Wiadomości e-mail, które zawierają w załączniku skan pisma, faktury lub e-fakturę, można przekształcić w dokumenty typu pismo lub faktura. Sama wiadomość e-mail również może zostać wykorzystana do utworzenia dokumentu typu e-mail.
Więcej informacji na temat dokumentów znajduje się w instrukcji dotyczącej modułu Dokumenty.
Aby utworzyć fakturę z wiadomości e-mail, należy:
- na liście kliknąć wiadomość, która zawiera załączniki ze skanem faktury lub jej elektronicznym odpowiednikiem;
- kliknąć przycisk Utwórz i wybrać eFaktura;
- w nowym oknie pojawi się wczytana faktura, większość pól będzie uzupełniona. Użytkownik powinien:
- sprawdzić poprawność danych, które zostały automatycznie pobrane z faktury za pomocą mechanizmu OCR. Ewentualne błędy można poprawić;
- jeżeli dane zostały źle rozpoznane na fakturze (to te oznaczone na żółto), kliknąć pole, nacisnąć klawisz Del, a potem ponownie zaznaczyć właściwe pole i wskazać jego typ;
- kliknąć przycisk UTWÓRZ FAKTURĘ;
- nowy dokument typu faktura zostanie utworzony. Na ekranie wyświetlone zostanie nowe okno podglądu. Faktura pojawi się w module Faktury zakupu oraz Dokumenty w folderze DO ZAŁATWIENIA.
Wiadomość e-mail po tym, jak zostanie z niej utworzona faktura, będzie miała dodatkową ikonę informującą o jej archiwizacji. Kliknięcie ikony otworzy podgląd dokumentu.
Aby utworzyć pismo z wiadomości e-mail, należy:
- na liście kliknąć wiadomość, która zawiera załączniki ze skanem pisma lub jego elektronicznym odpowiednikiem;
- kliknąć przycisk Utwórz i wybrać Pismo;
- po chwili zostanie utworzony nowy dokument, a na ekranie pojawi się okno z jego podglądem. W załączniku znajdzie się pismo, które było załącznikiem do wiadomości e-mail;
- nowy dokument będzie widoczny również w module Dokumenty w folderze ROBOCZE.
Aby utworzyć dokument e-mail z wiadomości e-mail, należy:
- na liście kliknąć wiadomość, która zawiera załączniki ze skanem pisma lub jego elektronicznym odpowiednikiem;
- kliknąć przycisk Utwórz i wybrać Dokument typu e-mail;
- wiadomość zostanie zarchiwizowana, a w module Dokumenty w folderze ZAŁATWIONE pojawi się nowy dokument. Treść wiadomości e-mail zostanie umieszczona w nowym dokumencie.