Wydruk dzienników, książki pocztowej, kopert, zwrotek i etykiet

• Wydruk dziennika
• Wydruk książki pocztowej
• Wydruk kopert i zwrotek
• Wydruk etykiet adresowych

Moduł Dzienniki pozwala na wydrukowanie dziennika, książki pocztowej oraz kopert i zwrotek.

Wydruk dziennika

Listę wpisów do dziennika można wydrukować w formie tabeli w widoku takim, jaki aktualnie wyświetlany jest na ekranie. Aby tego dokonać, z menu Drukuj należy wybrać jedną z dostępnych opcji:

• Dziennik – umożliwia wydrukowanie pełnej listy wpisów bez względu na datę dodania;
• Dziennik na dzisiaj – umożliwia wydrukowanie listy zawężonej do wpisów z bieżącą datą.

Aby wydrukować zawartość dziennika, należy:

1. zaznaczyć dziennik, którego zawartość ma zostać wydrukowana;
2. kliknąć przycisk Drukuj na pasku narzędziowym i wybrać opcję Dziennik lub Dziennik na dzisiaj;

3. w otwartym nowym oknie, w którym pojawi się widok dziennika,  kliknąć przycisk Drukuj, aby dokonać wydruku;

4. otwarte zostanie kolejne okno, tym razem z wyborem drukarki i ustawieniami wydruku. Widok tego okna zależy od drukarki zainstalowanej na komputerze użytkownika. W celu rozpoczęcia drukowania należy kliknąć Drukuj. Warto w tym miejscu raz jeszcze podkreślić, że opcja Dziennik na dzisiaj wydrukuje tylko te wpisy, które mają datę dzisiejszą. Reszta zostanie pominięta.

Kolejną ważną rzeczą jest to, że użytkownik, trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, może zaznaczyć wybrane pozycje na liście w danym dzienniku i włączyć drukowanie. W takim przypadku na ekranie pojawi się komunikat z pytaniem o to, czy wydrukowane mają zostać wybrane pozycje czy też całość. Kliknięcie przycisku ZAZNACZONE spowoduje, że na wydruku znajdą się tylko wybrane pozycje.

Wydruk książki pocztowej

Przed wydrukiem książki pocztowej należy upewnić się, że dla każdego dokumentu zostało wypełnione pole Dyspozycja oraz Nr R-ki w przypadku przesyłek poleconych. Pola te są elementami formularza dokumentu lub formularza edycji wpisu.

Należy pamiętać o tym, że:

• możliwy jest wydruk książek pocztowych dla dzienników wychodzących,
• istnieje możliwość wydruku jedynie tych dokumentów, których forma wysyłki posiada ustawiony atrybut W książce.

Aby wydrukować książkę pocztową, należy:

1. w module Dziennik zaznaczyć odpowiednik dziennik, a następnie kliknąć przycisk Drukuj na pasku narzędziowym;

2. w menu przycisku Drukuj wybrać jedną z opcji:
   • Kreator wydruku książki pocztowej – jeżeli konieczne jest skorzystanie z kreatora, który przeprowadzi użytkownika przez cały proces;
   • Książka pocztowa – jeśli zamiarem jest stworzenie wydruku zawierającego wszystkie wpisy bez względu na datę dodania;
   • Książka pocztowa na dzisiaj – jeśli zamiarem jest stworzenie wydruku zawierającego jedynie wpisy z bieżącą datą;
   • Książka pocztowa InPost – dla przesyłek InPost;
3. po wybraniu opcji Książka pocztowa na ekranie monitora pojawi się okno z podglądem książki pocztowej. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Drukuj. W nowym oknie (jego wygląd zależy od modelu posiadanej drukarki) należy wybrać drukarkę, ustawić parametry wydruku i kliknąć przycisk Drukuj;

4. po wybraniu opcji Książka pocztowa na dzisiaj na ekranie monitora pojawi się okno z podglądem książki pocztowej. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Drukuj. W nowym oknie (jego wygląd zależy od modelu posiadanej drukarki) należy wybrać drukarkę, ustawić parametry wydruku i kliknąć przycisk Drukuj. Ten rodzaj wydruku będzie zawierał wyłącznie pozycje z datą dodania tożsamą z chwilą wykonania operacji;
5. po wybraniu opcji Książka pocztowa InPost na ekranie monitora pojawi się okno z podglądem książki pocztowej. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Drukuj. W nowym oknie (jego wygląd zależy od modelu posiadanej drukarki) należy wybrać drukarkę, ustawić parametry wydruku i kliknąć przycisk Drukuj. Ten rodzaj wydruku będzie zawierał wszystkie pozycje, a układ książki będzie zgodny z wymaganiami firmy InPost.

Aby wydrukować książkę pocztową dla wybranych pozycji, należy:

1. w module Dziennik zaznaczyć odpowiednik dziennik;
2. przytrzymać klawisz Ctrl i zaznaczyć wybrane pozycje na liście;
3. kliknąć przycisk Drukuj i wybrać opcję Książka pocztowa;
4. kliknąć przycisk ZAZNACZONE, gdy na ekranie monitora pojawi się okienko komunikatu;

5. w otwartym nowym oknie z podglądem książki pocztowej kliknąć przycisk Drukuj;
6. w otwartym oknie ustawień drukarki wybrać odpowiednie urządzenia, wprowadzić ewentualne zmiany w ustawieniach i kliknąć przycisk Drukuj. Ustawienia drukarki zależą od posiadanego urządzenia i u każdego użytkownika mogą wyglądać inaczej.

Aby wydrukować książkę pocztową przy użyciu kreatora, należy:

1. w module Dziennik zaznaczyć odpowiednik dziennik;
2. kliknąć przycisk Drukuj i wybrać opcję Kreator wydruku książki pocztowej;

3. w oknie kreatora zaznaczyć rodzaj dyspozycji (jeżeli chce się zaznaczyć więcej niż jedną pozycję, należy przytrzymać klawisz Ctrl i kliknąć wybrane pozycje na liście), a następnie kliknąć przycisk Dalej;

4. w drugim kroku pracy kreatora zaznaczyć dziennik, który ma zostać wydrukowany w formie książki pocztowej. Wystarczy kliknąć odpowiednią pozycję, a potem przycisk Dalej. Można również zaznaczyć kilka dzienników (należy przytrzymać klawisz Ctrl i kliknąć odpowiednie pozycje na liście);

5. w trzecim kroku konieczne jest określenie przedziału czasowego, jaki ma zostać uwzględniony na wydruku. Po rozwinięciu listy należy wybrać jedną z opcji. Aby kontynuować, należy kliknąć przycisk Dalej;

6. następnie na ekranie pojawi się podgląd dziennika. Aby go wydrukować, należy kliknąć przycisk Drukuj. W nowym oknie należy wskazać drukarkę oraz wprowadzić ewentualne zmiany w jej ustawieniach i kliknąć przycisk Drukuj. Ustawienia drukarki zależą od posiadanego urządzenia i u każdego użytkownika mogą wyglądać inaczej.

Ewentualne problemy z wydrukiem książki pocztowej mogą mieć podłoże w:

• próbie drukowania książki dla dziennika, który w polu Rodzaj nie został oznaczony jako wychodzący. Ustawienia dzienników opisano w oddzielnym artykule;
• nieustawieniu pola Dyspozycja dla pozycji, które mają znaleźć się w książce pocztowej;
• braku nadania atrybutu Książka pocztowa dla wybranej dyspozycji ustawionej w polu Dyspozycja. Odpowiedni atrybut można ustawić, wybierając kolejno: Ustawienia aplikacji, Systemowe, a dalej Formy wysyłki w sekcji Korespondencja. Więcej informacji na ten temat znajduje się w oddzielnym artykule.

Wydruk kopert i zwrotek

Przed wysłaniem papierowej wersji dokumentu do klienta można wydrukować kopertę, do której pismo zostanie włożone. Dane na kopercie drukowane są automatycznie na podstawie informacji zawartych w zarejestrowanym w dzienniku dokumencie.

Aby wydrukować kopertę, należy:

1. w module Dzienniki zaznaczyć odpowiedni dziennik;
2. na liście odszukać i kliknąć zarejestrowaną pozycję, dla której ma zostać wydrukowana koperta;
3. kliknąć przycisk Drukuj i wybrać opcję Koperty;

4. w nowym oknie zaznaczyć opcję według potrzeb:
   • Wydrukuj zaznaczone – dane adresowe zostaną pobrane z zaznaczonego wcześniej wpisu;
   • Wydrukuj dla kontaktu – w polu obok można odszukać i wskazać inny kontakt;
   • osoba kontaktowa – na kopercie pojawi się imię i nazwisko osoby kontaktowej;
   • forma grzecznościowa – zostanie dodany stosowny zwrot;
   • numer nadawczy – zostanie dodany numer nadawczy przesyłki;
   • logo – zostanie dodane logo firmy na kopercie;
   • stempel – zostanie dodany elektroniczny stempel na kopercie;
   • kraj – zostanie dodana informacja o kraju;
   • Rozmiar czcionki – pozwala zmienić rozmiar czcionki wykorzystanej w adresie na kopercie;
   • Rozmiar koperty – pozwala wybrać rodzaj koperty, jaka ma zostać adresowana. Na liście zdefiniowano większość popularnych formatów kopert;

5. po tym, jak na kopercie znajdą się wszystkie potrzebne elementy, należy kliknąć przycisk DRUKUJ JAKO PDF. Na dysku zostanie zapisany plik PDF, który następnie należy otworzyć i wydrukować przy użyciu preferowanego programu do obsługi plików PDF.

Przed wysłaniem papierowej wersji dokumentu do klienta w formie listu poleconego można wydrukować tak zwaną zwrotkę.

Aby wydrukować zwrotkę, należy:

1. w module Dzienniki zaznaczyć odpowiedni dziennik;
2. na liście odszukać i kliknąć zarejestrowaną pozycję, dla której ma zostać wydrukowana zwrotka;
3. kliknąć przycisk Druku i wybrać opcję Koperty;

4. w polu Rozmiar koperty wybrać rodzaj zwrotki i kliknąć przycisk DRUKUJ JAKO PDF. Po chwili na dysk komputera pobrany zostanie stosowny plik PDF, który można wydrukować w preferowanym czytniku plików PDF.

Wydruk etykiet adresowych

Moduł Dzienniki poza adresowaniem kopert i drukowaniem zwrotek daje możliwość przygotowania etykiet adresowych. Rozwiązanie to może być przydatne na przykład w sytuacji, gdy firma używa nietypowych formatów przesyłek i nie da się ich zaadresować tak jak koperty.

Aby wydrukować etykietę, należy:

1. w module Dzienniki zaznaczyć odpowiedni dziennik;
2. na liście odszukać i kliknąć zarejestrowaną pozycję, dla której ma zostać wydrukowana etykieta;
3. kliknąć przycisk Drukuj i wybrać opcję Koperty;

4. w polu Rozmiar koperty należy wybrać rodzaj etykiety i kliknąć przycisk DRUKUJ JAKO PDF. Po chwili na dysk komputera pobrany zostanie stosowny plik PDF, który można wydrukować w preferowanym czytniku plików PDF.