder jeszcze nie istnieje, można go utworzyć według instrukcji zamieszczonej w oddzielnym artykule;
   • kliknąć przycisk Dodaj element filtra (ikona zielonego znaku plusa na pasku w centralnej części okna)

6. w nowym oknie należy zdefiniować parametry filtra:
   • Typ elementu – pozwala określić, czy tworzony jest Filtr, czy też Grupa. Więcej informacji na temat różnic pomiędzy filtrem a grupą znajduje się w dalszej części instrukcji;
   • pierwsze pole – pozwala ustawić element, który będzie brany pod uwagę podczas oceny, czy dana reguła ma działać. Do wyboru są: Nadawca, Odbiorca, Do wiadomości, Temat i Priorytet;
   • drugie pole – pozwala określić, w jaki sposób wybrane wcześniej kryterium ma zostać spełnione. Do wyboru są następujące warianty: Zawiera, Nie zawiera, Równe, Różne od oraz Pasuje do wzorca;
   • trzecie pole – w tym miejscu należy podać wartość, która ma być brana pod uwagę;

7. poniżej kilka przykładów filtrów wraz z wyjaśnieniem:
   • Temat => Zawiera => reklamacja – jeżeli temat wiadomości będzie zawierać słowo „reklamacja”, to taki e-mail zostanie przeniesiony do folderu ustawionego w kroku 5;
   • Nadawca => Równe => niechciana@reklama.pl – jeżeli nadawcą jest niechana@reklama.pl, to wiadomość zostanie przeniesiona do folderu określonego w kroku 5;
8. aby zapisać regułę, należy kliknąć przycisk Zapisz. W oknie widocznym poniżej można dodać kolejne reguły. Jeżeli lista filtrów będzie kompleta, należy ponownie kliknąć Zapisz;
9. w oknie Konfiguracja konta e-mail w zakładce Reguły nowa reguła pojawi się na liście. By zaczęła działać, należy ją kliknąć,  a potem kliknąć przycisk Aktywuj;

10. za pomocą przycisku Użyj reguł można sprawdzić działanie nowej reguły, najpierw należy ją jednak zaznaczyć na liście. Jeżeli wszystko zostało poprawnie zdefiniowane, to wiadomości e-mail zostaną przeniesione do wskazanych folderów;
11. okno można zamknąć, klikając OK. Następne okno można zamknąć, klikając krzyżyk w prawym górnym narożniku. Od teraz nowa reguła będzie działać dla wszystkich nowych wiadomości.

Tworzenie reguły opisano powyżej. Jednak na etapie definiowania reguł pojawiła się kwestia opcji Typ elementu, która może przybierać jedną z dwóch wartości – Filtr lub Grupa. Pierwszy z typów, Filtr, używany jest do stworzenia konkretnego filtra, tak jak to pokazano wcześniej. Natomiast wartość Grupa pozwala na stworzenie bardziej rozbudowanych reguł filtrowania. Dla wartości Grupa możliwe są dwa ustawienia – Oraz i Lub. Jeśli ma się zamiar utworzyć filtr, który zadziała w przypadku określonego tematu lub nadawcy, należy:

1. dodać filtr temat => zawiera => fraza;
2. dodać grupę z wartością lub;
3. kliknąć lub na liście reguł;
4. dodać nowy filtr nadawca => zawiera =>adres e-mail.

Aby usunąć istniejącą regułę, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Skrzynki, a potem Konfiguracja;
3. w oknie Moje konto pocztowe kliknąć konto, dla którego działa reguła przeznaczona do usunięcia. Kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka) na pasku narzędziowym;
4. przejść do zakładki Reguły;
5. kliknąć regułę, która ma zostać usunięta, a potem przycisk Usuń zaznaczone reguły;

Aby zmodyfikować istniejącą regułę, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Skrzynki, a potem Konfiguracja;
3. w oknie Moje konto pocztowe kliknąć konto, dla którego działa reguła przeznaczona do zmiany. Kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka) na pasku narzędziowym;
4. przejść do zakładki Reguły;
5. kliknąć regułę, która ma zostać zmieniona, a potem przycisk Edytuj regułę;

• otwarte zostanie okno, które zostało szerzej opisane przy okazji omawiania tworzenia nowego filtra.

Aby włączyć lub wyłączyć regułę, należy:

1. włączyć moduł Poczta;
2. kliknąć opcję Skrzynki, a potem Konfiguracja;
3. w oknie Moje konto pocztowe kliknąć konto, dla którego działa reguła przeznaczona do zmiany. Kliknąć przycisk Edytuj (ikona ołówka) na pasku narzędziowym;
4. przejść do zakładki Reguły;
5. kliknąć regułę, która ma zostać wyłączona lub włączona, a potem przycisk Aktywuj lub Dezaktywuj.

Opcje zaawansowanie i narzędzia

Moduł Poczta posiada kilka dodatkowych opcji i narzędzi, które mogą okazać się pomocne podczas pracy. Mowa jest tutaj o:

• podglądzie źródła wiadomości;
• zapisaniu wiadomości na dysku w formacie .eml;
• wymuszeniu indeksacji wiadomości;
• walidacji kluczy UIDVALIDITY.

Podglądanie źródła wiadomości może być pomocne m.in. podczas określania faktycznego nadawcy wiadomości, sprawdzania jej prawdziwości lub zbierania danych do planowanych reguł.

Aby otworzyć podgląd źródła wiadomości, należy:

1. włączyć moduł Poczta, zaznaczyć wiadomość na liście tak, by można było odczytać jej treść;
2. kliknąć przycisk Akcje, a potem Zaawansowane i Pokaż źródło wiadomości;

3. w nowym oknie (lub zakładce) przeglądarki zostanie wyświetlone źródło wiadomości.

Zapisywanie wiadomości e-mail na dysku może być przydatne m.in. w celu trwałej archiwizacji wiadomości. Takie działanie może mieć sens na przykład podczas zabezpieczania dowodów dla sądu.

Aby zapisać wiadomość w formacie .eml, należy:

1. włączyć moduł Poczta, zaznaczyć wiadomość na liście tak, by można było odczytać jej treść;
2. kliknąć przycisk Akcje, a potem Zaawansowane i Pobierz *.eml;
3. plik .eml zostanie zapisany na dysku komputera w domyślnym folderze dla pobranych treści.

Domyślnie treść wszystkich wiadomości jest indeksowana automatycznie. Dzięki temu w przyszłości za pomocą wyszukiwarki można w prosty i szybki sposób odszukać potrzebne e-maile. Jeżeli jednak zdarzy się tak, że jakaś wiadomość nie została zaindeksowana, to można to ręcznie wymusić.

Aby wymusić indeksację wiadomości, należy:

1. włączyć moduł Poczta, zaznaczyć wiadomość na liście tak, by można było odczytać jej treść;
2. kliknąć przycisk Akcje, a potem Narzędzia i Indeksuj treść wiadomości.

Weryfikacja kluczy unikalnych (UID) odbywa się automatycznie. Może jednak dojść do sytuacji, kiedy z jakiegoś powodu ID wiadomości w systemie nie zgadza się z UID na serwerze (na przykład kiedy inny, równolegle uruchomiony klient poczty automatycznie na podstawie reguł przeniósł wiadomości do innych skrzynek). W takim przypadku można wymusić synchronizację.

Aby zwalidować klucze UIDVALIDITY, należy:

1. włączyć moduł Poczta, zaznaczyć wiadomość na liście tak, by można było odczytać jej treść;
2. kliknąć przycisk Akcje, a potem Narzędzia i Zweryfikuj klucze UIDVALIDITY.

Archiwizacja wiadomości

Przez archiwizację dokumentów w systemie Ready_^TM rozumie się utworzenie dokumentu typu E-mail w module Dokumenty. Każdą wiadomość mailową, która pojawia się na koncie pocztowym użytkownika w module Poczta, można zarchiwizować również w systemie Ready_^TM w kartotece klienta lub w sprawie (albo na wybranym stanowisku – w przypadku konta współdzielonego).

Domyślnie każda wiadomość jest archiwizowana tylko raz, co pozwala uniknąć powielania tych samych dokumentów. Użytkownicy, którzy mają dostęp do oryginału wiadomości, zyskują uprawnienia do dokumentu indywidualnie lub poprzez grupę (w przypadku kont współdzielonych jest to dedykowana grupa powiązana z tym kontem).

Domyślne ustawienie systemu pozwala na archiwizowanie wiadomości wychodzących oraz przychodzących – powiązanych z klientem lub sprawą. Opcje te można zmienić w oknie konfiguracji konta w zakładce Opcje.

Po wybraniu wartości Nigdy wiadomości archiwizuje się ręcznie po ich zaznaczeniu na liście i kliknięciu ikony Utwórz dokument typu emaila w pasku narzędzi. Opcja Zawsze oznacza archiwizację w module Dokumenty oraz – jeśli istnieje powiązanie z klientem lub sprawą – również w kartotece klienta lub sprawy.

Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane z klientem lub Powiązane z klientem lub sprawą wiadomości archiwizują się w kartotece klienta (tzn. zostaje utworzone powiązanie z dokumentem typu E-mail w zakładce Dokumenty) tylko wtedy, gdy dany kontrahent znajduje się w bazie klientów i adres e-mail, z którego nadesłano wiadomość, widnieje w jego kartotece lub w „wizytówce” jego osoby kontaktowej. Jeśli otrzymana wiadomość pochodzi z adresu, którego nie ma w systemie, należy dodać go do bazy kontrahentów z poziomu okna wiadomości po kliknięciu ikony Książka adresowa.

Jeśli dodano nowego klienta do książki adresowej, to archiwizacja wiadomości w jego kartotece rozpocznie się w chwili nadejścia nowej wiadomości od tego klienta i nie obejmie tych wcześniej otrzymanych. Po dodaniu klienta do bazy wiadomość archiwizuje się w jego kartotece.

Po wybraniu sposobu archiwizacji Powiązane ze sprawą lub Powiązane z klientem lub sprawą, zarchiwizowane wiadomości wyświetlane będą w zakładce Dokumenty w sprawie.

Miejsce archiwizacji wysyłanej wiadomości można określić na etapie jej tworzenia. W tym celu należy przejść do zakładki Opcje i wybrać metodę archiwizacji z listy, po czym wskazać, w jakiej sprawie wiadomość ma być zarchiwizowana.

Kolejne ustawienia dotyczące archiwizacji wiadomości e-mail mają związek z kartoteką klienta oraz osobami kontaktowymi. Mówiąc precyzyjniej, możliwe jest włączenie lub wyłączenie archiwizacji dla konkretnego klienta oraz adresów kontaktowych z nim powiązanych.

Aby włączyć lub wyłączyć archiwizowanie e-maili dla konkretnego klienta, należy:

1. włączyć moduł Klienci;
2. odszukać konkretnego klienta i dwukrotnie kliknąć jego nazwę na liście;

3. w zakładce Podsumowanie kliknąć EDYTUJ;
4. w nowym oknie w zakładce Kontakt w miejscu oznaczonym ramką na poniższej grafice dostępne jest ustawienie Archiwizuj maile lub Nie archiwizuj maili. Kliknięcie pola zmienia dostępne ustawienie;

5. kliknąć przycisk OK, aby zapisać zmiany ustawień.

Należy pamiętać o tym, że archiwizacja będzie dotyczyła adresu wpisanego w polu E-mail. Wartym uwagi jest fakt, że w kartotece klienta w zakładce Osoby kontaktowe można dodać konkretne osoby kontaktowe. Jeżeli doda się tutaj osoby i określi się dla nich adresy e-mail, to one również będą podlegać archiwizacji zgodnie z ustawieniami dla całej kartoteki klienta.

W przypadku przykładowej kartoteki klienta Myjnia robotów archiwizacja obejmie następujące adresy: biuro@myjniarobotow.pl oraz grazyna.nowak@gmail.com. Domena adresu e-mail nie ma tutaj żadnego znaczenia.