W sytuacji, gdy dokumenty można przesłać wyłącznie w formie papierowej, warto pamiętać o tym, że system Ready_TM umożliwia wygodne adresowanie i drukowanie kopert. Dzięki temu w prosty i szybki sposób można przygotować kopertę, która zostanie wykorzystana do wysyłki pisma. Zaletą tego rozwiązania jest to, że za każdym razem korzysta się z danych zapisanych w systemie, przez co nie dojdzie do pomyłki podczas adresowania.
W praktyce są dwa przypadki użycia wydruku kopert: kiedy robi to osoba przygotowująca pismo oraz gdy zbiorczo robi to osoba zajmująca się wysyłką dokumentów (sekretariat, kancelaria). W pierwszym przypadku adekwatną operacją jest wydruk koperty z modułu Dokumenty, w drugim wygodniej zrobić to z modułu Dzienniki, po wcześniejszej rejestracji otrzymanych do wysyłki pism w dzienniku.
Zanim wydrukuje się kopertę w module Dokumenty, należy:
- pamiętać, że dane adresowe pochodzą z informacji zapisanych w dokumencie. Dlatego warto upewnić się, czy po otwarciu dokumentu w zakładce Szczegóły dostępne są niezbędne informacje;
- mieć świadomość tego, że koperty można drukować dla pism wychodzących.
Aby wydrukować, należy:
- w module Dokumenty odszukać i kliknąć przyciskiem myszy w dokument, dla którego konieczna jest koperta. Dalej należy kliknąć przycisk Akcje w górnym menu (to ten z trzema poziomymi kreskami) i z menu wybrać opcję Drukowanie kopert i zwrotek;
- w nowym oknie należy zaznaczyć opcję Wydrukuj zaznaczone, a następnie włączyć interesujące elementy, które mają znaleźć się na kopercie. Twórcy systemu przewidzieli kilka kluczowych informacji. Włączenie lub wyłączenie opcji daje natychmiastowy efekt na podglądzie widocznym w dolnej części okna. Należy pamiętać o ustawieniu rozmiaru czcionki oraz wymiarów koperty, które można wybrać z rozwijanej listy zdefiniowanych formatów w polu Rozmiar koperty;
- po tym jak ustawiona zostanie zwartość koperty, należy kliknąć przycisk DRUKUJ JAKO PDF. System wygeneruje i automatycznie pobierze na dysk odpowiedni plik PDF, który pozostaje już tylko otworzyć i fizycznie wydrukować.
